Bijl2 Reacties fracties evaluatie vergadermodel

Aan:

Griffier Gemeente Dongen

Van:

Fractie Volkspartij Dongen

Datum:

28-11-2025

Beste Griffier,

In uw mail van 12 november 2025 heeft u mij verzocht om in de fractie het onderwerp evaluatie vergadermodel te behandelen en u voor 1 december 2025 van een reactie te voorzien.

De fractie van de Volkspartij Dongen bestaande uit alle raadsleden, burgercommissieleden en steunfractieleden heeft de volgende terugkoppeling: • • •

•

De fractie ondersteunt een cyclus van 5 weken. De fractie spreekt zijn voorkeur uit om met twee commissies te gaan werken. Gepland op de woensdag en de donderdag in dezelfde week. De fractie spreekt de voorkeur uit om de commissie Bestuur en Middelen samen te voegen met commissie Fysiek. De fractie is geen voorstander om de onderwerpen uit de commissie Bestuur en Middelen te verdelen overtwee commissies. De fractie spreekt wel uit dat het aantal raadsleden en commissieleden welke in een commissie zitting mogen nemen moet worden heroverwogen.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd,

C.J. Zwaai Fractievoorzitter Volkspartij Dongen

DONGEN 'S GRAVENMOER Aan

Miriam van Kampen Contact

Stijn Sips

Onderwerp Reactie CDA-fractie op de evaluatie van het vergadermodel

Datum

27 november 2025 Pagina

1

Geachte griffier, beste Miriam,

Graag geven wij, zoals verzocht, onze reactie op de evaluatie van het huidige vergadermodel. Wij waarderen de zorgvuldige inventarisatie die door de griffie is uitgevoerd en herkennen veel van de geschetste ervaringen. In deze brief lichten wij ons standpunt toe over het functioneren van de raadscommissies en het bredere vergadermodel. Raadscommissies hebben onze voorkeur Het huidige vergadermodel biedt de gemeenteraad aanzienlijk meer tijd voor oordeelsvorming dan het vorige model. Waar eerder maximaal drie uur beschikbaar was, beschikken we nu door de drie commissies over maximaal negen uur om voorstellen, ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven zorgvuldig te behandelen. Deze uitbreiding stelt ons beter in staat onze kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken naar behoren uitte voeren. Wij zien dat er vaker en inhoudelijker wordt stilgestaan bij belangrijke informatie, zoals raadsinformatiebrieven, en dat er bijvoorbeeld ruimte is voor mededelingen die relevant zijn voor de Dongense politiek. Wij ervaren dat als positief.

Bovendien staan wij volledig achter de inzet van burgercommissieleden. Deze mogelijkheid bestond (wettelijk) niet in het vorige vergadermodel, maar is wat ons betreft een duidelijke versterking van de lokale democratie. Ten eerste biedt het een goede mogelijkheid om potentiële raadsleden te rekruteren, op te leiden en voor te bereiden op een toekomstig raadslidmaatschap. Ten tweede kunnen burgercommissieleden specifieke kennis meebrengen die de kwaliteit van het debat of van commissie versterkt en daarmee de rol de van de gemeenteraad. Ten derde biedt het de mogelijkheid voor inwoners om politiek actief te worden wanneer je niet op een kandidatenlijst staat (bijvoorbeeld doordat je later lid bent geworden van een partij). Een lid hoeft nu niet vier jaar te ‘wachten’. Tot slot betekent de inzet van burgercommissieleden een meer evenwichtige werkverdeling. Met name voor kleinere fracties is het prettig dat ze door de inzet van burgercommissieleden het werk kunnen verspreiden over meerdere fractieleden. Immers kun je als tweemansfractie door de inzet van

burgercommissieleden groeien naar een vijfmansfractie. De bevindingen worden ook benadrukt in het rapport Burgerleden in raadscommissies (2020) van de Universiteit Leiden en de Stichting Thorbecke Leerstoel.

