RIB 24-13 Plan doorontwikkeling gemeentelijke organisatie

Aan de raadsleden

Dongen, 29 februari 2024

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

-Raadsinformatiebrief nr. 24 - 13 -Henk van Noort / 14 0162 Plan doorontwikkeling gemeentelijke organisatie

Beste raadsleden, Het afgelopen half jaar is op meerdere momenten gesproken over de samenwerking in het gemeentehuis en over de gemeentelijke organisatie. Kort gezegd gaat het hierbij om de volgende dingen: ➢ De krapte op de arbeidsmarkt, de groei en toenemende complexiteit van het gemeentelijk takenpakket en het politiek-bestuurlijk ambitieniveau veroorzaken een grote druk op de gemeentelijke organisatie. ➢ De gemeenteraad heeft in de motie “Het piept en het kraakt ook in Dongen” zorgen over de organisatie en de haalbaarheid van ambities uitgesproken. ➢ Met de vaststelling van de programmabegroting 2024 is besloten te investeren in de gemeentelijke organisatie (onder meer door formatie-uitbreiding en verhoging van het opleidingsbudget). ➢ In de profielschets voor de nieuwe burgemeester spreekt de gemeenteraad het belang uit van een beter samenspel tussen raad, college en organisatie. Op uw verzoek heeft op 21 september 2023 een presentatie aan de gemeenteraad over de organisatie plaatsgevonden. Tijdens die presentatie heeft u feitelijke informatie over de organisatie ontvangen, bent u geïnformeerd over de manier van werken en organisatiefilosofie en bent u meegenomen in wat er wordt gedaan om goede medewerkers te vinden en te boeien. Tevens is ingegaan op de uitvoerbaarheid en maakbaarheid van ambities en is inzicht verschaft in de kracht en kwetsbaarheid van de organisatie.

Vervolgens hebben college en directie met elkaar besproken wat beter kan en moet. Daarbij is gezamenlijk uitgesproken dat in het vervolgproces van organisatieontwikkeling het samenspel in het gemeentehuis, de sturing en de planning bijzondere aandacht zullen krijgen. Er is daartoe een concept plan opgesteld. Verbetering in de samenwerking betreft zowel raad, college als organisatie, maar dit plan heeft betrekking op college en organisatie. In dit plan zijn voor 2024 de thema’s aangegeven waarop binnen de ambtelijke organisatie verbeter- en ontwikkelslagen plaats gaan vinden. Het betreft de volgende veranderthema’s: I. Sturing, II. Bestuurlijke en ambtelijke planning en III. Doorontwikkeling zelforganiserend werken.

Over de voorbereiding van dat plan bent u tussentijds geïnformeerd. Wij kunnen u melden dat het plan inmiddels is afgerond en door college en directie vastgesteld. Het plan is een kader van waaruit college en directie vanuit hun rol en verantwoordelijkheid voor de organisatie sturing geven aan de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Wij informeren u hierbij graag over de hoofdelementen van het plan. I. Sturing Uitbreiding directie Zoals wij u tussentijds al hebben gemeld, is geconcludeerd dat de ‘span of attention’ van de directie te groot is. Er is daarom besloten om de driehoofdige directie met ingang van 1 januari jl. met één directielid uit te breiden. Het takenpakket van de voormalige directeur Samenleving wordt daartoe opgedeeld; er komt een directeur Mens en Samenleving en een directeur Fysieke Omgeving. Beide vacatures zijn inmiddels opengesteld. De directie beschikt momenteel niet over managementondersteuning; het is noodzakelijk dat hierin wordt voorzien. De uitbreiding van de directie, invulling van managementondersteuning, werkdrukbeheersing en verbetering van de sturing en planning, vragen om een investering in de organisatie. Hiermee is een budget in de orde van grootte van € 200.000 gemoeid. Gezien uw budgetrecht informeren wij u bij deze over deze ontwikkeling.

Wij bezien of het personeelsbudget hiervoor voldoende ruimte biedt bijvoorbeeld door herschikking van formatie en/of het maken van keuzen. Conform de gebruikelijke werkwijze nemen wij de benodigde budgetbijstelling in de eerstvolgende bestuursrapportage op. Op dat moment is een integraal beeld beschikbaar van eventuele overschrijdingen dan wel onderschrijdingen op programmaniveau en kan binnen de aanwezige budgettaire ruimte in de begroting een herschikking van budgetten plaatsvinden. In het licht van de budgettaire effecten van de septembercirculaire verwachten wij dat die ruimte er in het geheel van mee- en tegenvallers is. Deze handelwijze is in lijn met de Financiële verordening (artikel 5). Werken vanuit opdrachten Om een goede invulling te kunnen geven aan een effectieve organisatie, moeten er duidelijke kaders zijn waarbinnen de teams werken. De politiek-bestuurlijke ambities moeten daarvoor worden vertaald naar kaders en opdrachten aan de organisatie. Het werken vanuit opdrachten wordt daarom verder ontwikkeld. Kort gezegd gaat het daarbij om het volgende. ➢

➢

➢

Het college is bestuurlijk opdrachtgever. Een voorgenomen bestuurlijke opdracht wordt zodanig geformuleerd, dat helder is welke doelen/beoogde resultaten behaald moeten worden. Hiermee wordt een helder verwachtingspatroon ten opzichte van de organisatie gecreëerd. De directie zorgt er voor dat de concept opdracht wordt getoetst op haalbaarheid en uitvoerbaarheid. Daarbij wordt inzicht geboden in de benodigde randvoorwaarden en de procesgang. Nadat er overeenstemming is bereikt tussen college en directie, wordt de opdracht uitgezet in de organisatie.

