RIB 24-01 - Planning PC-cyclus 2024

Aan de raadsleden

Dongen, 8 januari 2024

Uw kenmerk Zaaknummer RIB nr. Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : : :

2023-141062 1 Joost van Boekel/ 14 0162 Planning P&C-cyclus 2024

Geachte raadsleden, Met deze informatiebrief wordt uw raad geïnformeerd over de planning van de Planning & Controlproducten in 2024. Planning & Control-cyclus is de kapstok in de planvorming- en uitvoering De Planning & Control-cyclus (hierna: P&C-cyclus) is de kapstok waarlangs de gemeente plannen maakt, inzicht geeft in de voortgang van die plannen en uiteindelijk verantwoording aflegt over de realisatie van de gemaakte plannen. Het is een jaarlijks terugkerende cyclus die borgt dat de gemeente (ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad) op gezette tijden in het jaar reflecteert op de koers, de plannen en de uitvoering van reguliere taken en doelstellingen. Het vervult daarmee een belangrijke rol in de informatievoorziening van college richting raad. De P&C-cyclus bestaat binnen de gemeente Dongen uit een aantal (P&C-)producten die respectievelijk ingaan op het voorgaande jaar (de jaarrekening), het lopende jaar (de bestuursrapportages) en het komende jaar (de kadernota en de begroting). Het cyclische karakter leent zich voor een continue verbetering Het jaarlijks karakter van de P&C-cyclus leent zich voor het continu verbeteren van het proces en de producten. De afgelopen jaren is de planning van de producten aangepast en is geïnvesteerd in een verdere verbetering van de leesbaarheid van de producten.

Zo is in ieder beleidsthema onderscheid gemaakt tussen strategische doelstellingen (het hoger liggende doel binnen een thema) en de concretere beleidsdoelstellingen. De beleidsdoelstellingen zijn vertaald in activiteiten (Wat gaan we daarvoor doen?), beleidsindicatoren en beleidsrisico’s. Hiermee staat een structuur waarin we de komende jaren de producten verder kunnen verbeteren. De concrete tijdslijnen van de P&C-cyclus 2024 zijn te vinden in de bijlage In bijlage 1 is de jaarplanning van de P&C-cyclus 2024 opgenomen. In vergelijking met voorgaande jaren is er één verandering doorgevoerd. Omdat de raadsplanning een behandeling van een derde bestuursrapportage niet mogelijk maakte, is in overleg met het presidium besloten het aantal bestuursrapportages terug te brengen tot twee. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste data opgenomen.

P&C-pakket Voorjaarspakket

Producten Jaarrekening, berap-1, kadernota, individuele rapportages

Najaarspakket

Berap-2, begroting, individuele rapportages

Aanlevering Opiniërende pakket raad 31-mei 27-jun* 4-okt

7-nov

Besluitvormende raad 4-jul* 14-nov

* De vergadering van 27 juni wordt volledig gereserveerd voor de opiniërende behandeling van de Kadernota 2025. De jaarrekening en berap-1 worden op 4 juli zowel opiniërend als besluitvormend behandeld.

Met bovenstaande planning ontstaat een clustering van P&C-producten met enkele verdiepende rapportages op twee momenten in het jaar. Hiermee wordt bewerkstelligd dat deze documenten op hetzelfde moment in de raad worden behandeld en kan worden geborgd dat de informatie in de P&Cproducten overeenstemt met de informatie in de onderliggende rapportages. Dit draagt bij aan een efficiëntere behandeling van de verschillende (reeds bestaande) stukken en zorgt ervoor dat de informatievoorziening aan de raad wordt gestroomlijnd. Ook zorgt het ervoor dat de P&C-documenten relatief beknopt kunnen blijven; nadere informatie is te vinden in de achterliggende rapportages. Zo worden zowel in het Voorjaarspakket als in het Najaarspakket de voortgangsrapportage grondexploitatie, enkele (regionale) rapportages binnen het sociaal domein en de voortgangsmonitor onderwijshuisvesting aangeboden. We bezien of het mogelijk is komend jaar in één van de pakketten ook beleidsrapportages rondom de prioritaire thema’s duurzaamheid en wonen aan toe te voegen.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

M.C. Bakermans