RIB 24-07 - Aanvullende informatie Normenkader 2023-2024

Aan de raadsleden

Dongen, 24 januari 2024

Uw kenmerk Zaaknummer RIB nr. Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : : :

2023-140725 Joost van Boekel en Coen van Tilburg / 14 0162 Nadere toelichting Normenkader 2023-2024

Geachte raadsleden, Op 18 januari jl. stond het raadsvoorstel normenkader 2023-2024 op de agenda van uw raad. Bij de behandeling is door wethouder Jansen toegezegd u voor de besluitvormende raadsvergadering van 1 februari van aanvullende informatie te voorzien. In deze raadsinformatiebrief: - blikken we terug op de toezeggingen die bij de behandeling van het normenkader vorig jaar zijn gedaan; - lichten we de regels waaraan de rechtmatigheidsverantwoording van het college dient te voldoen nader toe; - gaan we in op de meerwaarde van een rechtmatigheidscontrole (conform voorbeeld in de gemeente Oirschot). Toezeggingen bij behandeling normenkader vorig jaar Bij de behandeling van het normenkader 2022-2023 op 9 februari 2023 zijn door wethouder Jansen de volgende toezeggingen gedaan: 1. Woordvoerders en financiële commissie worden geïnformeerd vóór de definitieve vaststelling van de normen voor het jaar 2023 (T23-01) 2. Bij de opstelling van de normen voor 2023 wordt gekeken naar het Terschellings model (T2302) In reactie op de eerste toezegging heeft op 8 mei 2023 de – in de raadsvergadering van 18 januari reeds aangehaalde – informatieavond plaatsgevonden. Tijdens deze avond is een nadere toelichting gegeven op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Er is ingegaan op wat dit betekent voor raad en college en hoe het kader waarbinnen de rechtmatigheidsverantwoording tot stand moet komen, eruit ziet. Daarbij is onder andere de betekenis van het normenkader in dit geheel toegelicht. Ten aanzien van de tweede toezegging heeft een herziening van het normenkader plaatsgevonden. Er is gekozen voor een andere indeling en zowel aan het begin van het kader als in het raadsvoorstel

is een toelichting opgenomen over de rol en betekenis van het normenkader binnen de rechtmatigheidsverantwoording. In de raadsvergadering van 18 januari, alsmede in de eerder gestelde technische vragen, is gevraagd naar de keuze voor de processen zoals deze zijn opgenomen in het herziene normenkader. De indeling naar processen heeft geen inhoudelijke meerwaarde en is enkel gedaan ter bevordering van de leesbaarheid. Hiervoor geldt dat er niet één juiste indeling bestaat, iedere indeling kan helpen de leesbaarheid te bevorderen. Om die reden zie je ook dat gemeenten in Nederland allemaal een eigen indeling kiezen, zoals dat bijvoorbeeld ook geldt voor gemeentelijke begrotingen. De gemeente Dongen is sinds vorig jaar aangesloten bij een landelijk platform op het gebied van de P&C-cyclus. Binnen dit platform wisselen gemeenten ervaringen uit en worden vaste formats voor P&C-producten opgesteld. Het format voor het normenkader dat is gebruikt is tevens van dit landelijke platform afkomstig. De processen zoals die zijn opgenomen, dekken gezamenlijk alle financiële beheershandelingen die een gemeente uitvoert. Maar, – zoals reeds vermeld – dat kan ook gelden voor andere indelingen. Zo is bij de herziening ook gekeken naar het normenkader dat door de gemeente Terschelling wordt gehanteerd.

Dit werd echter als minder passend beschouwd; dat normenkader sluit namelijk aan op de begrotingsindeling zoals zij die hanteren. Totaalkader rechtmatigheidsverantwoording Sinds het (verslag)jaar 2023 dient het college zelf een oordeel te geven over de rechtmatigheid van haar (financiële) handelingen. De set aan regels waaraan deze rechtmatigheidsverantwoording moet voldoen, bestaat uit de volgende onderdelen: - Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV: deze nota geeft de landelijk geldende richtlijnen voor het uitvoeren van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook worden nadere definities gegeven van de termen die relevant zijn binnen rechtmatigheid, zoals bijvoorbeeld het voorwaardencriterium en het begrotingscriterium. Tevens is in de nota benoemd op welke onderdelen college en raad nadere afspraken moeten maken. - Financiële verordening: in deze lokale verordening zijn de nadere afspraken tussen raad en college rondom de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd. Het gaat onder meer om de verantwoordingsgrens, de rapportagegrens en nadere spelregels over welke onrechtmatigheden acceptabel zijn. - Normenkader rechtmatigheid: een overzicht van alle wet- en regelgeving (zowel landelijk als lokaal) waaraan het college zich heeft te houden bij de uitvoerig van financiële beheershandelingen.

