Presentatie Raadsinformatieavond 21 september 2023

Raadsinformatieavond 21 september 2023

Programma • Welkom • Terugblik organisatieontwikkeling • Dongen in cijfers (of actualiteit) • Aandachtspunten, wat doen we allemaal en wat is nu eigenlijk het knelpunt • Conclusies • Interactief deel: thema’s werkgeversvisie • Einde

De corona pandemie bereikt ook Nederland.

We hebben gekozen voor zelforganisatie en in 2018 gaan de eerste teams van start met het traject om zelforganiserend te worden.

Start effectueren werkgeversvisie in vier thema’s: • Waarderen & belonen • Werving & selectie • Leren & Ontwikkelen • Flexibele schil en inhuur

Van de ene op de andere dag staat de hele wereld op zijn kop. Onze organisatie heeft ontzettend snel kunnen schakelen.

De laatste loodjes (van fase 1)

Onderzoek

2017

Zoektocht naar een nieuwe manier van werken want: • Complexe samenleving • Meer taken • Meer en hogere eisen aan dienstverlening • Samenwerking met andere gemeenten • Afnemend vertrouwen in de overheid

2018

Lift off

2019

Laatste teams doorlopen traject tot zelforganiserend werken. We werken verder aan: • Wendbaarheid • Integraliteit • Afnamen kwetsbaarheid • Lagere kosten

Het feit dat onze teams zelforganiserend zijn, heeft daarbij geholpen. 2020

De proef op de som

Missie is de baas

2021

In 2021 werken we verder aan: • Bestendigen van visie en kernwaarden • Teamcoaches opgeleid • Teamrollen geëvalueerd en aangescherpt. Eind 2020 worden de knelpunten op de arbeidsmarkt duidelijk. De directie geeft opdracht om een werkgeversvisie op te stellen

College, teams en directie werken meer vanuit opdrachten. In kwartaalgesprekken met teams wordt voortgang besproken.

Trots op Dongen

2022

2023

Goed werkgeverschap

We bouwen verder aan: • Werkgeversmerk • Zichtbaarheid • Secundaire arbeidsvoorwaarden • Ontwikkelprogramma voor medewerkers • Nieuw te ontwikkelen waarderings- en beloningssysteem Wij zijn een aantrekkelijke gemeente om voor te werken!

VERTROUWEN

SAMEN

Gemeent e Dongen

TOEGEVOEGDE WAARDE

LEF

Reiniging Vaartkant Dongenkant Bedrijfsbureau Specialisten Omgevingsbeleid Klimaat & Duurzaamheid

Strategie en regionale samenwerking

ELLEN DE BONTH

Directie Secretaris Openbare Orde en Veiligheid Bestuurs- en Directie Ondersteuning

Maatschappelijk Beleid Sociaal Beleid Inkomen Dongen Werkt Jeugd WMO Casusregie Beheer Vergunningverlening & Toezicht Realisatie & Verkeer

HENK VAN NOORT

Control & Advies Financiële Administratie

RONALD EHLEN

Bedrijfsvoeringbeleid Data

Personeel & Organisatie

Informatie Beheer

Klant Contact Centrum Burgerzaken Financiën

Facilitaire Dienstverlening Communicatie

Programma • • • •

Welkom Terugblik organisatieontwikkeling Dongen in cijfers Aandachtspunten, wat doen we allemaal en wat is nu eigenlijk het knelpunt • Conclusies • Interactief deel: thema’s werkgeversvisie • Einde

Gemeente Dongen in cijfers

Formatie en bezetting Fte ‘Fulltime-equivalent’. Het is een rekeneenheid voor de omvang van een arbeidsovereenkomst of personeelsbestand. Eén fte komt overeen met een volledige werkweek van één medewerker (= 36 uur per week). Formatie De formatie is de hoeveelheid arbeidscapaciteit van de gemeente die is toegekend om de gemeentelijke output/de producten te kunnen realiseren. Het aantal formatieplaatsen wordt uitgedrukt in voltijdbanen (op basis van een volledige werkweek) oftewel full time equivalenten (fte) Bezetting Tot de bezetting worden alle werknemers gerekend die in dienst zijn van een gemeente (zoals bedoeld in Artikel 1.2 | Toepassing Cao Gemeenten) of ambtelijke fusieorganisatie (zoals bedoeld in Artikel 1.2 | lid 1.a & b | Toepassing cao sgo) met een arbeidsovereenkomst (zoals bepaald in 7:610 BW) voor onbepaalde of bepaalde tijd en voor wie een van de volgende cao’s geldt: - cao Gemeente - cao SGO Dit betekent dat de griffie wel wordt gerekend tot de bezetting. Oproepkrachten en BBL studenten met een arbeidsovereenkomst worden ook tot de bezetting gerekend, maar stagiairs en medewerkers met een werkervaringsplaats niet. Medewerkers en banenafsprakers die vallen onder cao Aan de Slag of cao Sociale Werkvoorziening worden ook niet meegeteld. Medewerkers die behoren tot een organisatie zoals benoemd in cao SGO Artikel 1.2 | lid1 c t/m m worden niet meegeteld.

