RIB 25-50 Bijl1- Erratum toelichting rechtmatigheidsverantwoording paragraaf Bedrijfsvoering
Tekst van het document
Bijlage 1 Erratum Paragraaf Bedrijfsvoering Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Behorende bij Jaarrekening 2024 Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering en aanpassing van de rechtmatigheidsverklaring, legt het college zelf verantwoording af aan de raad over de naleving van interne en externe wet- en regelgeving. Het gaat hierbij om de verantwoording over het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium én het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In de jaarrekening wordt in het onderdeel Jaarrekening 2024 de verplichte integrale verklaring opgenomen. Het college communiceert gedurende het jaar over mogelijke onrechtmatigheden en de daaraan verbonden risico’s. Het streven is de rechtmatigheidsverklaring structureel te verankeren in de P&C-producten, met als doel continu in control te zijn. In 2023 zijn de laatste formele stappen gezet. De financiële - en de controleverordening zijn aangepast en op 22 juni 2023 door de raad vastgesteld. Eind 2023 heeft het college het beleid Misbruik & Oneigenlijk Gebruik vastgesteld. Dit beleid heeft als doel het bieden van kaders en uitgangspunten voor het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. Het hebben van een beleidsstuk op dit gebied is één van de voorwaarden om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording.
Het beleidsstuk is met de Voortgangsmonitor Interne Beheersing van januari 2024 ter informatie aan de raad aangeboden. Eind 2024 heeft de commissie BBV, Ministerie van BzK en de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) de werkwijze over 2023 geëvalueerd. Hier is geconstateerd dat de regelgevingen (BBV en BADO) zijn aangepast naar aanleiding van de evaluatie. In hoofdlijnen is er een versoepeling ontstaan, daar waar het gaat om de samenloop van inkomsten en uitgaven en de rapportage van het college gedurende het boekjaar naar de raad. De aangepaste regelingen zijn meegenomen in de verantwoording over 2024. Het grensbedrag voor de gemeente Dongen is bepaald in de Financiële Verordening en is 1% grens van de totale lasten. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt een nadere toelichting gegeven op de geconstateerde afwijkingen. De conclusie uit de rechtmatigheidsverantwoording 2024 is dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het college is tot deze conclusie gekomen op basis van de intern uitgevoerde controles, waarbij is gekeken naar de naleving van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Uit de uitgevoerde controles zijn onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot de begrotingscriterium en het voorwaardencriterium.
In deze toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording worden de geconstateerde onrechtmatigheden met een bedrag groter dan € 100.000 nader toegelicht. Deze rapportagegrens is vastgelegd in de Financiële Verordening (artikel 9, lid 2). In dezelfde verordening zijn ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid situaties benoemd waarbij afwijkingen acceptabel zijn (zie artikel 11, lid 4). Conform dit artikel worden deze afwijkingen niet nader toegelicht in deze paragraaf, maar wordt verwezen naar de verantwoordingen bij de programma’s in het jaarverslag. Kader voor beoordeling begrotingsrechtmatigheid In de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV is aangegeven dat sprake is van begrotingsonrechtmatigheden als: 1) het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt; 2) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld;
3) bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, de begroting niet tijdig is aangepast middels begrotingswijzigingen. Ten aanzien van punt 3 stelt de Kadernota Rechtmatigheid dat de invulling van het begrip ‘niet tijdig’ afhankelijk is van afspraken tussen de gemeenteraad en het college van B&W. Deze afspraken gaan over de wijze van informeren en het moment van vaststellen van onderschrijdingen van lasten en/of afwijkingen in baten ten opzichte van de begroting. In de Financiële Verordening van de gemeente Dongen zijn hierover geen specifieke afspraken gemaakt. In de voorgaande jaren, toen de accountant de rechtmatigheid beoordeelde, werden onderschrijdingen van lasten en/of afwijkingen in baten gemeld en verwerkt in de jaarrekening. Dit werd beoordeeld als tijdig en daarmee niet aangemerkt als begrotingsonrechtmatigheid. In de voorliggende beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid is de beoordeling meer in lijn gebracht met de Kadernota Rechtmatigheid. Dat betekent dat onderschrijdingen van lasten en/of afwijkingen in baten gemeld in de laatste bestuursrapportage wél als onrechtmatig worden aangemerkt. Indien deze afwijkingen worden toegelicht en verwerkt in de programmaverantwoording die onderdeel is van deze jaarrekening, worden deze als acceptabel gekwalificeerd.
