RIB 24-02 - Bijlage 2 - Managementletter 2023 definitief
Tekst van het document
Managementletter 2023 5 december 2023
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen Hoge Ham 62 5104 JJ DONGEN
Dordrecht, 5 december 2023 Ref.: 2126/DY/AH
Geacht college,
Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2023 van gemeente Dongen hebben wij een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle richt zich hoofdzakelijk op het inventariseren en analyseren van risico’s van afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening. Deze risicoanalyse vormt de basis voor de controlewerkzaamheden die wij in het voorjaar 2024 zullen uitvoeren op de jaarrekening 2023. In deze managementletter rapporteren wij de bevindingen van onze werkzaamheden en andere aandachtspunten, voornamelijk op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing, deels ook in de context van actuele ontwikkelingen bij de gemeente. De belangrijkste risico’s en aandachtspunten zijn samengevat in hoofdstuk 1 van de managementletter. In deze samenvatting zijn ook de verwijzingen opgenomen naar de paragrafen waarin de betreffende bevindingen en aanbevelingen verder zijn uitgewerkt. Onze managementletter is uitsluitend bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Wij verzoeken u om deze managementletter ook te delen met de gemeenteraad, voorzien van een bestuurlijke reflectie. Externe toezichthoudende instanties kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportages. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding.
Uiteraard zijn wij graag bereid tot een nadere toelichting en afstemming over onze aanbevelingen. Met vriendelijke groet,
drs. J. Schot RA
INHOUDSOPGAVE 1.
Gemeente Dongen in beeld ........................................................................................................ 4
2.
Gemeente in het perspectief van het sectorbeeld ....................................................................... 7
3.
4.
2.1.
Ontwikkeling gemeentefonds en meerjarenbegroting ............................................................................... 7
2.2.
Hervormingsagenda Jeugd .......................................................................................................................... 9
Financieel beheer en risicomanagement ................................................................................... 10 3.1.
Resultaatontwikkeling ............................................................................................................................... 10
3.2.
Managementinformatie en budgetbeheersing ......................................................................................... 10
3.3.
Risicobeheersings- en controlesysteem .................................................................................................... 11
3.4.
Frauderisicobeheersing en M&O beleid .................................................................................................... 11
3.5.
SiSa-regelingen .......................................................................................................................................... 12
3.6.
Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................................. 13
Administratieve processen ....................................................................................................... 15 4.1. Verbijzonderde interne controle ..................................................................................................................... 15
5.
6.
7.
4.2.
Procesbeschrijvingen ................................................................................................................................. 18
4.3.
Normen- en toetsingskader ....................................................................................................................... 18
IT-beheersingsmaatregelen ...................................................................................................... 18 5.1.
Controlebevindingen ................................................................................................................................. 18
5.2.
Uitbesteding IT bij derde partij .................................................................................................................. 19
5.3.
Informatiebeveiliging ................................................................................................................................. 19
Administratieve processen ....................................................................................................... 20 6.1.
Algemeen ................................................................................................................................................... 20
6.2.
Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer) ................................................................................. 20
6.3.
Uitgaven participatiewet ........................................................................................................................... 21
6.4.
Uitgaven Jeugdzorg en Wmo ..................................................................................................................... 21
6.5.
Grondexploitatie ........................................................................................................................................ 22
6.6.
Personeels- en salarisproces ...................................................................................................................... 23
6.7.
Subsidiebaten en -lasten............................................................................................................................ 23
Overige bevindingen ................................................................................................................ 24 7.1.
Naleving wet- en regelgeving .................................................................................................................... 24
7.2.
Opvolging eerdere aanbevelingen ............................................................................................................. 26
8.
Vooruitblik (controle) jaarstukken 2023 .................................................................................... 27
9.
Slot .......................................................................................................................................... 28
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 3
1. Gemeente Dongen in beeld In onderstaand overzicht geven wij een samenvatting van onze bevindingen van de interim-controle, met daarbij een kleur-signalering. De legenda voor de signalering is: Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2023
§ 2023
2022
FINANCIEEL BELEID EN BEHEER
Begroting en meerjarenraming
De begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende inzicht in de financiële positie van gemeente Dongen. De begroting 2024-2027 laat tot 2025 een structureel sluitend beeld zien. Vanaf 2026 is een (fors) negatief resultaat begroot. Dit is in lijn met het sectorbeeld.
2.1
De financiële resultaten in 2023 van gemeente Dongen vertonen een positief beeld. Tegenover een begroot resultaat van € 166.000 positief ligt de meest actuele resultaatprognose voor 2023 op een bedrag van € 956.000 positief.
3.1
Begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende retrospectieve informatie. Er is voldoende Instrumenten resultaat- en aandacht voor prospectieve informatie, waaronder de liquiditeitsbeheersing impact van structurele afwijkingen op de meerjarenbegroting.
3.2
Resultaatontwikkeling
n.v.t
Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft voldoende de aandacht in de planning- en control cyclus van gemeente Dongen. Dit is ook voldoende zichtbaar en aantoonbaar in de rapportages hierover. Risicobeheersingssysteem In de begroting van 2024-2027 staat aangegeven dat er 3.3 sinds de vorige rapportage twee nieuwe risico's zijn opgenomen. We raden aan om de relevante ontwikkelingen sinds de vorige rapportage nader toe te lichten.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 4
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2023
§ 2023
Door middel van een frauderisicoanalyse heeft gemeente Dongen de beheersing van frauderisico’s in beeld. Voor de komende periode is actualisatie en Frauderisicobeheersing en verdere doorontwikkeling van deze analyse nodig evenals een nadrukkelijkere verankering van de M&O beleid fraudepreventie in de verbijzonderde interne controle. Verder is het aan te bevelen om overkoepelend M&O beleid op te stellen. Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeente Dongen heeft voldoende geacteerd op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 1 januari 2023 geldt.
2022
3.4
3.6
n.v.t.
IT-BEHEERSING De IT-omgeving van gemeente Dongen kent een hoge mate van afhankelijkheid van gemeente Tilburg en bevat als zodanig de nodige uitdagingen om ‘in control’ te komen en te blijven in het uitoefenen van de Algemene IT-beheersings- regiefunctie. maatregelen Gezien het grote belang van automatisering, zijn wij van plan om een IT-auditor in te schakelen voor een beoordeling van het automatiseringsproces. We zullen dit op korte termijn met u afstemmen en om die reden is kleursignalen nog niet van toepassing.
5
n.v.t
ADMINISTRATIEVE PROCESSEN
Verbijzonderde interne controle (VIC)
Gemeente Dongen verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste processen van de gemeente. De VIC wordt door gemeente Dongen hoofzakelijk gegevensgericht en achteraf uitgevoerd. Wij zien aandachts- en verbeterpunten voor verdere doorontwikkeling van de VIC, dit laatste uit oogpunt van de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van verslagjaar 2023 van toepassing is.
Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)
Het proces van factuurcontrole en betalingen is goed ingeregeld. De matching van facturen met bestellingen/ opdrachten/contracten enerzijds en prestatieregistraties anderzijds wordt (nog) onvoldoende vastgelegd.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
4.1/ 4.2
n.v.t.
