RIB 08 - Normen- en toetsingskader 2020-2021 en invoering rechtmatigheidsverantwoording

Aan de raadsleden

Dongen, 27 januari 2021

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief nr. 08 1 William Lagendijk / 14 0162 Normen- en toetsingskader 2020-2021 en invoering rechtmatigheidsverantwoording

Geachte leden van de raad,

De accountant toetst jaarlijks de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Om de accountant in de gelegenheid te stellen over 2020 zijn controle te kunnen uitvoeren, dient een geactualiseerd normen- en toetsingskader door het college van B&W te worden vastgesteld. Daarnaast is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een reden om tegelijk het normen- en toetsingskader voor 2021 vast te stellen. In de bijlage treft u het door het college van B&W vastgestelde normen- en toetsingskader 2020-2021. Middels deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, en wat dat voor u als raad betekent. Toelichting op normen- en toetsingskader Het normen- en toetsingskader rechtmatigheid bevat een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het betreft een overzicht van wet- en regelgeving, raadsverordeningen en -besluiten van de gemeente Dongen voor zover deze betrekking hebben op financiële beheershandelingen. Het normenkader is onderverdeeld in twee blokken; de gemeentebrede kaders (A) en de specifieke kaders gerelateerd aan het programma in de begroting (B). Daarnaast wordt onderscheid gemaakt tussen Europese en landelijke wet- en regelgeving en Gemeentelijke regelgeving/ raadsbesluiten.

De weergave van artikelen en passages rondom de Financiële rechtmatigheid is het toetsingskader wat voor interne en externe controles van toepassing is verklaard. Nieuw ten opzichte van vorig jaar Aanvullend op de vastgestelde wet- en regelgeving is dit jaar een inventarisatie gemaakt van artikelen en passages uit de wet- en regelgeving, die gebruikt zullen worden voor de (interne) controles. Dit is het zogenoemde toetsingskader. De reden van deze wijziging is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het college zelf vanaf boekjaar 2021 een verklaring over de rechtmatigheid afgeeft. Om dit goed te borgen is het voorstel om het normen- en toetsingskader voor zowel 2020 als 2021 vast te stellen. Begin 2022 wordt een actualisatie gemaakt waarbij de wet- en regelgeving over 2021 definitief wordt bepaald, en het normen- en toetsingskader 2021-2022 wordt voorgelegd. Op deze manier ontstaat er een systematiek waarin het normen- en toetsingskader telkens voor 2 jaar wordt vastgesteld: het afgelopen jaar definitief (op basis van de geldende wet- en

regelgeving) en het huidige jaar voorlopig (op basis van de wet- en regelgeving die in de tussentijd nog kan wijzigen). Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 Met ingang van het verslagjaar 2021 treedt een wetswijziging 1 in werking waarbij het college van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft bij de jaarrekening. Tot nu toe was het de accountant die een oordeel gaf over de rechtmatigheid, bij de controle op de jaarrekening. De aankomende wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid. Het college dient namelijk te kunnen steunen op de interne beheersing om te borgen dat financiële beheershandelingen en transacties plaatsvinden conform wet- en regelgeving. Het is aan de gemeenteraad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te beoordelen. De rechtmatigheidsverantwoording gaat deel uitmaken van de jaarrekening, zodat het huidige kwaliteitsniveau van de controle op de rechtmatigheid geborgd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst dus of de bewering van het college op het gebied van rechtmatigheid adequaat is onderbouwd. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen.

Wat is rechtmatigheid? Rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording beperkt zich tot financiële rechtmatigheid. Met financiële rechtmatigheid wordt bedoeld dat de financiële beheershandelingen en transacties in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad gestelde beleidskaders zijn uitgevoerd. Financiële beheershandelingen zijn handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening moeten worden verantwoord. Het voorliggend normenkader is een overzicht van de voor Dongen van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Gevolgen wetswijziging voor de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en de accountant In deze paragraaf worden de belangrijkste gevolgen van de invoering van de wetswijziging toegelicht. De wetswijziging heeft geen invloed op de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole, zoals opgenomen in de huidige Kadernota Rechtmatigheid. Gemeenteraad Op dit moment stelt het college van B&W de belangrijkste kaders en normen voor de accountantscontrole vast, en legt dat ter informatie voor aan de gemeenteraad. Met de invoering van de wetswijziging bepaalt de gemeenteraad het te hanteren normenkader en de te hanteren controleen verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

Het gesprek over rechtmatigheid zal vanaf dan voornamelijk tussen de gemeenteraad en het college plaatsvinden. De gemeenteraad moet een afweging maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die nodig zijn voor de ambtelijke organisatie om de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden vast te stellen en te rapporteren. College van B&W Naar aanleiding van de wetswijziging geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening af. Het college gaat in overleg met de gemeenteraad over het te hanteren normenkader en de te hanteren controle- en verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording. De ambtelijke organisatie rapporteert halfjaarlijks aan het college over de bevindingen uit de interne controles. Dit betreffen zowel bevindingen die boven de verantwoordingsgrens uitkomen als overige belangrijke bevindingen op het gebied van financiële beheersing. De rapportages dienen als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Ambtelijke organisatie Aangezien het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant met de wetswijziging komt te vervallen zal de ambtelijke organisatie, namens het college, vast moeten stellen dat de interne beheersing van voldoende kwaliteit is om te borgen dat de gemeente Dongen bij alle financiële beheershandelingen en transacties de geldende wet- en regelgeving naleeft. Dit betekent dat inzichtelijk moet worden gemaakt welke wet- en regelgeving in het kader van rechtmatigheid van belang is om te toetsen. Naar verwachting zal de uitvoering van de 1 De wetswijziging is nog in behandeling bij de Tweede Kamer en gaat daarna naar de Eerste Kamer. Er bestaat een

mogelijkheid dat het jaar van invoering doorschuift naar 2022.

interne controles niet substantieel wijzigen ten opzichte van de huidige werkwijze aangezien het kwaliteitsniveau van een voldoende niveau wordt geacht. Dit is in overeenstemming met het beeld van de accountant die in de managementletter 2020 heeft opgenomen dat de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare financiële verslaggeving. Accountant Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt met de wetswijziging te vervallen. De accountant geeft nog wel het getrouwheidsoordeel over de jaarrekening af, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Dit betekent dat rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden geen invloed meer hebben op de strekking van de controleverklaring. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording echter geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden – uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens van maximaal 3% – heeft dit nog wel invloed op het getrouwheidsoordeel van de accountant in de controleverklaring. Vervolgstappen Na het definitief worden van de wetswijziging wordt u als gemeenteraad meegenomen in de vervolgstappen en zullen de uitgangspunten, waaronder het normenkader er de goedkeuringstoleranties, worden voorgelegd ter besluitvorming. Daarbij wordt ook het controleprotocol (huidige versie 2017) geactualiseerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.