Dit is in lijn met de beoordeling door de accountant voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Beoordeling begrotingsrechtmatigheid 2024 exploitatie Informatie die na oplevering van de tweede bestuursrapportage bekend is geworden, is in de voorliggende jaarrekening verwerkt. De geconstateerde afwijkingen in de exploitatie zijn passend binnen het bestaande beleid en daarmee zijn deze afwijkingen volgens de rechtmatigheidskaders van de gemeenteraad acceptabel. In het jaarverslag zijn per thema de afwijkingen toegelicht. In onderstaande tabel wordt een overzicht van de afwijkingen van (uitsluitend) de baten en lasten per thema gepresenteerd, zie ook tabel rechtmatigheidsverklaring bij onderdeel Jaarrekening.
Thema (bedragen x € 1.000)
Begroting Rekening 2024 incl. 2024 wijz.
Programma 1 Dongen leeft Baten
Afwijking
Afwijking absoluut
308
2.634
2.091
3.562
1.471
1.471
110 Omgeving
223
882
660
660
120 Leven
979
1.586
607
607
130 Duurzaamheid
890
1.094
204
204
Lasten
8.308
9.471
-1.163
1.163
110 Omgeving
1.806
2.052
-246
246
120 Leven
4.565
5.120
-555
555
130 Duurzaamheid
1.938
2.299
-361
361
-80
1.772
Programma 2 Dongen Zorgt Baten
14.710
15.556
846
846
522
537
15
15
14.111
14.733
622
622
77
287
210
210
Lasten
37.703
38.629
-926
926
210 Onderwijs
2.323
2.208
115
115
220 Zorg
34.111
34.759
-648
648
230 Armoede
1.268
1.663
-394
394
12
12
210 Onderwijs 220 Zorg 230 Armoede
Programma 3 Veilig Dongen Baten
19
23
4
4
310 Integrale veiligheid
16
17
1
1
Verwijzing tabel verklaring
1A
1A
320 Rampenbestrijding en Brandweer Lasten 310 Integrale veiligheid 320 Rampenbestrijding en Brandweer
3
6
3
3
2.589
2.581
8
8
972
967
5
5
1.617
1.613
4
4
819
831
7.031
-6
6
Programma 4 Dongen onderneemt Baten
7.037
410 Ondernemerschap
1.191
600
-591
591
420 Werknemerschap
5.846
6.431
585
585
Lasten
11.812
10.986
825
825
410 Ondernemerschap
1.378
375
1.003
1.003
420 Werknemerschap
10.434
10.612
-178
178
368
1.656
Programma 5 Dongen dient Baten
7.544
8.556
1.012
1.012
0
65
65
65
520 Dienstverlening
1.346
1.373
26
26
530 Beheer en onderhoud
2.544
2.832
288
288
540 Afval
3.653
4.286
633
633
Lasten
15.904
16.548
-644
644
510 Bestuur
2.298
2.273
25
25
520 Dienstverlening
2.105
2.135
-30
30
530 Beheer en onderhoud
8.400
8.535
-135
135
540 Afval
3.100
3.604
-504
504
1.483
1.607
510 Bestuur
Algemene dekkingsmiddelen en overhead Baten
58.606
60.251
1.645
1.645
610 Algemene uitkering
49.357
50.797
1.340
1.340
620 Gemeentelijke belastingen en heffingen 630 Overige algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 640 Overhead directe personeelskosten
7.254
7.471
217
217
1.834
1.679
-155
155
161
304
143
143
Lasten
13.690
13.752
-62
62
0
0
0
0
273
320
-47
47
2.141
2.665
-524
524
11.275
10.766
509
509
3.012
8.613
610 Algemene uitkering 620 Gemeentelijke belastingen en heffingen 630 Overige algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 640 Overhead directe personeelskosten Totaal afwijkingen Overschrijding lasten Acceptabel
2.795
1A
1A
1A
Voor de beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid wordt gekeken naar overschrijding van de lasten op programmaniveau. De overschrijding of onderschrijding van baten en onderschrijding van baten worden in principe niet als onrechtmatig beschouwd. De afwijkingen groter dan € 100.000 worden op hoofdlijnen hieronder opgesomd, voor nadere toelichting wordt verwezen naar de verantwoording in het jaarverslag. Programma 1 Dongen Leeft • Administratieve verwerking van het grondbedrijf woningbouwlocatie, zowel de baten als de lasten niet begroot. • Administratieve verwerking van het project Tiny Houses, zowel de baten als de lasten niet begroot.
•
•
SPUK baten en lasten niet (volledig) begroot zoals, o BTW sport, o GALA (deels), o Bibliotheek, o Isolatie, o Energiearmoede Activiteiten ten aanzien van het soortmanagementplan zijn in 2024 niet uitgevoerd.