6.2
Pagina 5
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2023
§ 2023
Investeringen
De monitoring van de kredietrechtmatigheid is geborgd in de bestuursrapportages door middel van een overzicht van de investeringsplannen en kredietmutaties.
Memoriaalboekingen
Het proces ten aanzien van verwerking van memoriaalboekingen vertoont geen tekortkomingen.
2022
De beheersmaatregelen ten aanzien van de uitgaven participatiewet en andere bijstandsregelingen zijn in grote lijnen op orde. Uitgaven Participatiewet
In samenspraak met de medewerker hebben we besloten om de controle uit te voeren tijdens de jaarrekeningcontrole 2023.
Uitgaven Jeugdzorg en Wmo
De beheersmaatregelen in het jeugdzorg- en Wmo proces zijn in grote lijnen op orde.
Leges omgevingsvergunningen
De beheersmaatregelen ten aanzien van de leges zijn in grote lijnen op orde.
Grondexploitatie
De beheersmaatregelen ten aanzien van de grondexploitaties zijn in grote lijnen op orde. Wij raden aan om de kostenramingen die intern zijn opgesteld, extern te laten toetsen.
Personeels- en salarisadministratie
De beheersmaatregelen in het personeels- en salarisproces zijn in grote lijnen op orde.
6.3
n.v.t
6.4
6.5
De beheersmaatregelen in het subsidiebaten- en lastenproces zijn in grote lijnen op orde Subsidiebaten en -lasten
Managementletter 2023
We adviseren om zorgvuldig de subsidiebaten te registreren en de subsidielasten te monitoren. Het is van belang om te verifiëren of alle vereiste rapportages zijn ingediend.
gemeente Dongen
6.7
Pagina 6
2. Gemeente in het perspectief van het sectorbeeld 2.1. Ontwikkeling gemeentefonds en meerjarenbegroti ng Gemeenten hebben de afgelopen jaren veelal positieve financiële resultaten kunnen realiseren en hun vermogenspositie daarmee kunnen versterken. Deze positieve resultaten zijn in belangrijke mate veroorzaakt door incidentele middelen (in de vorm van specifieke uitkeringen). Gemeenten ervaren een disbalans tussen het aandeel van financiering via specifieke uitkeringen en structurele gelden in het gemeentefonds1. Gemeenten worden geconfronteerd met een korting op het budget uit het gemeentefonds van ongeveer € 3 miljard in totaal vanaf 2026. De financiële opgave waar gemeenten voor staan gaat gepaard met grote opgaves zoals investeringen in het fysieke domein op het gebied van woningbouw (900.000 woningen tot 2030) en investeringen om de klimaat- en energietransitie (van het gas af) te realiseren. Opgaves in het sociaal domein, zoals oplopende kosten Jeugdzorg en een toenemend beroep op Wmo voorzieningen (vergrijzing), alsook vraagstukken rondom minimabeleid, bestaanszekerheid en veiligheid, nemen voor gemeenten ook toe en vragen veel inspanning, capaciteit en middelen van gemeenten. De VNG heeft gelet op de onzekerheden in het gemeentefonds medio juli 2023 in een ledenbrief aan de gemeenten een begrotingsadvies 2024-2027 gegeven.
Dit advies bestaat uit twee onderdelen: Presenteer voor 2024 en 2025 van de meerjarenraming 2025-2027 een sluitende begroting. Breng de lasten in de meerjarenramingen voor 2026 en 2027 in beeld, in de vorm van een realistische begroting. Baseer dit voor de gemeente op het huidige takenpakket, de noodzakelijke investeringen, de inflatie, de stijgende rente, de ambities uit het coalitieakkoord en geschatte mee- en tegenvallers. Naar verwachting zullen de meerjarenramingen 2026 en 2027 dan duidelijk tekorten aangeven. Met het presenteren van een sluitende begroting voor 2024 en een tekort in de laatste twee jaren, kan de provincie in haar rol als toezichthouder naar overtuiging van de VNG tot een positief oordeel komen. Volgens de VNG kunnen gemeenten ervoor kiezen om onder het kopje ‘Problematiek niet-taakgebonden kortingen rijk’ wel alvast inzicht te geven in keuzes, die in dit kader door de gemeente gemaakt of overwogen worden. De verschillende overheden voeren overleg met elkaar hoe dit structureel opgelost kan worden. Voor de korte termijn worden de mogelijkheden door de VNG verkend om incidentele middelen en overschotten in te zetten als structureel dekkingsmiddel.
1
Managementletter 2023
BMC taken en middelen in balans, 9 augustus 2023
gemeente Dongen
Pagina 7
Vanwege de hierboven beschreven financiële onzekerheden is de gemeente Dongen niet in staat om meerjarige ramingen te presenteren die structureel in balans zijn. In de meerjarenbegroting 2024-2027 wordt het effect zichtbaar met een negatieve begroting in 2026 en 2027 à € 1,8 miljoen respectievelijk € 2,1 miljoen. Dit houdt verband met de zogenaamde Ravijnjaren. In 2026 en 2027 is de algemene uitkering fors lager dan daarvoor. In lijn met het VNG advies heeft gemeente Dongen tekorten geraamd voor de jaren 2026 en 2027. In de begroting 2023 was nog rekening gehouden met een hogere algemene uitkering voor deze jaren. Tot en met 2025 is sprake van een sluitende begroting. Hieronder vindt u de begroting voor de periode 2024-2027, waarbij rekening is gehouden met de uitdagingen die zich voordoen in de Ravijnjaren.
Meerjarenramingen*€ 1.000
2024
2025
2027
2026
Begroting (*€ 1.000) Begrotingssaldo voor reservemutaties -/- Reservemutaties Begrotingssaldo na reservemutatie
1.173
1.554
-1.173
1.070 103
1.083 471
672 -1.845
1.617 507 -2.124
Wij hebben kennisgenomen van de begroting 2024-2027 en hebben hierbij de volgende observatie: In de meerjarenbegroting is een oplopende schuldquote begroot. De schuldquote komt volgens de begroting voor de jaren 2024-2027 uit op of boven de eerste signaleringsgrens van 100%. De schuldquote blijft wel onder de grens van 130%. De schuldquote (netto/omzet) is volgens de normen vanaf 100% aandacht vragend (licht op oranje) en vanaf 130% zorgelijk te noemen (licht op rood). Een hoge schuldquote zorgt er uiteindelijk voor dat de rente en afschrijvingen een steeds groter aandeel krijgen in de begroting van de gemeente waardoor de ruimte voor overige uitgaven kleiner wordt. Als de schuldquote boven de signaalgrens komt is er actie nodig om de schuldpositie terug te dringen. In de meerjarenbegroting is een oplopende schuldquote zichtbaar en deze hangt onder meer samen met voorgenomen investeringen in de onderwijshuisvesting. In de begroting 2024-2027 blijft de schuldquote onder de signaleringsgrens van 130% en piekt deze quote op 126% in 2027. De rente is de afgelopen periode scherp gestegen. Gemeente Dongen raamt een financieringsopgave voor de komende jaren van € 31,5 miljoen. Het risico bestaat dat in de toekomst de rentekosten voor financiering hoger zullen uitvallen door de stijgende rente. Deze ontwikkelingen vragen en krijgen de aandacht van uw gemeente.
