RIB 25-31 Bijl1 - Archief Jaarplan 2025

Archief Jaarplan (AJP) - versie 24-2-2025 KPI Omschrijving probleem (knelpunt) NR 1.

Risico/p Omschrijving eindresultaat (oplossing) rioriteit

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Geplande realisatie activiteit

Lokale regelingen

1.1 Mandateringen mbt archiefbeheer niet opgenomen in de mandaatregeling. Hierdoor vallen de medewerkers van gemeente Tilburg die archiefwerkzaamheden uitvoeren niet onder definitie 'medewerker'

Voortgang in %

25 50 75 M

Actiehouder

Eventueel korte toelichting of status voortgang

100

Vastleggen mandatering aan afdelingshoofd Oppakken door Mathijs, actie informatievoorziening van gemeente Tilburg gemeente Tilburg. Sabine en met bevoegdheid tot het verlenen van Veerle houden vinger aan de pols ondermandaat (tbv vernietigen in het SIO. archiefbescheiden zaaksysteem) in mandaatregister Dongen.

11-2-2025 Buiten onze invloed

Veerle Ultee Agenderen volgende SIO, deze actie moet opgepakt worden door de gemeente-archivaris. Hoewel de actie niet aan ons is, willen we deze wel monitoren en op het netvlies houden, vandaar dat deze op lijst staat. Besproken tijdens laatste overleg met gemeentearchivaris (februari 2025)

Archiefparagraaf opnemen in overeenkomsten met samenwerkingsverbanden.

Oppakken in overleg met team Control en Advies.

11-2-2025 Q2 2025

Sabine Bollebakker

3.1 Niet alle applicaties zijn gekoppeld aan M het zaaksysteem. Dit leidt tot een risico op onvolledige registratie, onacceptabel informatieverlies en inefficiënte bedrijfsvoering

Per vakapplicatie in beeld brengen of er een Opnemen in RM beheerplan per archief wordt gevormd en zo ja, hoe dit applicatie en in overleg met de beheerd wordt. desbetreffende applicatiebeheerder.

11-2-2025 Q1 2025

Sabine De betreffende applicaties zijn in beeld: Fixi, Afas, Bollebakker, Key2 financien hebben geen koppeling met Join en applicatiebeh wel archief. Centric Burgerzaken, Suites4 Sociaal eerders domein, RX.Mission, en BPA zijn gekoppeld aan Join. Voor deze applicaties geldt: zorgdragen voor een tijdige vernietiging van schaduwarchief. Mag al direct na opslag in Join en op zijn laatst bij vernietiging in Join. Bijvoorkeur dus minimaal 1x per jaar. Bijvoorbeeld met een script.

3.2 Er is geen vernietigingsfunctionaliteit in TSA. Dit brengt een hoog risico op datalekken, het te lang en onrechtmatig beheren van gegevens en inefficiënte bedrijfsvoering met zich mee. Het gaat hierbij om de volgende applicaties: RX Mission, Suites4sociaaldomein, Key2Burgerzaken, Notubiz, Moor.

Per vakapplicatie in beeld brengen of er een Opnemen in RM beheerplan per archief wordt gevormd en zo ja, hoe dit applicatie en in overleg met de beheerd wordt. desbetreffende applicatiebeheerder.

11-2-2025 Q3 2025

Sabine Bollebakker

1.2 Er zijn geen deugdelijke afspraken M omtrent archiefbeheer bij de onderstaande samenwerkingsverbanden: • Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk • Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk • Regiovervoer Midden-Brabant 2.

Mensen en middelen

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Afspraak met concernjurist gemaakt. Concernjurist neemt dit na overleg met Team Control en Advies op in de overeenkomsten.

-

M

Fixi Geen koppeling met Join, archief blijft in Fixi. De archiefmodule is in 2024 aangeschaft en operationeel. Key2Financien Geen koppeling met Join, archief (facturen) blijft in Key2Fin Facturen tot eind 2015 zijn niet gedigitaliseerd en op papier bewaard en vernietigd. Vanaf 2016 zijn de facturen digitaal bewaard in Key2Fin. Deze moeten vernietigd worden. Hoe we dit kunnen doen: overleg met Centric nodig; vraag staat uit via de applicatiebeheerder. Afas Geen koppeling met Join Een deel van het PD staat in Join, een deel in Afas (per persoon). Als iemand uit dienst gaat: wordt in beide systemen het PD afgesloten en gaat de bewaartermijn lopen. Zowel afas als Join hebben dus de mogelijkheid om arhcief te beheren, bewaren en tijdig te vernietigen. Actie: bewaartermijnen inregelen in Afas en afspraken maken met P&O.

BPA Gekoppeld aan Join Afspraak maken met Centric over schaduwarchief: blijft er iets achter? Zo ja, hoe kunnen we dit tijdig, periodiek zelf vernietigen. Vraag staat uit bij leverancier. Veerle Ultee Unica is gevraagd de meetapparatuur te installeren. Planning: 15 april gereed.

3.4 Archiefruimte is niet voorzien van een H klimaatsysteem. De temperatuur en luchtvochtigheid dienen binnen de normen ex art. 45a Archiefregeling te blijven

Onderzoeken in hoeverre we passende maatregelen kunnen treffen.

Meenemen in verbouwing gemeentehuis 2025.

11-2-2025 #######

3.5 Archief in JVS waarderen en vernietigen conform selectielijst. Dit gebeurt niet, applicatie (alsmede uitvoering van de taak) zijn in handen van gemeente Tilburg.

Archiefbescheiden in JVS worden gewaardeerd conform de selectielijst en tijdig vernietigd.

