RIB 03 - Bijlage 2 - Managementletter 2022
Tekst van het document
Managementletter 2022 Gemeente Dongen 15 december 2022
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen Postbus 10153 5100 GE DONGEN
Dordrecht, 15 december 2022 Ref.: 2285/JSC/MG
Geacht College, Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2022 van Gemeente Dongen hebben wij een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle richt zich hoofdzakelijk op het inventariseren en analyseren van risico’s van afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening. Deze risicoanalyse vormt de basis voor de controlewerkzaamheden die wij in het voorjaar 2023 zullen uitvoeren op de jaarrekening 2022. In deze managementletter rapporteren wij de bevindingen van onze werkzaamheden. De belangrijkste risico’s en aandachtspunten zijn samengevat in hoofdstuk 1 van de managementletter. In deze samenvatting zijn ook de verwijzingen opgenomen naar de paragrafen waarin de betreffende bevindingen en aanbevelingen verder zijn uitgewerkt. In hoofdstuk 6 en 7 komen respectievelijk nog enkele andere bevindingen en aandachtspunten aan de orde. In hoofdstuk 8 sluiten wij onze managementletter af. Een belangrijk aandachtspunt voor Dongen is de ontwikkeling van de financiële positie. Het is positief dat de begrotingsjaren 2022-2025 structureel sluitend zijn en de laatste tussentijdse rapportage laat een meevallend resultaat 2022 zien. De oplopende schuldpositie vraagt én krijgt de aandacht van uw organisatie. Uit de begroting 2023-2026 blijkt dat de schuldquote binnen de signaleringsgrens van 130% blijft in de komende jaren.
Deze managementletter is uitsluitend bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Daarnaast verzoeken wij u om deze managementletter ook te delen en/of te bespreken met de auditcommissie. Deze managementletter is in concept op 6 december 2022 ambtelijk afgestemd. Externe toezichthoudende instanties kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportages. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Uiteraard zijn wij graag bereid tot een nadere toelichting en afstemming over onze aanbevelingen. Met vriendelijke groet,
drs. J. Schot RA
INHOUDSOPGAVE 1.
Gemeente Dongen in beeld ........................................................................................................ 4
2.
Ontwikkelingen in de sector ....................................................................................................... 7
3.
4.
5.
6.
2.1.
Houdbaarheid gemeentefinanciën ............................................................................................... 7
2.2.
SiSa-regelingen .............................................................................................................................. 8
2.3.
Inzet gemeente ten behoeve van Oekraïense vluchtelingen en asielzoekers .............................. 9
2.4.
Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................................................... 10
Financieel beheer en risicomanagement ................................................................................... 10 3.1.
Resultaatontwikkeling ................................................................................................................. 10
3.2.
Managementinformatie en budgetbeheersing .......................................................................... 11
3.3.
Risicobeheersings- en controlesysteem...................................................................................... 12
3.4.
Frauderisicoanalyse en continuïteit ............................................................................................ 12
Algemene IT-beheersingsmaatregelen ...................................................................................... 13 4.1.
Algemene IT-beheersingsmaatregelen ....................................................................................... 13
4.2.
IT samenwerking met gemeente Tilburg .................................................................................... 14
Administratieve processen ....................................................................................................... 15 5.1.
Algemeen .................................................................................................................................... 15
5.2.
Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer) .................................................................. 16
5.3.
Investeringen .............................................................................................................................. 17
5.4.
Subsidies en bijdragen ................................................................................................................ 18
5.5.
Uitgaven Jeugdzorg en WMO ..................................................................................................... 18
5.6.
Uitgaven Participatiewet............................................................................................................. 18
5.7.
Grondexploitatie ......................................................................................................................... 19
Overige bevindingen ................................................................................................................ 19 6.1.
Opvolging eerdere aanbevelingen .............................................................................................. 19
7.
Vooruitblik (controle) jaarstukken 2022 .................................................................................... 21
8.
Slot .......................................................................................................................................... 21
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 3
1. Gemeente Dongen in beeld Hieronder geven wij onze belangrijkste bevindingen van onze interim-controle schematisch weer. In onderstaand overzicht geven wij een samenvatting van onze bevindingen van de interim-controle, met daarbij een kleur-signalering. De legenda voor de signalering is: Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2022
§ 2022
FINANCIEEL BELEID EN BEHEER
Resultaatontwikkeling en financieel toezicht
De financiële resultaten in 2022 van Gemeente Dongen vertonen een positief beeld. Tegenover een begroot resultaat van € 430.000 positief ligt de meest actuele resultaatprognose voor 2022 op een bedrag van € 908.000 positief. Een belangrijke oorzaak is de bijstelling van de algemene uitkering.
3.1
De begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende inzicht in de financiële positie van gemeente Dongen.
Begroting en meerjarenraming
Managementletter 2022
De begroting 2022-2025 laat een structureel sluitend beeld zien. Uit de programma-begroting 2023-2026 blijkt dat de schuldquote de komende jaren onder de grens van 130% blijft. Dit houdt verband met de toegenomen inkomsten. Er zijn momenteel grote kostenstijgingen door markt- en prijsontwikkelingen. Vooralsnog zorgt de stijgende algemene uitkering door de accres bijstelling (gemeentefonds krimpt of groeit mee met de rijksuitgaven) voor voldoende dekking. Er is sprake van grote onzekerheid over de hoogte van de algemene uitkering vanaf het boekjaar 2026 doordat het rijk vanaf 2026 forse bezuinigingen inrekent op het gemeentefonds.