Het beheersen van de schuldpositie is een zaak van de langere termijn en daarom is het goed dat in de meerjarenbegroting de meerjarenontwikkeling van de schuldpositie inzichtelijk is gemaakt en is het begrijpelijk dat er bij de normstelling schuldquote ruimte is gelaten voor een tijdelijk hogere schuldquote.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 8
2.2.
Hervormingsag enda Jeugd De Hervormingsagenda Jeugd is een plan van het Rijk en de gemeenten om de jeugdzorg te verbeteren en financieel houdbaar te maken. Het plan heeft twee hoofddoelen: betere en tijdige zorg en ondersteuning, op de juiste plek en wanneer dit nodig is; een beheersbaar en daarmee duurzaam financieel houdbaar stelsel. Om deze doelen te bereiken, zijn er zeven thema’s uitgewerkt in de Hervormingsagenda Jeugd. We benoemen hieronder de thema’s die de financiën van gemeenten raken: Inkoop- en administratieve lasten: Er wordt gestreefd naar meer uniformiteit, transparantie en samenwerking in de inkoop van jeugdhulp door gemeenten. Er komt ook een vereenvoudiging van de administratieve processen, waardoor er minder bureaucratie is en meer tijd voor zorg overblijft. Interbestuurlijke en financiële verhoudingen: Er wordt een nieuwe financieringssystematiek ingevoerd die voor meer stabiliteit, voorspelbaarheid en solidariteit gaat zorgen in de bekostiging van de jeugdzorg. Er komt ook een beter toezicht op de financiële positie en prestaties van gemeenten op het gebied van Jeugdzorg. Meerjarig Financieel kader: Er wordt een meerjarig financieel kader vastgesteld dat aangeeft hoeveel geld er beschikbaar is voor de jeugdzorg tot 2028. Het kader houdt rekening met de verwachte ontwikkelingen in de vraag, het aanbod en de kosten van de jeugdzorg.
Er zijn schattingen gemaakt van de verwachte kosten en baten van de Hervormingsagenda Jeugd voor verschillende jaren en scenario’s. Volgens deze schattingen zou de Hervormingsagenda Jeugd in 2028 moeten leiden tot een structurele besparing van ongeveer € 1 miljard per jaar op het totale Jeugdzorgbudget van ongeveer € 5,5 miljard per jaar. Dit zou betekenen dat het Jeugdzorgbudget in 2028 ongeveer gelijk zou zijn aan het niveau van 2019. Voor de gemeenten ligt er dus een stevige opgave om de Hervormingsagenda Jeugd daadwerkelijk te realiseren en de gewenste doelen te behalen. Het risico bestaat anders dat door het Rijk wel de besparing op het budget wordt doorgevoerd, zonder dat de verwachte besparingen bij de gemeente worden gerealiseerd. Inzicht in de (lokale) voortgang van de Hervormingsagenda Jeugd en monitoring van de voortgang en financiële resultaten is daarom belangrijk voor uw gemeente. In de begroting voor de periode 2024-2027 van de gemeente Dongen is de hervormingsagenda Jeugd op een budgetneutrale wijze opgenomen, met inbegrip van een te vormen buffer doordat de extra Rijkscompensatie voor de gestegen jeugdzorgkosten in 2024, 2025 en 2026 in de algemene reserve wordt gestort.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 9
3. Financieel beheer en risicomanagement 3.1. Resultaatontwikkeling Wij hebben kennisgenomen van de tweede bestuursrapportage 2023 van het college aan de gemeenteraad over de periode tot begin augustus 2023. De gewijzigde begroting na de tweede bestuursrapportage sluit op € 956.000 positief. De grootste mutaties in de tweede bestuursrapportage betreffen: Er is een voorschot toegekend voor de bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne. De gelden zijn zowel aan de batenkant als aan de lastenkant verwerkt. De verwachting is dat net als in 2022 de lasten aanmerkelijk lager zullen liggen dan de van het Rijk ontvangen baten. Deze informatie zal worden vermeld in de jaarrekening van 2023. Er is een doorrekening gemaakt van de verwachte opbrengst aan rentebaten van schatkistbankieren van € 628.000. De bestuursrapportage bevat, naast een financiële rapportage, tevens een beleidsmatige rapportage. Hierin wordt per programma en per thema de voortgang beschreven van de beoogde effecten en de opgaven. Dit is een tekstuele toelichting. Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de financiële rapportage hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken. Wij hebben de financiële rapportage niet gecontroleerd.
3.2. Managementi nformatie en budgetbeheersi ng Begin 2021 is er een plan van aanpak ‘verbetering budgetbeheer’ opgesteld. In dit plan zijn drie pijlers benoemd die belangrijk zijn voor een goed budgetbeheer: transparante onderbouwing van budgetten; adequate monitoring, signalering en duiding; heldere verantwoordelijkheidsverdeling. De verbeteragenda wordt gefaseerd ingevoerd. Ten aanzien van het eerste punt is aangegeven dat in de meest recente begroting de uitgaven leerlingenvervoer, energiekosten en rentekosten opgebouwd zijn op basis van p*q. In de begroting voor 2024 is dit onveranderd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar. In de begroting voor de periode 2024-2027 zijn voor twee thema’s (530 en 540) het monitoringsmodel toegepast. We raden u aan om deze aanpak in de toekomst te implementeren voor alle thema’s.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 10
3.3. Risicobeheersi ngs - en contr olesysteem Overeenkomstig de voor ons geldende standaarden nemen wij kennis van het risicobeheersings- en controlesysteem zoals dat binnen gemeente Dongen operationeel is. Wij hebben in dat kader onderzocht of risico’s en beheersingsmaatregelen systematisch worden geëvalueerd door gemeente Dongen. Onze indruk is dat het risicobeheersings- en controlesysteem van gemeente Dongen in opzet voldoet. In de begroting en jaarrekening wordt in de paragraaf ‘weerstandvermogen en risicobeheersing’ inzicht gegeven in de risico inschatting van de gemeente en het risicomanagement. In de bestuursrapportage wordt gerapporteerd over de ontwikkeling van de beleidsrisico’s. De gemeente Dongen geeft een overzicht van de vijf belangrijkste structurele en top vijf incidentele risico’s. Wij geven het volgende ontwikkelpunt mee: •
In de begroting voor het jaar 2024-2027 staat vermeld dat er sinds de laatste rapportage twee nieuwe risico's zijn toegevoegd. Echter, er is geen toelichting gegeven over welke twee risico's zijn verdwenen en wat hiervan de status is. We raden aan om de relevante ontwikkelingen sinds de vorige rapportage nader toe te lichten.
3.4. Frauderisicobeheersing en M&O beleid De gemeenteraad heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. Gemeente Dongen heeft in het najaar van 2021 een frauderisicoanalyse opgesteld. In een frauderisicoanalyse is vanuit de zogenoemde fraudedriehoek (gelegenheid-druk-rationalisatie) een inschatting gemaakt van de frauderisico’s. Hierbij heeft gemeente Dongen zowel soft controls als hard controls benoemd om deze risico’s te beheersen en is er inzichtelijk gemaakt welke acties vereist zijn om restrisico’s te ondervangen. Hiermee heeft gemeente Dongen een goede basis gelegd voor fraudepreventie. In lijn met voorgaand jaar, willen wij de volgende aanbevelingen doen: Maak per proces of product/dienst een risico inschatting. Hiermee wordt inzichtelijk welke processen of producten/diensten meer vatbaar zijn voor frauderisico’s. Verbind de geïdentificeerde risico’s aan de bijbehorende processen en neem in de conclusie op of de risico’s zijn verminderd als gevolg van de uitgevoerde werkzaamheden. Behandel de organisatiecultuur en de daarmee samenhangende (soft) controls apart.
Maak een meer verfijnde bruto risicoclassificatie (vóór beheersmaatregelen) door de risico inschatting uit te werken in kans, financiële impact en maatschappelijke impact.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 11
Maak inzichtelijk wat de restrisico’s zijn na beheersmaatregelen en expliciteer de risicostrategie (voorkomen, verminderen, uitbesteden, accepteren). Maak een plan voor als er fraude wordt geconstateerd (fraud contingency plan) zodat duidelijk is welke stappen door wie moeten worden gezet. Geef de toetsing op de onderkende beheersmaatregelen een plaats in de verbijzonderde interne controle (VIC) en rapporteer vanuit de VIC over de effectiviteit van de fraudebeheersmaatregelen (zie ook paragraaf 4.1). Neem een toelichting op dit fraude risicomanagementsysteem op in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. De frauderisicoanalyses van gemeenten beperken zich vaak tot het aspect ‘gelegenheid’ van de fraudedriehoek en specifiek op het onderdeel hard controls. Om inzicht te krijgen in de ‘soft controls’ en ook in de onderdelen druk en rationalisatie van de fraudedriehoek is het van belang om ook de organisatiecultuur onderdeel van de analyse te maken. Hoe zorgt de organisatie voor een cultuur van openheid en integriteit waarbij eventuele misstanden bespreekbaar zijn en ook besproken worden? Op dit moment werkt de gemeente Dongen aan het opstellen van het overkoepelend M&O beleid zodat naast fraudepreventie ook maatregelen ten aanzien van Misbruik en Oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving inzichtelijk wordt gemaakt.
Gelet op de controlerende en toezichthoudende rol van de gemeenteraad is het eveneens aan te bevelen om de frauderisicoanalyse periodiek te agenderen in de gemeenteraad of auditcommissie.
3.5. SiSa-regelingen In de afgelopen jaren is het aantal SiSa-regelingen fors toegenomen. Voor gemeente Dongen waren dit in 2022 21 regelingen. Uit de Concept invulwijzer over 2023 van het Rijk blijkt dat er landelijk gezien opnieuw meer nieuwe regelingen bij zijn gekomen, dan dat er regelingen zijn vervallen. Uit het concept verantwoordingsoverzicht SiSa 2023 blijkt dat gemeente Dongen tot nu toe 23 regelingen moet verantwoorden. Dit vraagt aandacht en capaciteit van uw organisatie. Het correct invullen van de voorgeschreven indicatoren voor deze regelingen én de juiste verantwoording van de doeluitkeringen in de jaarrekening is een tijdrovend en complex proces voor gemeenten.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 12
Het is van belang om tijdig te starten met de voorbereiding van uw (verbijzonderde) interne controles en vastleggingen en het verzamelen van brondocumentatie voor alle regelingen. Als onduidelijk is wat ingevuld moet worden en/of vastgelegd moet worden, adviseren wij u tijdig afstemming te zoeken met de Rijksoverheid en/of het controleteam van Verstegen. Gemeente Dongen heeft de VIC-medewerker aangesteld om de coördinatie van de SISAwerkzaamheden te verzorgen. In samenspraak met de medewerker van de verbijzonderde interne controle (VIC) zullen we de voltooide SISA-regelingen in januari/februari 2024 controleren, met als doel om de druk tijdens de jaarrekeningcontrole te verlichten. 3.6. Rechtmatig heidsv erantwoordi ng Met het aannemen van de Wet versterking decentrale rekenkamers is de rechtmatigheidsverantwoording een feit geworden. Vanaf boekjaar 2023 legt het college van B&W verantwoording af over rechtmatigheid door middel van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant zal in 2023 alleen nog een getrouwheidsoordeel geven bij de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening en valt daarmee binnen de scope van het getrouwheidsoordeel van de accountant.
Voor de specifieke uitkeringen (SiSa) is in de Gemeente- en provinciewet bepaald dat de accountant in de controleverklaring opneemt of de baten en lasten (alsmede de balansmutaties) met betrekking tot specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit betekent dat naast het getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening als geheel, nog een oordeel van de accountant wordt gevraagd bij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Deze bepaling is door de wetgever opgenomen met de bedoeling om te expliciteren dat er in de controle van de specifieke uitkering niets zal veranderen. Dat betekent dat wij ook in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2023 een tabel met bevindingen opnemen over de specifieke uitkeringen. Gemeenten moeten een aantal zaken regelen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording:
Managementletter 2023
Te regelen
Status
1.
Het aanpassen van de financiële verordening (artikel 212 van de Gemeentewet)
Afgerond
2.
Het aanpassen van de controleverordening (artikel 213 van de Gemeentewet)
Afgerond
3.
Het aanpassen van de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a van de Gemeentewet)
Het is niet verplicht om de verordening aan te passen, en daarom heeft de gemeente dit niet gewijzigd.
gemeente Dongen
Pagina 13
4.
Actualiseren overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&Obeleid).
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar paragraaf 3.4.
Het vaststellen van de scope en de criteria van de rechtmatigheidsverantwoording, in overeenstemming met de regelgeving van het Rijk en de commissie BBV. 5.
Actualiseren van het controleprotocol rechtmatigheid en bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid.
Afgerond
6.
Actualiseren van het normen- en eventueel toetsingskader.
Afgerond.
7.
Bepalen binnen welke financiële stromen zich materiële rechtmatigheidsafwijkingen kunnen voordoen. Op basis van de verantwoordingsgrens wordt per stroom de diepgang van de controle bepaald.
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.
8.
Opzet en bestaan van de interne beheersmaatregelen in kaart brengen voor de (relevante) onderkende transactiestromen/processen, bijvoorbeeld via 6W’s: Wie? Doet Wat? Waarom? Wanneer? Waarmee? en Met Welk doel? Actualiseren van het interne controleplan met daarin de controleaanpak per materiële transactiestroom (de zogenoemde systeemgerichte of gegevensgerichte controletechnieken), inclusief de controledoelstellingen) op basis van de stappen 5-8.
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.
Uitvoering rechtmatigheidscontroles door onder andere het:
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.
9.
10.
•
Opstellen werkprogramma’s met checklists en toetspunten
•
Uitvoering controles
•
Evalueren en rapporteren
De verantwoordingsgrens is gesteld op 1%.
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.