Tilburg blijven attenderen op dit punt.

11-2-2025 Buiten onze invloed

Sabine Bollebakker en Veerle Ultee

Applicatiebeheerder JVS Tilburg en leverancier aangeschreven. Navraag leert dat de archiefmodule door Tilburg inmiddels is ingericht o.b.v. de selectielijst. Er volgt een addendum op de overeenkomst voor het doorlopen van de vernietiginsprocedure, daarna kan ook daadwerkelijk vernietigd worden.

Kwaliteitscontrole invoegen.

Volgt na actie 3.2. Eenzijdige registratie is kwetsbaar, focus op risicovolle processen eerst.

11-2-2025 Q2 2025

Sabine Bollebakker

Concept digitale bewaarstrategie is gereed. Afronding na verlof Sabine.

11-2-2025 Q3 2025

Veerle Ultee Herzien informatiebeleidopstallen in samenspraak met team informatiebeheer, inventarisatie applicaties hierin meenemen.

13-6-2023 Q4 2025

Veerle Ultee We zijn het komende jaar zeker nog bezig met de koppeling Burgerzaken. Een extra medewerker is aan de slag met de archivering (handmatig) van de Moor stukken in Join zodat hier geen achterstand in ontstaat. Sabine Eerste gesprek is gepland voor begin december Bollebakker 2023. We hebben een meta-data schema in en Veerle voorbereiding. Dit is tot standgekomen na uitvoerig Ultee overleg met het RAT en de levereancier van Join. Zodra dit concept gereed is leggen we dit voor aan de archivaris. Na vaststelling starten we niet direct met het overbrengen naar het eDepot. De eerste overdracht verwachten we omstreeks 2035 (20 jaar na de vorming van de eerste digitale dossiers).

4.

H

Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1 Er is geen M kwaliteitssysteem/kwaliteitscontrole voor applicaties die niet gekoppeld zijn aan Join. 4.3 Het informatiebeleid loopt niet gelijk op M met de ontwikkelingen in de gemeente. Er zijn veel bouwstenen ontwikkeld voor informatiebeheer, maar deze zijn nog niet allemaal geland in/ gekoppeld aan het informatiebeleid. 5.

Herzien, geactualiseerd en geconcretiseerd informatiebeleid schrijven en laten vaststellen.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

5.1 Tot alle koppelingen gerealiseerd zijn, bestaat er een risico op onvolledige of foutieve registratie

H

Onderzoeken mogelijkheid koppeling Key2Burgerzaken en Moor met Join.

5.6 Borgen van duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden d.m.v. eDepotomgeving RAT.

M

In gesprek gaan met het e-team van RAT Verkennend gesprek met over eisen waaraan de archiefbescheiden medewerkers RAT. die in Join worden beheerd moeten voldoen om deze over te kunnen brengen naar het eDepot. Deze eisen hebben betrekking op de metadata die aan archiefbescheiden wordt toegevoegd en de bestandsformaten van deze archiefbescheiden.

13-6-2023 Q3 2025

5.7 Actualiseren van het metadataschema voor Join

M

Periodiek actualiseren van metadataschema.

Volgt na eerste verkenning 5.6.

13-6-2023 Q3 2025

Sabine Bollebakker en Veerle Ultee

Updaten oude handboeken en toevoegen nieuwe processen. Het vernietigingsproces is opnieuw vastegelegd in het RM handboek. Vanaf Q2 2025 is de bezetting op orde, en sinds 2024 ook het systeem. Dus kunnen we werken met de nieuwe werkwijze.

13-6-2023 Q2 2025

Sabine Bollebakker Sabine Bollebakker

Concept is gereed en ligt ter beoordeling bij de archivaris.

6.

Koppeling Burgerzaken loopt, daarna in overleg met team Realisatie en Verkeer koppeling Moor onderzoeken.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

6.1 Handboek vervanging is verouderd, mede M door wisseling zaaksysteem 6.3 Onregelmatigheden in het H vernietigingsproces vanaf 2022

Actualiseren handboek.

11-2-2025 Q4 2025

Een ordentelijk proces van vernietiging. 7 Overbrenging

7.1 Registers van Burgerlijke stand Dongen en 's Gravenmoer overbrengen

H

(laten) digitaliseren (scannen) van de registers en openbaar maken.

Openbaar maken in overleg met gemeentearchivaris en RAT.

13-6-2023 Q4 2025

Sabine Bollebakker

Digitaliseren is gereed. In het SIO van 11 juni 2024 is besproken hoe we nu verder moeten met het archiveren van de digitale registers en originele persoonskaarten. De archivaris heeft aangegeven dat originele persoonskaarten naar het CBG moeten. De akten moeten naar het RA Tilburg en worden dan per jaar openbaar gemaakt. We gaan na de zomerperiode kijken hoe we, samen met het RA Tilburg, de digitale registers kunnen overbrengen. Ook zullen we dan de originele persoonskaarten naar het CBG sturen. Deze actie heeft vanwege het verlof van Sabine vertraging opgelopen, pakken we in Q2 2025 weer op.

7.2 Overbrengen van gemeentearchieven en bouwarchieven

M

DoxSupport en 2DA zijn de archieven aan het schonen en scannen, waarna overdracht plaats zal vinden.

Samenwerking met gemeentearchivaris en RAT.

13-6-2023 Q2 2025

Sabine Bollebakker

Digitaliseren is gereed. Overbrenging naar RAT: ligt bij Carlijn. Import e-depot: streven voor juni 2025 gereed.

8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

-