Gemeente Dongen
Pagina 4
2021
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2022
§ 2022
Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft voldoende de aandacht in de planning- en control cyclus van Gemeente Dongen. Dit is ook voldoende zichtbaar en aantoonbaar in de rapportages hierover. Risicobeheersings- en controlesysteem (inclusief frauderisicobeheersing)
Door middel van een frauderisico analyse heeft Dongen de beheersing van frauderisico’s in beeld. Voor de komende periode is actualisatie en verdere doorontwikkeling van deze analyse nodig evenals een nadrukkelijkere verankering van de fraudepreventie in de verbijzonderde interne controle. Verder is het aan te bevelen om overkoepelend M&O beleid op te stellen.
3.3
IT-BEHEERSING
Algemene ITbeheersingsmaatregelen
Met betrekking tot de algemene ITbeheersingsmaatregelen hebben wij een aantal aandachtspunten. Belangrijkste advies is het verkrijgen van een IT-audit rapport van gemeente Tilburg.
4
ADMINISTRATIEVE PROCESSEN
Memoriaalboekingen
Het proces ten aanzien van verwerking van memoriaalboekingen vertoont geen tekortkomingen.
Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)
Het proces van factuurcontrole en betalingen is goed ingeregeld. De matching van facturen met bestellingen/ opdrachten/ contracten enerzijds en prestatieregistraties anderzijds wordt (nog on)voldoende vastgelegd.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
5.2
Pagina 5
2021
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2022
§ 2022
De monitoring van de kredietrechtmatigheid is geborgd in de bestuursrapportages door middel van een overzicht van de investeringsplannen en kredietmutaties. Investeringen
De afschrijvingstermijnen van de schoolgebouwen vragen de aandacht. Door de voorgenomen investeringen in onderwijsgebouwen moeten een aantal restant levensduren op verdwijnende gebouwen worden herzien en zal de afschrijvingslast moeten worden herrekend.
5.3
Personeels- en salarisadministratie
De beheersmaatregelen in het personeels- en salarisproces zijn in grote lijnen op orde.
Subsidies en bijdragen
De beheersmaatregelen in het subsidie- en bijdragen proces zijn in grote lijnen op orde.
5.4
De beheersmaatregelen in het Jeugdzorg- en WMO proces zijn in grote lijnen op orde.
5.5
Uitgaven Jeugdzorg en Wmo
Uitgaven Participatiewet
Leges omgevingsvergunningen
Grondexploitatie
Managementletter 2022
De beheersmaatregelen ten aanzien van de uitgaven Participatiewet en andere bijstandsregelingen zijn in grote lijnen op orde.
5.6
Uit de detailwaarnemingen op de participatiewet zijn enkele bevindingen gebleken. De beheersmaatregelen ten aanzien van de leges omgevingsvergunningen zijn in grote lijnen op orde.
De beheersmaatregelen ten aanzien van grondexploitaties zijn in grote lijnen op orde.
Gemeente Dongen
de 5.7
Pagina 6
2021
2. Ontwikkelingen in de sector 2.1.
Houdbaarhei d gemeentefi nanciën
2.1.1. Financiële positie Het boekjaar 2020 was voor de gemeenten in financieel opzicht een positief jaar. Gezamenlijk wisten de gemeenten een positief resultaat van € 4,6 miljard te realiseren terwijl dit in 2019 nog een verlies van € 747 miljoen was. Het landelijke beeld is dat deze positieve resultaten het gevolg zijn van incidentele meevallers door corona compensatie en incidentele verkopen van aandelen nutsbedrijven. Gemeente Dongen was met een positief resultaat in 2020 en 2021 geen uitzondering op dit landelijk beeld. Het landelijk beeld voor de begroting 2022 is wisselend. 208 gemeenten ramen een tekort, terwijl 132 gemeenten een overschot verwachten. Per saldo verwachten de gemeenten een tekort van 1 miljard. Gemeente Dongen hoort bij de 132 gemeenten die een overschot begroten voor 2022. Uit de tussentijdse rapportages inclusief de 2e bestuursrapportage blijkt een meevallend resultaat 2022 van € 908.000 ten opzichte van een primair geraamd resultaat van € 430.000. Dit voordeel is in belangrijke mate verklaarbaar door de hoger uitvallende algemene uitkering. Deze hogere uitkering komt door de zogeheten accres bijstelling (het gemeentefonds krimpt of groeit mee met de rijksuitgaven). De hogere uitgaven van de rijksoverheid zorgen voor extra middelen voor gemeente Dongen.
