RIB 24-40 - Bijlage 1 - Rapport evaluatie BSA

Evaluatie Binnensportaccommodaties Dongen

Dongen, april 2024

2

1. Inleiding en onderzoeksopzet In de aandeelhoudersvergadering van De Vennen van 8 mei 2023 is afgesproken op korte termijn de evaluatie van Binnensportaccommodaties Dongen (vanaf nu: BSA) op te starten. Per 1 januari 2018 is het beheer en de exploitatie van de vijf binnensportaccommodaties overgedragen vanuit de gemeente naar De Vennen. Het gaat hierbij om sporthal De Salamander en vier gymzalen: Kelly van Zon zaal, De Gaasjes, De Wiel en De Otterdonk. De BSA is daarbij als dochtermaatschappij opgenomen in de holding van De Vennen. In de exploitatieovereenkomst is afgesproken de constructie na 5 jaar te evalueren. In overleg met de BSA is daarop een viertal onderzoeksvragen geformuleerd: 1. Zijn de oorspronkelijke doelstellingen bereikt? Ervaren beide partijen voldoende meerwaarde? 2. Is de gekozen constructie het meest passend bij hetgeen beide partijen willen bereiken? 3. Is de hoogte van de exploitatiebijdrage voldoende om de lasten te bekostigen? 4. Is de hoogte van de onderhoudsbijdrage voldoende om de onderhoudslasten te bekostigen? Voor de zomer van 2023 zijn de gemeente Dongen en de BSA gestart met de uitvoering van de evaluatie. Hierbij zijn de geformuleerde onderzoeksvragen door medewerkers van beide organisaties besproken.

Na behandeling van de eerste onderzoeksvraag is een tijdelijke afslag genomen, waarbij door beide partijen is verkend of een doorontwikkeling van de BSA richting een Sportbedrijf een kansrijke mogelijkheid is. Na deze verkenning is eind 2023 geconcludeerd dat dit binnen de Dongense situatie geen haalbare optie is (collegebesluit d.d. 16 januari 2024). Begin 2024 is de evaluatie daarop opgepakt vanaf de tweede onderzoeksvraag. Deze evaluatie is door zowel het college als de Raad van Commissarissen van Beheersmaatschappij De Vennen vastgesteld. In dit rapport wordt in ieder hoofdstuk één van de onderzoeksvragen behandeld. Na een korte uiteenzetting van de zienswijze van beide partijen, wordt ieder hoofdstuk afgesloten met enkele aanbevelingen. De zienswijzen worden op beknopte wijze weergegeven. Tijdens de evaluatie zijn uitgebreidere documenten en bevindingen uitgewisseld en vastgelegd. Voor dit rapport wordt volstaan met de hoofdlijnen.

3

2. Meerwaarde BSA voor beide partijen De eerste onderzoeksvraag luidt: Zijn de oorspronkelijke doelstellingen bereikt en ervaren de partijen voldoende meerwaarde? Oorspronkelijke doelstellingen Hoewel in de formele stukken (zoals de exploitatieovereenkomst) weinig is vastgelegd over de exacte, beoogde doelstelling van de overdacht van het beheer en de exploitatie, is via gespreksverslagen en uit het collectieve geheugen wel te achterhalen wat werd beoogd. Hoofddoelstelling vanuit de gemeente was continuïteit van het beheer en de exploitatie. De gemeentelijk medewerker die verantwoordelijk was voor deze taken ging met pensioen en men vond de uitvoering van deze taak niet meer bij de gemeente passen en wilde daarom deze taak bij voorkeur buiten de gemeente plaatsen. Vanuit De Vennen is aangegeven dat het overnemen van deze taken zou moeten leiden tot een uitdaging, door bijvoorbeeld verbetering van de processen (op beheer en exploitatie) en de financiën (het realiseren van positieve resultaten door kostenbesparingen). Daarnaast was de verwachting dat het samenvoegen van de exploitatie en het beheer met de bestaande activiteiten van De Vennen tot een maatschappelijke meerwaarde zou leiden, zodat de rol van De Vennen als partner in het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van sport versterkt zou worden.

