RIB 25-25 Bijl1 Managementletter 2024
Tekst van het document
28 januari 2025
MANAGEMENTLETTER 2024
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen Hoge Ham 62 5104 JJ DONGEN
Dordrecht, 28 januari 2025 Ref.: 89/DY/LdJ
Geacht college,
Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2024 van gemeente Dongen (hierna: Dongen) hebben wij een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle richt zich hoofdzakelijk op het inventariseren en analyseren van risico’s van afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening. Deze risicoanalyse vormt de basis voor de controlewerkzaamheden die wij in het voorjaar 2025 zullen uitvoeren op de jaarrekening 2024. In deze managementletter rapporteren wij de bevindingen van onze werkzaamheden en andere aandachtspunten. De belangrijkste risico’s en aandachtspunten zijn samengevat in hoofdstuk 1 van de managementletter. In deze samenvatting zijn ook de verwijzingen opgenomen naar de paragrafen waarin de betreffende bevindingen en aanbevelingen verder zijn uitgewerkt. Onze managementletter is uitsluitend bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Wij adviseren u om deze managementletter ook te delen met de Auditcommissie/de gemeenteraad, voorzien van een bestuurlijke reflectie. Externe toezichthoudende instanties kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportages. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Uiteraard zijn wij graag bereid tot een nadere toelichting en afstemming over onze aanbevelingen. Met vriendelijke groet,
drs. J. Schot RA
INHOUDSOPGAVE 1.
Dongen in beeld ......................................................................................................................... 4
2.
Inleiding ..................................................................................................................................... 6
3.
Ontwikkelingen Dongen in het perspectief van het sectorbeeld ................................................... 6
4.
3.1.
Ontwikkelingen in uw organisatie ............................................................................................................... 6
3.2.
Dongen in het perspectief van het sectorbeeld .......................................................................................... 7
Financieel beheer en risicomanagement ..................................................................................... 8 4.1.
Managementinformatie en resultaatbeheersing ........................................................................................ 8
4.2.
Risicobeheersings- en controlesysteem ...................................................................................................... 9
4.3.
Frauderisicobeheersing ............................................................................................................................... 9
4.4.
SiSa-regelingen .......................................................................................................................................... 10
5.
Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................. 11
6.
IT-beheersingsmaatregelen ...................................................................................................... 12
7.
8.
9.
6.1.
Algemeen ................................................................................................................................................... 12
6.2.
Informatiebeveiliging ................................................................................................................................. 12
6.3.
NIS2-Richtlijn.............................................................................................................................................. 12
Administratieve processen ....................................................................................................... 13 7.1.
Algemeen ................................................................................................................................................... 13
7.2.
Procesbeschrijvingen ................................................................................................................................. 13
7.3.
Normen- en toetsingskader ....................................................................................................................... 13
7.4.
Verbijzonderde interne controle ............................................................................................................... 14
7.5.
Subsidielasten ............................................................................................................................................ 16
7.6.
Memoriaalboekingen ................................................................................................................................. 16
7.7.
Inkopen ...................................................................................................................................................... 17
7.8.
Uitgaven participatiewet ........................................................................................................................... 18
7.9.
Aanbestedingsrechtmatigheid ................................................................................................................... 18
7.10.
Inhuur of zzp’er .......................................................................................................................................... 19
7.11.
Treasury statuut......................................................................................................................................... 19
Naleving wet- en regelgeving, informatieplicht duurzaamheid ................................................... 19 8.1.
Informatieplicht energiebesparing ............................................................................................................ 19
8.2.
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit .................................................................... 20
8.3.
Rapportageverplichting in de jaarverslaglegging (CSRD) ........................................................................... 20
8.4.
Overige informatieverplichtingen rond duurzaamheid ............................................................................. 21
Opvolging eerdere aanbevelingen............................................................................................. 21
10. Vooruitblik (controle) jaarstukken 2024 .................................................................................... 24 11. Slot .......................................................................................................................................... 24
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
3
1. Dongen in beeld In onderstaand overzicht geven wij een samenvatting van onze bevindingen van de interim-controle, met daarbij een kleur-signalering. De legenda voor de signalering is: Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2024
§ 2024
2023
FINANCIEEL BELEID EN BEHEER Resultaatontwikkeling en financieel toezicht
Begroting en meerjarenraming
De financiële resultaten tot en met augustus 2024 van Dongen vertonen een positief beeld. Tegenover een primair begroot resultaat van € 103.000 positief ligt de 4.1 meest actuele resultatenprognose voor 2024 na de tweede bestuursrapportage op € 274.000 positief.
In de begroting en meerjarenraming van Dongen wordt inzicht gegeven in toekomstige baten en lasten en financiële uitdagingen voor 2024 en verder. Daarnaast bevat de begroting een beleidsmatige toelichting. 3& De op 14 november 2024 door de raad vastgestelde 4.1 begroting 2025-2028 laat voor de boekjaren 2025-2028 een structureel sluitend beeld zien. Alleen boekjaar 2026 laat een klein negatief resultaat zien.
Bestuursrapportage en financieel perspectief geven Instrumenten resultaat- en voldoende retrospectieve informatie. 4.1 liquiditeitsbeheersing Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen Risicobeheersings- en heeft voldoende de aandacht in de planning- en control controlesysteem (inclusief cyclus. Dit is ook voldoende zichtbaar en aantoonbaar in 4.2 fraudebeheersing) de rapportages hierover.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
4
IT-BEHEERSING De IT-auditor heeft het automatiseringsproces beoorAlgemene IT-beheersings- deeld en daarbij enkele aandachtspunten geconmaatregelen stateerd.
6
ADMINISTRATIEVE PROCESSEN Dongen verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste (financiële) processen. Verbijzonderde interne controle
De VIC wordt goed uitgevoerd, op basis van een gedegen 7.4 werkprogramma. Alleen er zijn niet voor alle materiële processen interne controlewerkzaamheden uitgevoerd.
Inkopen en betalingen
De matching van de facturen met bestellingen, opdrachten en contracten enerzijds en prestatieregistraties anderzijds wordt nog onvoldoende vast- 7.7 gelegd. Daarnaast is de factuurcontrole in 2024 niet goed ingeregeld.
Memoriaalboekingen
We hebben vastgesteld dat dezelfde persoon verantwoordelijk is voor het opstellen, verwerken en controleren van de memoriaalboeking. We adviseren 7.6 om deze taken te scheiden en door verschillende personen te laten uitvoeren. De beheersmaatregelen ten aanzien van de uitgaven participatiewet en andere bijstandsregelingen zijn in grote lijnen op orde.
Uitgaven participatiewet
Net als vorig jaar zijn de interne controlewerkzaamheden niet uitgevoerd. Wij vragen hiervoor uw aandacht.