Programma 2 Dongen Zorgt • Niet begrote extra lasten en baten in verband met de noodopvang. • Hogere lasten in verband met: o eerste lijnvoorzieningen WMO en Jeugd, o vervoersvoorzieningen en o begeleiding WMO. • SPUK baten en lasten niet (volledig) begroot voor o GALA (deels), o IZA en o hersteloperatie toeslagen. • Hogere lasten voor bijzondere bijstand. Programma 4 Dongen Onderneemt • Administratieve verwerking van het grondbedrijf bedrijventerreinen zijn niet begroot, zowel voor de baten als de lasten. • De lasten bijstandverlening zelfstandigen waren niet begroot. • Hogere rijksbijdrage voor bijstandsuitkeringen dan begroot. • Hogere terugvorderingen van bijstandsuitkeringen dan begroot. Programma 5 Dongen Dient • De legesopbrengsten voor kabels en leiding zijn hoger uitgevallen dan begroot. • Hogere baten afvalstoffenheffing dan begroot. • De verwerking van het saldo Afval via de voorziening afval zowel de baten als de lasten. • Hogere lasten voor ongesorteerd afval Milieustraat.
Algemene dekkingsmiddelen en overhead • Begrotingssaldo zowel baten als lasten; • Lagere doorbelasting uren aan investeringen dan begroot; • Hogere vrijval uit voorziening verlofsparen dan begroot; • Voordeel op de kapitaallasten, dit betreft het rentedeel vanwege een rentebaat die in 2024 is ontvangen als gevolg en een gunstige schatkistpositie die de gemeente Dongen heeft gehad; • Hogere bijdrage aan ICT-samenwerking Tilburg dan begroot.
Beoordeling begrotingsrechtmatigheid 2024 investeringen Voor de beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid van investeringen wordt gekeken naar de overschrijdingen van investeringen die in deze jaarrekening zijn afgesloten (zie ook tabel rechtmatigheidsverklaring bij onderdeel Jaarrekening). De overschrijdingen op investeringen worden als niet-acceptabel aangemerkt.
Investering (bedragen x € 1.000)
Afwijking *
Centrumplan F1 Kuyperstraat (totaal)
Afwijking absoluut
Verwijzing tabel verklaring
-10
10
1B
IP22 Peugeot zwerfvuilbak
-2
2
1B
IP22 Brug Vaartweg 69
-2
2
1B
Elektrisch transport busje Toezicht team beheer
-10
10
1B
TOTAAL afwijkingen
-25
25
Overschrijding Niet acceptabel
25
1B
Beoordeling voorwaarden criterium Bij de beoordeling van het voorwaardencriterium wordt door middel van een spend-analyse beoordeeld of de Europese aanbestedingsregels juist zijn toegepast. Voor 2024 blijkt uit deze analyse dat een zestal aanbestedingen niet conform de Europese aanbestedingsregels zijn uitgevoerd. Het betreffen de volgende aanbestedingen: Omschrijving aanbesteding Onderhoud en reiniging ondergrondse containers
Bedrag * € 1.000 (2024) 153
HRM management systeem
62
Inhuur projectmanagement
139
Inhuur participatie
41
Inhuur burgerzaken
90
Totaal opdrachtwaarde Niet Europees aanbesteed
485
Verbeteracties naar aanleiding van geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen. Ten aanzien van de afwijkingen bij het begrotingscriterium zullen de volgende verbeteracties in 2025 worden uitgezet/opgepakt: -
Periodieke budgetbeheer gesprekken houden tussen budgethouders, budgetbeheerders en financieel adviseurs over de voortgang van werkzaamheden en het budget; Evalueren/aanpassen budgethoudersregeling; Kennis van budgethouders en budgetbeheerders zal door middel van cursussen/ elearning geoptimaliseerd worden.
Ten aanzien van de afwijkingen bij het voorwaardencriterium (Europees aanbesteden) zullen de volgende verbeteracties in 2025 worden uitgezet/opgepakt:
-
Herstelactie voor alle dossiers die niet rechtmatig zijn aanbesteed (waar mogelijk). Herstelactie voor ontbrekende brondocumentatie; Er wordt een risicoanalyse uitgevoerd. De belangrijkste risico’s worden in beeld gebracht en hiervoor worden passende beheersmaatregelen ingezet; Het beleid en proces inkoop & aanbesteding wordt opnieuw bekeken en geactualiseerd, verscherpt en gedeeld door de organisatie (presentatie); Er zal gekeken worden naar de mogelijkheid om een e-learning in te zetten om de kennis up-to date te houden bij de medewerkers; Er zal gekeken worden naar de mogelijkheid (capaciteit) om de interne controle op inkoop en aanbesteding frequenter te laten plaatsvinden, zodat hier strakker en kort-cyclisch op bijgestuurd kan worden.