Bevindingen gemeente Dongen • Op het gebied van het beheer en de exploitatie is de gemeente tevreden over hoe de afgelopen jaren zijn verlopen. Het acute (capaciteits)probleem dat in 2017 bestond is opgelost. Met De Vennen is bovendien een betrouwbare en professionele partij gevonden, die reeds bekend was met de manier van werken bij de gemeente. • Het proces rondom het beheer en de exploitatie van de accommodaties is verbeterd en er is een helder overzicht van de financiën ontstaan. • De samenwerking tussen de BSA en de verenigingen verloopt over het algemeen goed, al is het door de gekozen constructie voor de gemeente soms lastig om een rol te pakken bij strubbelingen. Formeel is de gemeente dan namelijk geen partij. • Het is niet vastgelegd en daarmee niet duidelijk welke resultaten de BSA moet realiseren voor de bijdrage die ze ontvangen. • De gemeente constateert dat de samenwerking (nog) niet heeft geleid tot beleidsinhoudelijke voordelen. De meerwaarde op sportinhoudelijk vlak is beperkt. De BSA/Vennen is niet altijd aanwezig bij inhoudelijke bijeenkomsten. • Er is geen duidelijke communicatielijn tussen de gemeente en de BSA. Dossiers (zowel op sportinhoudelijk als governancevlak) zijn bij verschillende medewerkers binnen de gemeente belegd, waardoor een totaaloverzicht ontbreekt.

Bevindingen BSA • De activiteiten beperken zich in hoofdzaak tot de verhuur van sportzalen. Nieuwe activiteiten zijn vanwege beperkende regels met betrekking tot commerciële huur niet mogelijk. • Met de meeste verenigingen is er wederzijds goed contact. Dit contact gaat echter hoofdzakelijk over de verhuur, waardoor van een verdieping van het contact niet of nauwelijks sprake is. Doordat de taak beperkt is gebleven tot verhuur is ook van samenwerking met verenigingen weinig sprake. 4

• • •

Het resultaat is nagenoeg niet beïnvloedbaar. De inkomsten worden bepaald door de gemeente en de uitgaven zijn inmiddels zo optimaal mogelijk. De BSA is afhankelijk van veel verschillende en wisselende ambtenaren voor diverse onderwerpen. De Vennen heeft onvoldoende managementpersoneel beschikbaar voor het exploiteren en beheren van de BSA. Na de wijziging binnen de directie zit alle kennis bij één persoon, waardoor de BSA onevenredig belastend is binnen de directietaken.

Gezamenlijke uitgangspunten • Zowel gemeente als de BSA zouden graag meer aan de voorkant van het beleid komen, zodat we gezamenlijk nog meer in kunnen zet op sport, bewegen en preventie. Dit voorkomt dat ad hoc afstemming moet worden gezocht op lopende ontwikkelingen. • De verwachting is dat de invulling van de ‘nieuwe’ regeling voor combinatiefunctionarissen kan bijdragen aan het leggen van meer verbindingen. • Er moet voldoende capaciteit zijn en helderheid over ieders rol en taken. • Een nieuwe constructie zoals een sportbedrijf is niet nodig, het gaat om het versterken van de positie van de BSA, zodat het haar taak goed kan uitvoeren. • De optie om in de toekomst ook te kijken naar buitensport wordt meegenomen, maar heeft geen prioriteit. Aanbevelingen • Er moet bij de BSA iemand bij die aanspreekpunt wordt voor verhuur, onderhoud en roosters van de binnensportaccommodaties. Ook zal diegene meer lijntjes moeten leggen naar het gemeentehuis, scholen en verenigingen zodat er kansen opgepakt kunnen worden tot betere samenwerking en nieuwe projecten. Ook aan de kant van de gemeente dient er voor de BSA één aanspreekpunt te zijn. • Betere communicatie, kortere lijntjes met de gemeente. Zoals een periodiek overleg, waarbij afhankelijk van de onderwerpen die op de agenda staan verschillende medewerkers vanuit de gemeente aansluiten.

