RIB 25-58 Bijl1- Plan van aanpak externe communicatie

Plan van aanpak 2025 Externe communicatie Uitwerking onderzoek WPG Research Juni 2025 Gemeente Dongen

Inhoudsopgave 1. Inleiding ............................................................................................................................. 3 2. Uitkomsten onderzoek ....................................................................................................... 4 3. Conclusies en acties.......................................................................................................... 4 4. Aan de slag en evaluatie ................................................................................................... 7

2

1. Inleiding In het coalitieakkoord 2022-2026 is de belangrijke afspraak opgenomen om een onderzoek te houden naar de externe communicatie van de gemeente Dongen. Dit onderzoek is uitgevoerd in de periode 30 september tot 7 december 2024. Dat gebeurde in opdracht van de gemeente Dongen door het onafhankelijk onderzoeksbureau WPG Research. Het betrof een kwalitatief- en kwantitatief onderzoek met als doelstelling: "Inzicht verkrijgen in de ervaringen en behoeften van inwoners, ondernemers, verenigingen en stichtingen op het gebied van communicatie met de gemeente Dongen alsmede het in kaart brengen van gebruik, effectiviteit en waardering van de ingezette communicatiekanalen". Wij beschouwen het onderzoek en de uitkomsten daarvan (zie bijlage) als een belangrijke vorm van ondersteuning. We bedanken de bijna 800 Dongenaren voor hun deelname! Met dit plan van aanpak beschrijven we de wijze waarop acties zijn en worden ondernomen naar aanleiding van de uitkomsten. We doen dat beknopt, overzichtelijk en doelgericht. We benoemen concrete communicatie-acties. Een groot aantal verbeteracties is inmiddels al in gang gezet, terwijl werd gewerkt aan de afronding van dit plan van aanpak. Een aantal opmerkingen in het onderzoek over dienstverlening is níet in dit plan opgenomen; deze worden apart opgepakt via het traject "uitvoering dienstverleningsprincipes”.

3

2. Uitkomsten onderzoek Uit het onderzoek blijkt dat de informatievoorziening van de gemeente Dongen wordt gewaardeerd met een voldoende. De score is 6,4. Volgens de onderzoekers is dit een gangbaar rapportcijfer voor gemeenten bij onderzoeken als deze. Er worden ook wel eens onvoldoendes gehaald, maar geen pieken met 8’en of 9’s. Veel inwoners, ondernemers, verenigingen en stichtingen herkennen en waarderen de inspanningen van de gemeente Dongen om hen van informatie te voorzien. In het rapport zien we de volgende vijf uitkomsten: 1. Papieren media als de gemeentelijke informatiekrant en lokale/ regionale media (Weekblad Dongen, BN De Stem) worden gerangschikt als de belangrijkste informatiebronnen. De digitale nieuwsbrief van de gemeente en social media worden nog weinig aangehaald. 2. Brieven en formulieren van de gemeente Dongen zijn moeilijk geformuleerd (jargon). Sommige formulieren moeten eenvoudiger en transparanter. 3. Inwoners ontvangen het liefst informatie over nieuws over de omgeving, bouwplannen & projecten, activiteiten en evenementen, veiligheid, verkeer en algemeen nieuws. 4. Algemene conclusie naar aanleiding van gemiddelde leeftijd respondentengroep: Jongere doelgroep in de leeftijd van 19 tot 50 jaar wordt in dit onderzoek onvoldoende bereikt. 5. Bij veel deelnemers (48%) is extra interesse in informatie vanuit de gemeenteraad.

3. Conclusies en acties Het onderzoek leidt tot de volgende twee hoofdconclusies: 1. De communicatie van de gemeente wordt gewaardeerd, maar kan op onderdelen worden verbeterd. Dit gaat met name over een betere toegankelijkheid van informatie. Als gemeente Dongen hebben we het doel om informatie snel en duidelijk beschikbaar te stellen. Voor zoveel mogelijk inwoners. Ongeacht hun leeftijd, taalvaardigheid of digitale vaardigheden. 2. We hebben nog extra inspanningen te doen om de jongere doelgroep van 19 tot 50 jaar te bereiken. Hoewel het onderzoek qua aantal respondenten representatief is, zien we dat de jongere doelgroep ondervertegenwoordigd is. Dit past bij het bredere beeld dat deze doelgroep moeilijker bereikbaar is met communicatie van de gemeente. Op deze twee conclusies werken we acties uit. Daarbij geven we aan welke acties inmiddels in gang zijn gezet en welke acties in de komende periode worden uitgevoerd.

