RIB 25-27 Voortgang van het evenementenbeleid

RAADSINFORMATIEBRIEF Nummer: 25-27 Datum: 18 maart 2025 Onderwerp: voortgang evenementenbeleid Portefeuillehouder: I.C.H. Jansen Aan: de gemeenteraad van Dongen

In januari 2024 hebben wij u geïnformeerd over de evaluatie van het evenementenbeleid. Daarbij hebben we u toegezegd dat we het evenementenbeleid integraal kritisch gaan bezien en herzien, zodat alle genoemde aspecten in samenhang beleidsmatig worden meegenomen. Hiervoor is een bestuurlijke opdracht geformuleerd.

De projectgroep heeft het evenementenbeleid samen met de veiligheidspartners, evenementenorganisatoren en het college geëvalueerd op onderstaande punten: •

De wijze waarop vergunningaanvragen en evenementenvergunningen worden gepubliceerd en de mogelijkheden om de informatievoorziening te verbeteren;

•

De geluidsaspecten die in acht moeten worden genomen;

•

De kosten voor het gebruik van gemeentelijke faciliteiten (waaronder elektriciteitsvoorziening);

•

Hoe om te gaan met vergunningaanvragen die te laat (later dan de vastgestelde aanvraagtermijn) worden ingediend;

•

Het juridische vraagstuk van schaarse vergunningen (nu b.v. vergunningen voor evenementen op het Wilhelminaplein in het Omgevingsplan aan een maximum aantal is verbonden);

•

De verhouding tussen het evenementenbeleid en de APV.

Voortgang en resultaten

1. Publicatie vergunningaanvragen en informatievoorziening Sinds begin 2024 publiceren we verleende evenementenvergunningen op de landelijke website van www.officielebekendmakingen.nl en in de infokrant van gemeente Dongen. Deze infokrant wordt huis-aan-huis verspreid en ook geplaatst op de gemeentelijke website.

Daarnaast is de informatievoorziening op de website verbeterd. Zo is er een duidelijker onderscheid gemaakt tussen de procedure voor een vergunning of voor een melding waaronder de klachtenprocedure: er staat een algemene klachtenprocedure op de website van Dongen. Daarnaast kunnen inwoners meldingen doen over overlast die zij ervaren. Met evenementenorganisatoren zijn afspraken gemaakt over het informeren van omwonenden en over het afhandelen van klachten. Een organisator is verplicht omwonenden voor en over het evenement te informeren en een telefoonnummer ter beschikking te stellen om bereikbaar te zijn bij eventuele overlast. Een aantal inwoners heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.

2. Onderzoek naar evenementenlocaties en geluidsnormen Antea Group heeft in opdracht van de gemeente onderzoek gedaan naar geluidsnormen bij evenementenlocaties. Naar aanleiding van dit onderzoek zijn locatieprofielen opgesteld. De rapportage is in januari 2025 opgeleverd door Antea. De rapportage is nu ter advisering uitgezet naar diverse vak afdelingen en naar de Omgevingsdienst Midden en West Brabant (OMWB). In het tweede kwartaal van 2025 wordt deze voorgelegd aan het college ter besluitvorming.

In februari zijn we begonnen met actief controleren op overschrijdingen van de geluidsnorm bij evenementen middels steekproeven.

3. Kosten gebruik gemeentelijke faciliteiten Stroomgebruik tijdens evenementen wordt aan alle gebruikers doorberekend.

Materialen zoals dranghekken zijn kosteloos te reserveren zolang de voorraad strekt. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor vervoer van geleende materialen. Informatie hierover is terug te vinden in de Gereedschapskist, onderdeel 15, via de gemeentelijke website.

4. Beleid over vergunningaanvragen die te laat zijn Na overleg met de organisatoren in 2023 hebben we in 2024 extra aandacht besteed aan late indieners van aanvragen. In een brief hebben wij laten weten dat de mogelijkheid bestaat dat bij opnieuw te late indiening van de aanvraag deze niet in behandeling wordt genomen. We merken gelukkig dat vrijwel alle aanvragen tijdig zijn ingediend in 2024. Bij een enkele aanvraag die te laat kwam hebben we deze alsnog kunnen verlenen en de indiener gevraagd in de toekomst rekening te houden met de deadline.

5. Beleid schaarse en meerjarige vergunningen We zijn gestart met de beleidsvoorbereiding over schaarse vergunningen rondom evenementen op het Wilhelminaplein en park Vredeoord. Met dit beleid voorkomen we mogelijke willekeur indien er meer evenementenvergunningen aangevraagd worden dan mogelijk zijn op de evenementenlocaties. We verwachten dit af te ronden in het tweede kwartaal van 2025.

Het college neemt aan het begin van het tweede kwartaal een standpunt in over prioritering van aanvragen evenementenvergunningen door lokale evenementenorganisatoren, wat meegenomen wordt in het beleid schaarse vergunningen.

