RIB 03 - Voortgang Interne Beheersing januari 2022

Aan de raadsleden

Dongen, 12 januari 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

2021-017664 3 Joost van Boekel/ 14 0162 Voortgang Interne Beheersing januari 2022

Geachte heer, mevrouw,

Driemaal per jaar informeren we u over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing. Dit doen we bij de start van de accountantscontrole (september/oktober), bij de managementletter (december/januari) en bij het accountantsverslag (juni/juli). In deze voortgangsmonitor geven we een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. De adviezen hebben betrekking op de interne beheersing van de gemeente Dongen. Het overzicht is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. In de periode september tot en met november 2021 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs B.V., de interim controle uitgevoerd. De bevindingen die hieruit zijn voortgekomen, zijn vastgelegd in de Managementletter 2021. Deze managementletter is als bijlage 2 bij de raadsinformatiebrief gevoegd. In de brief zelf geeft het college een reactie op de bevindingen van de accountant. Ten slotte is bij deze raadsinformatiebrief het Normen- en toetsingskader rechtmatigheid 2021-2022 gevoegd (zie bijlage 3). Het betreft een overzicht van wet- en regelgeving, raadsverordeningen en besluiten van de gemeente Dongen voor zover deze betrekking hebben op financiële beheershandelingen.

Het kader is vastgesteld door het college en wordt ter informatie verstrekt aan uw raad. Overall beeld managementletter De accountant constateert in haar managementletter dat de gemeente Dongen een positieve ontwikkeling doormaakt en de interne beheersing verder is verbeterd. Een oordeel waar we als organisatie trots op zijn. Het oordeel wordt onderbouwd met de verkeerslichtenmonitor (p. 5) waarbij een zestal processen een verbetering laat zien. Tevens blijkt uit de bijlage dat het merendeel van de eerdere bevindingen zijn opgevolgd. Binnen onze organisatie maken we sinds vorig jaar op gestructureerde wijze werk van de opvolging van de interne en externe aanbevelingen. We wijzen deze toe aan een actiehouder, maken bewust de afweging of en op welke wijze we invulling willen geven aan de aanbeveling en monitoren de voortgang. Uw raad wordt driemaal per jaar op de hoogte gebracht via de nu voorliggende voortgangsmonitor. We zijn blij te zien dat deze aanpak zijn vruchten afwerpt.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording De accountant vraagt in haar managementletter terecht aandacht voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De invoering is inmiddels uitgesteld naar (het verslagjaar) 2022. Dat betekent dat de verantwoording over het jaar 2021 nog op de oude wijze gebeurt. Dat betekent dat de accountant een oordeel geeft over de rechtmatigheid, bij de controle op de jaarrekening. De aankomende wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid. Het college dient namelijk te kunnen steunen op de interne beheersing om te borgen dat financiële beheershandelingen en transacties plaatsvinden conform wet- en regelgeving. Het is aan de gemeenteraad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te beoordelen. De rechtmatigheidsverantwoording van het college gaat deel uitmaken van de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst dus of de bewering van het college op het gebied van rechtmatigheid adequaat is onderbouwd. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen.

Zoals de accountant in haar managementletter opmerkt, brengt deze wijziging een aanpassing van de Controleverordening en de Financiële Verordening met zich mee. Wij zijn voornemens de aangepaste verordeningen uiterlijk voor het zomerreces van 2022 aan uw raad aan te bieden. We wachten hierbij vooralsnog de definitieve parlementaire besluitvorming over de wijziging van de rechtmatigheidsverantwoording af. Onderdeel van de aanpassing van de Controleverordening is tevens de vaststelling van de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid. Professionalisering inkoop en aanbesteding Eén van de processen waarop verbeteringen mogelijk zijn, is het proces van inkoop en aanbesteden. De accountant constateert dat de vastlegging van overeenkomsten/opdrachten en de onderbouwing van prestatieleveringen een aandachtspunt zijn. Dit blijkt ook uit onze eigen interne controles. We zijn om die reden gestart met een professionaliseringstraject binnen het inkoop- en aanbestedingsproces. Dit traject bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste evalueren we zelf het inkoopbeleid en het interne proces. Daarnaast zijn we voornemens een externe partij een volwassenheidsscan te laten uitvoeren op onze processen. Op die manier hopen we een goed beeld te krijgen van het verbeterpotentieel en de volgorde waarin we de verbeterstappen het beste kunnen zetten.

De Financiële Commissie heeft gevraagd of de accountant mee kan kijken op het verbeterplan. Na oplevering van het plan zullen wij deze voorleggen aan de accountant. Bij de volgende voortgangsmonitor Interne Beheersing, die uw raad ontvangt bij de aanbieding van de jaarstukken 2021, zullen we u het plan ter informatie toesturen en zullen we u informeren over de bevindingen van de accountant. Normen- en toetsingskader 2021-2022 Vorig jaar zijn we gestart met een nieuwe systematiek waarbij het normen- en toetsingskader telkens voor 2 jaar wordt vastgesteld: het afgelopen jaar definitief (op basis van de geldende wet- en regelgeving) en het huidige jaar voorlopig (op basis van de wet- en regelgeving die in de tussentijd nog kan wijzigen). Bij deze raadsinformatief informeren we u over het definitieve kader over 2021 en het voorlopige kader voor 2022. Het normen- en toetsingskader rechtmatigheid bevat een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het normenkader is onderverdeeld in twee blokken; de gemeentebrede kaders (A) en de specifieke kaders gerelateerd aan het programma in de begroting (B). Daarnaast wordt onderscheid gemaakt tussen Europese en landelijke wet- en regelgeving en gemeentelijke regelgeving/ raadsbesluiten.

De weergave van artikelen en passages rondom de financiële rechtmatigheid is het toetsingskader wat voor interne en externe controles van toepassing is verklaard.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlagen 1. Voortgangsmonitor Interne Beheersing (‘Dongen in beeld’) 2. Managementletter gemeente Dongen 2021 3. Normen- en toetsingskader rechtmatigheid 2021-2022

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.