RIB 20 -(digitale) overheidscommunicatie en IDO's

Aan de raadsleden

Dongen, 23 maart 2023

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief nr. 20 1 Team Communicatie en team Maatschappelijk beleid (digitale) overheidscommunicatie en IDO’s

Beste raadsleden, Met deze raadsinformatiebrief willen wij u informeren over de stand van zaken rondom duidelijke overheidscommunicatie, digitale toegankelijkheid en het Informatiepunt Digitale Overheid. Deze raadsinformatiebrief is u toegezegd door portefeuillehouder Marina Starmans in de raadsvergadering van 9 februari 2023 (T23/07). Gezien de samenhang van de onderwerpen zijn twee toezeggingen samengevoegd in deze raadsinformatiebrief. 1. Duidelijke overheidscommunicatie Tekenen Direct Duidelijk Deal Gemeente Dongen vindt het belangrijk om duidelijk en klantvriendelijk te communiceren, zodat alle inwoners onze communicatie zo goed mogelijk begrijpen. Daarom heeft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen op de dag van de alfabetisering in september 2020 de landelijke Direct Duidelijk-deal ondertekend. Om ervoor te zorgen dat de communicatie van de gemeente begrijpelijk is voor alle inwoners worden brieven en andere teksten aangepast en medewerkers getraind. Taalniveau B1, video's en afbeeldingen zijn hierbij het uitgangspunt. Ook bij het schrijven van beleidsstukken, adviesnota’s en informatie voor de gemeenteraad wordt gelet op gemakkelijker taalgebruik. Externe trainingen duidelijk schrijven en taalcoaches In april 2022 hebben 8 medewerkers extern een training gevolgd om te leren schrijven op taalniveau B1.

Daarnaast zijn 3 medewerkers opgeleid tot taalcoach. De trainingen werden gevolgd bij BureauTaal, specialist op het gebied van schrijven van (overheids)teksten op B1-niveau. Trainingen Direct Duidelijk intern De taalcoaches van de gemeente Dongen hebben een training opgezet die intern aan medewerkers van de gemeente gegeven wordt. Deelnemers leren in de training te schrijven op B1-niveau. Sinds juli 2022 wordt maandelijks een training gegeven. Deze training zit elke maand vol. Tot februari 2023 hebben 40 medewerkers de training gevolgd. Voor de komende maanden hebben 16 collega’s zich aangemeld. Voor de medewerkers van de buitendienst staat ook een aparte training op de planning. Training Direct Duidelijk schrijven gemeenteraad Op 2 februari 2023 gaven de taalcoaches van gemeente Dongen een training Duidelijk Schrijven aan de raadsleden (10 raadsleden aanwezig) de griffie (griffier en 2 medewerkers griffie). Tijdens de avond zijn de raadsleden bijgepraat over de Dongense aanpak. Natuurlijk gingen de aanwezigen ook 1

zelf aan de slag met het schrijven van direct duidelijke taal (B1-niveau). We kijken terug op een zeer geslaagde avond met veel positieve reacties. En - het belangrijkste - ideeën om aan de slag te gaan om moties en betogen begrijpelijker te maken! Herschreven brieven Sinds de ondertekening van de Direct Duidelijk-deal zijn ook brieven en teksten herschreven of daar is het team mee bezig te herschreven. Het gaat om brieven binnen de volgende thema’s: - Afval - Dongen Werkt - Werk en Inkomen - Wmo inkoop - Jeugd - Omgevingsbeleid - Vergunning, toezicht en handhaving Vanuit de regio en de Wmo-advies raad zijn complimenten gekregen over het herschrijven van onze brief Wmo nieuwe inkoop bestaande cliënten. Campagne intern Om de trainingen en het belang van duidelijk schrijven onder de aandacht te brengen organiseerden de taalcoaches een interne bewustwordingscampagne. Tijdens de Week van Lezen en Schrijven in 2022 deelden we onder andere tips en gaven we extra trainingen Duidelijk Schrijven. Schrijfwijzer Om ervoor te zorgen dat de regels rondom teksten schrijven voor iedereen beschikbaar is, maakten we een schrijfwijzer. Hierin staan, naast tips om een tekst op B1-niveau te schrijven ook regels voor een aanhef en afsluiting van een brief, het gebruik van afkortingen en de juiste schrijfwijze van veel voorkomende woorden/termen. 2.

Digitale toegankelijkheid Het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (BDTO) verplicht overheidsinstanties om de toegankelijkheid van hun websites en mobiele applicaties te verbeteren. En ook om verantwoording af te leggen over hoever ze daarmee zijn. Voor die verantwoording moeten overheidsinstanties een toegankelijkheidsverklaring opstellen en publiceren. Inspectie mei 2021 (WCAG 2.1 inspectie niveau AA) De laatste inspectie is gedaan op 21 mei 2021 door Cardan Technobility. Voor het opstellen en publiceren van de toegankelijkheidsverklaring mag deze niet ouder zijn dan 36 maanden (3 jaar). Gemeente Dongen voldoet nog niet volledig aan alle toegankelijkheidseisen zoals beschreven in het BDTO. Uit het rapport van de inspectie is gebleken dat de vier (sub)websites op het moment van de inspectie aan 43 van de 50 succescriteria voldoen. Dit geeft ons status B (Voldoet gedeeltelijk). Conform het besluit digitale toegankelijkheid moet dit minimaal status C zijn. Verantwoording Het aanpassen van de websites is een proces dat niet stilstaat. We zijn continu bezig om de websites gebruiksvriendelijker en toegankelijker te maken voor alle doelgroepen. In de toegankelijkheidsverklaring leest u per criteria waar niet aan wordt voldaan en leest u een planning wanneer de maatregelen worden doorgevoerd. Pdf-bestanden De webrichtlijnen stellen hoge eisen aan pdf's.

