RIB 01 - Planning P&C-cyclus 2023

Aan de raadsleden

Dongen, 9 januari 2023

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief 2022-020595 Joost van Boekel/ 14 0162 Planning P&C-cyclus 2023

Geachte heer, mevrouw, Met deze informatiebrief wordt uw raad geïnformeerd over de planning van de Planning & Controlproducten in 2023. Planning & Control-cyclus is de kapstok in de planvorming- en uitvoering De Planning & Control-cyclus (hierna: P&C-cyclus) is de kapstok waarlangs de gemeente plannen maakt, inzicht geeft in de voortgang van die plannen en uiteindelijk verantwoording aflegt over de realisatie van de gemaakte plannen. Het is een jaarlijks terugkerende cyclus die borgt dat de gemeente (ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad) op gezette tijden in het jaar reflecteert op de koers, de plannen en de uitvoering van reguliere taken en doelstellingen. Het vervult daarmee een belangrijke rol in de informatievoorziening van college richting raad. De P&C-cyclus bestaat binnen de gemeente Dongen uit een aantal (P&C-)producten die respectievelijk ingaan op het voorgaande jaar (de jaarrekening), het lopende jaar (de bestuursrapportages) en het komende jaar (de kadernota en de begroting). Het cyclische karakter leent zich voor een continue verbetering Het jaarlijks karakter van de P&C-cyclus leent zich voor het continu verbeteren van het proces en de producten. In 2021 is de planning van de producten aangepast en is geïnvesteerd in een verdere verbetering van de leesbaarheid van de producten.

Zo is in ieder beleidsthema onderscheid gemaakt tussen strategische doelstellingen (het hoger liggende doel binnen een thema) en de concretere beleidsdoelstellingen. De beleidsdoelstellingen zijn vertaald in activiteiten (Wat gaan we daarvoor doen?), beleidsindicatoren en beleidsrisico’s. Hiermee staat een structuur waarin we de komende jaren de producten verder kunnen verbeteren. De concrete tijdslijnen van de P&C-cyclus 2023 zijn te vinden in de bijlage In bijlage 1 is de jaarplanning van de P&C-cyclus 2023 opgenomen. Deze is in opzet gelijk aan die van de afgelopen twee jaar. Die opzet gaat uit van een clustering van producten op drie momenten in het jaar. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de documenten op hetzelfde moment in de raad worden behandeld en kan worden geborgd dat de informatie in de P&C-producten overeenstemt met de informatie in de onderliggende rapportages. Dit draagt bij aan een efficiëntere behandeling van de verschillende (reeds bestaande) stukken en zorgt ervoor dat de informatievoorziening aan de raad wordt gestroomlijnd. Ook zorgt het ervoor dat de P&C-documenten relatief beknopt kunnen blijven; nadere informatie is te vinden in de achterliggende rapportages.

Zo worden in het voorjaar (bij de aanlevering van de jaarrekening, de 1 e bestuursrapportage en de kadernota) de voortgangsrapportage grondexploitatie, enkele (regionale) rapportages binnen het sociaal domein en de voortgangsmonitor onderwijshuisvesting aangeboden. Vanaf komend jaar gaan we daar ook de monitor uitvoeringsplan grondstoffen aan toevoegen. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste data opgenomen.

Aanlevering Opiniërende pakket raad 9-jun 6-jul

Besluitvormende raad 13-jul

P&C-pakket Voorjaarspakket

Producten Jaarrekening, berap-1, kadernota, individuele rapportages

Najaarspakket

Begroting, berap-2, individuele rapportages

29-sep

2-nov

9-nov

Eindejaarspakket

Berap-3, individuele rapportages

16-nov

30-nov

14-dec

De toegezegde reactie op de aanbevelingen van het rekenkamerrapport is bijgevoegd In oktober 2021 heeft de Rekenkamercommissie Midden-Brabant (RMB) haar onderzoeksrapport gepubliceerd over de aansluiting tussen de gemeentelijk begroting en jaarverslag (de zogenaamde P&C-documenten) en de beleidsnotities die, voorafgaand aan de P&C-documenten, beleidsvoornemens vastleggen. Belangrijke conclusies van dit onderzoek waren dat de aansluiting tussen beleidsnota’s en P&C-documenten veelal niet op orde is, en dat de P&C-documenten op zichzelf te weinig zelfstandig leesbaar zijn. Bij de behandeling van het rapport in de gemeenteraad op 3 februari 2022 is afgesproken dat het college een voorstel maakt of en zo ja op welke manier de aanbevelingen zullen worden verwerkt in de documenten van de P&C-cyclus en beleidsdocumenten. Hierbij is de Financiële Commissie gevraagd advies uit te brengen aan de gemeenteraad over verbeteringen binnen de P&C-cyclus en beleidsdocumenten in relatie tot het voorstel van het college. In bijlage 2 is een reactie gegeven op de aanbevelingen van de rekenkamer en wordt aangegeven hoe deze verwerkt worden. Dit stuk is op 6 december jl. besproken met de Financiële Commissie. Het advies van de Financiële Commissie is in bijlage 3 opgenomen.

Afsluitend Wij danken de leden van de Financiële Commissie voor hun constructieve bijdrage en de prettige samenwerking in het afgelopen jaar. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester, Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlagen: 1. Planning P&C-cyclus 2023 2. Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Is de aansluiting te maken?’ 3. Advies Financiële Commissie bij opvolging aanbevelingen i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.