4

3.1 Verbeterde toegankelijkheid van informatie Als belangrijkste aandachtspunt wordt benoemd de toegankelijkheid van informatie. Wij onderstrepen het belang van deze uitkomst. Als gemeente Dongen hebben we het doel om informatie snel en duidelijk beschikbaar te stellen. Voor zoveel mogelijk inwoners. Ongeacht hun leeftijd, taalvaardigheid of digitale vaardigheden. Wat we inmiddels in gang hebben gezet en blijven doen: Informatievoorziening • Informatiekrant voortzetten op de wijze zoals dat nu wordt gedaan (redactionele koers op basis van gehouden lezersonderzoek). Dit omdat zeven op de tien respondenten een duidelijke voorkeur aangeven voor traditionele papieren informatiebronnen, zoals de gemeentelijke, lokale en regionale krant. We werken momenteel aan een duidelijke criteria waar artikelen in de informatiekrant aan moeten voldoen. Dat past in onze communicatiestrategie om voor elk communicatiemiddel heldere doelstellingen en criteria te hebben. Duidelijke taal • In onze gemeentelijke organisatie werken we al geruime tijd met taalcoaches. Deze geven maandelijks een training Duidelijke Taal, waarbij de nadruk ligt op communiceren op B1taalniveau. Medewerkers kunnen zich hiervoor aanmelden (optioneel). Formulieren/brieven worden bij deze training onder de loep genomen. • Nieuwe medewerkers krijgen tijdens hun inwerkprogramma een training Duidelijke Taal (verplicht).

• Schrijvers van college- en raadsvoorstellen krijgen een schrijftraining voor het schrijven van duidelijke college- en raadsvoorstellen en er worden opfristrainingen georganiseerd. • Om anderstaligen te bereiken zetten we waar nodig en mogelijk tolken en vertaalbureaus in. Ook is er de mogelijkheid voor online vertaaltools.

Wat we gaan doen in de komende periode september 2025-2026: Informatievoorziening uitbreiden • Digitale nieuwsbrief meer promoten op online en offline kanalen, zoals infokrant, socials, advertenties, lokaal nieuwsplatform. De digitale nieuwsbrief gemeente Dongen wordt sinds maart 2024 verstuurd en was gedurende het onderzoek pas een half jaar operationeel. Het opbouwen van een verzendlijst met nieuwe doelgroep kost tijd en promotie. We nemen deze ook op in de e-mailondertekening van medewerkers van de gemeente Dongen. • Op offline kanalen van de gemeente promoten we vaker de social media kanalen van de gemeente. • Maken van meer themakranten, zoals de Woonkrant in 2025. Met deze speciale edities richten we ons op één specifiek onderwerp. Dit biedt ruimte voor verdieping en gerichte communicatie. Naast Wonen kan dit bijvoorbeeld ook voor het thema Duurzaamheid. • We gebruiken de onderzoeksresultaten bij het maken van de contentkalender voor de diverse communicatiemiddelen. Zodat de onderwerpen goed aansluiten bij de behoeften van de inwoners en er maatwerk is in communicatie voor de doelgroepen.

5

Duidelijk taal • De inzet van taaltrainingen wordt op structurele basis voortgezet en intern extra onder de aandacht gebracht. • Opleiden van extra taalcoaches als aanjager, ambassadeur en trainer. • Jaarlijks is in september de week van Lezen en Schrijven. Dit jaar zullen we tijdens deze week via interne communicatie extra tips geven en aandacht besteden aan duidelijk schrijven. Ook worden er in die periode extra trainingen Duidelijke Taal gegeven. • We onderzoeken de mogelijkheden voor gebruik van beeldbrieven. Met inzet van bijvoorbeeld iconen, pictogrammen, illustraties willen we de tekst versterken en begrijpelijker maken. • Binnen de organisatie halen we bij de verschillende teams prioriteit op: welke brieven voor welke (specifieke) doelgroepen zouden voor duidelijke taal / inzet van beeld het meest en het eerst in aanmerking moeten komen?

Toegankelijkheid • De website van de gemeente Dongen wordt visueel aangepast. In nieuwe huisstijl, gebruiksvriendelijker en digitaal toegankelijker. Dat vergroot het snel en gemakkelijk kunnen vinden van informatie. Het aanbod wordt overzichtelijker. Hierna worden ook nieuwe toegankelijkheidstesten uitgevoerd. • Met de vernieuwing van de website worden ook teksten herschreven naar leesniveau B1. De informatie wordt daarmee toegankelijker en duidelijker. We beginnen met de meest bezochte pagina's. 3.2 Extra inspanningen voor de doelgroep 19 tot 50 jaar De doelgroep 19 tot 50 jaar bereiken we moeilijk. Hier hebben veel gemeentes mee te maken. We willen graag meer inzicht in hoe we deze doelgroep kunnen bereiken, waar hun interesses liggen, welke communicatiekanalen en vormen zij (willen) gebruiken en hoe wij als gemeente met ze in gesprek kunnen komen. We formuleren daar een opdracht voor om daarin verder te kunnen komen. Naast bovengenoemde opdracht gaan we natuurlijk al aan de slag. Wat we nu kunnen doen gaan we al doen en we gaan ook wat zaken uitproberen. Samen met de uitkomsten van het bovengenoemde onderzoek leidt dit tot aanvullende en passende acties.

Wat we inmiddels in gang hebben gezet en blijven doen: • We zetten vanaf eind april Instagram in als communicatiemiddel. Instagram is een social media-kanaal dat veel wordt gebruikt door mensen tussen 18 en 50 jaar. • Gemeente Dongen maakt gebruik van video’s om het bereik op Facebook en Instagram te vergroten. Hiermee is afgelopen jaar begonnen tijdens de introductie van de nieuwe

6

burgemeester. Dit wordt voortgezet, bijvoorbeeld in de afgelopen maanden tijdens de participatiefase van de nieuwe toekomstvisie. • We zoeken onze jongeren actief op. De gemeente Dongen en Cambreur College vinden elkaar jaarlijks met gastlessen Duurzaamheid en Communicatie, de debatavond en Democracity. Ook bij projecten werken we samen, bijvoorbeeld bij de participatiefase van de nieuwe toekomstvisie.

Wat we gaan doen in de komende periode september 2025-2026: • We gaan met het Cambreur College in gesprek voor nieuwe mogelijkheden voor verdere samenwerking.

4. Aan de slag en evaluatie In dit plan van aanpak wordt een groot aantal acties benoemd die voortkomen uit het onderzoek Externe Communicatie gemeente Dongen en die voor een groot deel al in gang zijn gezet. In hoofdlijnen richten we ons op het verbeteren en vernieuwen van de communicatie naar (jongere) doelgroepen, het vergroten van de bekendheid van de digitale nieuwsbrief, het verminderen van ambtelijk vakjargon in brieven en het duidelijk communiceren op B1 taalniveau, met brieven, informatiekant, nieuwsbrief, website etc. Deze acties voeren we uit in het verdere verloop van 2025 en 2026. Uiteraard geldt dat we daarbij afwegingen maken in prioriteiten, beschikbaar budget, tijd en capaciteit. We zijn ervan overtuigd dat deze acties positieve effecten hebben. We volgen dat uiteraard en sturen ook bij als dat nodig is. Wij doen er alles aan om onze communicatie zo passend en optimaal mogelijk te laten zijn. Wij zijn zelfkritisch en leren van de terugkoppeling van ervaringen. Tot slot We zijn van plan om medio 2027 een brede evaluatie uit te voeren, zodat we onze communicatie kunnen blijven door ontwikkelen.

7