Dit betreft de wet- en regelgeving waarvan binnen de rechtmatigheidsverantwoording moet worden vastgesteld of deze zijn gevolgd. Ter illustratie: in de Participatiewet staan regels over het recht op en de hoogte van bijstandsuitkeringen. Binnen de rechtmatigheidsverantwoording moet worden vastgesteld of door gemeente Dongen verstrekte bijstandsuitkeringen voldoen aan de bepalingen zoals opgenomen in de Participatiewet. In de bijlage bij deze brief zijn de volgende stukken opgenomen: - De kadernota rechtmatigheid (bijlage 1) - De financiële verordening 2023 gemeente Dongen (bijlage 2) - Een nadere toelichting op het normenkader rechtmatigheid (bijlage 3) Tijdens de vergadering van 18 januari is door de D66-fractie gevraagd om het normenkader te voorzien van toelichting en context, uitgangspunten en toleranties. Sec genomen heeft deze informatie geen betrekking op het normenkader (dat voorlag op 18 januari) maar op zaken die onderdeel zijn van de kadernota rechtmatigheid dan wel de financiële verordening van de gemeente Dongen. Rechtmatigheidsprotocol

In de vergadering van 18 januari is door de D66-fractie verwezen naar de gemeente Oirschot als goed voorbeeld. De gemeente Oirschot heeft een rechtmatigheidsprotocol1 voorgelegd aan de gemeenteraad. Dit protocol geeft een totaalkader voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat in op de belangrijkste elementen uit de kadernota rechtmatigheid, geeft weer welke afspraken over rechtmatigheid zijn opgenomen in de lokale financiële verordening en geeft, in een bijlage, het normenkader. Een rechtmatigheidsprotocol is vergelijkbaar met een controleprotocol zoals verschillende gemeenten dat in de ‘vroegere’ situatie voor hun accountant opstelden. Zo had ook de gemeente Terschelling2 voor het jaar 2022 een controleprotocol opgesteld met als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Een dergelijke protocol had de gemeente Dongen niet in de situatie dat de accountant de rechtmatigheid beoordeelde. Een rechtmatigheidsprotocol (of eerder het controleprotocol) is een ander product dan sec een normenkader. De extra informatie die een protocol bevat, ligt reeds vast in enerzijds de kadernota rechtmatigheid en anderzijds de lokale financiële verordening. Het voorleggen van een rechtmatigheidsprotocol biedt ten opzichte van het voorleggen van enkel een normenkader dan ook geen inhoudelijke of procedurele meerwaarde.

De speelruimte die de raad heeft bij de overige onderdelen van het protocol (buiten het normenkader) is namelijk nihil. De inhoud van een rechtmatigheidsprotocol zal dan ook altijd consistent moeten zijn met de inhoud van de kadernota rechtmatigheid en de financiële verordening. Bij een afwijkend protocol zullen deze producten (de kadernota en de verordening) namelijk altijd leidend zijn. De enige meerwaarde van een rechtmatigheidsprotocol ligt in het feit dat hierin alle relevante regels in één overzicht worden gepresenteerd. Spraakverwarring Wij begrijpen nu dat zowel bij de behandeling van het normenkader vorig jaar als bij de behandeling op 18 januari jl. sprake is geweest van spraakverwarring. Waar de D66-fractie vorig jaar bij zijn verwijzing naar het Terschellings model verwees naar het protocol, hebben wij dat geïnterpreteerd als een verwijzing naar het normenkader van Terschelling. Ook uit de inbreng van de D66-fractie dit jaar, maken wij op dat wordt gedoeld op het rechtmatigheidsprotocol van de gemeente Oirschot.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

M.C. Bakermans

Bijlagen: 1) Kadernota Rechtmatigheid, commissie BBV 2) Financiële Verordening 2023 Gemeente Dongen 3) Nadere toelichting normenkader 2023/2024 1 Rechtmatigheidsprotocol 2023-2025 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) 2 Controleprotocol 2022 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl)