RIB 25-31 Archief KPI's 2025

RAADSINFORMATIEBRIEF Nummer

25-31

Datum

8 april 2025

Onderwerp

Archief KPI’s 2025

Portefeuillehouder René Jansen

Aan de gemeenteraad van Dongen,

Kennisnemen van Wij vragen uw raad kennis te nemen van het inspectieverslag van de archiefinspecteur en onze reactie daarop in de vorm van het Archief Jaarplan (AJP 2025). De archief KPI’s tonen aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan vigerende wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer.

Aanleiding Iedere twee jaar stellen we een KPI-verslag op ter verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Het toezicht wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris die in dienst is van gemeente Tilburg. Het KPI-verslag toont aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer. Het verslag vormt de basis voor het afleggen van horizontale verantwoording over het archiefbeheer door het college aan de gemeenteraad. Een afschrift van deze rapportage leggen we voor aan de provincie Noord-Brabant, op basis hiervan voeren zij het interbestuurlijk toezicht uit. In deze Raadsinformatiebrief informeren wij u over het inspectieverslag en de voortgang op het archiefjaarplan. Dit is het instrument dat we in Dongen gebruiken om acties en verbeteringen op het archiefbeheer te monitoren, en het vormt tevens de basis van onze verantwoording.

Voortgang Het goed beheren van het archief is een continu proces. Alle in het KPI-verslag genoemde aandachtspunten zijn opgenomen in het Archiefjaarplan, staan gepland en zijn belegd (er is een verantwoordelijk actiehouder aangewezen). Dit plan vindt u in de bijlage.

Ieder even jaar vindt er een update plaats op de voortgang van het verbeterplan, enkel in de oneven jaren ligt hier een inspectierapport van de gemeentearchivaris aan ten grondslag. In 2024 waren we te laat met het aanleveren van het vastgestelde collegebesluit over deze voortgangsrapportage aan de provincie. Dit is de reden dat het oordeel van de provincie over deze voortgangsrapportage rood (onvoldoende) is. Dit is ook de uitkomst van het gesprek dat ambtelijk plaatsgevonden heeft met het IBT (interbestuurlijk toezicht). Dit oordeel is dus geen reflectie van de inhoudelijke stand van zaken van ons archief- en informatiebeheer, noch van de voortgang op het verbeterplan m.b.t. de archief KPI's. We hebben er dan ook vertrouwen in dat het oordeel van de provincie dit jaar niet langer onvoldoende zal zijn.

Vervolg We sturen een afschrift van het collegebesluit, deze raadsinformatiebrief, het verslag en het verbeterplan (AJP) aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Volgend jaar volgt een update op de voortgang van het AJP aan uw raad. In 2027 volgt een nieuw inspectierapport van de archiefinspecteur.

Het college van burgemeester en wethouders,

Dr. G.W. Goedmakers

Ir. J.C. Slagboom

Secretaris

Burgemeester