Opgemerkt wordt dat de capaciteit bij de beleidsadviseurs op het gemeentehuis hier niet op is ingericht; ook daar vraagt dit om capaciteitsuitbreiding.

5

3. De samenwerkingsconstructie De tweede onderzoeksvraag luidt: Is de gekozen constructie het meest passend bij hetgeen beide partijen willen bereiken? Gekozen samenwerkingsconstructie In 2016 zijn de gemeente en De Vennen met elkaar in gesprek gegaan over het overnemen van de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties. De gemeente was op dat moment al (100%) eigenaar van De Vennen (beheersmaatschappij). Om uitvoering te geven aan de nieuwe taken is een nieuwe BV opgericht, te weten Binnensportaccommodaties Dongen BV. De beheersmaatschappij, waarvan de gemeente de aandeelhouder is, fungeert hierbij als moedermaatschappij van deze BV. De BSA kwam hiermee op enige afstand te staan van de gemeente. Tussen de gemeente en de BSA werd een exploitatieovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst zijn bepalingen opgenomen over de verplichtingen van de exploitant, de exploitatiebijdrage die de exploitant ontvangt, de inventaris en het onderhoud.

Grof samengevat komen de verplichtingen neer op: - Zorgdragen voor openstelling, verhuur en beschikbaarstelling van de accommodaties; - Het beheren en exploiteren van de accommodaties; - Het hanteren van de tarieven die de gemeente vaststelt; - Eén keer per jaar overleg voeren met de gebruikers en huurders van de zalen; - Uitvoeren exploitatie en beheer volgens geldende wet- en regelgeving; - Eén keer per jaar overleg voeren met de gemeente over de uitvoering van de overeenkomst. Daarnaast is een huurovereenkomst afgesloten, waarbij de BSA de sportaccommodaties huurt van de gemeente. Bevindingen Samenwerkingsconstructie • Gezien de constructie die reeds bestond met De Vennen (gemeente als enige aandeelhouder van de BV), is de gemaakte keuze om de beheer- en exploitatieactiviteiten onder te brengen in een BV logisch. In de praktijk leidt dit niet tot nadelen. • De afspraken die in de overeenkomst zijn gemaakt zijn erg hoogover, zoals dit ook passend is voor een overeenkomst. Het ontbreekt echter aan een nadere verantwoordelijkheidsverdeling, waardoor bijvoorbeeld bij geschillen tussen verenigingen en de BSA onduidelijk is wie welke rol heeft. Er is wel een demarcatielijst opgesteld met daarin de verantwoordelijkheden voor zowel gemeente als BSA ten aanzien van het onderhoud.

• Anders dan bij bijvoorbeeld subsidieontvangers, worden geen nadere afspraken gemaakt over de (inhoudelijke) resultaten en prestaties die de BSA dient te realiseren in ruil voor de exploitatiebijdrage. Bij vergelijkbare situaties maakt de gemeente vanuit haar rol als opdrachtgever (jaarlijks) afspraken met de ontvanger over gewenste prestaties zoals klanttevredenheid en het gewenste onderhoudsniveau. • Bij andere gemeentelijke panden (zoals de Cammeleur) ligt de verantwoordelijkheid voor het vaststellen van de tarieven bij de beheerder. Wel geeft de gemeente in algemene zin de kaders waarbinnen de tariefstelling moet passen. • In de overeenkomst zijn de panden waarover de BSA het beheer en de exploitatie voert benoemd. Er is niets vastgelegd over situaties waarin accommodaties worden gesloopt of nieuwe accommodaties worden toegevoegd. Met het oog op de IKC-vorming in Dongen en 's 6

•

Gravenmoer en de impact die dat heeft op de binnensportaccommodaties is dit niet toekomstvast. Er vindt jaarlijks een aandeelhoudersvergadering plaats, maar het onderwerp binnensportaccommodaties komt hierbij beperkt aan de orde. Daarnaast vindt op ad hoc basis overleg plaats indien dat nodig is. Er wordt echter niet voldaan aan de afspraak om minimaal een keer per jaar overleg te hebben over de uitvoering van de overeenkomst.

