Bijlage 1- Voortgang Interne Beheersing juni 2022

Aan de raadsleden

Dongen, 9 juni 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief 2022-010006 Joost van Boekel/ 14 0162 Voortgang Interne Beheersing juni 2022

Geachte heer, mevrouw, Driemaal per jaar informeren we u over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing. Dit doen we bij de start van de accountantscontrole (september/oktober), bij de managementletter (december/januari) en bij het accountantsverslag (juni/juli). In deze voortgangsmonitor geven we een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. De adviezen hebben betrekking op de interne beheersing van de gemeente Dongen. Het overzicht is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. In april en mei 2022 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de jaarrekeningcontrole bij de gemeente Dongen uitgevoerd. In het accountantsverslag rapporteert de accountant over de geconstateerde bevindingen en adviseert ze de gemeente over mogelijke verbeteringen. Het concept-accountantsverslag is op 7 juni 2022 besproken in de Financiële Commissie. Het definitieve verslag is als bijlage 2 bij dit aanbiedingsdocument gevoegd; bijlage 3 is de controleverklaring.

Hoewel er in het accountantsverslag ook enkele bevindingen rondom de interne beheersing staan, geeft het verslag vooral reflectie op de jaarrekening van de gemeente Dongen, zoals de financiële positie, verslaggevingsaspecten en het proces van de accountantscontrole. Nieuwe aanbevelingen zijn in de voortgangsmonitor (bijlage 1) toegevoegd met de toevoeging ‘Nieuw’. Daarbij is een reactie met actuele status toegevoegd, en is – waar van toepassing – de prioritering vermeld. Met betrekking tot de eerdere verbeteradviezen is alleen gerapporteerd als er wijzigingen zijn. Overall beeld accountantsverslag De periode na de voorgaande rapportage (januari 2022) heeft hoofdzakelijk in het teken gestaan van de voorbereiding op en totstandkoming van de jaarrekening 2021. Aanbevelingen en verbeteracties die direct gericht waren op het jaarrekeningproces en de daaropvolgende accountantscontrole zijn met voorrang opgepakt. Daarnaast is gewerkt aan de meer op de langere termijn gerichte kwaliteitsslagen ter verbetering van doel- en rechtmatigheid van processen zijn doorgevoerd.

De gestructureerde wijze waarop de aanbevelingen van zowel de accountant als uit onze eigen interne controles worden opgepakt, werpt al enige tijd zijn vruchten af. Het accountantsverslag van de accountant, naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2021, laat dit zien. De accountant geeft een goedkeurend oordeel over de jaarrekening 2021. Als we het stoplichtenoverzicht ‘Gemeente Dongen in Beeld’ in het accountantsverslag vergelijken met die van 2018, dan zien we dat het aantal groene onderdelen is toegenomen van 5 naar 12. De onderdelen waarbij de accountant tekortkomingen of relevante aandachtspunten benoemd is aanzienlijk afgenomen (van 11 in 2018 naar 4 in 2021). Dit laat zien dat de investeringen in kwaliteit en kwantiteit van de functies Financiën en Control zijn vruchten afwerpt. Tekortkomingen ziet de accountant bij de te lage solvabiliteit. Dit is bekend bij zowel uw raad als het college. In het recente coalitieakkoord is om die reden opgenomen dat wordt gestreefd naar een jaarlijkse toevoeging van € 500.000 aan de algemene reserve om de solvabiliteit te verbeteren. Daarnaast constateert de accountant relevante bevindingen en/of aandachtspunten op het gebied van inkopen en aanbestedingen en binnen het sociaal domein. Verstegen Accountants toont zich ten slotte positief over het controleproces en de voorbereidingen daartoe door de gemeentelijke organisatie.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording In de voorgaande monitors hebben we u geïnformeerd over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De invoering is opnieuw uitgesteld naar (het verslagjaar) 2023. Dat betekent dat bij de verantwoording over het jaar 2023 het college zelf aangeeft in hoeverre haar handelen rechtmatig is geweest. In de huidige werkwijze geeft de accountant een oordeel over de rechtmatigheid, bij de controle op de jaarrekening. De wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid. Het college dient namelijk te kunnen steunen op de interne beheersing om te borgen dat financiële beheershandelingen en transacties plaatsvinden conform wet- en regelgeving. Het is aan de gemeenteraad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te beoordelen. De rechtmatigheidsverantwoording van het college gaat deel uitmaken van de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst dus of de bewering van het college op het gebied van rechtmatigheid adequaat is onderbouwd. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. Op dit moment is de parlementaire besluitvorming nog niet afgerond. De Tweede Kamer heeft op 31 mei jl.

ingestemd met de wetswijziging; de Eerste Kamer behandeld de wijziging vermoedelijk nog voor het zomerreces. Inmiddels heeft het ministerie van BZK op 9 juni jl. laten weten dat de invoering opnieuw wordt uitgesteld, naar verslagjaar 2023. Voor invoering dienen wij de Controleverordening en de Financiële Verordening aan te passen in lijn met de nieuwe situatie. We kunnen gebruik maken van de (nog op te stellen) modelverordeningen van de VNG. Afhankelijk van het moment waarop deze beschikbaar komen, overwegen we de aangepaste verordeningen nog dit jaar aan uw raad aan te bieden. Onderdeel van de aanpassing is tevens de vaststelling van de tolerantie- en rapportagegrenzen voor de rechtmatigheid. Professionalisering inkoop en aanbesteding Eén van de lopende verbeteracties heeft betrekking op het proces van inkoop en aanbesteden. De accountant constateert dat de vastlegging van overeenkomsten/opdrachten en de onderbouwing van prestatieleveringen een aandachtspunt zijn. Dit blijkt ook uit onze eigen interne controles. We zijn om die reden gestart met een professionaliseringstraject binnen het inkoop- en aanbestedingsproces. In het kader van dit traject heeft dit voorjaar een (interne) evaluatie plaatsgevonden.

Uitkomst uit de evaluatie is dat er weliswaar veel goed gaat, maar dat tegelijkertijd de inkoop- en aanbestedingsregels onvoldoende zijn bekend en/of onvoldoende worden toegepast (met name bij aanbestedingen onder de Europese drempel) en dat zaken niet of niet volledig worden geregistreerd. Als vervolgstap zijn we voornemens een externe partij een volwassenheidsscan te laten uitvoeren om zodoende een goed beeld te krijgen van het verbeterpotentieel en de volgorde waarin we de verbeterstappen het beste kunnen zetten.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester, Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlagen 1. Voortgangsmonitor Interne Beheersing (‘Dongen in beeld’) 2. Accountantsverslag 2021 Gemeente Dongen 3. Controleverklaring jaarverslag 2021 Gemeente Dongen

i

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.