RIB 25-25 Bijl2 - Voortgangsmonitor
Tekst van het document
Bijlage 1: Stand van zaken ‘Dongen in Beeld’ bij Managementletter 2024
FINANCIEEL BEHEER, RISICOMANAGEMENT Onderwerp
Bevindingen Managementletter 2024
Opvolging
Prioritering
De begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende inzicht in de financiële positie van de gemeente Dongen. De begroting 2025-2028 laat tot 2025 een structureel sluitend beeld zien. Het jaar 2026 geeft een negatief beeld en voor 2027 en 2028 sluitend. Dongen geeft daarmee een positiever beeld dan vele andere gemeenten. Begroting en meerjarenraming
Resultaatontwikkeling
De openstaande formatieplaatsen worden niet per 1 januari 2025 opgevuld maar ergens in de loop van het jaar. Omdat Voor de begroting we voor de continuïteit deels afhankelijk zijn van tijdelijke systematiek wijzigen inhuur is voor invulling van de formatieplaatsen de datum van 1 juli aangehouden. Daarmee hebben we een stelpost opgenomen van de helft van de daarbij behorende salariskosten voor aanwending van de vervanging. Dit vormt een risico voor als wel voor 1 juli alle vacatures in zouden vullen. Dit hebben in de risicoparagraaf tot uitdrukking gebracht. Conform BBV is dit echter niet toegestaan. De toegestane systematiek geeft een irreëel beeld op de werkelijkheid
de
-
De financiële resultaten in 2024 van gemeente Dongen vertonen een positief beeld. De uitkomst van de 2e bestuurlijke rapportage geeft een beeld op het verwachte Geen actie vereist resultaat over 2024.
1
Begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende retrospectieve informatie. Er is voldoende Instrumenten resultaat- en aandacht voor prospectieve informatie, waaronder de Geen actie vereist liquiditeitsbeheersing impact van structurele afwijkingen op de meerjarenbegroting. Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft voldoende de aandacht in de planning- en control cyclus van Risicobeheersingssysteem Gemeente Dongen. Dit is ook voldoende zichtbaar en Geen actie vereist aantoonbaar in de rapportages hierover.
Frauderisicobeheersing en Op 10 december 2023 is het geactualiseerde M&O beleid Geen actie vereist vastgesteld. M&O beleid
Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeente Dongen heeft voldoende geacteerd op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 1 januari 2023 Geen acties vereist. geldt.
-
De IT-omgeving van gemeente Dongen kent een hoge mate van afhankelijkheid van gemeente Tilburg en bevat als De IT-audit is inmiddels van zodanig de nodige uitdagingen om ‘in control’ te komen en start gegaan. te blijven in het uitoefenen van de regiefunctie.
Midden
IT-BEHEERSING Algemene ITbeheersingsmaatregelen
ADMINISTRATIEVE PROCESSEN
2
Verbijzonderde interne controle (VIC)
Gemeente Dongen verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste processen van de gemeente. De VIC wordt door gemeente Dongen hoofzakelijk We betrekken de aandachtsgegevensgericht en achteraf uitgevoerd. en verbeterpunten bij de Wij zien aandachts- en verbeterpunten voor verdere opstelling van het IC plan doorontwikkeling van de VIC, dit laatste uit oogpunt van de 2025. rechtmatigheidsverantwoording, verantwoording van de Spuk regelingen en de Sisa verantwoordingen.
Midden
Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)
Het proces van factuurcontrole en betalingen is procesmatig Een verzwakte keten ontstaat ingeregeld. Het proces is op een aantal aspecten kwetsbaar. omdat het gevoel voor Een punt van aandacht was al de matching van facturen met eigenaarschap afneemt. Wij bestellingen/opdrachten/contracten enerzijds en zullen elkaar hier beter op prestatieregistraties anderzijds. Mede door de gaan aanspreken. Daarnaast ontwikkelingen in het eerste half jaar 2024, wisseling van gaan we ook procesmatig het management, zijn we op dit zwakke punt door het ijs onderzoeken hoe we dit nog gezakt. beter kunnen organiseren.
Hoog
Investeringen
De monitoring van de kredietrechtmatigheid is geborgd in de bestuurlijke rapportages door middel van een overzicht Geen actie vereist van de investeringsplannen en kredietmutaties.
-
Memoriaalboekingen
Een memoriaal is veelal een administratieve correctie op Integrale controle van alle een voorafgaande boeking. Een budgethouder is hier altijd memoriaalboekingen over als eigenaar voor verantwoordelijk. Gedurende het 1e 2024. Onderzoeken of halfjaar 2024 is door de personele wisselingen minder memoriaalboekingen ook via Hoog aandacht geweest voor de procedures met als doel om de de budgethouder regeling in continuïteit te borgen. Voor de 2e helft van 2024 is de het facturatieproces geplaatst procedure weer hersteld. kunnen worden.
3
De beheersmaatregelen ten aanzien van de uitgaven Participatiewet en andere bijstandsregelingen zijn in grote lijnen op orde. Uitgaven Participatiewet
Geen actie vereist.
-
Uitgaven Jeugdzorg en WMO
De beheersmaatregelen in het jeugdzorg- en WMO proces Geen actie vereist. zijn in grote lijnen op orde.
-
Leges omgevingsvergunningen
De beheersmaatregelen ten aanzien van de leges Geen actie vereist. omgevingsvergunningen zijn in grote lijnen op orde.
-
Grondexploitatie
De beheersmaatregelen ten aanzien van de Externe toetsing van de grexen grondexploitaties zijn in grote lijnen op orde. Wij raden aan Noorderbunder en De Vijf om de kostenramingen die intern zijn opgesteld, extern te Turven vindt plaats bij de Midden laten toetsen. jaarrekening 2024.
Personeels- en salarisadministratie
De beheersmaatregelen in het personeels- en salarisproces Geen actie vereist. zijn in grote lijnen op orde.
Subsidiebaten en -lasten
Voor 2024 is het proces De beheersmaatregelen in het subsidie- en bijdragen proces aanmerkelijk aangescherpt. zijn in grote lijnen op orde. Vrijwel alle elementen zijn in beeld. Naast de interne We adviseren om zorgvuldig de subsidiebaten te registreren Midden aandacht zijn we ook gestart en de subsidielasten te monitoren. Het is van belang om te met de externe partijen om verifiëren of alle vereiste rapportages zijn ingediend. aan de voorwaarden te voldoen.
In samenspraak met de medewerker hebben we besloten om de controle uit te voeren tijdens de jaarrekeningcontrole 2024.
-
4