Uit de 2e Berap blijkt verder dat de taakstelling op personeel van € 250.000 niet haalbaar is gelet op het takenpakket van de organisatie. Deze taakstelling was structureel begroot en het niet realiseren heeft daarmee impact op de meerjarenbegroting. In de begroting 2023-2026 is deze bezuinigingstaakstelling dan ook niet meer opgenomen. 2.1.2. Meerjarenbegroting Het landelijke beeld is dat de ontwikkeling van de algemene uitkering tot en met 2025 zal zorgen voor een solide financiële positie van gemeenten. Voor 2026 wordt echter een forse daling van de algemene uitkering voorzien waardoor de VNG het heeft over het ‘financiële ravijnjaar 2026’. De VNG is stevig aan het lobbyen om ook voor 2026 en verder een hogere algemene uitkering te realiseren voor de gemeenten. Gemeente Dongen heeft voor de jaren 2022-2025 een sluitende begroting gepresenteerd. Dit is naast de positieve ontwikkeling van het gemeentefonds mede te danken aan de bezuinigingen die vanaf 2019 waren ingezet. Uit de begroting 2023-2026 blijkt eveneens een structureel sluitend saldo. Voor het begrotingsjaar 2026 is uw gemeente uitgegaan van een algemene uitkering die in lijn zal liggen met het jaar 2025. Wel is een behoedzaamheidsreservering van 15% op het accres deel van de algemene uitkering vanaf 2024 geraamd. Deze wijze van begroten is in lijn met adviezen van Lias PAUW.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 7
2.1.3. Investeringen en schuldpositie De schuldquote (netto schulden/ omzet) is volgens de normen vanaf 100% aandacht vragend (licht op oranje) en vanaf 130% zorgelijk te noemen (licht op rood). Een hoge schuldquote zorgt er uiteindelijk voor dat de rente en afschrijving een steeds groter aandeel krijgen in de begroting van de gemeente waardoor de ruimte voor overige uitgaven kleiner wordt. Als de schuldquote boven de signaalgrens komt is er actie nodig om de schuldpositie terug te dringen. In de meerjarenbegroting is een oplopende schuldquote zichtbaar en deze hangt onder meer samen met begrote investeringen in onderwijshuisvesting. In de begroting 2023-2026 blijft de schuldquote onder de signaleringsgrens van 130% en piekt deze quote op 123% in 2023. Oorzaak is niet een afname van de schulden, maar een forse toename van de inkomsten (omzet). De hoge inflatie in combinatie met een stijgende rente zetten druk op enerzijds de investeringskosten en anderzijds de financieringskosten. Dit vraagt dan ook nadrukkelijk de aandacht van gemeente Dongen. Bouwmaterialen en personeel zijn schaars waardoor bouwprojecten fors duurder worden, vertraging oplopen en meer risicovol. Bouwers leggen ook steeds vaker de risico’s van prijsverhogingen bij de opdrachtgevers neer.
In de afspraken met schoolbesturen die veelal als bouwheer optreden moet de beheersing van deze risico’s dan ook nadrukkelijk geborgd worden. De rente is de afgelopen periode scherp gestegen. Gemeente Dongen raamt een financieringsopgave voor volgend jaar van € 20 miljoen. Het risico bestaat dat in de toekomst de rentekosten voor financiering hoger zullen uitvallen door de stijgende rente. Deze ontwikkelingen vragen de aandacht van uw gemeente. Wij adviseren om hiervoor een analyse op te stellen (scenario analyse) en deze analyse periodiek te herijken op basis van actuele inzichten en ontwikkelingen. Het beheersen van de schuldpositie is een zaak van de langere termijn en daarom is het goed dat in de meerjarenbegroting de meerjarenontwikkeling van de schuldpositie inzichtelijk is gemaakt en is het begrijpelijk dat er bij de normstelling schuldquote ruimte is gelaten voor een tijdelijk hogere schuldquote. Wel zal er komende jaren blijvend discipline nodig zijn ten aanzien van de uitgaven en investeringen van de gemeente.
2.2.
SiSa-regelingen In de afgelopen jaren is het aantal SiSa-regelingen fors toegenomen. Voor gemeente Dongen waren dit in 2021 20 regelingen. Ter vergelijking: in 2019 waren dit er nog 5. Uit de concept invulwijzer 2022 blijkt dat landelijk opnieuw meer nieuwe regelingen (23) erbij zijn gekomen dan er zijn vervallen (6). Voor gemeente Dongen zijn in het concept verantwoordingsoverzicht 21 regelingen opgenomen voor 2022.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 8
Onder andere de kosten voor opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en de verstrekking van leefgelden aan deze vluchtelingen moet via een SiSa-regeling worden verantwoord in de komende jaarrekening. Dit vraagt de aandacht voor uw organisatie. Het correct invullen van al de indicatoren voor deze regelingen én de juiste verantwoording van de doeluitkeringen in de jaarrekening is een tijdrovend en complex proces. Het is van belang om tijdig te starten met de voorbereiding van uw dossier en het verzamelen van brondocumentatie voor alle regelingen. Als onduidelijk is wat ingevuld moet worden en/of vastgelegd moet worden adviseren wij u tijdig afstemming te zoeken met de rijksoverheid en/of het controleteam van Verstegen. We geven u in overweging om een centrale coördinator aan te stellen voor de SiSa-verantwoordingen en we hebben begrepen dat uw gemeente deze ook al heeft aangesteld.
2.3.
Inzet gemeente ten behoeve v an Oekr aïense vluchteli ngen en asi elzoekers Na de corona-epidemie is het vervolgens de vluchtelingencrisis die het belang van goed werkende overheidsdiensten benadrukt en toont hoe belangrijk de rol en het werk van veiligheidsregio’s, GGD’ en en gemeenten zijn. Het kabinet heeft de Nederlandse gemeenten opdracht gegeven om samen met de veiligheidsregio’s en GGD‘ en grootschalige (crisis)(nood)opvang van vluchtelingen uit Oekraïne, integraal te organiseren. Dongen heeft hier gehoor aan gegeven door middel van het organiseren van gemeentelijke opvang, maar ook particuliere opvang door burgers in de gemeente. Deze nieuwe taken leiden in 2022 voor Dongen tot extra kosten. Deze zijn onder te verdelen in drie categorieën; bestedingen gemeentelijke opvangplekken, bestedingen woon- en leefgelden en uitvoeringskosten. Afgesproken is dat gemeenten onder voorwaarden gecompenseerd worden voor de gemaakte kosten. Gelet op het voorgaande is het van belang om in ieder geval: aanvullende kosten nauwkeurig te registreren en te monitoren.
