RIB 24- 16 - Bijlage 1 - Jaarverslag 2023 en jaarplan 2024 FG
Tekst van het document
Jaarverslag 2023 en jaarplan 2024
Functionaris Gegevensbescherming | Coen van Tilburg en Valerie Leijs, gemeente Dongen Dit jaarverslag dient voor de gemeente Dongen enerzijds als evaluatie op het afgelopen jaar, maar ook om vooruit te kijken en te leren van ontwikkelingen van afgelopen jaar. Deze openheid, over resultaten en incidenten, leiden tot een cultuur waar men leert van fouten en de kansen aangrijpt om de informatievoorziening en informatieontsluiting rechtmatig en veilig te houden.
Jaarverslag 2023 en jaarplan 2024 Functionaris gegevensbescherming
Inleiding In het jaarverslag over 2023 volgt een beschrijving van de activiteiten, de behaalde resultaten, incidenten en aanbevelingen voor 2024. Het doel van dit verslag is terugkijken, de verantwoording naar het bestuur en de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook beschrijft het de aanbevelingen voor 2024 die richting kunnen geven aan ambities, doelstellingen en investeringen voor 2024. Belangrijk om te vermelden is dat het jaarverslag de activiteiten, resultaten en incidenten beschrijft in relatie tot de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het Jaarverslag is een verplicht onderdeel van de FG-functie en heeft als doel om de organisatie te informeren over de stand van zaken en eventueel bijzonderheden op het thema privacy. Gemeente Dongen werkt sinds 2022 met een jaarplan om privacy activiteiten op te leveren en bij te blijven op actuele thema’s. Vanaf nu zal dit jaarlijks worden bijgehouden.
Aanstelling De FG houdt zich aan de richtlijnen zoals die door de Autoriteit Persoonsgegevens zijn opgesteld in artikel 29 van de groep gegevensbescherming.1 De opdracht omvat een toezichthoudende functie op het naleven van de privacy wet- en regelgeving bij de gemeente Dongen. Coen van Tilburg is aangemeld bij het landelijk register voor FG’s. Met de aanstelling van de FG voldoet de gemeente Dongen aan de door de AVG gestelde verplichting.
Feiten en kengetallen In 2023 zijn in Nederland 21.151 datalekmeldingen gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens2. 23% daarvan is afkomstig uit het openbaar bestuur. Alleen de bedrijfstak “gezondheid en welzijn” was verantwoordelijk voor een groter percentage. Opmerkelijk is de stijging (een verdubbeling) van het aantal meldingen waarbij persoonsgegevens zijn toegevoegd aan een verkeerd dossier. Relevant als organisaties steeds meer gaan werken met applicaties die informatie via een portaal beschikbaar stellen aan inwoners en bedrijven. De Autoriteit Persoonsgegevens verricht op basis van risicoklasse monitoring (14.599 gevallen), verdiepend toezicht (6.552) en in het ergste geval een onderzoek (35). Belangrijk om te melden is dat verschillende gemeenten onder verscherpt toezicht van de AP zijn komen te staan. Gemeente Dongen heeft in het jaar 2023 drie inzageverzoeken binnengekregen, vier beveiligingslekken en vijf datalekken gehad. Er zijn geen meldingen gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het betrof in vier gevallen een mail die naar een verkeerd e-mailadres was gestuurd en in één geval een verkeerd verzonden brief.
Bijzonderheden in 2023 In 2023 zijn een aantal belangrijke stappen gezet op het gebied van privacy. Er is goed gescoord op de externe heraudit over 2021 van de Wpg. Daarnaast hebben we ook de interne heraudit over 2022 van de Wpg afgerond. Er is een nieuwe Privacy Officer in dienst. Een externe adviseur heeft geholpen bij de uitvoering van de Wpg. Zij zal ons ook komend jaar weer ondersteunen. De ondersteuning in 2024 ziet vooral toe op werkzaamheden omtrent de DPIA’s. In 2023 is er beter gekeken naar de achterstanden op het gebied van privacy. Het doel is om deze weg te werken en werkzaamheden structureel bij te houden. Ook is er een nieuw privacy beleid vastgesteld.
1 Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/wp243rev01_nl.pdf 2 Jaarrapportage Datalekmeldingen AP: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/uploads/2023-
06/AP_Rapportage_datalekken_2022.pdf
Jaarverslag 2023 en jaarplan 2024 Functionaris gegevensbescherming
Activiteiten 2023 Hieronder blikken we terug op het jaarplan 2023.
Geplande activiteit
2023
1
Verwerkingsregister op orde
2
Afsluiten
Doorlopend Onderdeel van continue werkzaamheden in het kader van privacy. In 2023 heeft een inhaalslag plaatsgevonden. Doorlopend Betreft een doorlopende actie.
verwerkersovereenkomsten 3
Workshops bewustwording
Doorlopend Wordt opgezet voor 2024.
4
Actualiseren Privacy beleid en -
Afgerond
Deze moet nog worden gepubliceerd.
Afgerond
De externe Wpg + heraudit over 2021 is afgerond. De interne Wpg audit over 2022 is ook voldoende afgerond.
reglement 5
Wpg audit
Activiteiten 2024 Het jaarplan is gebaseerd op het privacy- en informatiebeveiligingsplan 2024 dat is opgesteld door de Privacy Officer en de CISO van 13 november 2023.
Geplande activiteit
2023
1
Verwerkingsregister op orde
Doorlopend
2
Afsluiten
Doorlopend
verwerkersovereenkomsten 3
Workshops bewustwording
Doorlopend
4
Het uitvoeren van DPIA’s
In uitvoering
5
Interne Wpg audit 2023
In uitvoering
6
Intern beleid omtrent Artificial Intelligence (AI) Algoritmeregister
In uitvoering
Betreft de opleiding iBewustzijn. De uitvoering wordt gedaan door de Privacy Officer en de CISO. Hiervoor is een plan opgesteld. Betreft een inhaalslag binnen de gemeente Dongen. In het verleden zijn deze niet uitgevoerd. De externe adviseur zal hier ondersteuning in geven. De Privacy Officer gaat een opleiding volgen om zelf de interne audit te kunnen uitvoeren. De FG zal een steekproef uitvoeren. De Privacy Officer pakt dit op.
Afgerond
Dit is belegd bij de CISO.
7
Jaarverslag 2023 en jaarplan 2024 Functionaris gegevensbescherming