Bovenstaande stappen moeten uiteindelijk resulteren in een rechtmatigheidsverantwoording van het college. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in deze verantwoording kort en bondig benoemd. Verder is de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken de plek om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 14
In deze paragraaf worden de speerpunten van de bedrijfsvoering toegelicht. Ook moet in ieder geval een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven – alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.
4. Administratieve processen 4.1. Verbijzonder de i nter ne contr ole In overeenstemming met het VIC plan voor 2023 verricht gemeente Dongen verbijzonderde interne controles (hierna: VIC) voor de volgende financiële processen: Inkopen en aanbestedingen inclusief betaalproces Europese en nationale aanbestedingen (spendanalyse) Personeelslasten Grondexploitaties: grond aankopen en -verkopen Omgevingsvergunning Memoriaalboekingen Subsidieverstrekkingen Sociaal domein Verbonden partijen Treasury en liquiditeitsbeheer (inclusief budgetbeheer en begroting) Fiscaliteit Deze verbijzonderde interne controle is voor uw organisatie van belang, omdat de VIC inzicht geeft in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan gemeente Dongen moet voldoen. In de verbijzonderde interne controle is rekening gehouden met de materiële processen en stromen. Wij hebben de interne beheersing van de processen gecontroleerd die van materieel belang zijn voor de jaarrekening en de controle van de jaarrekening van gemeente Dongen.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 15
Uitvoering VIC De controlewerkzaamheden zijn in nauw overleg met het controleteam voorbereid door uw VIC-medewerker. Hierbij zijn de geselecteerde detailwaarnemingen als eerste beoordeeld door de VIC-medewerker. De kwaliteit van de ontvangen verbijzonderde interne controle is voldoende. De verbijzonderde interne controle wordt in onafhankelijkheid uitgevoerd door een VIC coördinator en een of meer uitvoerende medewerkers. Wij kunnen bij onze controlewerkzaamheden gebruik maken van de door gemeente Dongen voorbereide werkzaamheden. Na de tussentijdse controle zijn er nog enkele onbeantwoorde vragen, die op het moment van het opstellen van de managementletter nog niet zijn afgerond. Als er bijzondere bevindingen naar voren komen, zullen we deze opnemen in het accountantsverslag.
Onze focus tijdens onze interim-controle ligt vooral op de vraag of gemeente Dongen: alle processen en posten in beeld heeft die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente (scoping); per proces en per post alle relevante risico’s heeft benoemd die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente; voor alle onderkende relevante risico’s een maatregel van interne beheersing benoemt ter afdekking van deze risico’s; werkprogramma’s opstelt voor de interne controle per proces en per post die van voldoende kwaliteit is om materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen signaleren; de verbijzonderde interne controle per proces en per post zichtbaar uitvoert in aansluiting met het werkprogramma; de verbijzonderde interne controle toereikend vastlegt en documenteert (achteraf toetsbaar en “reperformbaar”); naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle de juiste, relevante en volledige bevindingen en afwijkingen opmerkt en adequaat documenteert; op basis van de geconstateerde bevindingen en afwijkingen de juiste conclusies trekt; evalueert wat het effect is van de bevindingen en de afwijkingen, evalueert of voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd door de gemeente en evalueert welke aanvullende werkzaamheden voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening nodig zijn door de gemeente.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 16
Wij volstaan met het rapporteren op hoofdlijnen van de belangrijkste bevindingen en/of aandachtspunten over de uitvoering van de VIC-processen over 2023: Er is een risicoanalyse uitgevoerd en de relevante risico's worden herkend en gemeld in het interne beheersingsrapport. Het is echter van belang op te merken dat enkele van deze rapporten voor het eerste halfjaar niet actueel zijn, onder meer door aanwezigheid van verouderde tekstpassages of teksten die teruggrijpen naar voorgaande jaren. Er heeft nog geen zichtbare koppeling plaatsgevonden tussen de geïdentificeerde risico’s en de interne beheersingsmaatregelen die getroffen zijn om deze risico’s af te dekken. Het wordt niet altijd zichtbaar gemaakt dat – bijvoorbeeld door een werkprogramma – alle geïdentificeerde risico’s en bijbehorende interne beheersmaatregelen (key controls) daadwerkelijk worden getoetst in de VIC. Gemeente Dongen heeft de belangrijkste frauderisico’s beschreven. Deze risico’s worden niet een-op-een vertaald naar de VIC en daarom wordt hierop nog niet getoetst. Ook in de procesbeschrijvingen (en beheersingsmaatregelen) is dit veelal nog niet opgenomen. Ten aanzien van de werkzaamheden van de VIC adviseren wij om op basis van de omvang van de gerealiseerde transacties te bepalen of er VIC werkzaamheden nodig zijn.
Er zijn in 2023 bijvoorbeeld VIC werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot de aankoop van gronden ter waarde van € 1. Indien er geen materiële transacties hebben plaatsgevonden, kan overwogen worden om af te zien van VIC werkzaamheden. Samenvattend constateren wij dat voor een goede en volledige VIC de VIC op bovenstaande punten verder ontwikkeld moet worden. Wij adviseren u om deze bevindingen en aandachtpunten te betrekken in de verbijzonderde interne controle voor de komende perioden. Het biedt u tevens de mogelijkheid de opvolging van aanbevelingen structureel te monitoren en om een verdere structurele kwaliteitsimpuls te realiseren. Dit draagt bij aan het steeds verder ontwikkelen van de verbijzonderde interne controle en het zelf signaleren en corrigeren van afwijkingen. Tot slot melden wij dat gemeente Dongen de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden beperkt procesgericht insteekt. Volgens de normen van interne en externe accountantscontrole is dit vooralsnog in hoofdzaak gegevensgericht en achteraf. Het is de ambitie van gemeente Dongen dat een aantal processen op termijn volledig procesgericht gecontroleerd kan worden en dat de accountant vervolgens zogenaamde systeemgerichte controles kan uitvoeren. Graag kijken wij met u welke processen gefaseerd in de volgende jaren en daarna hieraan kunnen voldoen.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 17
4.2.
Procesbeschrijvingen Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel van procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. Het is belangrijk om de relevante processen beknopt en overzichtelijk beschreven te hebben volgens het 6-W model (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel) of de zogenaamde “kruisjeslijsten”. De procesbeschrijvingen voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Verder zijn er lijncontroles uitgevoerd om het bestaan van de beschreven procedures te onderbouwen.
4.3.
Normen- en toetsings kader Het normenkader rechtmatigheid is door het college op 10 januari 2023 vastgesteld en op 9 februari 2023 door de raad. Een toetsingskader is een relevant document voor de interne beheersing op rechtmatigheid door gemeente Dongen. Een toetsingskader bevat alle relevante artikelen/bepalingen uit de (interne en externe) wet- en regelgeving uit het normenkader die kunnen leiden tot een financiële rechtmatigheidsfout. Met een adequaat toetsingskader maakt gemeente Dongen inzichtelijk aan welke voorwaarden wordt getoetst en kan gemeente Dongen zichtbaar maken dat wordt voldaan aan de bepalingen uit de relevante interne en externe wet- en regelgeving. Het controleplan bevat een overzicht van het normen- en toetsingskader. Op basis van dit kader is er een jaarplanning voor 2023 opgesteld, waarin de werkzaamheden met betrekking tot financiële rechtmatigheid zijn opgenomen.
