Memo college - Advies bij RV Onderzoek RKC 'Is de aansluiting te maken'

MEMO TEN BEHOEVE VAN DE GEMEENTERAAD Datum

18 januari 2022

Zaaknummer

2022-000489

Portefeuillehouder

I.C.H. Jansen

Behandelend ambtenaar

Joost van Boekel

Besluitvormende raadsvergadering

3 februari 2022

Onderwerp

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Is de aansluiting te maken?’

VOORSTEL / ADVIES De aanbevelingen van de rekenkamercommissie inzake het onderzoek ‘Is de aansluiting te maken?’ te betrekken bij de lopende gesprekken met de Financiële Commissie over verbeteringen binnen de P&C-cyclus. INLEIDING De rekenkamercommissie heeft het onderzoek “Is de aansluiting te maken?’ uitgevoerd in Dongen, Goirle en Loon op Zand. In het onderzoek is gekeken in hoeverre voor raadsleden de aansluiting tussen enerzijds beleidsnota’s en anderzijds begrotingen en jaarrekeningen goed te maken is en zijn suggesties ter verbetering aangereikt. Aan uw raad is vanuit de griffie een raadsvoorstel voorgelegd, waarin wordt voorgesteld een verbeterplan op te stellen waarin de aanbevelingen van de rekenkamer een plek krijgen. In de voorliggende memo geven wij onze visie op het lopende verbeterproces en het vervolgproces; wat het laatste betreft geven wij u in overweging om de aanbevelingen van de rekenkamercommissie te betrekken bij de lopende gesprekken met de Financiële Commissie over verbeteringen binnen de P&C-cyclus. ARGUMENTATIE Zoals wij ook eerder in onze bestuurlijke reactie op het concept rapport hebben aangegeven, voert de gemeente Dongen sinds een aantal jaren stapsgewijze verbeteringen door in de P&C-cyclus en de informatievoorziening via de P&C-producten.

De ambtelijke organisatie voert hierover periodieke gesprekken met de Financiële commissie van de gemeenteraad. Ieder product wordt uitvoerig besproken, waarbij suggesties voor verbeteringen worden opgehaald. Eenmaal per jaar, in december, wordt een brede evaluatie van de gehele cyclus (proces, planning, producten) gehouden, waarbij inzichten worden meegenomen in de vaststelling van de P&C-cyclus voor het komende jaar. Deze werkwijze zorgt voor een voortdurende verbetering van de kwaliteit van het proces en de producten, in een tempo dat passend is bij de Dongense situatie en de ambtelijke capaciteit. Dit heeft er de afgelopen jaren toe geleid dat diverse verbeteringen zijn doorgevoerd: 

Concretisering beleidsdoelstellingen, waarbij onderscheid is gemaakt tussen strategische doelstellingen en beleidsdoelstellingen



Koppeling van beleidsindicatoren aan de geformuleerde beleidsdoelstellingen



Nadere specificering van de vraag ‘Wat mag het kosten?’, waarbij voor ieder thema inzicht is gegeven in de budgetten per taakveld



Verbetering van de risicoparagraaf, waarbij meer inzicht is gegeven in de onderliggende risico’s en de ontwikkeling van de risico’s



Het opnemen van beleidsrisico’s in ieder thema



Verbeterd inzicht in de stand van de investeringskredieten, waarbij in de jaarrekening de restantkredieten in beeld worden gebracht



Aanpassing van de planning van de producten, waarbij is gekozen voor een clustering van producten



Verbetering van de leesbaarheid van de producten, waarbij in de bestuursrapportages en het jaarverslag nadrukkelijk wordt gereflecteerd op de vraag wat we wilden bereiken.

Uit de evaluatie in de Financiële Commissie blijkt dat deze verbeteringen hebben geleid tot een betere kwaliteit en leesbaarheid van de producten. Ook de externe accountant is in haar managementletter tevreden over de interne beheersing in algemene zin en de P&C-producten in het bijzonder. Het college stelt voor de ingezette weg te vervolgen en de aanbevelingen van de rekenkamer mee te nemen in het lopende, structurele gesprek in de Financiële Commissie. Daarbij merken wij op dat, zoals uit onze bestuurlijke reactie blijkt, wij mede vanuit onze verantwoordelijkheid voor besturen en beheersen op onderdelen een andere visie hebben dan de rekenkamercommissie. De aanbevelingen zullen samen met de Financiële commissie worden beoordeeld binnen de Dongense situatie en worden omgezet in het verbeterpad richting de komende jaren.