RIB 01 - Planning PC-cyclus 2022

Aan de raadsleden

Dongen, 5 januari 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief 2021-019526 1: Planning P&C-producten 2022 Joost van Boekel/ 14 0162 Raadsinformatiebrief Planning P&C-cyclus 2022

Geachte heer, mevrouw,

Met deze informatiebrief wordt uw raad geïnformeerd over de planning van de Planning & Controlproducten in 2021. Planning & Control-cyclus is de kapstok in de planvorming- en uitvoering De Planning & Control-cyclus (hierna: P&C-cyclus) is de kapstok waarlangs de gemeente plannen maakt, inzicht geeft in de voortgang van die plannen en uiteindelijk verantwoording aflegt over de realisatie van de gemaakte plannen. Het is een jaarlijks terugkerende cyclus die borgt dat de gemeente (ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad) op gezette tijden in het jaar reflecteert op de koers, de plannen en de uitvoering van reguliere taken en doelstellingen. Het vervult daarmee een belangrijke rol in de informatievoorziening van college richting raad. De P&C-cyclus bestaat binnen de gemeente Dongen uit een zestal (P&C-)producten die respectievelijk ingaan op het voorgaande jaar (de jaarrekening), het lopende jaar (de drie bestuursrapportages) en het komende jaar (de kadernota en de begroting). Het cyclische karakter leent zich voor een continue verbetering Het jaarlijks karakter van de P&C-cyclus leent zich voor het continu verbeteren van het proces en de producten. In 2021 is de planning van de producten aangepast (zie ook onder ‘Evaluatie’) en is geïnvesteerd in een verdere verbetering van de leesbaarheid van de producten.

Zo is in ieder beleidsthema onderscheid gemaakt tussen strategische doelstellingen (het hoger liggende doel binnen een thema) en de concretere beleidsdoelstellingen. De beleidsdoelstellingen zijn vertaald in activiteiten (Wat gaan we daarvoor doen?), beleidsindicatoren en beleidsrisico’s. Hiermee staat een structuur waarin we de komende jaren de producten verder kunnen verbeteren. In de Financiële Commissie is teruggeblikt op de cyclus van 2021 Op 22 november jl. is in de Financiële Commissie teruggeblikt op de P&C-cyclus en -producten in 2021. In 2021 is de cyclus aangepast waarbij de P&C-producten zijn geclusterd in het kalenderjaar. In het voorjaar worden de jaarrekening, de 1e bestuursrapportage en de kadernota tegelijkertijd aangeboden. In het najaar zijn de 2e bestuursrapportage en de begroting gecombineerd. De Financiële Commissie heeft waardering uitgesproken voor de verbetering van de leesbaarheid van de producten. Ook heeft de commissie zich positief getoond over de wijzigingen in de planning. Hierbij is aangegeven dat nog meer uit de clustering van producten is te halen door het opstellen van een overkoepelende aanbiedingsbrief. In deze brief zou de samenhang tussen de producten aan bod moeten komen. Binnen de commissie zal worden doorgesproken over de precieze opzet van deze brief.

Ten slotte zijn door de commissie enkele verbeterpunten ten aanzien van de planning van de

behandeling van de producten aangedragen. Deze punten zijn meegenomen in de planning die met deze raadsinformatiebrief wordt aangeboden. De concrete tijdslijnen van de P&C-cyclus 2022 zijn te vinden in de bijlage In de bijlage is de volledige planning van de P&C-cyclus 2022 opgenomen. Hieruit blijkt dat de clustering van producten op de twee hoofdmomenten in het jaar verder wordt uitgebreid met diverse onderliggende rapportages. Zo worden in het voorjaar (bij de aanlevering van de jaarrekening, de 1e bestuursrapportage en de kadernota) ook de voortgangsrapportage grondexploitatie, enkele rapportages binnen het sociaal domein en de voortgangsmonitor onderwijshuisvesting aangeboden. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de documenten op hetzelfde moment in de raad worden behandeld en kan worden geborgd dat de informatie in de P&C-producten overeenstemt met de informatie in de onderliggende rapportages. Dit draagt bij aan een efficiëntere behandeling van de verschillende (reeds bestaande) stukken en zorgt ervoor dat de informatievoorziening aan de raad wordt gestroomlijnd. In de planning is vooralsnog uitgegaan van de gebruikelijke oplevering van een kadernota. De Kadernota 2023 zal echter vermoedelijk zowel qua planning als qua inhoud gelijk op lopen met een nieuw op te stellen bestuursakkoord.

De kadernota kan dan mogelijk komen te vervallen of kan worden vervangen door een document waarin enkel de doorlopende ontwikkelingen uit de huidige bestuursperiode en de financieel-technische uitgangspunten worden weergegeven. Daarbij zal in ieder geval inzicht worden geboden in de ontwikkelingen die volgen uit de (naar verwachting beleidsrijke) meicirculaire. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste data opgenomen.

Cluster Voorjaarspakket

Producten Jaarrekening, berap-1, kadernota, individuele rapportages

Najaarspakket

Berap-2, begroting, individuele rapportages

Eindejaarspakket

Berap-3, individuele rapportages

Raadsinformatie- Opiniërende avond raad 20-apr 23-jun 15-sep

Besluitvormende raad 30-jun

3-nov

10-nov

15-dec

22-dec

Enkele aandachtspunten rondom de raadsinformatieavonden en de cijfers Jeugd Zoals zichtbaar is in de tabel worden er twee raadsinformatieavonden gepland rondom het thema P&C. De eerste raadsinformatieavond op 20 april staat in het teken van een toelichting op de P&Ccyclus en de actuele financiële situatie aan de nieuwe gemeenteraad. De tweede raadsinformatieavond in september is ter voorbereiding op de begrotingsbehandeling. De belangrijkste inhoudelijke thema’s zullen worden toegelicht en waar dat mogelijk is kan een terugkoppeling worden gegeven op eventuele openstaande punten. Om het interne begrotingsproces niet te doorkruisen, kunnen er tijdens deze raadsinformatieavond nog geen tussenresultaten worden gedeeld. De cijfers met betrekking tot de jeugdzorg in onze jaarrekening zullen worden gebaseerd op de concept-jaarrekening vanuit de regio Hart van Brabant. Net als vorig jaar is in regionaal verband afgesproken dat eind mei de concept-jaarrekening met daarin de nog niet gecontroleerde cijfers wordt verstrekt. Dit betekent dat de definitieve jaarrekening van de regio nog tot wijzigingen kan leiden. Het procesvoorstel rondom het takendebat volgt in januari Anders dan in de brief over de moties en amendementen hebben we het procesvoorstel voor het takendebat losgeknipt van deze raadsinformatiebrief.

Het procesvoorstel volgt in januari, waarbij de planning zal aansluiten op de data in de P&C-cyclus zoals die in deze brief zijn opgenomen. Afsluitend Wij danken de leden van de Financiële Commissie voor hun constructieve bijdrage aan de terugblik op de P&C-cyclus en de prettige samenwerking in het afgelopen jaar. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.