Dit geldt voor directe gevolgkosten en voor de indirecte gevolgkosten; de vergoedingen te bepalen en deze te verwerken in de jaarrekening 2022; rekening te houden met de verschillende declaratiestromen die gelden voor de inspanningen met betrekking tot deze groep en zorgen dat deze juist verwerkt worden ter voorbereiding van de jaarrekening inclusief SiSa-bijlage 2022.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 9
2.4.
Rechtmatig heidsv erantwoordi ng Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W onderdeel wordt van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverklaring moet vanaf de jaarrekening 2023 worden opgenomen in de jaarrekening van iedere gemeente en gemeenschappelijke regeling. Voor een goede voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moeten de volgende stappen worden gezet: actualiseren van de controleverordening; actualiseren van het controleprotocol; bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% bedragen van de verantwoorde lasten inclusief reservemutaties; actualiseren van het normen- en toetsingskader; actualiseren van het intern controleplan. Dongen heeft het normen en toetsingskader begin 2021 geactualiseerd en hierbij met name het toetsingskader ingevuld (de artikelen en passages in de wet- en regelgeving met financiële impact). Verder heeft Dongen een actueel intern controleplan. Voor 2023 is het van belang dat de controleverordening en het controleprotocol worden geactualiseerd. Hierbij moet de gemeenteraad besluiten wat de verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie rechtmatigheid wordt voor Dongen.
Voor de rechtmatigheidsgrens kan worden aangesloten bij de getrouwheidsgrens van 1% op basis van de lasten, maar mag gekozen worden voor een grens van maximaal 3% van de totale lasten.
3. Financieel beheer en risicomanagement 3.1.
Resultaatontwikkeling Wij hebben kennis genomen van de tussentijdse bestuursrapportage 2022-2 die in november besproken is in de gemeenteraad. Uit deze cijfers blijkt een resultaat van circa € 908.000 positief ten opzichte van een begroot resultaat van € 430.000 positief. De verschillen betreffen vooral structurele mutaties en enkele incidentele posten (energietoeslag) die gecompenseerd worden via de algemene uitkering. In de bestuursrapportage is per programma toegelicht wat de verschillen zijn en of dit incidentele of structurele verschillen zijn. De bestuursrapportage bevat, naast een financiële rapportage, tevens een beleidsmatige rapportage. Hierin wordt per programma en per thema de voortgang beschreven van de beoogde effecten en de opgaven. Dit is een tekstuele toelichting. Gemeente Dongen werkt niet met prestatie indicatoren of stoplichtenrapportage om over de beleidsmatige voortgang te rapporteren.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 10
Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de bestuursrapportage hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken en de kwaliteit van de managementinformatie (zie ook paragraaf 3.2). Wij hebben de bestuursrapportage niet gecontroleerd.
3.2.
Managementi nformatie en budget beheersi ng Begin 2021 is er een plan van aanpak ‘verbetering budgetbeheer’ opgesteld. In dit plan zijn drie pijlers benoemd die belangrijk zijn voor een goed budgetbeheer: 1.
transparante onderbouwing van budgetten;
2.
adequate monitoring, signalering en duiding;
3.
heldere verantwoordelijkheidsverdeling;
De verbeteragenda wordt gefaseerd ingevoerd. Ten aanzien van het eerste punt is aangegeven dat in de meest recente begroting de kosten jeugdzorg, uitgaven leerlingenvervoer, energiekosten en rentekosten opgebouwd zijn op basis van p * q. Het onderwerp monitoring, signalering en duiding krijgt de aandacht bij Dongen. De financieel adviseurs voeren periodiek (iedere berap) gesprekken met thema verantwoordelijken en budgetbeheerders over de prognose aan de hand van de realisatie tot dat moment in relatie tot de begroting. Ten aanzien van het personeelsbudget vindt maandelijks monitoringsoverleg plaats tussen P&O, Financiën en de directie over de uitnutting van het personeelsbudget. Naast de budgetten wordt ook realisatie van investeringskredieten gemonitord en in de bestuursrapportage worden de kredietwijzigingen gepresenteerd. De verantwoordelijkheden in de organisatie zijn vastgelegd in een budgethoudersregeling, mandaatregeling en vaststelling budgetbeheerders- en houders. De toezichthoudende en eindverantwoordelijke rol van de budgethouders is door de vermelde monitoringsoverleggen over het personeelsbudget versterkt. De rolverdeling tussen budgethouders en budgetbeheerders vraagt nog wel blijvend de aandacht net als de invulling van de toezichthoudende en eindverantwoordelijke rol van de budgethouders op de andere budgetten.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 11
3.3.
Risicobeheersi ngs- en contr olesysteem Overeenkomstig de voor ons geldende standaarden nemen wij kennis van het risicobeheersings- en controlesysteem zoals dat binnen Gemeente Dongen operationeel is. Wij hebben in dat kader onderzocht of risico’s en beheersingsmaatregelen systematisch worden geëvalueerd door Gemeente Dongen. Onze indruk is dat het risicobeheersings- en controlesysteem van Gemeente Dongen in opzet voldoet. In de begroting en jaarrekening wordt in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ inzicht gegeven in de risico inschatting van de gemeente en het risicomanagement. In de bestuursrapportage wordt gerapporteerd over de ontwikkeling van de beleidsrisico’s. De al eerder benoemde risico’s ten aanzien van de inflatie en de rente zijn opgenomen in de top 5 risico’s van de gemeente. Wij hebben geen nadere opmerkingen bij deze risicorapportage.
3.4.