Formatie relatief stabiel

Aantal medewerkers dat in deeltijd werkt redelijk stabiel

Formatie in omvang richting gemiddelde

Samenstelling naar leeftijd vergelijkbaar met andere gemeentes

Organisatie loyaliteit hoger dan gemiddeld

In- en uitstroom Instroom Het aantal medewerkers dat in een bepaald jaar is ingestroomd in de gemeentelijke bezetting. Instroompercentage Het aantal instromers in een jaar gedeeld door de bezetting op 31 december van dat jaar – het aantal instromers in dat jaar x 100% Voorbeeld In 2019 zijn er 26 nieuwe medewerkers gestart, op 31 december was de bezetting 209 medewerkers. 26/(209-26) x 100% = 14,2% Uitstroom Het aantal medewerkers dat in jaar t is uitgestroomd uit de gemeentelijke bezetting. Het gaat hierbij om 100 procent ontslag en niet om deeltijdontslag. Uitstroompercentage Het aantal uitstromers in een jaar gedeeld door de bezetting op 31 december van het jaar daarvoor x 100%

Instroom groeit

Groot aandeel instroom in categorie 35 tot 45 jaar

Uitstroom wat hoger dan het gemiddelde

Effecten “ontwikkelgemeente” en generatiepact zijn zichtbaar

Aantal vacatures kent landelijk al 4 jaar een stijgende trend

Te verwachten uitstroom komende jaren • Uitstroom i.v.m. pensionering: 5-6 vacatures per jaar (met piek 11 in 2028) • Totaal te verwachten uitstroom: 25 vacatures op jaarbasis

Externe inhuur Externe inhuur Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de organisatie in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Het kan onder andere gaan om de inzet van uitzendkrachten, zzp’ers of detacheringsovereenkomsten. Het kan zowel gaan om inhuur voor tijdelijke vervanging of voor inhuur van specialisten met specialistische vakkennis die ontbreekt in jouw organisatie Loonsom Som van alle looncomponenten in jaar t van alle personen die tot de gemeentelijke bezetting behoren. De looncomponenten bestaan uit salaris, toeslagen, uitkeringen, vergoedingen, wettelijke en niet wettelijke sociale lasten en werkgeversbijdrage in de pensioenpremie.

Relatief weinig externe inhuur. Houdt verband met flexibiliteit gemeente

Verschuiving in aanleiding inhuur naar opvullen vacatureruimte

Ziekteverzuim Kort verzuim Verzuim dat maximaal 7 kalenderdagen duurt. Middellang verzuim Verzuim dat 8 tot en met 42 kalenderdagen duurt. Lang verzuim Verzuim dat 43 tot en met 365 kalenderdagen duurt. Potentieel beschikbare kalenderdagen 1. Bereken van elke medewerker het aantal kalenderdagen dat hij in jaar t in dienst was. 2. Vermenigvuldig het aantal kalenderdagen met de deeltijdfactor. Voor voltijders verandert er dus niets. 3. Tel de uitkomsten van alle medewerkers bij elkaar op. Verzuimpercentage Het totaal aantal verzuimde kalenderdagen in een periode gedeeld door de potentieel beschikbare kalenderdagen in diezelfde periode vermenigvuldigd met 100%.

Ziekteverzuim dichtbij gemiddelde

Relatief weinig lang verzuim

Medewerker Bevlogenheid Onderzoek

Bevlogenheid Als je jezelf fit en sterk voelt, trots bent op je werk en er helemaal in opgaat. Uitputting Als je het werk heel zwaar vindt en er moeilijk van kunt herstellen. Hulpbronnen Aspecten van je baan die je kunnen helpen bij het bereiken van je werkdoelen, het omgaan met je taakeisen en/of persoonlijke groei stimuleren. Taakeisen De fysieke, psychologische, sociale of organisatorische aspecten van je baan die aanzienlijke fysieke of psychologische inspanning vragen.