Aanbevelingen - Werk de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente en BSA nader uit, zodat beide partijen weten wat van elkaar verwacht mag worden. Vanuit de gemeente dienen heldere kaders/spelregels te worden opgesteld ten aanzien van de verhuur van zalen. - Maak jaarlijks afspraken over de te verwachten prestaties of te behalen doelstellingen van de BSA. Het gaat dan bijvoorbeeld om de klanttevredenheid of het onderhoudsniveaus. Op die manier is – ook binnen de bestaande constructie – helder wat de BSA levert voor de jaarlijkse exploitatiebijdrage. - Werk een jaarlijkse overlegstructuur uit, waarbij in ieder geval plek is voor één aandeelhoudersvergadering (vaststelling jaarrekening) en één informeel overleg over De Vennen als geheel. Plan daarnaast één jaarlijks overleg dat specifiek gaat over de uitvoering van de overeenkomst van de BSA. Voer daarnaast een periodiek overleg in voor de bespreking van actuele zaken (zie ook de aanbeveling bij onderzoeksvraag 1). - Schrap de rol van het college als vaststeller van de huurtarieven voor de zalen. De BSA stelt deze zelf vast op basis van een samen overeengekomen indexcijfer. - Maak afspraken over de nieuwe accommodaties in de op te leveren IKC’s. Bepaal bij wie het eigenaarschap voor deze accommodaties ligt, wie verantwoordelijk is voor het onderhoud en de exploitatie.

Vertaal dit door naar onderliggende (financiële) afspraken.

7

4. De exploitatiebijdrage De derde onderzoeksvraag luidt: Is de hoogte van de exploitatiebijdrage voldoende om de lasten te bekostigen? Totstandkoming en ontwikkeling exploitatiebijdrage In de exploitatieovereenkomst is de hoogte van de exploitatiebijdrage voor het jaar 2018 bepaald op € 351.500. De exploitatiebijdrage bestaat uit twee delen: een deel bedoeld voor het beheer en de exploitatie van de binnensportaccommodaties en een deel voor het onderhoud en de inventaris (zie hoofdstuk 5). Deze exploitatiebijdrage is initieel bepaald door de budgetten die destijds binnen de gemeente gemoeid waren voor het onderhoud en de exploitatie van de accommodaties. Daarnaast is in de bijdrage een vergoeding opgenomen voor de detachering van enkele gemeentelijke medewerkers en een compensatie voor de horecahuur. In de overeenkomst is aangegeven dat de bijdrage jaarlijks wordt geïndexeerd op basis van de indexering CBS. Daarnaast is opgenomen dat de gemeente onder geen enkele omstandigheid gehouden is een aanvullende bijdrage toe te kennen gedurende het lopende boekjaar. Met andere woorden: van de BSA wordt verwacht tegenvallers binnen de exploitatie op te vangen of deze ten laste te laten komen van het eigen vermogen. Ten slotte is in de overeenkomst bepaald dat de bijdrage eens in de vijf jaar opnieuw wordt vastgesteld.

In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de exploitatiebijdrage over de jaren 2018-2023 opgenomen. Tevens is inzichtelijk gemaakt wat het jaarlijkse financieel resultaat van de BSA is geweest en hoe het eigen vermogen zich heeft ontwikkeld. Tabel exploitatiecijfers Jaarlijkse exploitatiebijdrage gemeente Financieel resultaat BSA Eigen vermogen BSA

2018 2019 2020 2021 2022 2023 351.500 355.015 355.015 365.665 368.380 422.500 69.374 50.231 93.312 52.392 -12.921 50.977 91.512 141.743 235.155 287.547 274.626 325.603