Frauderisicoanalyse en continuïteit De controle van de jaarrekening van Gemeente Dongen is in de zin de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) aan te merken als een wettelijke controleopdracht. Dit impliceert dat wij in onze controleverklaring bij de jaarrekening 2022 zullen moeten rapporteren over het continuïteits- en frauderisicomanagement van Gemeente Dongen. In de planningsfase van onze controle, maar ook bij de uitvoering van de interim-controle hebben wij hier reeds op ingespeeld. De continuïteitsveronderstelling vraagt wel de aandacht van uw organisatie, maar vraagt vanwege de aard van een gemeente minder de aandacht. Gemeenten hebben als overheidsorganisatie een goede toegang tot de kapitaalsmarkt en een faillissement van een gemeente is nauwelijks voorstelbaar. Een onder toezichtstelling (artikel 12) is het meest vergaand wat een gemeente op het gebied van continuïteit kan overkomen.
3.4.1. Frauderisicoanalyse Gemeente Dongen heeft begin 2021 een frauderisico analyse opgesteld. In deze analyse is vanuit de zogenoemde fraudedriehoek (gelegenheid-drukrationalisatie) een inschatting gemaakt van de frauderisico’s. Hierbij zijn zowel soft controls als hard controls benoemd om deze risico’s te beheersen en er is inzichtelijk gemaakt welke acties vereist zijn om restrisico’s te ondervangen. Hiermee heeft gemeente Dongen een goede basis gelegd voor fraudepreventie. Ten aanzien van deze analyse hebben wij de volgende adviezen: Maak per proces of product/dienst een risico inschatting. Hiermee wordt inzichtelijk welke processen of producten/diensten meer vatbaar zijn voor frauderisico’s. Behandel de organisatiecultuur en de daarmee samenhangende (soft) controls apart.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 12
Maak een meer verfijnde bruto risicoclassificatie (vóór beheersmaatregelen) door de risico inschatting uit te werken in kans, financiële impact en maatschappelijke impact. Maak inzichtelijk wat de restrisico’s zijn na beheersmaatregelen en expliciteer de risicostrategie (voorkomen, verminderen, uitbesteden, accepteren). Maak een plan voor als er fraude wordt geconstateerd (fraud contingency plan) zodat duidelijk is welke stappen door wie moeten worden gezet. Stel actueel overkoepelend M&O beleid op zodat naast fraudepreventie ook maatregelen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving inzichtelijk wordt gemaakt. Geef de toetsing op de onderkende beheersmaatregelen een plaats in de verbijzonderde interne controle (VIC) en rapporteer vanuit de VIC over de effectiviteit van de fraudebeheersmaatregelen. Neem een toelichting op dit fraude risicomanagementsysteem op in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken.
4. Algemene IT-beheersingsmaatregelen 4.1.
Algemene IT -beheersi ngsmaatr egelen Uit hoofde van de controle van de jaarrekening hebben wij het risicoprofiel geëvalueerd van de kernapplicaties van Gemeente Dongen die relevant zijn voor het financiële verslaggevingsproces. Aandachtspunten voor deze evaluatie zijn onder meer het belang van de continue beschikbaarheid van de applicaties, de aard en complexiteit en de mate waarin wij bij onze controlewerkzaamheden steunen op de gegevensverwerking binnen de applicatie. Met het oog op het risicoprofiel van deze applicaties hebben wij onderzocht of de algemene IT-beheersingsmaatregelen binnen Gemeente Dongen toereikend zijn. Vanuit dit onderzoek brengen wij de volgende bevindingen onder uw aandacht: Rechten van medewerkers blijken bij uitdiensttreding niet altijd direct geblokkeerd te worden in de diverse applicaties. Zo staan in Key2Financiën nog rechten van oud-medewerkers. Het risico op onjuist gebruik is beperkt omdat de toegang tot Citrix wel is geblokkeerd. Wij adviseren u bij uitdiensttreding de rechten van medewerkers te blokkeren in de diverse applicaties. Verder adviseren wij u periodiek de rechten van medewerkers in de verschillende applicaties te controleren en waar nodig aan te passen.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 13
Conform de ENSIA rapportage geeft de gemeente zelf aan volgende verbeterpunten te hebben op de volgende onderdelen: de beveiliging van mobiele apparatuur, logische toegangsbeveiliging, logging, het maken van expliciete risicoafwegingen en beveiligingsaspecten in leverancierscontracten. Wij adviseren u afspraken te maken met gemeente Tilburg over de opvolging van deze verbeterpunten en Tilburg te vragen hierover te rapporteren om zo de opvolging hiervan te monitoren. De gemeente heeft een waarschuwing gehad van een zogenaamde “ethical hacker” waarna de gemeente de standaardwachtwoorden heeft aangepast. Wij adviseren om een extra controle te verrichten tot welke gegevens deze hacker toegang heeft gehad. Daarnaast adviseren wij een plan te implementeren (wachtwoordenbeleid) waardoor het niet mogelijk is om standaardwachtwoorden te behouden. In voorgaande managementletter hebben wij het volgende adviespunt meegegeven: Onderzoek of de rechten in het financieel systeem toereikend zijn ingericht en er geen ongewenste combinatie van rechten bestaat. Beperk het aantal gebruikers met hoge rechten. Onderzoek verder aan de hand van logging of medewerkers met hoge rechten geen ongewenste combinatie van rechten hebben gebruikt. Uw organisatie heeft aangegeven de opvolging van dit adviespunt nog te onderzoeken.