Hoge mate van autonome en ontwikkelmogelijkheden

Schaal:

0-5

Medewerker Bevlogenheid Onderzoek

• De verkregen inzichten vormen de basis voor ontwikkelprogramma. • We bieden medewerkers workshops aan rondom thema’s

Programma • • • •

Welkom Terugblik organisatieontwikkeling Dongen in cijfers Aandachtspunten, wat doen we allemaal en wat is nu eigenlijk het knelpunt • Conclusies • Interactief deel: thema’s werkgeversvisie • Einde

Werkgeversvisie: inzet op 4 thema’s

Met de werkgeversvisie zetten we een aantal instrumenten in om de krapte op de arbeidsmarkt het hoofd te bieden

• • • •

Flexibele schil/inhuur Werving en selectie Waarderen en belonen Persoonlijke ontwikkeling en mobiliteit

Aandachtspunt: flexibele schil

Minder afhankelijkheid van inhuur

• Vorming pool flexibel inzetbare beleidsmedewerkers • Inzetten van de diensten van Black Bear (extern platform voor losse klussen en opdrachten) • Optimaliseren inhuurproces • Inzicht en grip in aanleidingen inhuur

Aandachtspunt: werving en selectie

Andere manieren om mensen te vinden

• Ontwikkeling eigentijdse wervingscampagne/instrumentarium “gemeente Dongen geeft ruimte voor groei” • Herontwerp onboarding • Game based werven (persoonlijke kenmerken en vaardigheden versus kennis) • Anticiperen op uitstroom pensionering • Extra capaciteit team P&O op werving • Eigen “Werken bij Dongen” pagina in ontwikkeling • Traineeprogramma en verhogen zichtbaarheid op hogescholen en universiteiten

Aandachtspunt: persoonlijke ontwikkeling en mobiliteit

Ruimte geven voor groei

• Interne marktplaats: aanbieden klussen/projecten • Coaching teams: op gebied van zingeving, effectiviteit en vitaliteit • Hoe is’t nou met jou • Persoonlijke ontwikkeltrajecten: in 2023 18 collega’s. Eind 2024 start een tweede groep • Verruiming opleidingsmogelijkheden • Aandacht voor persoonlijke en teamontwikkeling in teamplannen

Aandachtspunt: waarderen en belonen

Waarderen: materieel en immaterieel

• Versterken concurrentiepositie door modernisering van waarderings- en beloningsbeleid • Bieden van goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten woon- werkverkeer • Successen vieren

Wat doen we naast werkgeversvisi e nog meer?

 Toetsen van uitvoerbaarheid en maakbaarheid van ambities/opgaven: werken vanuit opdrachten; uitwerking ambities kadernota in (uitvoerings)kaders begroting  Versterking uitvoeringscapacit eit (zie begroting 2024)  Samenwerken

Samenwerkingspartners (formeel en informeel)

Knelpunt: Inherent aan schaalgrootte is kwetsbaarheid Proberen we zo goed mogelijk te ondervangen Maar, er is een rest risico: “Perfect storm”: samenvallen van omstandigheden: acuut probleem, oplosbaar in de tijd

Programma • • • •

Welkom Terugblik organisatieontwikkeling Dongen in cijfers Aandachtspunten, wat doen we allemaal en wat is nu eigenlijk het knelpunt • Conclusies • Interactief deel: thema’s werkgeversvisie • Einde

Conclusies •

Er is krapte op de arbeidsmarkt en dat blijft voorlopig zo.

•

Dongense beeld in lijn met landelijk beeld

•

Inhuur is lager dan landelijk beeld

•

We zetten met onze werkgeversvisie stevig, creatief en proactief in op de gevolgen van de verander(en)de arbeidsmarkt.

•

We zetten erop in om onze kwetsbaarheid te ondervangen.

•

We streven naar balans tussen ambities en mogelijkheden.

•

De balans kan door samenloop van omstandigheden (tijdelijk) verstoord

Programma • • • •

Welkom Terugblik organisatieontwikkeling Dongen in cijfers Aandachtspunten, wat doen we allemaal en wat is nu eigenlijk het knelpunt • Conclusies • Interactief deel: thema’s werkgeversvisie • Einde

Werkgeversvisie: vier thema’s

Leren & Ontwikkelen

Werving & Selectie

Trainee programma

Waarderen & Belonen

Hoe ist nou met jou?

Flexibele schil & Inhuur

Programma • • • •

Welkom Terugblik organisatieontwikkeling Dongen in cijfers Aandachtspunten, wat doen we allemaal en wat is nu eigenlijk het knelpunt • Conclusies • Interactief deel: thema’s werkgeversvisie • Einde