Verder richten raadscommissies zich op specifieke beleidsterreinen. Dat vergroot de mogelijkheid om onderwerpen grondiger voor te bereiden en verdiepend te bespreken. Tegelijkertijd zorgt dit model ervoor dat raadsleden niet hoeven aan te schuiven bij vergaderingen waarin hun portefeuille niet aan bod komt. Dat is efficiënter en werkt motiverender dan de voorgaande situatie waarin raadsleden soms langdurig aanwezig waren zonder daadwerkelijke bijdrage te kunnen leveren. Voor een goede kwaliteit van debat is het wel belangrijk dat commissies herkenbare en vaste samenstellingen hebben, zodat kennisopbouw en onderlinge samenwerking kunnen groeien. Verbeterpunten en aandachtspunten Hoewel wij positief zijn over het functioneren van de commissies, erkennen wij dat de startfase minder soepel is verlopen. Deels lag dat aan het wennen aan een nieuwe structuur, deels aan de aard van de voorstellen die in de eerste maanden primair technisch van karakter waren. Inmiddels zien wij dat commissies meer inhoudelijk debat kennen, mede doordat de eerdere beperking rondom interrupties in de eerste termijn terecht is losgelaten. Daarom willen wij een bredere oproep doen om onnodige regels en procedures te beperken, zodat vergaderingen inhoudelijker en minder formeel-procedureel verlopen.

Ook de omvang van de totale oordeelsvormingstijd verdient aandacht. Bovenstaand is benoemd dat dit zeker voordelen kent, maar wellicht is van drie naar negen uur vergaderen wel een te forse verruiming geweest. Het terugbrengen naar twee commissies zou de belasting kunnen verlagen, maar brengt praktische knelpunten met zich mee. Met name grotere fracties lopen hierbij tegen de beperking aan dat per commissie maximaal drie commissieleden mogen deelnemen. Een fractie met zes raadsleden en een burgercommissielid kan bij twee commissies dan niet al haar leden inzetten, terwijl dat wel mogelijk is bij drie commissies. Wordt het maximum deelnemende commissieleden per fractie verruimd om dit te ondervangen, dan ontstaan commissies die zó groot worden dat zij beginnen te lijken op een raadsvergadering, wat in onze ogen de effectiviteit en de focus van de oordeelsvorming juist weer vermindert. Een alternatieve oplossingsrichting kan zijn om de commissie Bestuur en Middelen niet in elke cyclus te laten vergaderen, maar om-en-om. Het college kan hier bij de planning van raadsvoorstellen op anticiperen, zodat besluitvorming niet in de knel komt. Bij spoedeisende onderwerpen kan het stuk in een andere commissie worden geagendeerd of kan er zo nodig een extra commissievergadering worden ingepland, waardoor de benodigde flexibiliteit behouden blijft.

Daarnaast, zoals eerder al genoemd, is het voor de kwaliteit van debat van belang dat commissies zoveel mogelijk een vaste en herkenbare samenstelling hebben. In de huidige raadsperiode was dat lastiger te realiseren, omdat de portefeuilles in fracties al enige tijd waren verdeeld toen het commissiestelsel werd ingevoerd. Leden (ook binnen onze eigen fractie) wisselden daardoor vaker van commissie, waardoor het opbouwen van inhoudelijke expertise en samenwerking binnen commissies minder gemakkelijk tot stand kwam. Voor de nieuwe raad na de verkiezingen van 2026 ligt hier een duidelijke kans: door bij de portefeuilleverdeling vanaf het begin rekening te houden met de