7.8
Grondexploitatie
De beheersmaatregelen ten aanzien van de grondexploitaties zijn in grote lijnen op orde. De kostenramingen die intern zijn opgesteld, zullen extern getoetst worden. Dit zullen wij tijdens de jaarrekeningcontrole vaststellen.
Personeels- en salarisadministratie
De beheersmaatregelen in het personeels- en salarisn.v.t proces zijn in grote lijnen op orde.
Uitgaven jeugdzorg en Wmo Leges omgevingsvergunningen
Gemeente Dongen
n.v.t
De beheersmaatregelen in het jeugdzorg- en Wmo n.v.t proces zijn in grote lijnen op orde. De beheersmaatregelen ten aanzien van de leges zijn in n.v.t grote lijnen op orde.
Managementletter 2024
5
Subsidiebaten en -lasten
De beheersmaatregelen in het subsidiebaten- en lasten7.5 proces zijn in grote lijnen op orde. en Evenals voorgaand jaar, adviseren wij om zorgvuldig de folsubsidiebaten te registreren en de subsidielasten te monitoren. Het is van belang om te verifiëren of alle lowup vereiste rapportages zijn ingediend.
2. Inleiding Wij hebben conform uw opdracht, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2024, de interim-controle voor Dongen uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Deze controle heeft als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De samenwerking tussen Dongen en Verstegen is tijdens de interim-controle wederom goed en prettig verlopen.
3. Ontwikkelingen Dongen in het perspectief van het sectorbeeld 3.1.
Ontwikkelingen in uw organisatie Dongen heeft in 2024 te maken met personeel verloop zowel op managementniveau als op de financiële functie. Om dit verloop te kunnen opvangen is in 2024 op diverse niveaus sprake van inhuur. Hiermee is de continuïteit van de bedrijfsvoering voor dit moment geborgd. Een aandachtspunt voor de gemeente is de borging van kennis in de organisatie. Door het verloop en de tijdelijke inzet van interim medewerkers bestaat het risico dat kennis van informatie en procedures verloren gaat. Borging hiervan is dan ook een aandachtspunt voor de gemeente. Het is belangrijk deze transitieperiode goed te monitoren en onderling duidelijke afspraken te maken over de verantwoordelijkheden en taken. Voorkomen moet worden dat verantwoordelijkheden en taken niet (goed) worden ingevuld. Concreet benoemen wij de financiële functie en het opstellen van P&C-stukken, waarvan de jaarstukken het sluitstuk is. Van de vertrokken medewerkers waren zowel één van de financieel adviseurs, concerncontroller als intern controleur nauw betrokken bij de P&C-stukken en de accountantscontrole. Het is belangrijk dat het opstellen van de jaarstukken en de kwaliteit van het daarbij behorende dossier voor de controle geborgd wordt. Uw organisatie is zich hiervan bewust en verwacht hier concreet invulling aan te kunnen geven.
De gemeente en Verstegen zoeken elkaar hier actief in op om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen en concrete afspraken te maken voor de controle van de jaarrekening.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
6
3.2.
Dongen in het perspectief van het sectorbeeld De gemeentesector ziet zich de laatste jaren geconfronteerd met financiële uitdagingen. Veel gemeenten rapporteren bezuinigingen die op enig moment – mogelijk in gewijzigde vorm – doorgevoerd (moeten) worden. Gemeenten ervaren een disbalans tussen het aandeel van financiering via specifieke uitkeringen en structurele gelden in het gemeentefonds. Gemeenten worden (fors) gekort op het budget uit het gemeentefonds. Wij hebben ons een beeld gevormd hoe Dongen hierop voorsorteert. Onze observatie is op basis van de begroting 2025-2028 dat Dongen voor de komende jaren een sluitende begroting heeft kunnen presenteren. Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Totaal begrotingsresultaat
€ 243.000
€ - 171.000
€ 675.000
€ 196.000
Structureel resultaat
€ 1.481.000
€ 80.000
€ 668.000
€ 194.000
Ten opzichte van de voorgaande begroting is het beeld verbeterd, toen waren de begrotingsjaren 2026 en 2027 nog negatief. Dongen heeft hiermee een positievere uitgangspositie dan veel andere gemeenten waar sprake is van forse tekorten vanaf boekjaar 2026 en een daarmee samenhangende bezuinigingsopgave. Dongen heeft naast de meerjarenexploitatie ook inzicht gegeven in de meerjarenbalans. Hieruit blijken forse investeringen in de materiële vaste activa. Hiermee samenhangend stijgt de schuldquote van de gemeente richting de 130%. Naar verwachting blijft de schuldquote nog wel binnen het plafond wat door de gemeenteraad is vastgesteld. Vacatureruimte van 5% Vanuit Provincie Noord-Brabant is aangegeven dat in uw begroting een structurele vacatureruimte van 5% op het personeelsbudget is meegenomen. Dit betekent dat het opgenomen personeelsbudget lager is dan het personeelsbudget op basis van de door u vastgestelde formatie. De commissie van BBV heeft in de Notitie structurele en incidentele baten en lasten aangegeven dat onderuitputting alleen bij de jaarrekening kan worden vastgesteld. Hoewel er in de jaarrekening sprake was van een onderschrijding op het personeelsbudget, beschouwen zij deze wijze van ramen als minder reëel. Bij de beoordeling van de begroting 2025 kunnen zij onderuitputting niet als structureel dekkingsmiddel aanmerken.
Wij adviseren u, conform de Provincie Noord-Brabant, hiermee rekening te houden. U merkt op dat BBV geen ruimte biedt voor onderuitputting en dat dit in de praktijk een irreële begrotingsimpact heeft. Het is een feit dat de formatie niet volledig ingevuld zal zijn op 1 januari, en dat niet alle vacatures kunnen worden vervuld. Dit legt een claim op het beschikbare budget voor 2025. Hoewel dit in bestuurlijke rapportages kan worden bijgesteld, blijft er twijfel over de transparantie van deze begrotingswijze. Voor 2025 heeft u het financieel risico opgenomen in de risico paragraaf, om het maximale effect hiervan tot uiting te brengen in de weerstandscapaciteit. Uw toezichthouder heeft dit effect ook gecorrigeerd in de beoordeling voor 2025. U heeft de onderliggende problematiek op een constructieve wijze bij hen onder de aandacht gebracht en zij herkennen dit. Voor 2026 en verder onderzoekt u manieren om deze kwestie BBVproof te organiseren, en u zult dit vooraf met de provincie delen.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
7
Hervormingsagenda Jeugd De Hervormingsagenda Jeugd is een plan van het Rijk en de gemeenten om de jeugdzorg te verbeteren en financieel houdbaar te maken. Er zijn schattingen gemaakt van de verwachte kosten en baten van de Hervormingsagenda Jeugd voor verschillende jaren en scenario’s. Voor de gemeenten ligt er een stevige opgave om de Hervormingsagenda Jeugd daadwerkelijk te realiseren en de gewenste doelen te behalen. Het risico bestaat dat door het Rijk wel de besparing op het budget wordt doorgevoerd, zonder dat de verwachte besparingen bij de gemeente worden gerealiseerd. Inzicht in de (lokale) voortgang van de Hervormingsagenda Jeugd en monitoring van de voortgang en financiële resultaten is daarom belangrijk voor uw gemeente. In de begroting voor de periode 2025-2028 van Dongen is de Hervormingsagenda Jeugd op een budgetneutrale wijze opgenomen, met inbegrip van een te vormen buffer doordat de extra Rijkscompensatie voor de gestegen jeugdzorgkosten in 2024, 2025 en 2026 in de algemene reserve wordt gestort.