Hierbij is het volgende aangegeven: “Complexiteit zit erin dat controle technische functiescheiding lastig is zonder kwetsbaar te worden. We kijken wel of we op basis van logging controles kunnen inrichten.” Momenteel loopt er pentest onderzoek in opdracht van de rekenkamercommissie. Met dit onderzoek wordt gemeten hoe kwetsbaar Dongen is voor eventuele ongewenste binnendringers. Wij adviseren u kennis te nemen van de uitkomsten van dit onderzoek zodra dit is afgerond en eventuele actiepunten zo spoedig mogelijk op te pakken. Eventuele bevindingen met betrekking tot de beheersingsmaatregelen binnen de genoemde kernapplicaties (toegangsbeveiliging etc.) komen aan de orde in hoofdstuk 5 bij de betreffende administratieve processen.
4.2.
IT samenwerki ng met gemeente Tilburg Dongen maakt gebruik van de centrumgemeente Tilburg als dienstverlener voor de IT inrichting en beheer op grond van de ‘centrumregeling ambtelijke samenwerking Tilburg-Dongen. Dit betekent dat gemeente Tilburg het technisch beheer en het databasebeheer verzorgt voor Dongen. De continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking is hierdoor in sterke mate afhankelijk van de centrumgemeente Tilburg.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 14
Baseline informatiebeveiliging Overheid De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en veiligheidsregio’s). Gemeenten dienen daarom te werken volgens de normen zoals beschreven in de BIO. De BIO is verplicht geworden per 1 januari 2019. Dongen moet vooraf bepalen of de informatie in de processen adequaat beveiligd zijn. Hierbij moet gericht worden op de aspecten integriteit, vertrouwelijkheid & beschikbaarheid. De gemeente Dongen heeft een uitwerkingsovereenkomst afgesloten met gemeente Tilburg. In deze overeenkomst is uitgewerkt welke diensten zijn ondergebracht bij gemeente Tilburg. In deze overeenkomst is echter beperkt uitgewerkt aan welke kwaliteitseisen Tilburg moet voldoen. Hierdoor is het voor Dongen niet mogelijk om de kwaliteit van de dienstverlening op basis van objectieve maatstaven te monitoren. Wij adviseren om zo afspraken hierover te formaliseren bijvoorbeeld in een zogenoemde ‘Service-levelagreement’ waarin toetsbare afspraken gemaakt worden over de kwaliteit van de dienstverlening. Wij adviseren om met gemeente Tilburg af te spreken dat periodiek een IT audit uit wordt gevoerd en gerapporteerd aan Dongen op de uitbestede ICT diensten.
Hiermee kan de naleving van de BIO worden getoetst en risicogebieden en verbetermogelijkheden worden geïdentificeerd. Bij het opstellen van deze rapportage wordt door de IT-auditor getoetst of de inrichting van de automatiseringsomgeving in opzet en bestaan afdoende is om te kunnen voldoen aan de BIO maatregelen inzake informatiebeveiliging.
5. Administratieve processen 5.1.
Algemeen Uit hoofde van onze controleopdracht voor de jaarrekening hebben wij – in samenhang met onze risicoanalyse – de interne beheersingsmaatregelen binnen de administratieve processen geëvalueerd. De controlewerkzaamheden zijn in nauw overleg met het controleteam voorbereid door uw team Control & Advies. Het team Control & Advies heeft zorggedragen voor actuele procesbeschrijvingen en de geselecteerde detailwaarnemingen zijn als eerste beoordeeld door het team Control & Advies en waar nodig zijn bevindingen nader onderzocht door het team Control & Advies. Hierdoor krijgt Dongen zelf inzicht in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen. Vanwege bezettingsproblemen binnen het sociaal domein is het de organisatie niet gelukt om de detailwaarnemingen op de Wmo en Jeugdwet tijdig voor te bereiden. In overleg met de organisatie is daarom tijdens de interim-controle besloten deze detailwaarnemingen op een later moment in aanloop naar de jaarrekeningcontrole op te pakken. Onze bevindingen komen in de hierna volgende paragrafen aan de orde voor elk van de belangrijke administratieve processen binnen Gemeente Dongen.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 15
5.2. 5.2.1.
Inkopen en aanbestedingen (i ncl. betalingsverkeer) Betalingsproces In het betalingsproces binnen uw gemeente zijn interne beheersmaatregelen geïmplementeerd om te waarborgen dat betalingen juist en rechtmatig plaatsvinden. Zo is het de beleidsafspraak dat alle facturen > € 5.000 en steekproefsgewijs facturen < € 5.000 in een betaalbatch zichtbaar worden gecontroleerd op juiste bankrekeningnummer en bedrag alvorens de betaalbatch in het banksysteem wordt klaargezet voor betaling. Vervolgens is het in het banksysteem niet mogelijk om betalingen te verwerken zonder de autorisatie van twee hiertoe bevoegde functionarissen. Wij zijn van mening dat deze beheersmaatregelen het risico op onjuiste en onrechtmatige betalingen in voldoende mate afdekt. Wij zijn dan ook voornemens om in onze controleaanpak inzake de betalingen te steunen op deze beheersmaatregelen. Uit onze testwerkzaamheden op de effectieve werking van de genoemde beheersmaatregelen in het betalingsproces, zoals voorbereid door uw team Control & Advies, blijken geen bijzonderheden.
5.2.2.