Ten aanzien van de exploitatiebijdrage valt op dat 1 jaar (2020) de indexering achterwege is gebleven. In 2023 is de bijdrage aanvullend verhoogd in verband met gestegen energielasten. In de jaren 2018-2021 heeft de BSA een (aanzienlijk) positief financieel resultaat gerealiseerd. Als percentage van de gemeentelijke bijdrage varieert het resultaat van 14% tot 26%. Verklaring hiervoor in de eerste jaren ligt in het feit dat de BSA het beheer en de exploitatie goedkoper wist uit te voeren dan de gemeente. De meer commerciële benadering van de verhuur en het beheer door de BSA heeft geleid tot een efficiencywinst. Vanaf 2020 wordt het financieel resultaat vertekend door de invloed van corona (beperkte openstelling/sluiting met ruimhartige rijkscompensatie). In 2022 is voor het eerst sprake van een negatief financieel resultaat. Dit is het gevolg van gestegen energieprijzen. Bevindingen exploitatiebijdrage • Van een stabiele financiële situatie is de afgelopen jaren geen sprake geweest. Eerst de coronacrisis en vervolgens de energiecrisis hebben een behoorlijke niet te voorziene impact gehad (niet alleen negatief) op de jaarcijfers. 8

• •

•

•

Dat buiten beschouwing latende, kan gesteld worden dat de BSA een financiële verbeterslag heeft weten te realiseren in het beheer en de exploitatie van de accommodaties. Door zowel deze efficiencyslag als de ruimhartige coronacompensatie van het rijk is een overvloedig eigen vermogen ontstaan. De solvabiliteit (eigen vermogen uitgedrukt in het totaal van alle bezittingen) is hierdoor gestegen naar 43%. Door de gemeente en de BSA zijn vooraf geen afspraken gemaakt over de gewenste of maximale omvang van het eigen vermogen. Vanuit het standpunt van de gemeente is het echter evident dat het onbegrensd oppotten van middelen onwenselijk is. Hierbij werkt echter complicerend dat het eigen vermogen van de BSA 1-op-1 onderdeel uitmaakt van het eigen vermogen van de moedermaatschappij (de beheersmaatschappij). Bij de beheersmaatschappij was de afgelopen jaren sprake van een eigen vermogen, waarbij de gemeente en De Vennen de afspraak hadden richting een positief eigen vermogen te bewegen. Afroming van het positieve eigen vermogen van de BSA leidt echter direct tot een verslechtering van het eigen vermogen van de beheersmaatschappij.

Aanbevelingen • Maak afspraken over de wenselijke, minimale én maximale omvang van het eigen vermogen van de BSA. Spreek af wat gebeurt met een eventueel overtollig eigen vermogen. • Laat het eigen vermogen van de BSA buiten beschouwing bij het maken van afspraken over de vermogensontwikkeling van de beheersmaatschappij. Voor 2025 is inmiddels met de raad afgesproken de constructie rondom De Vennen opnieuw te bezien. Dit lijkt het aangewezen moment voor het herzien van ook de afspraken rondom de vermogensontwikkeling.

9

5. Onderhoud De vierde onderzoeksvraag luidt: Is de hoogte van de onderhoudsbijdrage voldoende om de onderhoudslasten te bekostigen? Totstandkoming en ontwikkeling onderhoudsbijdrage In de exploitatieovereenkomst die per 1 januari 2018 is gesloten is de verantwoordelijkheid voor de inventaris en het onderhoud van de accommodaties overgedragen aan de BSA. Daarbij is overeengekomen dat de BSA jaarlijks een bijdrage voor schoonmaakmateriaal en inventaris ontvangt en jaarlijks een bijdrage voor onderhoud. Beide bijdragen zijn berekend op € 33.000. Het totale bedrag van € 66.000 wordt in vier termijnen betaald. De hoogte van deze bijdragen is in 2017 door de gemeente berekend op basis van een meerjarig overzicht van het geprogrammeerd onderhoud en de verwachte inventariskosten. Hierin zijn alle verwachte kosten over een periode van 10 jaar (2018-2027) opgeteld en gedeeld door 10. Hiermee werd bewerkstelligd dat de BSA jaarlijks een vast bedrag ontvangt. In de jaarrekening van de BSA worden de werkelijke gemaakte onderhouds- en inventariskosten verantwoord. De bijdrage vanuit gemeente wordt voor eenzelfde bedrag verantwoord als inkomsten. Het restant (indien de bijdrage hoger is dan de werkelijke kosten) wordt als ‘vooruitontvangen bedrag’ opgenomen op de balans van de BSA.

