RIB 25-25 Managementletter 2024

RAADSINFORMATIEBRIEF Nummer

25-25

Datum

13 maart 2025

Onderwerp

Managementletter 2024

Portefeuillehouder I.C.H. Jansen

Aan de gemeenteraad van Dongen, Inleiding Tweemaal per jaar informeren we u over de verbeteradviezen van de accountant ten aanzien van de interne beheersing. Ter verduidelijking: interne beheersing betreft alle maatregelen die we als gemeente bij onze bedrijfsvoering inzetten om onze organisatiedoelen te bereiken, binnen de daarbij gestelde voorwaarden zoals kosten, naleving van gemaakte afspraken en geldende procedures. Halverwege het jaar (juni) informeren we u over de voortgang naar aanleiding van het Accountantsverslag. Aan het begin van het jaar, zoals nu, doen we dat bij de Managementletter. Bijlage 1: Managementletter 2024 In de periode september tot en met december 2024 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de interim controle uitgevoerd. De bevindingen die hieruit zijn voortgekomen, zijn vastgelegd in de Managementletter 2024. De accountant heeft op 25 februari de Managementletter 2024 gepresenteerd aan college en directie. Deze Managementletter is als bijlage 1 toegevoegd aan deze raadsinformatiebrief. Uitkomst op hoofdlijnen De accountant constateert in de Managementletter dat het niveau van de interne beheersing bij onze gemeente in 2024 op een aantal onderwerpen is verbeterd. Bij 10 van de 14 processen zijn geen noemenswaardige bevindingen of tekortkomingen geconstateerd, waarbij er wel bij drie van deze processen aandachtspunten zijn.

Bij drie van de overige processen zijn wel aandachtspunten met een verhoogd risico geconstateerd. Bij één proces (grondexploitatie) is de beoordeling nog niet aan de orde. Het oordeel wordt onderbouwd met de verkeerslichtenmonitor (zie bijlage 1, pagina 46).

Periode van onderzoek & bedrijfsvoering De accountant heeft zich bij de interim controle gericht op het eerste half jaar 2024. Wat betreft de aandachtspunten met een verhoogd risico voor de inkoop- en betalingen en de memoriaalboekingen kunnen we ons vinden in de geconstateerde tekortkomingen. Voor de ambtelijke organisatie en daarmee ook de bedrijfsvoering was dit een extra intensieve periode door het vertrek van een belangrijk deel van het management. Door wisselingen in het budgethouderschap is er sprake geweest van enige stagnatie in de bedrijfsvoering. Door prioritering op nakoming van gemaakte afspraken hebben we kunnen voorkomen dat gecontracteerde partijen gedupeerd zijn geraakt door bijvoorbeeld te late betalingen. In de tweede helft van 2024 zijn de oorspronkelijke procesinrichtingen weer direct gevolgd. De accountant heeft dat in het gesprek met het college en de directie ook beaamd. Onze interne controle medewerkers zullen in samenwerking met de accountant over geheel 2024 aanvullende controles uitvoeren. Voor de Participatiewet is sprake van een afwijking omdat de interne controle en de Verbijzonderde Interne Controle nog niet hebben plaats gevonden. Dit wordt met de controle op de Jaarrekening hersteld. Bijlage 2: Voortgangsmonitor De verbeteradviezen van de accountant nemen we mee in ons proces ter versterking van de interne beheersing.

In onze organisatie gaan we via een gestructureerde werkwijze aan de slag met de opvolging van de interne en externe aanbevelingen. We wijzen deze toe aan een actiehouder, maken bewust de afweging of en op welke wijze we invulling geven aan de aanbeveling en monitoren vervolgens de voortgang. In de Voortgangsmonitor geven we de actuele status aan van de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in de Managementletter toepast. De Voortgangsmonitor is toegevoegd als bijlage 2. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Het college van burgemeester en wethouders,

Dr. G.W. Goedmakers

Ir. J.C. Slagboom

Secretaris

Burgemeester