RIB 07 - Proces takendebat januari 2022

Aan de raadsleden

Dongen, 19 januari 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief 07 Joost van Boekel / 14 0162 RIB 07 – Uitwerking procesvoorstel takendebat

Geachte heer, mevrouw, Op 11 november jl. heeft uw raad een motie aangenomen die het college verzoekt een procesvoorstel te doen voor het voeren van een takendebat door de nieuwe gemeenteraad. Tevens is verzocht om een planning en het in kaart brengen van budgetten en investeringen. Met deze raadsinformatiebrief informeert het college u over een mogelijk proces en planning en geeft het college aan op welke wijze invulling gegeven kan worden aan de uitwerking van budgetten en investeringen. Een takendebat dient meerdere doelen Er zijn verschillende overwegingen om een takendebat te voeren. Het precieze doel van het takendebat is van belang voor de wijze waarop het takendebat wordt vorm gegeven en voor het vervolg (hoe met de uitkomsten wordt omgegaan). Het college onderscheidt de volgende doelstellingen van een takendebat: 1) Richting geven aan het handelen van de gemeente Hierbij gaat het om de beoordeling van de vraag of taken bijdragen aan de gestelde beleidsdoelen. 2) Scheppen van financiële ruimte Het schrappen van taken kan (op termijn) leiden tot kostenreductie en daarmee financiële ruimte scheppen. 3) Scheppen van capaciteit Er is geen balans tussen wat van de organisatie wordt verlangd en wat de organisatie kan leveren. Doel kan zijn om die balans te herstellen door afbouw van het takenpakket.

Hierbij wordt opgemerkt dat er nog een meerjarige bezuinigingstaakstelling op de gemeentelijke organisatie rust. Deze kan alleen worden ingevuld wanneer er een evenredige afbouw van het takenpakket plaatsvindt. Uit de motie maken wij op dat het scheppen van financiële ruimte voor u het primaire doel is. De bovenstaande doelstellingen sluiten elkaar echter niet uit. Als kostenreductie het voornaamste doel is, dan zullen de keuzes die hieraan moeten bijdragen nog steeds moeten passen binnen de beleidsdoelstellingen van de gemeente (het eerste doel). Het schrappen van taken kan daarnaast ook bijdragen aan het scheppen van capaciteit en het leveren van een bijdrage aan de bezuinigingstaakstelling op de gemeentelijke organisatie (het derde doel). Het college stelt voor te kiezen voor een wat bredere aanvliegroute waarin het financiële doel leidend is en waarbij de twee andere doelstellingen waar mogelijk worden meegenomen.

Er is reeds veel informatie beschikbaar Een belangrijk startpunt voor het voeren van een takendebat is helderheid over de (strategische) doelstellingen van de gemeenten. Er is de afgelopen jaren reeds veel geïnvesteerd in de uitwerking hiervan. Denk aan de Toekomstvisie uit 2015 en de uitvoeringsvisies en paraplunotities die in 2019 zijn opgeleverd. Iedere visie is het resultaat van een interactief traject en is in nauwe samenwerking met onze partners, verenigingen, instellingen, ondernemers, betrokken en belanghebbende inwoners tot stand gekomen. Het ligt niet voor de hand dit werk over te doen. De relevante stukken zullen in het voorbereidingsdossier voor het takendebat worden meegenomen. Deze visies vormen het afwegingskader waarbinnen het takendebat gevoerd kan worden. Ook merken wij op dat in de enkele jaren geleden gevoerde bezuinigingen (wat een pakket van ca. € 4,3 mln. heeft opgeleverd) in beeld is gebracht waar keuzemogelijkheden liggen. Het actuele inzicht in wat beïnvloedbaar is en wat niet zullen wij delen. Verder zijn in het kader van de beheersing van de schuldenproblematiek keuzes gemaakt en is de investeringsruimte ingekaderd. De planning vraagt om een goede afstemming op het formatieproces… Het is aan de nieuwe gemeenteraad om het takendebat te voeren.

Na de installatie van de gemeenteraad start ook het formatieproces om te komen tot een bestuursakkoord voor de periode 2022-2026. Het is van belang beide trajecten – het takendebat en het formatieproces – goed op elkaar af te stemmen. Het college adviseert het takendebat voorafgaand aan het formatieproces te houden. Op die manier kunnen de uitkomsten van het debat worden meegenomen in het op te stellen bestuursakkoord. Het voeren van een takendebat na afronding van het formatieproces lijkt niet logisch, omdat er dan reeds afspraken liggen over de speerpunten voor de komende jaren en de speelruimte vermoedelijk beperkter is. … en op de Planning- & Control-cyclus De uitkomsten van het takendebat – in de vorm van gemaakte keuzes ten aanzien van het takenpakket – zullen een plek moeten krijgen binnen de bestaande P&C-cyclus. Onlangs bent u geïnformeerd over de planning van de P&C-cyclus in 2022 (zie RIB01 van 4 januari jl.). Hierin is reeds aangegeven dat in het huidige verkiezingsjaar de kadernota vermoedelijk komt te vervallen. Het op te stellen bestuursakkoord, dat grofweg in dezelfde periode als de kadernota wordt opgesteld, vervangt voor een groot gedeelte de kadernota.

In aanvulling daarop kan een document worden opgesteld waarin de financieel-technische uitgangspunten voor de begroting en de beleidsontwikkelingen die doorlopen vanuit de huidige bestuursperiode zijn opgenomen. Op die manier ontstaan er 3 documenten die de kaders vormen voor de uitwerking van de Programmabegroting 2023-2026 en daarmee de Kadernota 2023 vervangen: - Op te stellen bestuursakkoord 2022-2026 - Financieel-technische uitgangspunten en doorlopende beleidsontwikkelingen - Uitkomsten takendebat Hiermee is het mogelijk de uitkomsten van het takendebat te verwerken in de begroting 2023. Het takendebat moet dan uiterlijk juni 2022 zijn afgerond. Spanning op het momentum Het is aan de gemeenteraad om een beslissing te nemen over het moment waarop dat takendebat wordt gevoerd. De huidige raad heeft aan het college gevraagd om een voorstel voor een tijdspad te doen. Uit de opmerkingen van de raad maakt het college op dat de huidige gemeenteraad het debat kort na de verkiezingen wil voeren. Dat is voor dit college dan ook het uitgangspunt.

Vanuit dit vertrekpunt maken wij enkele opmerkingen: - Zoals boven al opgemerkt, zal het debat opener en breder zijn als dat wordt gevoerd voor afhechting van de politieke speerpunten in een nieuw bestuursakkoord; - Als de gemeenteraad de ambitie heeft om het debat te verwerken in de begroting voor 2023, dan ligt er een deadline in juni 2022. - Er is na de verkiezingen een dynamische en drukke periode van afscheid, installatie, kennis maken en inwerken. Een takendebat in die periode brengt een (stevige) verzwaring als het gaat om de tijd die van de raadsleden wordt gevraagd. - Als de gemeenteraad de wens heeft om het debat of het proces rondom het debat interactief in te richten, dan heeft dat consequenties in de tijd: zowel qua voorbereiding en organisatie als qua doorlooptijd vraagt dat meer tijd. Het is twijfelachtig of een interactieve opzet in juni tot resultaat kan leiden. Een interactieve opzet kan twee gevolgen hebben: het takendebat wordt parallel aan de totstandkoming van het bestuursakkoord gevoerd en de uitkomsten kunnen niet worden verwerkt in de begroting 2023.

De planning en het proces kunnen er als volgt uit zien Uitgaande van een positionering van het takendebat voorafgaand aan de uitwerking van het bestuursakkoord, kan de planning er op hoofdlijnen als volgt uit zien: - 14 t/m 16 maart: Gemeenteraadsverkiezingen - 30 maart: Installatie nieuwe raad - April: Introductiebijeenkomsten nieuwe raad - Mei: Takendebat - Juni: Opstellen bestuursakkoord - Juli: Debat gemeenteraad over bestuursakkoord Voor het takendebat stelt het college voor 3 avonden in mei te reserveren: - Avond 1: Mogelijkheid tot het stellen van technische vragen over de opleverde informatie (aan de hand van ambtelijke gesprekstafels per programma) - Avond 2: Opiniërende plenaire bespreking - Avond 3: Besluitvormende plenaire bespreking

Uiterlijk 1 april ontvangt de raad het voorbereidingsdossier Zoals de motie verzoekt ontvangt de (nieuwe) raad het voorbereidingsdossier voor het te voeren takendebat uiterlijk 1 april. Dit voorbereidingsdossier bestaat uit de volgende stukken: 1. Een overzicht van de actuele strategische en beleidsdoelstellingen per programma. 2. De relevante en actuele visies: a. Toekomstvisie Gemeente Dongen 2025 b. Paraplunotitie Daarom Dongen! c. Zes uitvoeringsvisies behorende bij de paraplunotitie 3. Overzicht budgetten op taakniveau (budgetanalyse) 4. Overzicht actuele investeringen De genoemde budgetanalyse gaat uit van de budgettabellen – onderverdeeld naar taakveld – zoals deze in de Programmabegroting 2022-2025 zijn opgenomen. Per taakveld wordt een onderverdeling gegeven van de belangrijkste onderliggende taken, de daarmee gemoeide budgetten, een inschatting (inclusief toelichting) van mate van beïnvloeding van deze budgetten en de belangrijkste aandachtspunten waarmee rekening gehouden moet worden indien keuzes ten aanzien van die budgetten worden gemaakt. Wij horen graag van u of u onze visie over de doelen van het takenpakket onderschrijft en welk tijdspad u wenst te volgen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.