Aanbestedingen Het inkoop- en aanbestedingsproces is binnen Dongen decentraal belegd. De verantwoordelijkheid voor het op een rechtmatige wijze verrichten van inkopen en aanbestedingen ligt bij de budget verantwoordelijken per afdeling. Toetsing op naleving op de aanbestedingsrichtlijnen vindt plaats door middel van steekproeven op de kosten en investeringen en door middel van een spendanalyse op de uitgaven per crediteur. De spendanalyse is bij de interim-controle nog niet uitgevoerd. In overleg met uw organisatie streven wij er naar om deze begin 2023 op te pakken. Zo kan het gehele boekjaar betrokken worden in de analyse en kunnen eventuele knelpunten nog voor de start van de jaarrekeningcontrole worden uitgezocht. De enige aanbestedingsfout die in 2021 is geconstateerd zal in 2022 niet meer aan de orde zijn na het vestigen van een alleenrecht voor de afvalinzameling. De onduidelijkheid ten aanzien van het quasi inbesteden van de schoonmaakwerkzaamheden is door middel van nader onderzoek door uw gemeente opgelost. Uit de steekproef op de investeringen (14 waarnemingen, waarvan 4 grondexploitatie) zijn geen afwijkingen gebleken van de (interne) aanbestedingsregels). De steekproef op de overige bedrijfskosten (61 waarnemingen) is op dit moment nog onderhanden, waardoor wij hierover op dit moment nog geen uitspraken kunnen doen.
Bij 33 van de 61 waarnemingen staat intern nog het verzoek om informatie uit. Inmiddels is er aanvullende documentatie aangeleverd, deze hebben wij echter niet meer voor het schrijven van deze managementletter kunnen beoordelen. Afgesproken is dat we dit meenemen in januari als we ook de resterende maanden controleren. Over eventuele bevindingen die hier nog uit voort kunnen vloeien zullen wij u informeren in ons accountantsverslag.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 16
5.2.3.
Overige bevindingen Zoals hierboven aangegeven is door het ontbreken van diverse documentatie de controle van de overige bedrijfskosten nog niet afgerond. Met het oog op bovenstaande blijven onderstaande adviezen uit voorgaand jaar van kracht: Adviespunten: Wederom adviseren wij u om erop toe te zien dat opdrachten te allen tijde schriftelijk worden verstrekt/vastgelegd. Indien deze opdrachten en afspraken consistent worden geregistreerd en gearchiveerd, is het mogelijk om de controle in de eerste lijn en de interne controle op ontvangen facturen hiermee efficiënter te laten verlopen en dus te verbeteren. Verder is het van belang dat de budgetbeheerders in de goedkeuringsflow overeenstemmen met de actuele budgetbeheerregeling. Indien afwijking noodzakelijk is, adviseren wij om een afwijkingsprocedure in te richten waarbij de afwijkingen van het beleid door een bevoegde vooraf worden goedgekeurd. Deze bevindingen zien toe op intern beleid en hebben daarom geen gevolgen voor het getrouwheids- en/of rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening. Actiepunten:
5.3.
1.
Het is van belang dat nog ontbrekende stukken voor aanvang van de jaarrekeningcontrole worden aangeleverd, zodat de controle op deze posten kan worden afgerond. Inmiddels is er aanvullende documentatie aangeleverd, deze hebben wij echter niet meer voor het schrijven van deze managementletter kunnen beoordelen.
2.
Ten aanzien van de ontbrekende prestatielevering is het van belang dat alsnog onderbouwing wordt aangeleverd voor de prestatielevering.
Investering en De monitoring van de kredietrechtmatigheid is geborgd in de bestuursrapportages door middel van een overzicht van de investeringsplannen en kredietmutaties. De afschrijvingstermijnen van de schoolgebouwen die op de planning staan voor vervangende nieuwbouw vragen de aandacht. Door de voorgenomen investeringen in onderwijsgebouwen moeten een aantal restant levensduren op verdwijnende gebouwen worden herzien en zal de afschrijvingslast moeten worden herrekend voor dit boekjaar.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 17
5.4.
Subsidies en bijdr agen Bij een aantal getoetste subsidies was het vaststellingsproces voor de subsidie 2021 nog onderhanden. Wij zullen daarom deze vaststellingen op een later tijdstip betrekken in onze controle en waar nodig hierover rapporteren in het accountantsverslag.
5.5.
Uitgaven Jeugdz org en WMO Vanwege bezettingsproblemen binnen het sociaal domein is het de organisatie niet gelukt om de detailwaarnemingen op de Jeugdwet en WMO tijdig voor te bereiden. Inmiddels is wel de interne controle afgerond, maar kon dit niet meer worden meegenomen bij de interim. Wij hebben de detailwaarnemingen derhalve nog niet kunnen controleren. Indien daar aanleiding toe is zullen wij in latere accountantsrapportages rapporteren over de uitkomsten van de nu nog onderhanden zijnde detailwerkzaamheden voor de uitgaven Jeugdwet en WMO.
5.5.1.
Persoonsgebonden budget Dongen voert momenteel geen controles uit op de prestatielevering voor de PGB’s. Wij geven in overweging om hier door middel van een risicogerichte aanpak wel invulling aan te geven. Vooralsnog betekent dit dat de uitgaven PGB als onzeker zullen worden aangemerkt in de jaarrekening. De gemeente heeft besloten om in de toekomst bij herindicaties van PGBtrajecten expliciet te gaan onderzoeken of feitelijke zorglevering heeft plaatsgevonden. Hiermee wordt dan een eerste stap gezet om zekerheid te verkrijgen over de prestatielevering. Dit onderzoek moet echter nog worden ingeregeld. Daarnaast moet een monitoring worden opgezet op de uitkomsten uit de onderzoeken. Op termijn zou ook de rechtmatigheid van trajecten die niet verlengd worden (geen herindicatie) onderdeel moeten worden van onderzoek.
5.6.