Datum 27 november 2025

Pagina 2

commissies, kan continuïteit, kwaliteit en samenwerking worden geborgd. Breder oordeel over het vergadermodel Wij zijn verder ook positief over de Raad op Pad avonden, de beeldvormingsavonden en de thema-avonden. Deze bijeenkomsten versterken de informatiepositie van de raad en dragen bij aan het contact en begrip tussen raad en ambtelijke organisatie. Wel blijft het belangrijk dat beeldvormingsavonden niet vervallen in het voorlezen van vooraf ingezonden vragen en antwoorden, zoals bij de behandeling van de P&Cdocumenten gebeurde. Daarbij vinden wij het positief dat er twee weken zitten tussen de laatste commissievergadering en de raadsvergadering. Dit geeft fracties voldoende tijd om moties en amendementen inhoudelijk goed uit te werken en om - waar nodig - samenwerking met andere fracties te zoeken, zonder dat tijdsdruk van invloed is op de kwaliteit. De huidige zesweekse cyclus vinden wij echter te lang. Een cyclus van vijf weken is wat ons betreft werkbaar, mits de Raad op Pad-avonden, beeldvormingsavonden en thema-avonden in stand blijven. Daarbij vinden wij het belangrijk om oog te houden voor de belasting van (kleinere) fracties: drie commissievergaderingen in één week is praktisch niet haalbaar. In bijlage 1 hebben we een concreet voorstel voor mogelijke planning toegevoegd.

Betrokkenheid inwoners Het nieuwe vergadermodel heeft in onze ogen niet geleid tot meer betrokkenheid van inwoners bij de lokale politiek. Maar ook niet tot minder betrokkenheid van inwoners, getuigende de volle publieke tribune bij de afgelopen vergaderingen. Daarbij hebben we met de Raad op Pad-avonden een vaste avond waarin we de samenleving in gaan. Dit was er voorheen niet. Ook de thema-avonden hebben een meer naar buiten toe gericht karakter. Voor de nieuwe raad zou het interessant zijn om van andere gemeenten te leren hoe zij inwoners wel of niet betrekken bij commissie­ vergaderingen. Is bijvoorbeeld een minder formeel ‘spreekrecht' mogelijk waarbij er meer focus ligt op dialoog tussen spreker en commissie? Om de betrokkenheid te vergroten zal het CDA ook zelf met voorstellen komen.

Conclusie en suggesties Alles afwegende is de CDA-fractie voorstander van het voortzetten van het huidige vergadermodel mét commissievergaderingen. Wij zien duidelijke voordelen voor de kwaliteit van het raadswerk en -debat, de inzet van burgercommissieleden en de inhoudelijke verdieping binnen beleidsterreinen. Wel zijn er verbeterpunten mogelijk. Hiertoe doen wij concreet de volgende suggesties: • Beperk onnodige regels en procedures binnen commissievergaderingen, zodat het debat meer inhoudelijk en minder formeel-procedureel wordt. • Houd de oordeelsvormingstijd tegen het licht, maar voorkom dat commissies te veel leden gaat bevatten of dat niet alle leden kunnen deelnemen. Overweeg derhalve om de commissie Bestuur en Middelen om-en-om te laten vergaderen.

Datum 27 november 2025

Pagina 3

• •

•

•

Zorg in de nieuwe raadsperiode voor vaste en herkenbare commissiesamenstellingen. Verkort de cyclus van zes naar vijf weken, met behoud van Raad op Pad-avonden, beeldvormingsavonden en thema-avonden. Zie bijlage 1 voor een concreet voorstel. Verbeter de opzet van beeldvormingsavonden bij P&Cdocumenten, door schriftelijke beantwoording te combineren met ruimte voor verdiepende vragen, in plaats van het voorlezen van vooraf gestelde vragen. Onderzoek in de nieuwe raadsperiode manieren om inwoners meer te betrekken bij commissievergaderingen, bijvoorbeeld door voorbeelden uit andere gemeenten te gebruiken of door een minder formeel spreekrecht te verkennen.

