RIB 03 - Monitor Voortgang Interne Beheersing januari 2023

Aan de raadsleden

Dongen, 22 december 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief nr. 3 / 2022-022438 2 Joost van Boekel; Coen van Tilburg/ 14 0162 Monitor Voortgang Interne Beheersing januari 2023

Geachte raadsleden, Sinds begin 2021 informeren we u periodiek over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing. In deze voortgangsmonitor geven we een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. Het actuele overzicht is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. Tot op heden stuurden wij u driemaal per jaar een voortgangsmonitor: bij de start van de accountantscontrole (september/oktober), bij de managementletter (december/januari) en bij het accountantsverslag (juni/juli). De ervaring heeft geleerd dat de monitor in september/oktober (bij start van de accountantscontrole) overbodig is. Gegeven de vakantieperiode die dan net achter de rug is, is er doorgaans geen noemenswaardige voortgang te melden sinds de voorgaande monitor in de maand juli. Vanaf heden passen we de frequentie van de voortgangsmonitor aan naar twee maal per jaar: in juli samen met het accountantsverslag en in januari met de managementletter. In de periode september tot en met november 2022 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de interim controle uitgevoerd. De bevindingen die hieruit zijn voortgekomen, zijn vastgelegd in de Managementletter 2022.

Deze managementletter is als bijlage 2 bij de raadsinformatiebrief gevoegd. De bevindingen van de accountant zijn tevens verwerkt in de voortgangsmonitor in bijlage 1. Daarbij is een reactie met actuele status toegevoegd, en is – waar van toepassing – de prioritering vermeld. Overall beeld managementletter De accountant constateert in haar managementletter dat het niveau van de interne beheersing binnen de gemeente Dongen bestendigd blijft. Het oordeel wordt onderbouwd met de verkeerslichtenmonitor (p. 4-6) waarbij een negental processen op groen staan. Op een viertal vlakken signaleert de accountant een bevinding of aandachtspunt. Dit betekent dat we op het gebied van onze interne beheersing geen enkele tekortkoming hebben. Tevens blijkt uit de managementletter dat het merendeel van de eerdere bevindingen zijn opgevolgd. Binnen onze organisatie gaan we via een gestructureerde werkwijze aan de slag met de opvolging van de interne en externe aanbevelingen. We wijzen deze toe aan een actiehouder, maken bewust de afweging of en op welke wijze we invulling willen geven aan de aanbeveling en monitoren de voortgang. Op geaggregeerd niveau wordt uw raad – zoals in de inleiding aangegeven – tweemaal

per jaar naar aanleiding van de bevindingen van de accountant op de hoogte gebracht van de voortgang. In de begeleidende brief legt de accountant de aandacht op de financiële positie en constateert daarbij dat de begroting sluitend is, we naar verwachting een positief resultaat over 2022 behalen en de schuldquote binnen de gestelde kaders blijft. Hiermee onderbouwt de accountant onze conclusie uit de meest recente meerjarenbegroting dat we werk hebben gemaakt van het robuuster maken van de gemeentelijke financiën. Invoering rechtmatigheidsverantwoording In de voorgaande monitors hebben we u geïnformeerd over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Na meermaals uitstel heeft de Eerste Kamer op 27 september 2022 ingestemd met de Wet versterking decentrale rekenkamers. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van (het verslagjaar) 2023 onderdeel wordt van de jaarrekening. Dat betekent dat bij de verantwoording over het jaar 2023 het college zelf aangeeft in hoeverre haar handelen rechtmatig is geweest. In de huidige werkwijze geeft de accountant een oordeel over de rechtmatigheid, bij de controle op de jaarrekening. De wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid.

Het college dient namelijk te kunnen steunen op de interne beheersing om te borgen dat financiële beheershandelingen en transacties plaatsvinden conform wet- en regelgeving. Het is aan de gemeenteraad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te beoordelen. De rechtmatigheidsverantwoording van het college gaat deel uitmaken van de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst dus of de bewering van het college op het gebied van rechtmatigheid adequaat is onderbouwd. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De accountant benoemt in de managementletter verschillende stappen die ondernomen dienen te worden. Naast vaststelling van het normen- en toetsingskader rechtmatigheid (zie hierna) betreft dit de actualisatie van de Controleverordening en de Financiële Verordening. Wij zijn voornemens de aangepaste verordeningen voor het zomerreces van 2023 aan uw raad aan te bieden. Inmiddels zijn door de VNG aangepaste modelverordeningen gepubliceerd. Onderdeel van de aanpassing is tevens de vaststelling van de tolerantie- en rapportagegrenzen voor de rechtmatigheid.

We zijn voornemens in de jaarrekening 2022 reeds ‘proef te draaien’ met een eigenstandige verantwoording over de rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dat neemt uiteraard niet weg dat ook de accountant nog met een oordeel komt over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente in 2022. Normen- en toetsingskader 2022-2023 De afgelopen jaren legden we uw raad in januari ter informatie het normen- en toetsingskader voor. Het betreft een overzicht van wet- en regelgeving, raadsverordeningen en -besluiten van de gemeente Dongen voor zover deze van invloed zijn op de vaststelling van de financiële rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is ook de kaderstellende rol van de raad sterker verankerd. Om die reden dient het normenkader voortaan door uw raad vastgesteld te worden. Een raadsvoorstel voor vaststelling van het normenkader 2022-2023 wordt aangemeld voor de eerste raadscyclus van 2023. Het normen- en toetsingskader rechtmatigheid bevat een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het normenkader betreft telkens voor 2 jaar: het afgelopen jaar definitief (op basis van de geldende weten regelgeving) en het huidige jaar voorlopig (op basis van de wet- en regelgeving die in de tussentijd nog kan wijzigen).

Het normenkader is onderverdeeld in twee blokken; de gemeentebrede kaders (A) en de specifieke kaders gerelateerd aan het programma in de begroting (B). Daarnaast wordt onderscheid gemaakt tussen Europese en landelijke wet- en regelgeving en gemeentelijke regelgeving/ raadsbesluiten. Onrechtmatigheid contract onkruidbestrijding Begin 2022 is na een meervoudig onderhandse aanbesteding de uitvoering van de onkruidbestrijding op de verhardingen in de openbare ruimte voor een periode van 2 jaar (2022 en 2023) gegund aan Van Helvoirt groenprojecten. Door de uitvoering van diverse meerwerkzaamheden is duidelijk geworden dat de totale besteding gedurende de looptijd van het contract boven de Europese

aanbestedingsgrens gaat uitstijgen. Dat betekent dat met de kennis van nu een Europese aanbesteding gevoerd had moeten worden. Gevolg hiervan is dat de totale contractwaarde in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2022 als onrechtmatig zal worden aangemerkt. Aangezien op dit moment nog geen andere onrechtmatigheden bekend zijn, is de verwachting dat deze onrechtmatig binnen de gehanteerde tolerantiegrens (1% van de begrotingsomvang) valt. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester, Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlagen: 1. Voortgangsmonitor Interne Beheersing (‘Dongen in beeld’) 2. Managementletter gemeente Dongen 2022

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.