4. Financieel beheer en risicomanagement 4.1.
Managementinformatie en resultaatbeheersing Dongen heeft door middel van de tweede bestuursrapportage tot en met augustus 2024 inzicht verstrekt in de realisatie ten opzichte van de begroting. De bestuursrapportage is behandeld en vastgesteld door de gemeenteraad in de vergadering van 14 november 2024. Deze financiële rapportage komt uit op een verwacht resultaat na mutaties in de bestemmingsreserves over 2024 van € 164.000 negatief. Het herziene begrotingssaldo na de tweede bestuursrapportage bedraagt € 274.000 positief. Primair was voor 2024 een resultaat begroot van € 103.000 (positief). De meest opvallende wijzigingen ten opzichte van de primaire begroting zijn: per saldo hogere lasten voor jeugdzorg en Wmo € 327.000; hogere lasten door het vertrek van de voormalig gemeentesecretaris van per saldo € 692.000; hogere lasten overhead door inhuur, extra directeur, ondersteuning directie en wervingskosten van € 1.170.000; hogere rentebaten van € 1.100.000; hogere algemene uitkering van per saldo € 1.845.000. De mutaties zijn duidelijk toegelicht in de bestuursrapportage. Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de bestuursrapportage hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken en de kwaliteit van de managementinformatie. Wij hebben de bestuursrapportage niet gecontroleerd.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
8
Belangrijke pijlers voor de resultaatbeheersing van Dongen zijn de begroting en de financiële informatievoorziening aan het management. Wij hebben op hoofdlijnen kennis genomen van de opzet hiervan en hebben daarbij geen bijzondere tekortkomingen of aandachtspunten geconstateerd. Wel geven wij nog een enkel verbeterpunt in overweging: het verbeteren van de nauwkeurigheid van gerapporteerde resultaten door het tussentijds actualiseren van balansposten zoals overlopende posten of kortlopende schulden. 4.2.
Risicobeheersings- en controlesysteem Overeenkomstig de voor ons geldende standaarden nemen wij kennis van het risicobeheersings- en controlesysteem zoals dat binnen Dongen operationeel is. Wij hebben in dat kader onderzocht of risico’s en beheersingsmaatregelen systematisch worden geëvalueerd door Dongen. Onze indruk is dat het risicobeheersings- en controlesysteem van Dongen in opzet voldoet. Dongen besteedt in de begroting en de jaarrekening aandacht aan risicomanagement in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’. Dongen heeft een overzicht van de vijf belangrijkste structurele en top vijf incidentele risico’s. In de begroting is toegelicht welke de nieuwe risico’s zijn en geeft de gemeente inzicht in mutaties ten opzichte van de vorige rapportage. Hiermee komt overigens de top 5 uit op een top 7.
4.3.
Frauderisicobeheersing De gemeenteraad heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. Dongen heeft in het eerste helft van 2024 een frauderisicoanalyse opgesteld. Per proces en activiteit zijn onder meer de frauderisico’s geïnventariseerd, geanalyseerd en zijn de getroffen interne beheersmaatregelen beschreven. Hiermee heeft Dongen een belangrijke basis gelegd voor fraudepreventie. Dit is een positieve ontwikkeling. De in de frauderisicoanalyse onderkende beheersmaatregelen maken nog niet onderdeel uit van de verbijzonderde interne controle. Hiermee is geen inzicht verkregen in de werking van deze beheersmaatregelen. Voor de komende periode is verdere (door)ontwikkeling van de frauderisicoanalyse nodig door Dongen, evenals een nadrukkelijkere verankering van de fraudepreventie in de verbijzonderde interne controle. Het is aan te bevelen de frauderisicoanalyse te implementeren in een structureel risicobeheersingssysteem, waarmee de belangrijkste frauderisico’s periodiek worden geïnventariseerd, geadresseerd en geëvalueerd.
Onder meer in de vorm van functiescheidingen, interne beheersingsmaatregelen, interne en externe toetsingen op de naleving van regels en procedures treft Dongen maatregelen om het frauderisico zoveel mogelijk te beheersen.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
9
Ten aanzien van deze analyse hebben wij de volgende adviezen: De frauderisicoanalyse lijkt op dit moment nog niet afgerond te zijn. Niet alle onderdelen zijn ingevuld en sommige teksten zijn rood of geel gearceerd. Wij adviseren u om de frauderisicoanalyse definitief te maken en deze te bespreken met de gemeenteraad. Maak een meer verfijnde bruto risicoclassificatie (voor beheersmaatregelen) door de risico inschatting uit te werken in kans, financiële impact en maatschappelijke impact. Maak een plan voor als er fraude wordt geconstateerd (fraud contingency plan) zodat duidelijk is welke stappen door wie moeten worden gezet. Geef de toetsing op de onderkende beheersmaatregelen een plaats in de verbijzonderde interne controle (VIC) en rapporteer vanuit de VIC over de effectiviteit van de fraudebeheersmaatregelen. Neem een toelichting op dit fraude risicomanagementsysteem op in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. De frauderisicoanalyses van gemeenten beperken zich vaak tot het aspect ‘gelegenheid’ van de fraudedriehoek en specifiek op het onderdeel hard controls. Om inzicht te krijgen in de ‘soft controls’ en ook in de onderdelen druk en rationalisatie van de fraudedriehoek is het van belang om ook de organisatiecultuur onderdeel van de analyse te maken.
Hoe zorgt de organisatie voor een cultuur van openheid en integriteit waarbij eventuele misstanden bespreekbaar zijn en ook besproken worden? Op 5 december 2023 heeft het college het overkoepelende M&O-beleid vastgesteld. Eind 2023 is opdracht gegeven om in 2024 te werken aan de uitvoering van dit beleid.
4.4.
