RIB 24-41 Start onderzoek externe communicatie en participatie

Aan de raadsleden

Dongen, 12 juni 2024

Uw kenmerk Zaaknummer RIB nr. Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr.

: : : : : :

Start onderzoek externe communicatie en participatie Sebastiaan Stolk

Geachte raadsleden, In het Coalitieakkoord 2022-2026 wordt beschreven dat inwoners van gemeente Dongen vooraf (meer) betrokken willen worden bij de beleidsvorming van de gemeente. Daarnaast is achteraf communiceren over de opbrengst, een terugkoppeling over de verwerking van de input en een juiste argumentatie om de keuzes te verdedigen ook een grote wens die leeft. Er doet zich de opgave voor om dit goed vorm te geven en in te spelen op de behoeften die bij inwoners spelen. Daarbij is een ambitie geformuleerd: Met een onderzoek naar de externe communicatie van de gemeente brengen we, samen met de inwoners, de verbeterpunten in beeld. Dit leidt tot een actieplan om te komen tot een verbeterde dialoog en (externe) communicatie. Met deze raadsinformatiebrief willen wij u op de hoogte brengen van de voorbereiding van het onderzoek. Voor het uitvoeren van het onderzoek is een opdracht uitgezet bij onderzoeksbureaus. In deze brief leest u het doel, de doelstellingen en het gewenste resultaat van dit onderzoek. Doel van het onderzoek Externe communicatie is essentieel voor ons als gemeente omdat het helpt bij het opbouwen van een sterke relatie met de samenleving, het vergroten van begrip en betrokkenheid en het bevorderen van een open en transparante overheid.

Het doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in: - hoe de gemeente Dongen momenteel communiceert met externe doelgroepen, zoals inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden à nulmeting; - hoe inwoners van de gemeente Dongen zich (beter) gehoord kunnen voelen; - hoe inwoners van de gemeente Dongen de gemaakte keuzes van de gemeente (beter) kunnen begrijpen; - hoe (en of) inwoners van de gemeente Dongen betrokken willen worden bij het beleid; - en om te bepalen hoe we onze communicatie kunnen optimaliseren.

Doelstellingen - Inventariseren van de huidige communicatiemiddelen en -kanalen die de gemeente Dongen gebruikt voor externe communicatie; - Inventariseren in welke mate aan participatie wordt gedaan door de gemeente; - Verzamelen van feedback van inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden over onze huidige communicatie; - Analyseren van de effectiviteit van onze huidige communicatiestrategie en -boodschappen; - Uitvoeren van een stakeholderanalyse om te bepalen welke externe doelgroepen belangrijk zijn en hoe zij het liefst geïnformeerd willen worden; - Vergelijken van onze communicatie met best practices en benchmarks in de sector. Resultaat Na het onderzoek is gemeente Dongen in het bezit van een gedetailleerd onderzoeksrapport met bevindingen en aanbevelingen voor verbeteringen op het gebied van communicatie en participatie.. Daarnaast ontvangen we concrete actiepunten en implementatiestrategieën om de aanbevelingen in de praktijk te brengen. Planning - Periode van onderzoek: juni t/m juli 2024, week 23 t/m week 31 - Definitieve rapport + plan van aanpak: september 2024, week 36 De resultaten zullen via een RIB gedeeld worden met de raad. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De loco-secretaris,

De burgemeester,

drs R.G.J. Ehlen MIM

M.C. Bakermans