Uitgaven Participatiewet De bijstandsuitkeringen worden door Dongen in eigen beheer uitgevoerd. Interne controle is op twee plaatsen in de organisatie belegd. In het proces is kwaliteitstoetsing ingebouwd waarbij naast rechtmatigheid van de uitkeringen ook getoetst wordt op naleving van plichten, maatregelen en andere kwaliteitsaspecten. Door uw organisatie zijn detailwaarnemingen voorbereid die door ons gecontroleerd zijn. Uit de controle is een enkele bevinding gebleken: In één geval is de kostendelersnorm onjuist berekend. Het betreft een uitkeringsgerechtigde met een echtgenoot die niet op hetzelfde adres woont. Deze fout is hierdoor ook te isoleren, er zijn in het uitkeringsbestand geen andere uitkeringsgerechtigden met een kostendelersnorm en een echtgenoot die niet op haar/zijn adres woont.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 18
5.7.
Grondexploitatie Dongen kent een zestal actieve grondexploitaties. De waardering van de projecten in de jaarrekening is gebaseerd op grondexploitatieberekeningen. De grondexploitatieberekeningen worden tweejaarlijks voorafgaand aan het opstellen van begroting en jaarrekening geactualiseerd. Op basis van nog op te stellen actualisaties toetsen Dongen en wij een juiste (actuele en reële) waardering van de grondexploitaties en dus het onderhandenwerk per ultimo 2022 van Dongen. Wij toetsen ook de uitgangspunten en de onderbouwing van de ramingen. Dit om een oordeel te geven over het proces bij Dongen van totstandkoming van een kwalitatieve en betrouwbare grondexploitatieberekening en de uitgangspunten en onderbouwingen die Dongen toepast. Deze zijn gebaseerd op gedegen onderzoek door en namens Dongen. Voor onze toets op de grondexploitaties zullen wij gebruik maken van door Dongen nog aan te leveren informatie, documentatie en analyses naar de stand van 31 december 2022. Als aandachtspunt geven wij mee dat gelet op de hoge inflatie het van belang is dat onderliggende kostenramingen worden geactualiseerd naar prijspeil 31 december 2022. Over onze werkzaamheden en bevindingen zullen wij rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening.
6. Overige bevindingen 6.1.
Opvolging eerdere aanbevelingen In eerdere managementletters en accountantsverslagen bent u geadviseerd over verbeteringsmogelijkheden in de interne beheersing. Met betrekking tot de opvolging van de betreffende aanbevelingen merken wij het volgende op: Score
Betekenis Aanbeveling opgevolgd. Deels opgevolgd. Genoemde adviespunt is nog ter opvolging. Aanbeveling niet opgevolgd.
Bevinding rapportage 2021
Opvolging in 2022
Status
actualiseren van de controleverordening
In verband met uitstel rechtmatigheidsverantwoording naar 2023 doorgeschoven
n.v.t.
actualiseren van het controleprotocol;
In verband met uitstel rechtmatigheidsverantwoording naar 2023 doorgeschoven
n.v.t.
Rechtmatigheidsverantwoording
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 19
bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% bedragen van de verantwoorde lasten inclusief reservemutaties;
In verband met uitstel rechtmatigheidsverantwoording naar 2023 doorgeschoven
actualiseren van het normen- en toetsingskader;
Opgevolgd
actualiseren van het intern controleplan.
Opgevolgd
n.v.t.
Resultaatsontwikkeling en financieel toezicht Advies om te werken met een stoplichtenrapportage
In de begroting 2023-2026 wordt voor twee thema's (530 en 540) proefgedraaid met dit monitoringsmodel zoals eerder door jullie geadviseerd.
Inkoop- en betalingen Adviespunt: Schriftelijke vastlegging van afspraken en opdrachten, bijvoorbeeld door het via de e-mail bevestigen van de mondeling gemaakte afspraken. Verder geven we in overweging om de archivering van opdrachten te verbeteren
Uit de detailcontroles blijkt dat dit een aandachtspunt blijft. Status: We gaan een handleiding maken waarin we aangeven wat we verwachten bij accordering van facturen. We willen van 'show me' (foto's) naar 'tell me' (invulveld bij accordering).
BTW en BCF Actualiseren en nacalculeren van mengpercentages en afwerken bevindingen fiscale scan
Opgevolgd
Adviespunt: wij adviseren een procesbeschrijving op te stellen voor de processen rondom btw/BCF
Dit adviespunt is opgevolgd
PGB’s Uitvoeren van toetsing op daadwerkelijke zorglevering (prestatielevering)
Dit adviespunt is nog onderhanden
Aanbesteding Stel vast dat het beroep op Quasiinbesteding bij de schoonmaakdienstverlening nog terecht wordt toegepast
Managementletter 2022
Dit adviespunt is opgevolgd.
Gemeente Dongen
Pagina 20
Investeringen Het is van belang dat goede afspraken worden gemaakt met de schoolbesturen ten aanzien van de nieuwbouwlocaties. De forse inflatie en schaarste op de bouwmarkt vragen om extra aandacht voor afspraken en risicoborging in dit proces (bouwheerovereenkomsten).
Dit adviespunt is onderhanden. De bouwheerovereenkomsten zijn nog onderhanden.
7. Vooruitblik (controle) jaarstukken 2022 U streeft ernaar de jaarstukken april 2023 aan te bieden voor controle. Van belang is dat er bij de start van de jaarrekeningcontrole een complete set van jaarstukken met onderliggend jaarrekeningdossier aanwezig is. Aan uw gemeente zal de gebruikelijke lijst van op te leveren stukken verstrekt worden ten behoeve van het balansdossier.
8. Slot Wij adviseren om de in dit verslag opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Uiteraard zijn wij graag bereid om nader van gedachten te wisselen over onze aanbevelingen en specifieke oplossingsrichtingen.
Managementletter 2022
Gemeente Dongen
Pagina 21