SiSa-regelingen In de afgelopen jaren is het aantal SiSa-regelingen fors toegenomen voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Voor Dongen waren dit in 2023 25 regelingen. Uit de invulwijzer over 2024 van het Rijk blijkt dat er landelijk gezien opnieuw meer nieuwe regelingen bij zijn gekomen, dan dat er regelingen zijn vervallen. Uit het verantwoordingsoverzicht SiSa 2024 blijkt dat Dongen tot nu toe 23 regelingen moet verantwoorden. Dat zijn 2 regelingen minder dan vorig jaar. Het correct invullen van de voorgeschreven indicatoren voor deze regelingen én de juiste verantwoording van de doeluitkeringen in de jaarrekening is een tijdrovend en complex proces voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Het is van belang om tijdig te starten met de voorbereiding van uw (verbijzonderde) interne controles en vastleggingen en het verzamelen van brondocumentatie voor alle regelingen. Als onduidelijk is wat ingevuld moet worden en/of vastgelegd moet worden, adviseren wij u tijdig afstemming te zoeken met de Rijksoverheid en/of het controleteam van Verstegen.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
10
5. Rechtmatigheidsverantwoording Met het aannemen van de Wet versterking decentrale rekenkamers is de rechtmatigheidsverantwoording een feit geworden. Vanaf boekjaar 2023 leggen het college van B&W van een gemeente en het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling verantwoording af over rechtmatigheid door middel van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De aanpassingen van het BBV en BADO zijn eind augustus 2024 voorgelegd aan de Raad van State. Voor het boekjaar 2024 zal de situatie gelijk zijn aan het boekjaar 2023, omdat de wijzigingen van BBV en BADO op zijn vroegst vanaf 2025 kunnen en zullen ingaan is aan u ons gecommuniceerd. Het eerste jaar rechtmatigheidsverantwoording (2023) heeft diverse inzichten opgeleverd voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in het algemeen en voor Dongen in het bijzonder. Voor Dongen was over 2023 sprake van een rechtmatig oordeel bij de jaarrekening 2023. In uw financiële verordening 2023 (geldig in 2024) is uitgewerkt wanneer hogere uitgaven of investeringen acceptabel zijn. Wij willen u de volgende aanbevelingen en adviezen meegeven: 1. In uw financiële verordening 2023 is niet uitgewerkt wanneer lagere uitgaven of afwijkingen op baten tijdig zijn. Er is begin 2024 via een afzonderlijk besluit alsnog nader invulling gegeven aan het begrip tijdigheid.
Ons advies is om dit besluit in de financiële verordening vast te leggen. 2. Het is verder goed om een evaluerend gesprek te voeren tussen ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad over rechtmatigheid en de eerder gemaakte keuzes. Denk aan de definiëring van acceptabel en tijdig, verantwoordingsgrenzen en rapportagegrenzen, maar ook de huidige cyclus van tussentijdse rapportages. Voldoen de huidige set aan afspraken voor alle partijen of is aanpassing gewenst? 3. Evalueer het proces tussen ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad. Is er voldoende dialoog tussen college en gemeenteraad over rechtmatigheid en is het onderwerp niet alleen een gespreksonderwerp tussen de financiële medewerkers en de accountant? Wij adviseren u om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen op de agenda van de gemeenteraad, zodat voor het vaststellen van de jaarrekening duidelijk is wat de standpunten zijn van college en gemeenteraad ten aanzien van begrotingsafwijkingen en onrechtmatigheden. 4. Uw gemeente heeft net als de meeste gemeenten in 2023 geen M&O fouten gerapporteerd. Indien misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsgeld is geconstateerd en een terugvordering is opgelegd moet dit misbruik of oneigenlijk gebruik niet worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording 2024.
Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Als voorbeeld geven wij fraudevorderingen van bijstandsuitkeringen. Wij adviseren u hier in 2024 scherper op toe te zien en waar nodig M&O bevindingen op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording 2024 (niet gecorrigeerd misbruik), danwel in de paragraaf bedrijfsvoering (gecorrigeerd misbruik). 5. Evalueer het proces van totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Heeft het college voldoende grondslag gehad en voldoende kennis en ervaring om zelfstandig te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en een rechtmatigheidsoordeel? Gemeente Dongen
Managementletter 2024
11
6. IT-beheersingsmaatregelen 6.1.
Algemeen Bij het opzetten van onze controleaanpak van de IT-beheersingsmaatregelen richten wij ons op de applicaties die relevant zijn voor het (financiële) verslaggevingsproces van Dongen. Als eerste onderzoeken wij daarbij de relevantie en het risicoprofiel van deze applicaties. Daarbij besteden wij aandacht aan onder meer: het belang van de continue beschikbaarheid van de applicatie en de daarmee gegenereerde gegevensbestanden; de aard en complexiteit van de applicatie en gegevensverwerking; de mate waarin Dongen in de bedrijfsvoering en wij bij onze accountantscontrole steunen op het goed functioneren (werking) en de output van de applicatie. Voor de bevindingen met betrekking tot automatisering verwijzen wij u naar de separate bijlage ‘IT-audit gemeente Dongen d.d. 13-12-2024’.
6.2.
Informatiebeveiliging Omdat onze controle van de IT-beheersingsmaatregelen van Dongen een beperkte reikwijdte heeft – voortvloeiend uit onze controleopdracht voor de jaarrekening – benadrukken wij dat er sprake kan zijn van specifieke continuïteits- en beveiligingsrisico’s die niet door ons zijn of worden ontdekt. Deze risico’s manifesteren zich over het algemeen vooral als sprake is van datalekken en/of cybercriminaliteit. Het is daarom van belang dat Dongen zelf ‘in control’ is als het gaat om informatiebeveiliging. Het implementeren van de kwaliteitsnorm NEN-7510 Informatiebeveiliging en het uitvoeren van periodieke IT-scans door gespecialiseerde bureaus, biedt hiervoor houvast. Verder is de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regio’s). De BIO is verplicht per 1 januari 2023.
6.3.
NIS2-Richtlijn De NIS2-richtlijn (Network and Information Security Directive) is eind 2022 vastgesteld door de Europese Unie en richt zich op het versterken van de digitale en economische weerbaarheid van de lidstaten. In Nederland wordt deze richtlijn omgezet in de nieuwe Cyberbeveiligingswet, die de huidige Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (Wbni) zal vervangen. Op 17 oktober 2024 is de Europese NIS2-richtlijn in werking getreden. Vanuit Nederland zal aan deze richtlijn invulling worden gegeven middels de Cyberbeveiligingswet (Cbw). De implementatiedeadline van 17 oktober om de NIS2-richtlijn te vertalen naar nationale wetgeving is vanuit de Rijksoverheid niet gehaald. De publieke consultatie van de Cbw is afgerond en de Cbw zal naar verwachting in het derde kwartaal 2025 in werking treden.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
12
Gemeenten vallen onder de NIS2-richtlijn en moeten dan ook voldoen aan de in de NIS2-richtlijn opgenomen verplichtingen: Een zorgplicht – De richtlijn bevat een zorgplicht die entiteiten verplicht om zelf een risicobeoordeling te doen. Op basis daarvan nemen zij passende maatregelen om hun diensten zoveel mogelijk te waarborgen en de gebruikte informatie te beschermen. Een meldplicht – De richtlijn schrijft voor dat entiteiten incidenten binnen 24 uur bij de toezichthouder moeten melden. Het gaat om incidenten die de verlening van de essentiële dienst sterk (kunnen) verstoren. Een cyberincident moet ook bij het Computer Security Incident Response Team (CSIRT) gemeld worden. Dit team kan vervolgens hulp en bijstand leveren. Factoren die een incident meldingswaardig maken, zijn bijvoorbeeld het aantal personen dat door de verstoring is geraakt, de tijdsduur van een verstoring en de mogelijke financiële verliezen. Toezicht – Organisaties die onder de richtlijn vallen, komen ook onder toezicht te staan. De NIS2-richtlijn schrijft voor dat een onafhankelijk toezichthouder naar de naleving van de verplichtingen uit de richtlijn kijkt; zoals de zorg- en meldplicht. Wij adviseren om de ontwikkelingen ten aanzien van de implementatie van de NIS2richtlijn te volgen en zo snel mogelijk te betrekken in het informatiebeveiligingsbeleid.