Met betrekking tot meerjarige vergunningen concluderen we dat dit praktisch en dienstverlenend is voor evenementenorganisatoren, maar dat dit in het kader van veiligheid en goed bestuur niet wenselijk is. De veiligheidseisen zijn door wet- en regelgeving aan verandering onderhevig. Het opnieuw indienen van de aanvraag zorgt ervoor dat er aan gewijzigde eisen voldaan kan worden en dat organisatoren zich bewust blijven van huidige wet- en regelgeving. Ook de veiligheidsregio en politie kunnen de aanvraag beter beoordelen met actuele informatie. Vanuit goed bestuur geeft het college er de voorkeur aan dat omwonenden de mogelijkheid hebben om in bezwaar te gaan tegen de vergunning. De meerjarige vergunning voor evenementen wordt om de genoemde redenen daarom ook afgeraden door de VNG.

Jaarlijkse aftrap evenementenjaar Op 6 januari 2025 hebben we de jaarlijkse aftrap van het evenementenjaar gehouden met evenementenorganisatoren. De organisatoren geven aan tevreden te zijn met het huidige evenementenbeleid. Zij ervaren contact met de gemeente als positief en tijdig. De uitvoeringsregels bieden momenteel een solide basis voor het organiseren van een evenement.

Bewonersparticipatie Op 12 februari 2025 hebben we de bewonersavond over evenementen rond het Wilhelminaplein en park Vredeoord gehouden. Bewoners gaven aan dat zij de evenementen op zich accepteren, maar hinder ondervinden van (te lange) opbouw van evenementen, afbouw van evenementen in de nachtelijke uren en gasten die ’s nachts blijven hangen na afloop van het evenement. Ook wordt overlast ervaren van gasten die in de omgeving hun behoefte doen en drugs gebruiken. De gemeente is gevraagd om in de beleidsregels te regelen dat de genoemde overlast vermindert en er maatregelen genomen worden om de overlast te verminderen van bezoekers van evenementen. Ook waren er zorgen over het aantal evenementen. Inwoners gaven aan dat de grens is bereikt aan het aantal evenementen. Uitgesproken werd om vooral lokale initiatieven toe te staan en grootschalige evenementen waar bezoekers van buiten de gemeente op af komen te weren. Afgesproken is om een klankbordgroep met inwoners te organiseren. Deze klankbordgroep betrekken we bij de (jaar)planning van evenementen, de evaluatie van evenementen en de participatie bij het evenementenbeleid.

Evenementenbeleid en de APV We hebben met evenementenorganisatoren en andere stakeholders geconcludeerd dat een geheel nieuw evenementenbeleid niet nodig is. We gaan de beleidsregels aanpassen met de input van inwoners, met als doel om de door hen aangegeven ervaren overlast te verminderen. Daarnaast wordt het beleid omtrent schaarse vergunningen zoals aangegeven afgerond. Ook het thema duurzaamheid is een belangrijk onderwerp dat een prominentere plek moet krijgen. De gemeente volgt namelijk de zogeheten Duurzaamheidsladder voor Evenementen (DLE).

Gewenste aanpassingen aan beleidsregels bieden we in het tweede kwartaal van 2025 in één keer aan ter vaststelling in het college. Het aanpassen van beleidsregels (uitvoering) is

een verantwoordelijkheid van het college, het aanpassen van verordeningen waaronder de APV een verantwoordelijkheid van de raad.

Vervolg In de komende maanden staan de komende activiteiten gepland: 1. In het tweede kwartaal van 2025 behandelt het college een voorstel over de locatieprofielen en de effecten daarvan op evenementenlocaties. 2. In mei presenteren we locatieprofielen aan de evenementenorganisatoren en de klankbordgroep. Antea geeft toelichting op de profielen (geluidsnormen en het aantal mogelijke evenementen op de evenementenlocaties). Omwonenden, evenementenorganisatoren en gemeente gaan daarover met elkaar in gesprek. 3. Vooruitlopend op het beleid schaarse vergunningen neemt het college begin tweede kwartaal 2025 een standpunt in over de voorkeur geven aan lokale evenementenorganisatoren bij vergunningsaanvragen. 4. Tijdens een volgend horecaoverleg nemen we het evenementenbeleid mee ter bespreking. Dit overleg vindt plaats in de tweede helft van 2025. 5. Met de gerealiseerde verbeteringen en de hierboven genoemde acties geven we in 2025 concrete invulling aan een integraal en samenhangend evenementenbeleid en het daaraan gekoppelde uitvoeringskader. Later dit jaar informeren wij uw raad over de door het college genomen besluiten en de uitkomsten van de overleggen met de klankbordgroep en evenementenorganisatoren.

Het college van burgemeester en wethouders,

Dr. G.W. Goedmakers

Ir. J.C. Slagboom

Secretaris

Burgemeester