Opgavegericht werken We kennen een aantal maatschappelijke opgaven, die een meerjarig karakter kennen, die complex van aard zijn en waarin verschillende disciplines (intern en extern) samen moeten werken om het beoogde maatschappelijk effect te bereiken. Die opgaven willen we opgavegericht aanpakken. ➢ Daarvoor wordt per opgave een opgaveteam gevormd van de betrokken interne spelers en eventueel ook externe samenwerkingspartners. ➢ De directie stelt een opgaveleider aan, die de werkzaamheden van het opgaveteam coördineert en als eerste aanspreekpunt over de opgave voor bestuur en directie fungeert.

➢

Vooralsnog hebben wij Wonen en Duurzaamheid als opgaven aangemerkt.

Werkdrukbeheersing Op een aantal plekken in de organisatie is er sprake van een (te) hoge werkdruk. In beeld wordt gebracht wat (naast uitbreiding van de formatie) de mogelijkheden zijn om de werkdruk beheersbaar te maken, b.v. door inhoudelijke keuzen te maken, dingen niet meer te doen, of te prioriteren/ temporiseren. II. Integrale planning Planning 2024 De veelheid van ambities, opgaven en opdrachten vraagt om focus/prioritering en een goede planmatige aanpak. Het planningsinstrumentarium wordt momenteel doorontwikkeld. Hierbij wordt uitgegaan van een aantal principes: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪

De planning moet realistisch en haalbaar zijn. Aan onderwerpen op de planning ligt een duidelijke opdracht ten grondslag, die inzicht geeft in het beoogde resultaat en de procesgang. De planning is gebaseerd op een gezamenlijke bestuurlijke prioritering. Het capaciteitsbeslag dat op de organisatie wordt gelegd, is vooraf door het college met de directie afgestemd. De directie stuurt op de capaciteit. De planning heeft een voortschrijdend karakter: voor telkens 3-4 maanden vooruit wordt de planning concreet gemaakt; voor de periode daarna is de planning indicatief. Na elke maand wordt de planning geüpdatet en aangevuld met een nieuwe maand. Nieuwe onderwerpen worden pas opgepakt nadat hiervoor de benodigde capaciteit aanwezig is.

III. Zelforganiserend werken De gemeentelijke organisatie moet voortdurend inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen en de doorwerking daarvan in het gemeentelijk takenpakket. Dat vraagt om een wendbare organisatie. Zelforganiserend werken is gestart om die flexibele en wendbare organisatie te kunnen worden. We geven onze medewerkers vertrouwen en verantwoordelijkheid. Medewerkers krijgen de gelegenheid om zelf hun werk te organiseren en het beste uit zichzelf en hun collega's te halen. Er wordt ruimte geboden om te leren en vaardigheden en talenten te ontwikkelen. De filosofie en principes van zelforganiserend werken worden door college en directie onderschreven. Zelforganiserend werken wordt als werkwijze voortgezet. De wijze van invulling van de manier van werken wordt voortdurend bezien aan de hand van relevante ontwikkelingen en wijzigingen in het takenpakket. De organisatie wordt steeds gevormd en toegesneden op de taak die er ligt. Werkgeversvisie Tijdens de informatieavond van 21 september 2023 is uitvoerig ingegaan op de werkgeversvisie. De uitvoering van de werkgeversvisie wordt voortgezet. Op de thema’s van de werkgeversvisie zijn actiepunten geformuleerd, waarvan wij er hier enkele noemen: Flexibele schil & inhuur

• •

Creëren van meer flexibiliteit om de continuïteit van projecten en beleidsvorming te versterken. Verlagen van de kwetsbaarheid van eenmansfuncties.

Werving & Selectie

• •

Anticiperen op gevolgen uitstroom. Ontwikkelen van een nieuwe werkgeverspropositie (Employer Branding).

Waarderen & Belonen

• •

Moderniseren van het waarderingsbeleid. Bieden van goede (secundaire) arbeidsvoorwaarden.

Persoonlijke ontwikkeling & mobiliteit

• •

Bieden van opleidingsfaciliteiten en ontwikkelmogelijkheden. Interne marktplaats: vraag – aanbod klussen, projecten en opgaven.

Tot slot Hiermee hebben wij u inzicht gegeven in de hoofdlijnen en een aantal elementen van het plan voor de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Met de directie zijn en gaan wij hiermee voortvarend aan de slag. Het verbeteren van het samenspel stelt raad, college en directie/organisatie voor een gezamenlijke opgave. Het veranderingsproces moeten we met elkaar invullen. Veranderingen op de drie niveaus moeten met elkaar worden verbonden. Vooral is het belangrijk dat we met elkaar in gesprek zijn. Wij geven u wat dat betreft in overweging om op gezette momenten met vertegenwoordigers van raad, college en directie te spreken over de vorderingen: wat ging/gaat goed en wat kon/kan beter? Daarover open, eerlijk en respectvol met elkaar spreken, helpt naar onze overtuiging in het onderlinge vertrouwen en bijdragen aan een hecht samenspel. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester (wnd),

mr. H.L.M. van Noort

M.C. Bakermans

i