7. Administratieve processen 7.1.
Algemeen Uit hoofde van onze controleopdracht voor de jaarrekening hebben wij – in samenhang met onze risicoanalyse – de interne beheersingsmaatregelen binnen de administratieve (financiële) processen geëvalueerd. Onze bevindingen komen in de hierna volgende paragrafen aan de orde.
7.2.
Procesbeschrijvingen Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel van procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. Het is belangrijk om de relevante processen beknopt en overzichtelijk beschreven volgens het ‘6W’-model (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel) of de zogenaamde “kruisjeslijsten”. De procesbeschrijvingen voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Verder zijn er lijncontroles uitgevoerd om het bestaan van de beschreven procedures te onderbouwen.
7.3.
Normen- en toetsingskader De gemeente heeft een normenkader opgesteld. Voor het jaar 2024 heeft dit normenkader een voorlopig karakter. De definitieve vaststelling van de normen voor 2024 zal begin 2025 plaatsvinden wanneer het normenkader 2024-2025 aan de raad wordt voorgelegd.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
13
Een toetsingskader is een relevant document voor de interne beheersing op rechtmatigheid door Dongen. Een toetsingskader bevat alle relevante artikelen/bepalingen uit de (interne en externe) wet- en regelgeving van het normenkader die betrekking hebben op financiële beheershandelingen en die, bij niet-naleving, kunnen leiden tot een financiële rechtmatigheidsfout of rechtmatigheidsonduidelijkheid. Met een adequaat toetsingskader maakt Dongen inzichtelijk aan welke voorwaarden wordt getoetst en kan Dongen zichtbaar maken dat wordt voldaan aan de bepalingen met mogelijke financiële consequenties uit de relevante interne en externe wet- en regelgeving. Wij adviseren u een toetsingskader op te stellen en het toetsingskader vervolgens te vertalen naar de (verbijzonderde) interne controle. Hiermee kan Dongen in het kader van rechtmatigheid zichtbaar vaststellen dat de gemeente aan alle relevante (financiële) bepalingen van de externe wet- en regelgeving uit het normenkader voldoet, inclusief nieuwe wet- en regelgeving.
7.4.
Verbijzonderde interne controle Dongen verricht verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) voor de belangrijkste financiële processen. Deze VIC is voor uw organisatie van belang omdat het inzicht geeft in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan Dongen moet voldoen, voorafgaand aan onze controle. In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de interne beheersing van processen gecontroleerd die van materieel belang zijn voor de jaarrekening van Dongen. Hieronder is opgenomen welke processen wij hebben getoetst tijdens onze interimcontrole: Inkopen inclusief betaalproces Personeelslasten Omgevingsvergunning Subsidieverstrekkingen De VIC-werkzaamheden worden door Dongen op basis van een gedegen risicoanalyse en duidelijke werkprogramma’s uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen die voortkomen uit de verbijzonderde interne controles worden gerapporteerd in afzonderlijke auditrapportages. De bevindingen worden in december gerapporteerd. De kwaliteit van de uitgevoerde VIC voldoet, wij kunnen van deze werkzaamheden goed gebruik maken bij onze externe controle. Wij merken op dat de VIC voor de volgende processen nog niet is uitgevoerd door Dongen en voor onze controle nog niet beschikbaar is.
Dit betekent dat wij de VIC op deze processen tijdens onze interim-controle niet hebben kunnen beoordelen: Europese en nationale aanbestedingen (spendanalyse) Memoriaalboekingen Sociaal domein Grondexploitaties: grond aankopen en -verkopen
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
14
Uitvoering VIC en aanbevelingen Onze focus tijdens onze interim-controle ligt vooral op de vraag of de gemeente: alle processen en posten in beeld heeft die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente (scoping); per proces en per post alle relevante risico’s heeft benoemd die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente; voor alle onderkende relevante risico’s een maatregel van interne beheersing benoemt ter afdekking van deze risico’s; werkprogramma’s opstelt voor de interne controle per proces en per post die van voldoende kwaliteit is om materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen signaleren; de VIC per proces en per post zichtbaar uitvoert in aansluiting met het werkprogramma; de verbijzonderde interne controle toereikend vastlegt en documenteert (achteraf toetsbaar en “reperformbaar”); naar aanleiding van de VIC de juiste, relevante en volledige bevindingen en afwijkingen opmerkt en adequaat documenteert; op basis van de geconstateerde bevindingen en afwijkingen de juiste conclusies trekt; evalueert wat het effect is van de bevindingen en de afwijkingen, evalueert of voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd door de gemeente en evalueert welke aanvullende werkzaamheden voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening nodig zijn door de gemeente.
Wij volstaan met het rapporteren op hoofdlijnen van de belangrijkste bevindingen en/of aandachtspunten over de uitvoering van de VIC-processen over 2024: Er heeft nog geen zichtbare koppeling plaatsgevonden tussen de geïdentificeerde risico’s en de interne beheersingsmaatregelen die getroffen zijn om deze risico’s af te dekken. Het wordt niet altijd zichtbaar gemaakt dat – bijvoorbeeld door een werkprogramma – alle geïdentificeerde risico’s en bijbehorende interne beheersingsmaatregelen (key controls) daadwerkelijk worden getoetst in de VIC. De belangrijkste frauderisico’s zijn beschreven. Deze risico’s worden niet een-op-een vertaald naar de VIC en daarom wordt hierop niet getoetst. Ook in de procesbeschrijvingen (en beheersingsmaatregelen) is dit veelal nog niet opgenomen. Er heeft een zichtbare koppeling plaatsgevonden tussen de geïdentificeerde risico’s en de interne beheersingsmaatregelen die getroffen zijn om deze risico’s af te dekken. Rapporteren over VIC werkzaamheden per proces met conclusies en verbetervoorstellen en afstemming daarvan met de proceseigenaren (hoor & wederhoor) is een ontwikkelpunt. Het bewaken van bevindingen en verbeterpunten relevant voor de kwaliteit van de VIC en voor de rechtmatigheidsverantwoording is een ontwikkelpunt.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
15
Wij adviseren u om deze bevindingen en aandachtpunten te betrekken in de VIC voor de komende perioden. Tot slot melden wij dat Dongen de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden vooral gegevensgericht en achteraf insteekt. Het is belangrijk dat Dongen binnen de processen interne beheersmaatregelen treft: eerstelijns in het primaire proces en tweedelijns in de ondersteunende processen. Het is de ambitie van Dongen dat een aantal processen op termijn volledig procesgericht gecontroleerd kan worden en dat de accountant vervolgens zogenaamde systeemgerichte controles kan uitvoeren. Graag kijken wij met u welke processen gefaseerd in de volgende jaren en daarna hieraan kunnen voldoen.
7.5.
Subsidielasten Met betrekking tot de subsidielasten brengen wij de volgende bevinding onder uw aandacht: Een aandachtspunt is het steekproefsgewijs controleren van de uitvoering van activiteiten met betrekking tot subsidieverstrekkingen onder € 10.000. Deze subsidies worden bij aanvraag, wanneer alle benodigde stukken zijn aangeleverd en de subsidie is toegekend, direct vastgesteld. De verbijzonderde interne controlewerkzaamheden (VIC) controleren alleen of het proces van toekenning juist is verlopen, maar niet of de subsidiabele activiteit daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Wij adviseren u om steekproefsgewijs te controleren of de ontvangen bedragen voor deze subsidies daadwerkelijk zijn gebruikt voor de beoogde doeleinden. Het risico bestaat dat de ontvangen bedragen niet voor de juiste doeleinden worden gebruikt.
7.6.
Memoriaalboekingen Wij hebben vastgesteld dat zowel het opstellen, verwerken als controleren van de memoriaalboeking door dezelfde persoon is uitgevoerd. Dit brengt het risico met zich mee dat er onvoldoende scheiding van functies is, wat kan leiden tot fouten of fraude die niet tijdig worden opgemerkt. Wij adviseren u om de taken van het opstellen, verwerken en controleren van memoriaalboekingen te scheiden en deze door verschillende personen te laten uitvoeren.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
16
7.7.
Inkopen Met betrekking tot het inkoopproces hebben wij een aantal verbeterpunten te melden. Het gaat daarbij vooral om het volgende: Hoewel er startformulieren zijn met betrekking tot inkoop, worden deze momenteel niet gevolgd. Het is aan te bevelen om het gebruik van deze startformulieren te handhaven en te monitoren om een gestructureerd en transparant inkoopproces te waarborgen. In de adviesnota ‘juridisch advies’, waar ook inkoop onder valt, werden voorheen de inkopen tussen de € 2.500 en € 50.000 beoordeeld. Dit wordt nu niet meer uitgevoerd. Hierdoor worden inkopen tussen de € 2.500 en € 50.000 niet meer beoordeeld. Dit zorgt ervoor dat medewerkers inkopen kunnen doen zonder de noodzakelijke controle. Het ontbreken van deze beoordeling kan leiden tot ongecontroleerde uitgaven en mogelijke onrechtmatigheden. Zonder de juiste controlemechanismen kunnen medewerkers aankopen doen die niet in lijn zijn met het beleid of de budgetten van de organisatie, wat kan resulteren in financiële risico's en inefficiënties. Wij hebben verder een steekproef uitgevoerd op de inkoopfacturen. Daarbij zijn door ons de volgende bijzonderheden geconstateerd: Uit de (verbijzonderde interne) controle is gebleken dat van inkoopfacturen nog regelmatig een inkooporder ontbreekt. Het niet gebruiken van een inkooporder bemoeilijkt budgetbewaking.
Overschrijding van een budget kan leiden tot onrechtmatigheden. Het is essentieel om het gebruik van inkooporders te verplichten om budgetoverschrijdingen te voorkomen. Daarnaast raden wij aan om een verplichtingenadministratie in te voeren, zodat inkooporders in het systeem worden geregistreerd en budgethouders inzicht hebben in de uitgezette orders. Daarnaast is uit de (verbijzonderde interne) controle gebleken dat de prestatielevering niet altijd aanwezig is. Het ontbreken van een duidelijke prestatielevering kan leiden tot onrechtmatige betalingen en een gebrek aan transparantie in de financiële administratie. Dit verhoogt het risico op fouten en fraude, omdat er geen bewijs is dat de geleverde prestaties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Het is aan te bevelen om de prestatieleveringen in het systeem verplicht te stellen. De autorisatielijst met betrekking tot de bevoegdheden van de kredietbeheerders die goedkeuren is niet up-to-date. Er staan veel medewerkers op die al uit dienst zijn. De medewerkers die nu de bevoegdheden hebben, staat niet vermeld op de lijst. Het is noodzakelijk om de autorisatielijst regelmatig bij te werken om de bevoegdheden correct te registreren. Bij de documentatie omtrent offertes/opdrachtbevestigingen kwam naar voren dat deze documentatie verwijderd is omdat dit bij een medewerker die uit dienst is in de mailbox zat.
Dat 'verdwijnen van documenten' is een aandachtspunt, mede omdat het verloop vrij groot is. Hoewel er al een systeem is voor het beheren en archiveren van belangrijke documenten, zijn niet alle documenten hierin opgenomen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle belangrijke documenten worden opgenomen in een centrale opslaglocatie of een documentbeheersysteem dat toegankelijk is voor meerdere bevoegde personen. Hierdoor wordt de continuïteit gewaarborgd en kunnen belangrijke documenten altijd worden teruggevonden, ongeacht personeelswisselingen.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
17
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat er veel losse betalingen worden uitgevoerd. Wij adviseren om te onderzoeken of deze betalingen niet via de reguliere batchbetalingen kunnen worden uitgevoerd. Het is echter zo dat één medewerker niet zelfstandig een betaling kan doen in de bankapplicatie. Het risico van het uitvoeren van veel losse betalingen in plaats van via reguliere batchbetalingen is dat het proces inefficiënt en tijdrovend kan zijn. Dit kan leiden tot fouten, zoals dubbele betalingen of gemiste betalingen, en kan ook de controle en het overzicht over de financiële transacties verminderen. Bovendien kan het gebrek aan een gecentraliseerd betalingssysteem de kans op fraude vergroten, omdat er minder toezicht is op individuele betalingen. Het is belangrijk om een gestroomlijnd en gecontroleerd betalingsproces te hebben om deze risico's te minimaliseren. Wij adviseren u om de bovengenoemde aanbevelingen op te volgen. Het is van belang om deze verbeterpunten op korte termijn aan te pakken om toekomstige problemen te voorkomen en de financiële integriteit van de organisatie te handhaven.
7.8.