De afgelopen periode zijn pdf-bestanden vervangen voor digitaal toegankelijke alternatieven (bijvoorbeeld een webpagina of verwijzing naar websites van de overheid). Nog niet alle pdf-bestanden zijn vervangen of voldoen aan de richtlijnen. Wij bieden inwoners daarom de mogelijkheid om een toegankelijke variant op te vragen wanneer zij problemen hebben met het lezen van pdf’s. Nieuwe inspectie De rapportage van de inspectie mag niet ouder zijn van 36 maanden. Binnen deze termijn (vóór mei 2024) gaan wij daarom een nieuwe inspectie laten uitvoeren. Voor wat betreft de uitkomst van deze inspectie streven wij naar een A-status, waarbij we volledig voldoen aan het BDTO. 2

Compliment VNG oktober 2021 VNG voert gesprekken met alle gemeenten om Digitale toegankelijkheid onder de aandacht te brengen en gemeenten te stimuleren hiermee aan de slag te gaan. In oktober 2021 had de gemeente Dongen dit gesprek. Na een analyse van de VNG concludeerden zij dat de gemeente Dongen goed bezig is op het gebied van digitale toegankelijkheid: “Conform het besluit digitale toegankelijkheid moet elke gemeente voor de website, sub websites, mobiele apps en Intranet een verklaring met minimaal een C status publiceren op de website. We hebben geconstateerd dat de gemeente Dongen al heel goed bezig is. Uw gemeente heeft namelijk voor de hoofdwebsite en sub websites een verklaring met een status B. Er is aangegeven dat jullie op korte termijn streven naar een status A en continu bezig zijn met verbeteren. Complimenten voor de goede dienstverlening en in het bijzonder aan 25% van de inwoners met een beperking.” Meer informatie Inwoners informeren wij over digitale toegankelijkheid via onze eigen website: Gemeente Dongen: Digitale toegankelijkheid 3. Informatiepunt Digitale Overheid Naar verwachting treedt in 2024 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in werking. Dit is een herziening van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Volgens artikel 2:1, eerste lid Awb (nieuw), hebben bestuursorganen een zorgplicht om ondersteuning te bieden bij dienstverlening van de overheid. Informatiepunten Digitale Overheid (IDO’s) zijn een manier om dit te doen. IDO Dongen Op 9 september 2020 heeft wethouder René Jansen het IDO Dongen feestelijk geopend samen met Paul Adels van Theek 5 en Jos Debeij van de Koninklijke Bibliotheek. Het IDO is een laagdrempelige, eerstelijnshulploket in de bibliotheek in De Cammeleur, waar inwoners en ondernemers terecht kunnen met vragen over de digitale overheidsdienstverlening. Het hoofddoel van het IDO is het bevorderen van digitale inclusie. In het eerste jaar dat het IDO operationeel was (2021) in Dongen, waren er coronabeperkingen van toepassing. Het IDO heeft in 2021 480 hulpvragen gekregen, waarvan 250 keer hulp is geboden bij het coronatoegangsbewijs en 50 keer hulp is geboden bij DigiD. Bibliotheek Theek 5 ontving tot 2023 rechtstreeks middelen voor het IDO. Vanaf 2023 krijgt de gemeente de verantwoordelijkheid en de regierol ten aanzien van het IDO. Via de Regeling specifieke uitkering voor Informatiepunten Digitale Overheid ontvangt de gemeente in 2023 een bedrag van € 26.180,89. Dit bedrag is bedoeld voor: 1. de financiering van Bibliotheek Theek 5 voor de instandhouding van het IDO; 2. de promotie van het IDO bij de inwoners; 3.

het voeren van regie over het netwerk van organisaties rond het IDO. De komende periode maken we hierover afspraken met Bibliotheek Theek 5. Hulp bij digitale vaardigheden De gemeente Dongen streeft ernaar om de dienstverlening, waar dat kan en wettelijk toegestaan, digitaal aan te bieden. Sommige inwoners vinden het lastig om om te gaan met websites van de overheid of hebben moeite met het invullen van een online formulier. Wij verwijzen hen via meerdere kanalen naar fysieke, telefonische of online informatiepunten. Ook verwijzen wij naar cursussen. Website en flyer Inwoners kunnen voor hulp altijd bellen naar het Klant Contact Centrum van de gemeente Dongen. Wanneer zij de inwoner niet kunnen helpen verwijzen ze naar andere punten. Via www.dongen.nl/digitalehulp en via een flyer (bijlage 1 van deze raadsinformatiebrief) verwijzen we inwoners naar het Informatiepunt Digitale Overheid Dongen, Webstek Dongen en de DigiHulplijn. Daarnaast wijzen wij op de cursussen van Theek 5 en Taalhuis Dongen. Ook verwijzen wij naar de landelijke initiatieven Steffie en Seniorweb. Bovenstaande website en flyer worden met inwoners gedeeld via: - Artikelen in de informatiekrant - Posts via Facebook - Brieven (toevoegen flyer) - www.dongen.nl/actueel/nieuws en specifieke pagina’s zoals www.dongen.nl/hulpbijrondkomen - Klant Contact Centrum 3

Promotie cursussen Theek5 Bibliotheek Theek5 (organisator cursussen op het gebied van digitale vaardigheden) brengt gemeente Dongen altijd op de hoogte van (nieuwe) cursussen. Deze worden via de kanalen van de gemeente Dongen gepromoot. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

i

4