Hiermee ontstaat een buffer voor jaren waarin de werkelijke kosten hoger zijn dan de gemeentelijke onderhoudsbijdrage. De post ‘vooruitontvangen bedragen onderhoud’ voorziet hiermee in een egalisatiefunctie; het voorkomt dat de onderhoudsbijdrage van de gemeente jaarlijks moet meebewegen met de werkelijke lasten. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste cijfers rondom de onderhoudsbijdrage weergegeven. Tabel onderhoudskosten 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Verwachte onderhoudskosten obv onderhoudsplan 56.901 60.635 101.033 56.175 87.175 55.975 Onderhoudsbijdrage gemeente 66.000 66.000 66.000 66.000 66.000 66.000 Werkelijke onderhoudskosten cf jaarrekening 21.633 25.537 53.727 29.919 8.628 35.147 Verloop balanspost voorontvangen bedragen onderhoud 44.367 84.831 97.544 133.283 190.667 221.524 In de periode 2018 tot en met 2023 lagen de jaarlijkse onderhoudskosten lager dan de (totale) onderhoudsbijdrage van € 66.000. De post vooruitontvangen bedragen onderhoud is hiermee gegroeid tot € 221.524 eind 2023. De totale onderhoudskosten lagen in de eerste 5 jaar op € 139.444. In het meerjarig onderhoudsplan dat in 2017 is opgesteld werd voor de eerste 5 jaar gerekend met in totaal € 361.919 aan kosten. Bevindingen onderhoud • De werkelijke onderhouds- en inventariskosten liggen tot op heden veel lager dan waarmee werd gerekend met bij het bepalen van de jaarlijkse onderhoudsbijdrage.

Hierdoor is bij de BSA inmiddels een bedrag van € 221.524 ontstaan van wel ontvangen maar nog niet bestede onderhoudsmiddelen. • De reden voor de lagere kosten ligt in het feit dat bij een aantal accommodaties onderhoud is uitgesteld vanwege de onduidelijkheid over de toekomst van deze accommodaties. Daarnaast zijn op onderdelen voordelen behaald door een slimmere inzet van onderhoud 10

•

(zoals hergebruik van installaties). Grote onderhoudswerkzaamheden aan bijvoorbeeld de vloeren hebben zich nog niet voorgedaan. Op alle gemeentelijke gebouwen, dus ook de sportaccommodaties, rust een verduurzamingsopgave. Aangezien het hier om een kwaliteitsverbetering gaat, is de gemeente primair verantwoordelijk voor het uitvoeren hiervan. Dit heeft echter wel impact op het uitvoeren van het onderhoud in de aanloop daarnaartoe.

Aanbevelingen • Herijk het meerjarig plan voor geprogrammeerd onderhoud en vervanging van inventaris voor de komende 10 jaar. Neem hierin de ontwikkelingen rondom de bouw en de inrichting van IKC’s (en daarin opgenomen sportaccommodaties) mee. • Neem ook de verduurzamingsopgave van de sportaccommodaties mee in het meerjarige plan en spreek daarbij een heldere demarcatie af. • Trek de omvang van de post vooruitontvangen bedragen af van de verwachte lasten voor de komende 10 jaar en bepaal op basis hiervan wat de benodigde onderhoudsbijdrage voor de komende 10 jaar moet zijn. • Pas indien mogelijk de onderhoudsbijdrage 2024 reeds aan op de nieuwe berekeningen.

11