Uitgaven participatiewet Momenteel wordt er nog gewerkt aan een nieuw kwaliteitszorgsysteem. Dit systeem is nog niet in gebruik genomen, omdat er nog fouten inzitten die een goede werking van het systeem belemmeren. Wel wordt verwacht dat het systeem nog voor boekjaar 2024 in gebruik zal worden genomen. Wanneer dat daadwerkelijk het geval is, evalueren we graag op een later moment nog hoe het controleproces in checkpoint-IC eruit ziet. De interne controlewerkzaamheden zijn nog niet uitgevoerd vanwege ziekte en personeelstekort. Dit probleem zien we de afgelopen jaren vaker terugkomen bij dit proces. De interne controlewerkzaamheden worden hierdoor niet tijdig opgepakt, wat het risico met zich meebrengt dat onjuistheden niet tijdig worden geconstateerd en kunnen worden hersteld. Wij adviseren u om te kijken of de interne controlewerkzaamheden uitgevoerd kunnen worden in overeenstemming met de planning en het controlesysteem, en hieraan prioriteit te geven.
7.9.
Aanbestedingsrechtmatigheid Door middel van een spendanalyse op de crediteuren kan er getoetst worden of opdrachten met een opdrachtwaarde boven de EU-aanbestedingsgrens conform de EUaanbestedingsregels worden aanbesteed. Er heeft geen tussentijdse spendanalyse plaatsgevonden. Wij vragen u de spendanalyse uit te voeren tot en met 2024 en uw conclusies en rechtmatigheidsoordeel op crediteurenniveau hieraan toe te voegen. In overleg met uw organisatie streven wij ernaar om deze begin 2025 (week 5) op te pakken. Wij zullen per aanbesteding toetsen of wij ons kunnen vinden in de conclusies die Dongen per crediteur heeft onderbouwd en getrokken.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
18
7.10.
Inhuur of zzp’er De Wet DBA treedt op 1 januari 2025 volledig in werking, waarbij de Belastingdienst zal toezien op de juiste kwalificatie van arbeidsrelaties. Dit houdt in dat organisaties moeten vastleggen welke personen als inhuur of zzp’er werken en waarom deze personen niet als eigen personeel worden beschouwd. Wij adviseren u om voor 31 december 2024 een volledige inventarisatie te maken om het risico van naheffingen door de Belastingdienst te mitigeren.
7.11.
Treasury statuut We hebben het treasury statuut 2020 doorgenomen. Hierbij hebben we geconstateerd dat er verwijzingen zijn naar documenten en verordeningen die niet meer van toepassing zijn, zoals de financiële verordening 2020. We adviseren u om het treasury statuut te actualiseren, zodat de verwijzingen naar de geldende verordeningen en documenten correct zijn.
8. Naleving wet- en regelgeving, informatieplicht duurzaamheid 8.1.
Informatieplicht energiebesparing De informatieplicht energiebesparing is gekoppeld aan de energiebesparingsplicht uit het Activiteitenbesluit milieubeheer, het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) en het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). De energiebesparingsplicht geldt voor alle ‘drijvers’ die op een locatie meer dan 25.000 m3 gas verbruiken of meer dan 50.000 kWh energie. Op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is hierover nadere informatie te vinden. Heeft u een energiebesparingsplicht, dan moet u hierover ook eens in de vier jaar rapporteren aan het voor uw organisatie bevoegde gezag, zoals gemeente (regulier) of provincie (locaties met een specifieke milieubelastende activiteit). Dit is de informatieplicht. Deze geldt voor het eerst voor het jaar 2023, met als deadline 1 december 2023. Toezicht en handhaving op de energiebesparingsplicht, en de daarbij behorende informatie- en onderzoekplicht, is opgenomen in het basistakenpakket van de omgevingsdiensten. Dit houdt in dat de gemeenten verplicht het mandaat voor toezicht en handhaving aan hun omgevingsdienst moeten geven. De omgevingsdiensten doen daarom voor vrijwel alle locaties de uitvoering van deze taken. Algemene informatie is te vinden op Informatieplicht energiebesparing vanaf 2023 (rvo.nl).
Om verder inzicht te krijgen in de voor een organisatie geldende vereisten is de volgende link handig: Stappenplan Energiebesparing Rapportageplicht. | RVO.nl. Wij adviseren om de informatieplicht van Dongen te onderzoeken en daaraan passende opvolging te geven.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
19
8.2.
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers – op grond van het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit – jaarlijks gegevens bijhouden over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om woon-werk en zakelijke mobiliteit. Werkgevers moeten vervolgens voor 30 juni van het opvolgende jaar (voor het eerst dus voor 30 juni 2025) deze gegevens aanleveren op een digitaal formulier. Het gaat om jaartotalen van gereisde kilometers per vervoermiddel en per brandstofsoort. Het vorenstaande impliceert dat reeds vanaf 1 januari 2024 een aanzienlijke gegevensverzameling moet gaan plaatsvinden1. Voor meer informatie en handreikingen hieromtrent verwijzen wij naar de websites van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en www.co2reductiemobiliteit.nl.
8.3.
Rapportageverplichting in de jaarverslaglegging (CSRD) Vanaf 1 januari 2026 (boekjaar 2025) moeten alle grote ondernemingen (BV’s/NV’s) in Nederland de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) toepassen. Dongen valt niet onder deze categorie. Dit vloeit onder meer voort uit het toepassen van de beslisboom die is opgenomen op de website van de SER:
Hoewel Dongen de CSRD op basis van Europese of Nederlandse wet- en regelgeving niet verplicht hoeft toe te passen, kan ook op andere wijze een verplichting ontstaan tot het rapporteren over duurzaamheid. Denk hierbij vooral aan: informatiebehoefte van ketenpartners die wél moeten voldoen aan de CSRD en daarvoor informatie nodig hebben vanuit toeleveranciers en afnemers (denk aan banken, zorgverzekeraars, leveranciers); informatieverplichting van Dongen, voortvloeiend uit convenanten op het gebied van duurzaamheid waar Dongen onderdeel van uitmaakt; informatiewensen van Dongen, voortvloeiend uit zelf gestelde duurzaamheidsdoelen en de communicatie daarover.
1
De Raad van State heeft op 18 oktober 2023 voorgesteld om de registratieplicht uit te stellen tot 1 juli 2024. Gemeente Dongen
Managementletter 2024
20
Dongen heeft nog geen signalen ontvangen over concrete rapportageverplichtingen vanuit de keten.
8.4.
Overige informatieverplichtingen rond duurzaamheid In de vorige paragrafen zijn de belangrijkste informatieverplichtingen rond duurzaamheid toegelicht. De komende jaren nemen deze verplichtingen toe en voor sommige (soorten) organisaties gelden nu al aanvullende verplichtingen. Wij adviseren om dit regelmatig te onderzoeken, bijvoorbeeld via de website Wetchecker energiebesparing (rvo.nl). Om de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheidsdoelstellingen en -vereisten goed te volgen en onze opdrachtgevers hierbij te ondersteunen, is binnen ons kantoor een Projectteam Duurzaamheid actief. Voor vragen kan via onze algemene contactgegevens altijd een beroep worden gedaan op dit projectteam.