5. IT-beheersingsmaatregelen 5.1. Contr olebevindingen Bij het opzetten van onze controleaanpak van de IT-beheersingsmaatregelen richten wij ons op de applicaties die relevant zijn voor het (financiële) verslaggevingsproces van gemeente Dongen. Als eerste onderzoeken wij daarbij het risicoprofiel van deze applicaties. Dit risicoprofiel is afhankelijk van onder meer: het belang van de continue beschikbaarheid van de applicatie en de daarmee gegenereerde gegevensbestanden; de aard en complexiteit van de applicatie en gegevensverwerking; de mate waarin gemeente Dongen in de bedrijfsvoering en wij bij onze accountantscontrole steunen op het goed functioneren (werking) en de output van de applicatie.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 18
Gezien het grote belang van automatisering zijn wij van plan om een IT-auditor in te schakelen voor een beoordeling van het automatiseringsproces. We zullen dit op korte termijn met u afstemmen.
5.2. Uitbestedi ng IT bij derde partij De gemeente Dongen heeft een uitwerkingsovereenkomst afgesloten met gemeente Tilburg. In deze overeenkomst is uitgewerkt welke diensten zijn ondergebracht bij gemeente Tilburg. In deze overeenkomst is echter beperkt uitgewerkt aan welke kwaliteitseisen gemeente Tilburg moet voldoen. Hierdoor is het voor gemeente Dongen niet mogelijk om de kwaliteit van de dienstverlening op basis van objectieve maatstaven te monitoren. Wij adviseren u hierover afspraken te maken met gemeente Tilburg. Wij hebben de Single Information Audit-normen voor het jaar 2022, bekend als de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA), ontvangen. Het rapport voor ENSIA over het jaar 2023 zal worden beoordeeld tijdens de jaarrekeningcontrole.
5.3. Informatiebeveiliging Omdat onze controle van de IT-beheersingsmaatregelen van gemeente Dongen een beperkte reikwijdte heeft – voortvloeiend uit onze controleopdracht voor de jaarrekening – benadrukken wij dat er sprake kan zijn van specifieke continuïteitsen beveiligingsrisico’s die niet door ons zijn of worden ontdekt. Deze risico’s manifesteren zich over het algemeen vooral als sprake is van datalekken en/of cybercriminaliteit. Het is daarom van belang dat gemeente Dongen zelf ‘in control’ is als het gaat om informatiebeveiliging. De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en veiligheidsregio’s). Gemeenten dienen daarom te werken volgens de normen zoals beschreven in de BIO. De BIO is verplicht geworden per 1 januari 2019. Gemeente Dongen moet vooraf bepalen of de informatie in de processen adequaat beveiligd zijn. Hierbij moet gericht worden op de aspecten integriteit, vertrouwelijkheid & beschikbaarheid. Wij adviseren om met gemeente Tilburg af te spreken dat periodiek een IT-audit uit wordt gevoerd en gerapporteerd aan gemeente Dongen op de uitbestede ICTdiensten. Hiermee kan de naleving van de BIO worden getoetst en risicogebieden en verbetermogelijkheden worden geïdentificeerd.
Bij het opstellen van deze rapportage wordt door de IT-auditor getoetst of de inrichting van de automatiseringsomgeving in opzet en bestaan afdoende is om te kunnen voldoen aan de BIO maatregelen inzake informatiebeveiliging.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 19
6. Administratieve processen 6.1. Algemeen Uit hoofde van onze controleopdracht voor de jaarrekening hebben wij – in samenhang met onze risicoanalyse – de interne beheersingsmaatregelen binnen de administratieve processen geëvalueerd. De controlewerkzaamheden zijn in nauw overleg met het controleteam voorbereid door uw team Control & Advies. Het team Control & Advies heeft zorggedragen voor actuele procesbeschrijvingen en de geselecteerde detailwaarnemingen zijn als eerste beoordeeld door het team Control & Advies en waar nodig zijn bevindingen nader onderzocht door het team Control & Advies. Hierdoor krijgt gemeente Dongen zelf inzicht in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen. Onze bevindingen komen in de hierna volgende paragrafen aan de orde voor elk van de belangrijke administratieve processen binnen gemeente Dongen.
6.2. Inkopen en aanbestedingen (i ncl. betalingsverkeer) 6.2.1. Betalingsproces In het betalingsproces binnen uw gemeente zijn interne beheersmaatregelen geïmplementeerd om te waarborgen dat betalingen juist en rechtmatig plaatsvinden. Zo is het de beleidsafspraak dat alle facturen > € 5.000 en steekproefsgewijs facturen < € 5.000 in een betaalbatch zichtbaar worden gecontroleerd op juiste bankrekeningnummer en bedrag alvorens de betaalbatch in het banksysteem wordt klaargezet voor betaling. Vervolgens is het in het banksysteem niet mogelijk om betalingen te verwerken zonder de autorisatie van twee hiertoe bevoegde functionarissen. Wij zijn van mening dat deze beheersmaatregelen het risico op onjuiste en onrechtmatige betalingen in voldoende mate afdekt. Wij zijn dan ook voornemens om in onze controleaanpak inzake de betalingen te steunen op deze beheersmaatregelen. Uit onze testwerkzaamheden op de effectieve werking van de genoemde beheersmaatregelen in het betalingsproces, zoals voorbereid door uw team Control & Advies, blijken geen bijzonderheden. 6.2.2. Aanbestedingen Het inkoop- en aanbestedingsproces is binnen gemeente Dongen decentraal belegd. De verantwoordelijkheid voor het op een rechtmatige wijze verrichten van inkopen en aanbestedingen ligt bij de budget verantwoordelijken per afdeling.
Toetsing op naleving op de aanbestedingsrichtlijnen vindt plaats door middel van steekproeven op de kosten en investeringen en door middel van een spendanalyse op de uitgaven per crediteur.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 20
De spendanalyse is bij de interim-controle nog niet uitgevoerd. In overleg met uw organisatie streven wij ernaar om deze begin 2024 op te pakken. Zo kan het gehele boekjaar betrokken worden in de analyse en kunnen eventuele knelpunten nog voor de start van de jaarrekeningcontrole worden uitgezocht. Uit de steekproef op de investeringen zijn geen afwijkingen gebleken van de (interne) aanbestedingsregels. 6.2.3. Overige bedrijfskosten Wij adviseren u om erop toe te zien dat opdrachten te allen tijde schriftelijk worden verstrekt/vastgelegd. Indien deze opdrachten en afspraken consistent worden geregistreerd en gearchiveerd, is het mogelijk om de controle in de eerste lijn en de interne controle op ontvangen facturen hiermee efficiënter te laten verlopen en dus te verbeteren. Bij het uitvoeren van de deelwaarnemingen hebben we vastgesteld dat in bepaalde situaties de goedkeuring in de goedkeuringsstroom van de budgetbeheerders niet in overeenstemming is met de actuele budgetbeheerregeling. Indien afwijking noodzakelijk is, adviseren wij om een afwijkingsprocedure in te richten waarbij de afwijkingen van het beleid door een bevoegde vooraf worden goedgekeurd. Deze bevindingen zien toe op intern beleid en hebben daarom geen gevolgen voor het getrouwheids- en/of rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening.