Wij zien het stuk met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Stijn Sips Fractievoorzitter

Mede namens, de fractie van het CDA Dongen - ’s Gravenmoer

Datum 27 november 2025 Pagina 4

Bijlage 1

wk 7 wk2 wk3

Maandag Presidium

wk 4 wk 5

*Om-en-om raadcyclus

Woensdag

Commissie Fysieke leefomgeving Commissie Bestuur en middelen*

Donderdag Raad op Pad Beeldvomingsavond Commissie Samenleving Thema-avond

Raadsvergadering

D66 dongen

Evaluatie vergadermodel

De fractie van D66 kijkt met gemengde gevoelens terug op de overstap naar het nieuwe vergadermodel. Aan de ene kant geeft de nieuwe vergaderwijze de raad meer tijd en ruimte om onderwerpen te agenderen en met elkaar te bespreken. Ook biedt het voldoende gelegenheid voor de terugkoppeling van de portefeuillehouders over zaken die spelen in de regio of in gemeenschappelijke regelingen. Iets wat in het verleden miste. Aan de andere kant waren de agenda’s van de commissies de afgelopen maanden beperkt gevuld, was er weinig inhoudelijk debat en werd de raadscyclus langer. Hierdoor werden bijvoorbeeld ingekomen stukken relatief laat behandeld. Ook werd de vergadercyclus er voor de toeschouwers voorlopig nog niet aantrekkelijker door. Wat ons betreft zijn er dan ook op veel fronten aanpassingen nodig om de commissies beter te laten functioneren en inwoners, verenigingen en stakeholders meer te betrekken. De fractie van D66 ziet daarvoor nog voldoende mogelijkheden en wil zich daar in de volgende bestuursperiode graag voor inzetten. Op dit moment vinden wij het dan ook zonde als we de overgang naar het nieuwe vergadermodel meteen als mislukt beschouwen en terug gaan naar het oude systeem.

Onze voorkeur heeft dan ook om door te gaan met het nieuwe vergadermodel waarbij er wel teruggegaan wordt naar twee commissies. De onderwerpen van de commissie Bestuur en Middelen kunnen dan verdeeld worden over de twee overblijvende commissies. Dit heeft als voordeel dat de cyclus 1 week korter is. En daarmee de agenda van de commissies beter gevuld (en hopelijk ook aantrekkelijker) wordt.

Naast deze aanpassing zijn er uiteraard nog meer verbeteringen mogelijk, onze ideeën hierover bespreken we graag met elkaar tijdens de vergadering van de commissie Bestuur en Middelen op woensdag 28 januari 2026.

Dag Miriam, Bij deze onze reactie op het vergadermodel. Allereerst dank voor het uitgebreide evaluatieproces waarbij diverse doelgroepen zijn betrokken. Uit de evaluatie blijkt dat de vervanging van een informatieavond positief is beoordeeld. Wat ons betreft blijven de onderdelen Raad op pad, beeldvormingsavonden en thema avonden dan ook onderdeel van de cyclus.

Ten aanzien van de commissievergaderingen kiest de Dongense WD-fractie voor een efficiëntere manier van vergaderen. Voor ons sluit optie B het beste aan op deze wens. Door het afschaffen van de huidige commissies en het vervangen door een oordeelsvormende vergadering zijn wij van mening dat de kaderstellende functie van de raad beter tot zijn recht komt. Waarbij thema's op hoofdlijnen besproken worden zonder te ver in detail te treden.

Voor ons wegen de volgende argumenten het zwaarst: 1. Efficiëntie en duidelijkheid Het huidige commissiestelsel zorgt voor teveel vergaderingen op verschillende avonden. Een oordeelsvormende raadsvergadering brengt debat, besluitvorming en politieke afweging dichter bij elkaar in één herkenbare vergadering. Dat versterkt de overzichtelijkheid en versterkt de betrokkenheid van inwoners. 2. Betere betrokkenheid van inwoners Wij hebben veel terug gekregen dat Inwoners niet goed weten wanneer welk onderwerp wordt besproken. