RIB 24-02 - Voortgangsmonitor Interne Beheersing januari 2024

Aan de raadsleden

Dongen, 8 januari 2024

Uw kenmerk Zaaknummer RIB nr. Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : : :

2023-140641 4 Coen van Tilburg en Joost van Boekel / 14 0162 Voortgangsmonitor Interne Beheersing januari 2024

Geachte raadsleden,

Sinds begin 2021 informeren we u periodiek over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing. Dit doen we bij de oplevering van de managementletter (januari) en het accountantsverslag (juni). In de voortgangsmonitor geven we een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. Het actuele overzicht is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. In de periode september tot en met november 2023 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de interim controle uitgevoerd. De bevindingen die hieruit zijn voortgekomen, zijn vastgelegd in de Managementletter 2023. Deze managementletter is als bijlage 2 bij de raadsinformatiebrief gevoegd. De bevindingen van de accountant zijn tevens verwerkt in de voortgangsmonitor in bijlage 1. Daarbij is een reactie met actuele status toegevoegd, en is – waar van toepassing – de prioritering vermeld. Overall beeld accountantsverslag De accountant constateert in haar managementletter dat het niveau van de interne beheersing binnen de gemeente Dongen bestendigd blijft. Het oordeel wordt onderbouwd met de verkeerslichtenmonitor (p. 4-6) waarin bij geen van de 17 processen een tekortkoming is geconstateerd.

Op een zestal vlakken signaleert de accountant een bevinding of aandachtspunt. Deze verbeteradviezen nemen we mee in ons proces ter versterking van de interne beheersing. Binnen onze organisatie gaan we via een gestructureerde werkwijze aan de slag met de opvolging van de interne en externe aanbevelingen. We wijzen deze toe aan een actiehouder, maken bewust de afweging of en op welke wijze we invulling willen geven aan de aanbeveling en monitoren de voortgang. Op geaggregeerd niveau wordt uw raad – zoals in de inleiding aangegeven – tweemaal

per jaar naar aanleiding van de bevindingen van de accountant op de hoogte gebracht van de voortgang. Tijdelijke onrechtmatigheid onkruidbestrijding op verharding Sinds zo'n 10 jaar geleden een verbod is gekomen op chemische bestrijdingsmiddelen tegen onkruid op verharding is de gemeente zoekende naar een methode die een vergelijkbaar resultaat oplevert. Er zijn diverse methodes uitgeprobeerd, maar bijna allemaal waren de resultaten vele malen slechter dan gewenst. In 2023 is de onkruidbestrijding op verharding uitgevoerd door middel van heet water. Hierbij rijdt een vrachtwagen met 32 m3 heet water rond en door het water van 100 graden over de bestrating te laten lopen, verdwijnt het onkruid binnen enkele dagen. Op de langere termijn wordt het ook uitgeput, zodat de onkruidgroei afneemt. Deze methode is in 2023 uitgeprobeerd en daarbij is gebleken dat de resultaten zeer bevredigend zijn. De bedoeling is dan ook om deze methode voor meerdere jaren aan te gaan besteden. Het bedrag komt daarbij boven de Europese drempelwaarde, waardoor het Europees aanbesteed moet worden. Deze procedure vergt zeer veel voorbereidingstijd. Doordat we in 2023 eerst de resultaten van de methode hebben moeten afwachten, is er nu onvoldoende tijd om een Europese aanbesteding te houden voor 2024 en verder.

Om die reden heeft het college besloten om voor 2024 het contract onderhands te gunnen aan dezelfde uitvoerder als in 2023 en de komende maanden te besteden aan een goede voorbereiding. Op die manier kunnen we tijdig een duurzaam bestek op de markt zetten in de vorm van een Europese aanbesteding voor de jaren 2025-2028. Omdat de contractwaarde voor 2023 en 2024 samen de Europese aanbestedingsgrens overschrijdt, is formeel sprake van een (tijdelijke) onrechtmatigheid. De dienst wordt in 2024 onderhands gegund terwijl dit op basis van een Europese aanbesteding gedaan had moeten worden. Het college heeft besloten deze tijdelijke onrechtmatigheid te accepteren, omdat een Europese aanbesteding niet tijdig afgerond kan worden en geen andere aanbieder op deze schaal dezelfde resultaten kan bereiken. Misbruik & Oneigenlijk Gebruik beleid Met ingang van (het verslagjaar) 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording door het college in werking getreden. Dat betekent dat bij de verantwoording over het jaar 2023 het college zelf aangeeft in hoeverre haar handelen rechtmatig is geweest. In de huidige werkwijze geeft de accountant een oordeel over de rechtmatigheid, bij de controle op de jaarrekening. De wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid.

Het college dient namelijk te kunnen steunen op de interne beheersing om te borgen dat financiële beheershandelingen en transacties plaatsvinden conform wet- en regelgeving. Het is aan de gemeenteraad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te beoordelen Eén van de criteria voor het bepalen van de rechtmatigheid gaat over misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van gemeentelijke regelingen. Het college dient in dit kader een uitspraak te doen in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen en bestreden, en of de getroffen maatregelen werken. Het is noodzakelijk dat hiervoor een overkoepelend M&O-beleid wordt geformuleerd. Het M&O beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Het schetst de uitgangspunten en kaders waarmee binnen de uitvoering en bedrijfsvoering effectieve maatregelen kunnen worden getroffen om misbruik dan wel oneigenlijk gebruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen. Het betreft hiermee een intern beleidsstuk dat op 5 december jl. door het college is vastgesteld. Het vastgestelde M&O-beleid is als bijlage 3 bij deze brief opgenomen.

Normenkader 2023-2024 Eén van de stappen om te komen tot een rechtmatigheidsverklaring is de vaststelling van het normenkader rechtmatigheid door uw raad. Het normenkader biedt een overzicht van de geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op onze gemeente. Met het normenkader als vertrekpunt kan worden getoetst of regels worden nageleefd, zodat we hierover verantwoording kunnen afleggen en maatregelen kunnen treffen waar nodig. Vorig jaar heeft wethouder Jansen toegezegd dat bij het opstellen van het normenkader 2023-2024 gekeken zal worden naar een verbetering van de leesbaarheid van het kader. Voor het komende normenkader zullen we gebruik maken van een landelijk ontwikkeld format. Het normenkader ‘nieuwe stijl’ zullen we aan uw raad aanbieden ter behandeling in de eerste raadscyclus van 2024. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 In eerdere voortgangsmonitors hebben we u gemeld dat het lokale inkoopbeleid is geëvalueerd. Die evaluatie heeft onder meer geleid tot de uiteindelijke aansluiting bij samenwerkingsverband Inkoopbureau West-Brabant. In samenwerking met hen is tevens het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid tegen het licht gehouden. Dat heeft geleid tot een herzien beleidsstuk dat op 19 december jl. door het college is vastgesteld. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 is ter informatie als bijlage 4 bij deze brief opgenomen.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

M.C. Bakermans

Bijlagen: 1) Dongen in Beeld (status verbeteracties) 2) Managementletter 2023 3) Misbruik & Oneigenlijk Gebruik-beleid 4) Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024