RIB 13 - Planning en Control Cyclus 2021

Aan de raadsleden

Dongen, 9 februari 2021

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief nr. 13 2 Joost van Boekel / 14 0162 Planning & Controlcyclus 2021

Geachte leden van de raad,

Met deze informatiebrief wordt uw raad geïnformeerd over de wijzigingen in de Planning & Control cyclus en de concrete planning van de verschillende producten in 2021. P&C-cyclus De Planning & Control-cyclus is de kapstok waarlangs de gemeente plannen maakt, inzicht geeft in de voortgang van die plannen en uiteindelijk verantwoording aflegt over de realisatie van de gemaakte plannen. Het is een jaarlijks terugkerende cyclus die borgt dat de gemeente (ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad) op gezette tijden in het jaar reflecteert op de koers, de plannen en de uitvoering van reguliere taken. Het vervult daarmee een belangrijke rol in de informatievoorziening van college richting raad. De P&C-cyclus bestaat binnen de gemeente Dongen uit een zestal (P&C-) producten die respectievelijk ingaan op het voorgaande jaar (de jaarrekening), het lopende jaar (de bestuursrapportages) en het komende jaar (de kadernota en de begroting). Evaluatie Conform afspraak met uw raad (Raadsinformatiebrief 01 2020, Programma planning & control in 2020) heeft een evaluatie plaatsgevonden van de P&C-cyclus 2020. Deze evaluatie heeft plaatsgevonden in de Financiële Commissie. De wijzigingen in de P&C-cyclus zoals die in deze raadsinformatiebrief zijn opgenomen, komen voort uit die evaluatie.

Clustering van P&C-producten op twee hoofdmomenten Een P&C-cyclus bestaat van oudsher uit drie fasen: de begrotingsvoorbereiding (in jaar t-1), de begrotingsuitvoering (in jaar t zelf) en de begrotingsverantwoording (in jaar t+1). Deze structuur dwingt een proces van monitoren, terugkijken en bijsturen af en zorgt er tevens voor dat je binnen een

kalenderjaar bezig bent met elk van de drie fasen. Je kijkt terug op de plannen die je voor het voorgaande jaar had gemaakt, je bent bezig met het realiseren van de plannen voor het lopende jaar en je maakt plannen voor volgend jaar. Door deze activiteiten gedeeltelijk tegelijkertijd uit te voeren, stimuleer je het verdere lerend vermogen. De ervaringen uit het lopende en het vorige jaar zijn een belangrijke input voor de plannen van volgend jaar. Op die manier worden de leerpunten uit de ene jaarcyclus direct verbonden aan de volgende cyclus. In Dongen worden de P&C-producten tot dusver opeenvolgend en daarmee los van elkaar opgesteld. Dit zorgt er enerzijds voor dat de gemeente het gehele jaar door bezig is met het opstellen van P&Cproducten; dat start in januari met de jaarrekening en loopt via bestuursrapportage-1, de kadernota en de tweede bestuursrapportage door in de begroting en bestuursrapportage-3 in december. Anderzijds zorgt deze aaneenschakeling van producten niet automatisch voor samenhang tussen die producten en een integraal beeld van de stand van zaken binnen de gemeente. Wat betekenen de uitkomsten uit de jaarrekening voor de uitvoering van de lopende begroting en de nog op te stellen begroting voor volgend jaar? In 2021 gaan we dit aanpassen door de P&C-producten te clusteren in het kalenderjaar.

In het voorjaar het tegelijkertijd agenderen van de jaarrekening t-1, de 1e bestuursrapportage over jaar t en de kadernota over jaar t+1. In het najaar kunnen de 2e bestuursrapportage en de begroting t+2 gecombineerd worden. Op die manier presenteren we op twee momenten in het jaar een integraal beeld aan de gemeenteraad over de voortgang. Twee momenten om te bepalen of we op koers liggen, of dat bijsturing noodzakelijk is. Om invulling te geven aan het budgetrecht van de raad en verrassingen bij de jaarrekening zoveel mogelijk te voorkomen, is op het einde van het jaar (voorlopig) nog een derde bestuursrapportage nodig. Deze bestuursrapportage heeft, zoals nu reeds gebruikelijk, een veel beperktere opzet dan de eerste twee bestuursrapportages. In de derde bestuursrapportage worden dan enkel de laatst bekende budgettaire wijzigingen voorgelegd. Overige kwalitatieve verbeteringen In 2021 zal een volgende stap worden gezet in de verbetering van de leesbaarheid van de P&Cproducten. Dit wordt gedaan door meer dan eerst integrale tekstuele verklaringen bij de mutaties op te nemen. Op die manier worden de bestuursrapportages zelfstandig leesbaar. Zoals reeds aangekondigd in de beantwoording van de raadsvragen bij de begroting gaat het college aan de slag met een verbetering van de kwaliteit en consistentie van de beleidsindicatoren.

Het streven is nog voor het zomerreces een voorstel hiertoe in de raad te brengen, zodat een bijgestelde set van indicatoren opgenomen kan worden in de begroting 2022. Bij de behandeling van de jaarrekening 2019 heeft wethouder Jansen toegezegd de raad te informeren over de verbetering van het budgetbeheer. Aanleiding hiervoor was de opmerking van de accountant dat budgetbeheer aandacht behoeft. Deze opmerking kwam voort uit de budgetafwijkingen die bij jaarrekening 2019 zijn geconstateerd. Het plan van aanpak versterking budgetbeheer is ter informatie als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. Concrete tijdslijnen P&C-cyclus 2021 In bijlage 2 is de volledige planning van de P&C-cyclus 2021 opgenomen. Hierin is de clustering van de genoemde producten visueel gemaakt. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste data opgenomen.

Cluster Voorjaarsbericht Najaarsbericht Eindejaarsbericht

Producten Jaarrekening, berap-1, kadernota Berap-2, begroting Berap-3

Raadsinformatie- Opiniërende avond raad 1-apr 1-jul 16-sep 4-nov 9-dec

Besluitvormende raad 8-jul 11-nov 16-dec

Zoals zichtbaar is in de tabel worden er twee raadsinformatieavonden gepland rondom het thema P&C. De eerste raadsinformatieavond op 1 april staat in het teken van de analyse van de schuldontwikkeling waartoe in een motie bij de begrotingsbehandeling is opgeroepen. Tijdens deze

avond zal een toelichting worden gegeven op de werking van de systematiek, zal de schuldontwikkeling verklaard worden en wordt inzicht gegeven in de risico’s en de sturingsmogelijkheden (draaiknoppen). De tweede raadsinformatieavond in september is ter voorbereiding op de begrotingsbehandeling. De belangrijkste inhoudelijke thema’s zullen worden toegelicht en waar dat mogelijk is kan een terugkoppeling worden gegeven op eventuele openstaande punten uit de bespreking van de Kadernota. Om het interne jaarrekening- dan wel begrotingsproces niet te doorkruisen, kunnen er tijdens de raadsinformatieavonden nog geen concrete eindresultaten worden gedeeld. De jaarrekening zal zijn gebaseerd op de concept-jaarrekening van de regio Hart van Brabant. Er heeft overleg plaatsgevonden tussen de regio HvB, de betrokken gemeenten en hun accountants over de problematiek van de (te) late oplevering van de jaarcijfers vanuit de regio. Hierbij is afgesproken dat eind mei de concept-jaarrekening met daarin de nog niet gecontroleerde cijfers wordt verstrekt. Dit betekent dat de definitieve jaarrekening van de regio nog tot wijzigingen kan leiden. Afsluitend Wij danken de leden van de Financiële Commissie voor hun constructieve bijdrage aan de evaluatie van de P&C-cyclus en de raadsleden voor de input die zij via de commissieleden hebben geleverd.

Met de aangekondigde aanpassingen in de P&C-cyclus verwachten we weer een nieuwe stap te zetten in de doorontwikkeling van de cyclus. We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.