6.3. Uitgaven participatiewet De bijstandsuitkeringen worden door Dongen in eigen beheer uitgevoerd. Interne controle is op twee plaatsen in de organisatie belegd. In het proces is kwaliteitstoetsing ingebouwd waarbij naast rechtmatigheid van de uitkeringen ook getoetst wordt op naleving van plichten, maatregelen en andere kwaliteitsaspecten. Door uw organisatie zijn detailwaarnemingen voorbereid. In samenspraak met de medewerker hebben we besloten om de controle uit te voeren tijdens de jaarrekeningcontrole 2024.
6.4. Uitgaven Jeugdz org en Wmo De contractering van Jeugdzorg en de administratieve verwerking van zorgdeclaraties is door gemeente Dongen uitbesteed aan partij Regio Hart van Brabant. Met de partijen zijn afspraken gemaakt over de verantwoording van de uitgaven Jeugdzorg aan gemeente Dongen. Gemeente Dongen heeft vanaf 2023 Wmo-begeleiding, dagopvang en beschermd wonen ingekocht in een collectief verband via de Regio Hart van Brabant. Het Samenwerkingsverband Siem ontvangt een lumpsum budget gebaseerd op een geschat aantal zorgvragers. Het lumpsum budget en eventuele nacalculatie worden achteraf verdeeld over de gemeenten. Op dit moment worden de afspraken vastgelegd in een overeenkomst. Wij adviseren u om interne controles in te richten die passend zijn bij deze nieuwe afspraken.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 21
6.4.1. Persoonsgebonden budget Gemeente Dongen voert momenteel geen controles uit op de prestatielevering voor de PGB’s. Wij geven in overweging om hier door middel van een risicogerichte aanpak wel invulling aan te geven. Vooralsnog betekent dit dat de uitgaven PGB als onzeker zullen worden aangemerkt in de jaarrekening. De gemeente Dongen overweegt in de toekomst bij herindicaties van PGBtrajecten te onderzoeken of daadwerkelijke zorglevering heeft plaatsgevonden.. Voor het boekjaar 2023 heeft de gemeente Dongen besloten om de uitgaven voor het PGB als onzeker te beschouwen in de jaarrekening.
6.5. Grondexploitatie Dongen kent een zestal actieve grondexploitaties. De waardering van de projecten in de jaarrekening is gebaseerd op grondexploitatieberekeningen. De grondexploitatieberekeningen worden tweejaarlijks voorafgaand aan het opstellen van begroting en jaarrekening geactualiseerd. Op basis van nog op te stellen actualisaties toetsen gemeente Dongen en wij een juiste (actuele en reële) waardering van de grondexploitaties en dus het onderhandenwerk per ultimo 2023 van Dongen. Wij toetsen ook de uitgangspunten en de onderbouwing van de ramingen. Dit om een oordeel te geven over het proces bij gemeente Dongen van totstandkoming van een kwalitatieve en betrouwbare grondexploitatieberekening en de uitgangspunten en onderbouwingen die gemeente Dongen toepast. Deze zijn gebaseerd op gedegen onderzoek door en namens gemeente Dongen. De gemeente heeft voor elke actieve grondexploitatie een begroting opgesteld. Voor twee complexen, namelijk de Noorderbunder en de Vijf Turven, zijn voor het eerst meer gedetailleerde kostenramingen opgesteld. Voor deze plannen moet de uitvoering nog plaatsvinden. We adviseren gelet op de omvang van deze plannen en het stadium van uitvoering om de intern opgestelde kostenramingen extern te laten toetsen.
In de procesbeschrijving staat beschreven dat de grondexploitatiebegrotingen worden gecontroleerd, door de Beleidsadviseur Omgevingsbeleid, echter wordt volgens de procesbeschrijving de grondexploitatiebegroting ook opgesteld door de Beleidsadviseur Omgevingsbeleid. Wel vinden er controles op de voortgangsrapportages plaats door de controller volgens de procesbeschrijving. Omdat veel werkzaamheden in één hand liggen adviseren wij onafhankelijke toetsing uit te laten voeren op de kostenramingen en grondexploitatiebegrotingen van de twee genoemde complexen.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 22
6.6. Personeels- en sal arisproces De beheersmaatregelen in het personeels- en salarisproces zijn in grote lijnen op orde. We willen echter aanvullend aanbevelen om een volledigheidscontrole uit te voeren met betrekking tot de uitdienstdatum van medewerkers, waarbij gelet wordt op het risico van "dead men on the payroll." Dit risico houdt in dat er een mogelijkheid bestaat dat een medewerker na zijn of haar uitdiensttreding onterecht salaris blijft ontvangen. Het nalaten van een strikte controle op de uitdienstdatum kan leiden tot onbedoelde en ongewenste betalingen aan voormalige medewerkers, wat financiële risico's met zich meebrengt. Wij adviseren daarom dat passende maatregelen worden genomen om dit risico te minimaliseren en dit ook vast te leggen in de procesbeschrijving.
6.7. Subsidiebaten en -l asten 6.7.1. Subsidiebaten In het huidige proces is vastgesteld dat de ontvangen subsidies niet altijd worden geregistreerd in het subsidieregister. Deze tekortkoming brengt het risico met zich mee dat de ontvangen subsidies uit het oog worden verloren, wat potentiële financiële risico's met zich meebrengt. Het gebrek aan een adequaat beheerssysteem voor subsidieadministratie kan resulteren in het mislopen van subsidies en onnauwkeurige financiële rapportage. Wij adviseren u om de procedure te verfijnen door de (te) ontvangen subsidies zorgvuldig en tijdig in het subsidieregister te registreren. Dit zal resulteren in een versterkte financiële controle. 6.7.2. Subsidielasten Het is van cruciaal belang dat de subsidieontvanger de toekenning besteedt conform het doel. In gevallen waarin de verleende subsidie € 50.000 of meer bedraagt, zijn er specifieke voorschriften van toepassing zoals beschreven in de verordening. Het is van essentieel belang dat de gemeente actief toezicht houdt om te verzekeren dat de subsidieontvanger aan deze verplichtingen voldoet, de vereiste rapportages indient en de benodigde controleverklaring verstrekt. Wij adviseren u om de monitoring op de verstrekte subsidies en de daarmee samenhangende verplichtingen te verbeteren bijvoorbeeld met behulp van een subsidieregister op de verstrekte subsidies.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 23
7. Overige bevindingen 7.1. Naleving wet- en r egelgeving 7.1.1. Informatieplicht d uurzaamheid 7.1.1.1. Informatieplicht energiebesparing De informatieplicht energiebesparing is gekoppeld aan de energiebesparingsplicht uit het Activiteitenbesluit milieubeheer, het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) en het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). De energiebesparingsplicht geldt voor alle ‘drijvers’ die op een locatie meer dan 25.000 m3 gas verbruiken of meer dan 50.000 kWh energie. Op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is hierover nadere informatie te vinden. Gemeenten zijn ook onderworpen aan de energiebesparingsplicht, als zij voldoen aan de bovengenoemde energiegebruiksgrens. Dit geldt zowel voor de activiteiten die de gemeente uitvoert op een locatie, zoals bijvoorbeeld een gemeentehuis of een sportcomplex, als voor de gebouwen die de gemeente bezit of beheert, zoals bijvoorbeeld een school of een bibliotheek. De gemeente moet dan ook rapporteren over de uitvoering van de energiebesparende maatregelen, via de informatieplicht en/of de onderzoeksplicht. Heeft u een energiebesparingsplicht, dan moet u hierover ook eens in de 4 jaar rapporteren aan het voor uw organisatie bevoegde gezag. Dit is de informatieplicht. Deze geldt voor het eerst voor het jaar 2023, met als deadline 1 december 2023.