9. Opvolging eerdere aanbevelingen In eerdere managementletters en accountantsverslagen hebben wij geadviseerd over verbeteringsmogelijkheden in de interne beheersingsmaatregelen. De opvolging van een aantal aanbevelingen is nog onderhanden. Hieronder vermelden wij de follow-up door Dongen van de opvolging van de belangrijkste aanbevelingen en adviezen.
Score
Betekenis Aanbeveling / adviespunt opgevolgd. Deels opgevolgd. Genoemde adviespunt is nog ter opvolging. Aanbeveling / adviespunt niet opgevolgd.
Bevinding vorige rapportage(s)
Opvolging in 2024
Status
Inkoop- en betalingen Schriftelijke vastlegging van afspraken en opdrachten, bijvoorbeeld door het via de e-mail bevestigen van de mondeling gemaakte afspraken. Verder geven we in overweging om de archivering van opdrachten te verbeteren.
Dongen wenst overleg met Centric, waardoor informatie over prestatielevering bijvoorbeeld rechtstreeks in het systeem wordt vastgelegd, wat de voorkeur van de organisatie heeft. Uit de detailcontroles blijkt dat dit een aandachtspunt blijft.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
21
Bevinding vorige rapportage(s)
Opvolging in 2024
Uitvoeren van toetsing op daadwerkelijke zorglevering (prestatielevering)
Er is een nieuwe methode ontwikkeld om bij herindicatie van PGB-trajecten te controleren of de zorg daadwerkelijk is geleverd. Deze methodiek zal binnenkort binnen het team worden geïntroduceerd. Zodra de werkzaamheden zijn uitgevoerd, gedocumenteerd en beoordeeld, raden wij u aan deze met ons te delen.
Status
PGB’s
Grondexploitatie Veel werkzaamheden liggen in één hand. Wij adviseren onafhankelijke toetsing uit te laten voeren op de kostenramingen en grondexploitatiebegrotingen van de twee genoemde complexen.
De gemeente heeft een position paper opgesteld waarin is vastgelegd hoe een onafhankelijke beoordeling van de parameters is uitgevoerd. Er wordt uitgezocht welke mogelijkheden de gemeente ziet om een onafhankelijke toetsing te laten uitvoeren.
Personeels- en salarisproces De beheersmaatregelen in het personeels- en salarisproces zijn in grote lijnen op orde. We willen echter aanvullend aanbevelen om een volledigheidscontrole uit te voeren met betrekking tot de uitdienstdatum van medewerkers, waarbij gelet wordt op het risico van "dead men on the payroll." Wij adviseren daarom dat passende maatregelen worden genomen om dit risico te minimaliseren en dit ook vast te leggen in de procesbeschrijving.
Gemeente Dongen
Er worden controlewerkzaamheden uitgevoerd, maar deze zijn nog niet opgenomen in de procesbeschrijving. Bij het bijwerken van de procesbeschrijving wordt toegevoegd dat de uitdienstdatum in Profit wordt gecontroleerd. Wij raden u aan de procesbeschrijving bij te werken en de controles consequent uit te voeren.
Managementletter 2024
22
Bevinding vorige rapportage(s)
Opvolging in 2024
Status
Subsidiebaten In het huidige proces is vastgesteld dat de Dit is nog niet uitgevoerd. Wij ontvangen subsidies niet altijd worden raden u aan de aanbeveling in geregistreerd in het subsidieregister. 2025 op te pakken. Deze tekortkoming brengt het risico met zich mee dat de ontvangen subsidies uit het oog worden verloren, wat potentiële financiële risico's met zich meebrengt. Het gebrek aan een adequaat beheerssysteem voor subsidieadministratie kan resulteren in het mislopen van subsidies en onnauwkeurige financiële rapportage. Wij adviseren u om de procedure te verfijnen door de (te) ontvangen subsidies zorgvuldig en tijdig in het subsidieregister te registreren. Dit zal resulteren in een versterkte financiële controle. Subsidielasten Het is van belang dat de subsidieontvanger de toekenning besteedt conform het doel. In gevallen waarin de verleende subsidie € 50.000 of meer bedraagt, zijn er specifieke voorschriften van toepassing zoals beschreven in de verordening. Het is van belang dat de gemeente actief toezicht houdt om te verzekeren dat de subsidieontvanger aan deze verplichtingen voldoet, de vereiste rapportages indient en de benodigde controleverklaring verstrekt.
Dit is nog niet uitgevoerd. Wij raden u aan de aanbeveling in 2025 op te pakken.
Wij adviseren u om de monitoring op de verstrekte subsidies en de daarmee samenhangende verplichtingen te verbeteren bijvoorbeeld met behulp van een subsidieregister op de verstrekte subsidies.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
23
10.
Vooruitblik (controle) jaarstukken 2024 U streeft ernaar de jaarstukken 2024 op 22 april 2025 (week 17 ) aan te bieden voor onze controle. Van belang is dat er bij de start van de jaarrekeningcontrole een complete set van jaarstukken met onderliggend jaarrekeningdossier aanwezig is. Januari 2025 verstrekken wij de lijst met op te leveren informatie en documenten voor het jaarrekeningdossier 2024. Met betrekking tot het opstellen en de accountantscontrole van de jaarstukken 2024 noemen wij verder nog de volgende algemene aandachtspunten en aanbevelingen: Evalueer en bespreek tijdig met ons de te verwachten (andere) bijzondere posten in de jaarrekening die het eigen vermogen en/of resultaat substantieel kunnen beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan voorzieningen en schulden die gerelateerd zijn aan personeelskosten en andere bijzondere schattings- en waarderingsvraagstukken. Evalueer en bespreek tijdig met ons eventuele bijzonderheden met betrekking tot de naleving van de WNT. Inventariseer de vereiste subsidieverantwoordingen over 2024, de bijzonderheden daarbij en de vereiste accountantsproducten daarbij, zodat de werkzaamheden hiervoor tijdig kunnen worden afgestemd. Bij de interim-controle hebben wij de verbijzonderde interne controle over het grootste deel van 2024 gecontroleerd.
Wij hebben afspraken gemaakt over de door u te voeren werkzaamheden op de verbijzonderde interne controle over de resterende periode van 2024.
11.
Slot Wij adviseren om de in dit verslag opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Uiteraard zijn wij graag bereid om nader van gedachten te wisselen over onze aanbevelingen en specifieke oplossingsrichtingen. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter een goed beeld te hebben gegeven van onze bevindingen en aanbevelingen bij de controle van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen.
Gemeente Dongen
Managementletter 2024
24