RIB 25-19 Planning en Control cyclus 2025

RAADSINFORMATIEBRIEF Nummer

25-19

Datum

24 februari 2025

Onderwerp

Planning en Control cyclus 2025

Portefeuillehouder I.H.C. Jansen

Aan de gemeenteraad van Dongen, Inleiding: Planning & Control-cyclus is de kapstok in de planvorming- en uitvoering De Planning & Control-cyclus, ook wel P&C, is een jaarlijks terugkerende cyclus. Met als doel: het beheersen van het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente Dongen. De cyclus geeft inzicht in de doelstellingen van onze gemeente, maakt duidelijk of we deze ook bereiken en welke middelen daarvoor financieel nodig zijn. Met de P&C-cyclus reflecteren we meerdere keren per jaar. Aan het eind van de cyclus wordt verantwoording afgelegd over het gerealiseerde resultaat. P&C vervult daarmee een belangrijke rol in de informatievoorziening en verantwoording van college naar raad.

De P&C-cyclus bij de gemeente Dongen bestaat uit diverse producten die in drie jaarlagen zijn op te splitsen in het kalenderjaar 2025: 2024: Het voorgaande jaar: de jaarrekening, als afsluiting van de P&C-cyclus 2024 2025: Het lopende jaar: de 1e – en de 2e bestuurlijke rapportage als bijstelling op de begroting 2025 en aansluitend op de eindverantwoording in de jaarrekening 2025 2026: Het komende jaar: de kadernota als kaderstelling voor de begroting 2026 en de programmabegroting 2026 Het cyclische karakter leent zich voor een continue verbetering Het jaarlijks karakter van de P&C-cyclus leent zich voor het continu verbeteren van zowel het proces (Plan Do Check Act methodiek) als ook de producten. De afgelopen jaren is de planning van de producten aangepast. Ook is er geïnvesteerd in een verdere verbetering van de leesbaarheid van de producten. Zo is bij elk beleidsthema

onderscheid gemaakt tussen concrete en strategische doelstellingen (het hoger liggende doel binnen een thema). De beleidsdoelstellingen zijn vertaald in activiteiten (wat gaan we daarvoor doen?), beleidsindicatoren en beleidsrisico’s. Ook voor de komende jaren blijven we onderzoeken hoe we de P&C-cyclus verder kunnen verbeteren. Afstemming met het Presidium Het presidium heeft op 10 februari 2025 een memo van het college over de P&C cyclus besproken. De wensen en wijzigingen vanuit het presidium zijn verwerkt in deze informatiebrief en in de planning, met uitzondering van het verzoek van het presidium om de aanleverdatum van de begroting 2026 te vervroegen van 1 oktober naar 24 september. Onze huidige inschatting is dat dat niet kan, maar uiteraard doen wij ons uiterste best om de begroting zo dicht mogelijk op 24 september aan te leveren.

Veranderingen in de P&C-cyclus 2025 In bijlage 1 is de jaarplanning van 2025 in beeld gebracht. In vergelijking met het afgelopen jaar zijn er diverse veranderingen doorgevoerd. De belangrijkste wijzigingen zijn: •

•

• •

•

•

De jaarrekening 2024 is een afsluiting van de P&C-cyclus 2024. De jaarrekening past in de reguliere vergadercyclus maar kent een afwijkend aanlevertijdstip i.v.m. de controle door de accountant. De kadernota 2026 kent een zelfstandig proces en staat los van de 1e bestuurlijke rapportage. De kadernota wordt in een aparte raadsvergadering behandeld en wordt niet in de commissies geagendeerd. Voor technische vragen over de kadernota is een aparte beeldvormingsavond gepland. De kadernota is het eerste P&C product 2026 en is de leidraad voor de opmaak van de Begroting 2026. De begroting 2026 komt tot stand door de input uit de kadernota, de impact van de meicirculairen en de drie O-ontwikkelingen (onvoorzien, onvermijdbaar en onoverkomelijk). De begroting wordt, net als de kadernota, in een aparte raadsvergadering behandeld. Het aanlevertijdstip is afwijkend, maar verder volgt de begroting de vergadercyclus via de commissies. Voor technische vragen is een aparte beeldvormingsavond gepland. Er is geen schriftelijke vragenronde meer voor kadernota en begroting. Het merendeel van de vragen kan mondeling op de beeldvormingsavonden worden toegelicht. Uiteraard blijft de mogelijkheid om bij de meer complexere vragen aansluitend schriftelijk te beantwoorden.

De tot nu toe gebruikelijke extra rapportages (monitor sociaal domein, grondexploitatie, onderwijshuisvesting) sturen we niet meer met de P&C-

•

producten mee. De informatie die noodzakelijk is voor verantwoording en besluitvorming is verwerkt in het P&C-product. De rapportages worden via een Raadsinformatiebrief aan de raad aangeboden. Er is geen voor- en najaar-pakket P&C meer waarbij meerdere documenten gebundeld naar de raad gaan.

Impact nieuw vergaderstelsel De raad heeft met ingang van 2025 een nieuw vergaderstelsel ingevoerd met een commissiestructuur. Het proces van de kadernota vraagt om een integrale behandeling van de raad in een aparte raadsvergadering. Dit brengt wel een risico met zich mee dat de kadernota 2026 na vaststelling nog beïnvloed kan worden door amendementen bij de besluitvorming van de 1e bestuurlijke rapportage. Het nieuwe proces van behandeling heeft impact op hoe het college de Planning & Control systematiek hierop kan laten aansluiten. De eerste bestuurlijke rapportage is voor 2025 gericht op de ontwikkelingen tot 1 maart 2025. Dit was in de voorgaande jaren 1 april van het jaar. De prioriteit in de 1e bestuurlijke rapportage is om de vastgestelde begroting 2025, met de kennis van nu, bij te stellen naar een geactualiseerde verwachting voor 2025.

Meicirculaire: belangrijke factor in het proces Voorgaande jaren is de meicirculaire als een RIB naar de raad verstuurd en is het effect meegenomen in de begroting. Dit proces leende zich hiervoor omdat er sprake is van een cyclisch proces. Ook in 2025 zullen we dit op deze wijze toepassen. De meicirculaire 2025 zal nadere duiding voor 2026 en volgende jaren met zich meebrengen. De kadernota 2026 is losgekoppeld van de 1e bestuurlijke rapportage en gaat meer over kaders en strategische uitwerkingen en de meicirculaire is een belangrijke factor in dit proces. Het college zal u, na het verschijnen van de meicirculaire, zo spoedig mogelijk informeren over de effecten. Dit kan tot gevolg hebben dat tussen de kadernota en het begrotingsproces aanvullende taakstellingen in beeld gebracht moeten worden. Wij vragen uw begrip en medewerking mocht dit in september tot een aanvullende kaderstelling leiden. U mag van het college verwachten dat u tijdig in het proces geïnformeerd wordt.

Tot slot Wij realiseren ons dat de vernieuwde aanpak ook voor u als raad betekent dat u tijd nodig heeft om er vertrouwd mee te raken. We zien echter ook duidelijke voordelen. De besproken wijzigingen stellen u en ons in staat om de kaderstellende rol van de raad per P&C-product meer aandacht te geven. Tevens versterkt deze aanpassing van de P&Ccyclus de verantwoordende taak van het college waardoor de raad zijn controlerende taak kan versterken.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Het college van burgemeester en wethouders,

Dr. G.W. Goedmakers

Ir. J.C. Slagboom

Secretaris

Burgemeester