RIB 24-44 Voortgangsmonitor Interne Beheersing juni 2024

Aan de raadsleden Dongen, 11 juni 2024 Uw kenmerk Zaaknummer RIB nr. Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : 2024-150801 : :3 : Joost van Boekel, concerncontroller : Voortgangsmonitor Interne Beheersing 2024

Geachte raadsleden, Met deze raadsinformatiebrief (RIB) informeren we u over de voortgang Interne Beheersing juni 2024 als onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeente Dongen. Interne beheersing omvat het geheel aan maatregelen dat wordt ingezet om de gestelde doelen van de organisatie te halen, binnen de gestelde randvoorwaarden, zoals kosten, naleving van gemaakte afspraken en geldende procedures. Deze RIB bevat drie bijlagen. Periodiek Sinds begin 2021 informeren we u periodiek over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing. Dit doen we bij de oplevering van de managementletter (januari) en het accountantsverslag (juni). In de voortgangsmonitor geven we een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. Het actuele overzicht is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. Accountant In april en mei 2024 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de jaarrekeningcontrole bij de gemeente Dongen uitgevoerd. In het accountantsverslag rapporteert de accountant over de geconstateerde bevindingen en adviseert ze de gemeente over mogelijke verbeteringen. Het concept-accountantsverslag is op 10 juni 2024 besproken in de Financiële Commissie.

Het concept verslag is als bijlage 2 bij dit aanbiedingsdocument gevoegd; bijlage 3 is de concept controleverklaring. De definitieve documenten worden door Verstegen verstrekt na vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad. Reflectie Hoewel er in het accountantsverslag ook enkele bevindingen rondom de interne beheersing staan, geeft het verslag vooral reflectie op de jaarrekening van de gemeente Dongen, zoals de financiële positie, verslaggevingsaspecten en het proces van de accountantscontrole. Indien in het accountantsverslag op een domein geen bevindingen zijn opgenomen, zijn de bevindingen uit de managementletter 2023 weergegeven (aangeduid met ‘Managementletter’). Per bevinding is – waar van toepassing – een reactie met actuele status en prioritering vermeld. Overall beeld accountantsverslag De periode na de voorgaande rapportage (januari 2024) heeft hoofdzakelijk in het teken gestaan van de voorbereiding op en totstandkoming van de jaarrekening 2023. Aanbevelingen en verbeteracties die direct gericht waren op het jaarrekeningproces en de daaropvolgende accountantscontrole zijn met voorrang opgepakt. De jaarrekening 2023 is de eerste jaarrekening waarin het college zelf een oordeel over de rechtmatigheid van de financiële handelingen van de gemeente heeft opgenomen. Ook dit bracht de nodige aanvullende en nieuwe werkzaamheden met zich mee.

Goedkeurend oordeel Het accountantsverslag van de accountant, naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2023, laat een positief beeld zien. De accountant geeft een goedkeurend oordeel over de jaarrekening 2023. Daarnaast laat het stoplichtenoverzicht ‘Gemeente Dongen in Beeld’ dat de accountant standaard opneemt in het accountantsverslag een positief beeld zien. Van de 13 onderdelen krijgen er 8 de codering groen: Geen noemenswaardige bevindingen. Op 2 onderdelen geeft de accountant aan dat er geen tekortkomingen zijn, maar wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten. Vermogenspositie Enkel de vermogenspositie (solvabiliteit) en de verantwoording van de SiSa-regelingen krijgen de kleurcodering oranje: beperkte tekortkomingen en/of bijzondere aandachtspunten. De accountant ziet aandachtspunten bij de lage omvang van het eigen vermogen. Dit is bekend bij zowel uw raad als het college. De afgelopen jaren is reeds een sterke verbetering opgetreden in de solvabiliteit: van 9,9% in 2019 naar 19,8% in de jaarrekening 2023. Dit betekent de kritieke grens van 20% hiermee veel sneller dan verwacht in zicht komt. SiSa-verantwoording Met betrekking tot de verantwoording van de SiSa-regelingen (Single Information, Single Audit, de zogenaamde specifieke uitkeringen van de rijksoverheid) zijn we de laatste jaren in forse groei in de aantallen en omvang van de regelingen.

Begin 2024 hebben we het interne proces rondom de aanvraag, monitoring en verantwoording van de regelingen gestroomlijnd, waardoor dit in de toekomst naar verwachting soepeler verloopt. Tegelijkertijd hebben de formerende partijen in hun onderhandelaarsakkoord opgenomen dat alle specifieke uitkeringen (met een efficiencykorting van 10%) worden overgeheveld naar het gemeentefonds. Dat betekent dat alle verantwoordingsvereisten rondom deze regelingen komen te vervallen. Rechtmatigheidscontrole Zoals aangegeven is deze jaarrekening 2023 de eerste waarin het college zelf een rechtmatigheidsoordeel heeft opgenomen. Tot op heden was het de accountant die de rechtmatigheid van de financiële handelingen van de gemeente beoordeelde. Het gaat daarbij om de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, de begrotingsrechtmatigheid en de juiste naleving van de Europese aanbestedingsregels. Met de vaststelling van de Financiële Verordening in juni 2023 en de vaststelling van het normenkader rechtmatigheid in februari 2024 heeft uw raad de kaders waarbinnen het college tot dit oordeel moet komen, vastgesteld. Het college heeft in de jaarrekening geconcludeerd dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grenzen.

De door het college geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen vallen binnen de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 1% van de lasten. De accountant heeft in haar verslag aangegeven een goedkeurende verklaring voor de getrouwheid opgenomen, wat inhoudt dat zij de conclusie van het college ondersteunen.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester,

Dr. G.W. Goedmakers

Ir. J.C. Slagboom