Algemene informatie is te vinden op Informatieplicht energiebesparing vanaf 2023 (rvo.nl). Om verder inzicht te krijgen in de voor een organisatie geldende vereisten is de volgende link handig: Stappenplan Energiebesparing Rapportageplicht. | RVO.nl. Wij adviseren om de informatieplicht van gemeente Dongen te onderzoeken en daaraan passende opvolging te geven. 7.1.1.2. Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers (met 100 of meer werknemers) jaarlijks gegevens bijhouden over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om woon-werk en zakelijke mobiliteit. Werkgevers moeten vervolgens voor 30 juni van het opvolgende jaar (voor het eerst dus voor 30 juni 2025) deze gegevens aanleveren op een digitaal formulier. Het gaat om jaartotalen van: het totaal aantal gereisde kilometers per gebruikte vervoermiddelen en per gebruikte brandstof
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 24
Het vorenstaande impliceert dat reeds vanaf 1 januari 2024 een aanzienlijke gegevensverzameling moet gaan plaatsvinden. Voor meer informatie en handreikingen hieromtrent verwijzen wij naar de websites van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en www.co2reductiemobiliteit.nl. NB: De inwerkingtreding van deze regeling wordt opgeschort van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024. De gemeente Dongen telt meer dan 194 fulltime equivalenten (fte). De gemeente is op de hoogte van de inhoud van de rapportageverplichting. 7.1.1.3. Rapportageverplichting in de jaarverslaglegging (CSRD) Vanaf 1 januari 2026 (boekjaar 2025) moeten alle grote ondernemingen (BV’s/NV’s) in Nederland de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) toepassen. Gemeente Dongen valt niet onder deze categorie. Dit vloeit onder meer voort uit het toepassen van de beslisboom die is opgenomen op de website van de SER:
Hoewel gemeente Dongen de CSRD op basis van Europese of Nederlandse weten regelgeving niet verplicht hoeft toe te passen, kan ook op andere wijze een verplichting ontstaan tot het rapporteren over duurzaamheid. Denk hierbij vooral aan: informatiebehoefte van ketenpartners die wél moeten voldoen aan de CSRD en daarvoor informatie nodig hebben vanuit toeleveranciers en afnemers (denk aan banken, zorgverzekeraars, leveranciers); informatieverplichting van gemeente Dongen, voortvloeiend uit convenanten op het gebied van duurzaamheid waar gemeente Dongen onderdeel van uitmaakt; informatiewensen van gemeente Dongen, voortvloeiend uit zelf gestelde duurzaamheidsdoelen en de communicatie daarover. Gemeente Dongen heeft nog geen signalen ontvangen over concrete rapportageverplichtingen vanuit de keten.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 25
7.1.1.4. Overige informatiever plichtingen rond duurzaamheid In de vorige paragrafen zijn de belangrijkste informatieverplichtingen rond duurzaamheid toegelicht. De komende jaren nemen deze verplichtingen toe en voor sommige (soorten) organisaties gelden nu al aanvullende verplichtingen. Wij adviseren om dit regelmatig te onderzoeken, bijvoorbeeld via de website Wetchecker energiebesparing (rvo.nl). Om de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheidsdoelstellingen en vereisten goed te volgen en onze opdrachtgevers hierbij te ondersteunen, is binnen ons kantoor een Projectteam Duurzaamheid actief. Voor vragen kan via onze algemene contactgegevens altijd een beroep worden gedaan op dit projectteam.
7.2. Opvolging eerdere aanbevelingen In eerdere managementletters en accountantsverslagen hebben wij u geadviseerd over verbeteringsmogelijkheden in de interne beheersingsmaatregelen. Met betrekking tot de opvolging van eerdere aanbevelingen merken wij het volgende op: Score
Betekenis Aanbeveling opgevolgd. Deels opgevolgd. Genoemde adviespunt is nog ter opvolging. Aanbeveling niet opgevolgd.
Bevinding rapportage 2022
Opvolging in 2023
Status
Rechtmatigheidsverantwoording Actualiseren van de controleverordening
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar paragraaf 3.6.
Actualiseren van het controleprotocol
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar paragraaf 3.6.
Bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% bedragen van de verantwoorde lasten inclusief reservemutaties.
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar paragraaf 3.6.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 26
Resultaatsontwikkeling en financieel toezicht Advies om te werken met een stoplichtenrapportage
In de begroting voor de periode 2024-2027 zijn voor twee thema’s (530 en 540) het monitoringsmodel toegepast. We raden u aan om deze aanpak te implementeren voor alle thema’s.
Inkoop- en betalingen Schriftelijke vastlegging van afspraken en opdrachten, bijvoorbeeld door het via de e-mail bevestigen van de mondeling gemaakte afspraken. Verder geven we in overweging om de archivering van opdrachten te verbeteren.
Gemeente Dongen wenst overleg met Centric, waardoor informatie over prestatielevering bijvoorbeeld rechtstreeks in het systeem wordt vastgelegd, wat de voorkeur van de organisatie heeft. Uit de detailcontroles blijkt dat dit een aandachtspunt blijft.
PGB’s Uitvoeren van toetsing op daadwerkelijke zorglevering (prestatielevering)
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar paragraaf 6.5.
Investeringen Het is van belang dat goede afspraken worden gemaakt met de schoolbesturen ten aanzien van de nieuwbouwlocaties. De forse inflatie en schaarste op de bouwmarkt vragen om extra aandacht voor afspraken en risicoborging in dit proces (bouwheerovereenkomsten).
In de overeenkomst zijn afspraken gemaakt over rapportage en verantwoording tijdens en na de bouw door het schoolbestuur.
8. Vooruitblik (controle) jaarstukken 2023 U streeft ernaar de jaarstukken april 2024 aan te bieden voor controle. Van belang is dat er bij de start van de jaarrekeningcontrole een complete set van jaarstukken met onderliggend jaarrekeningdossier aanwezig is. Aan uw gemeente zal de gebruikelijke lijst van op te leveren stukken verstrekt worden ten behoeve van het jaarrekeningdossier.
Managementletter 2023
gemeente Dongen
Pagina 27
9. Slot Wij vertrouwen erop u met deze managementletter een goed beeld te hebben gegeven van onze bevindingen en aanbevelingen bij de controle van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. Wij adviseren om de in dit verslag opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Uiteraard zijn wij graag bereid om nader van gedachten te wisselen over onze aanbevelingen en specifieke oplossingsrichtingen.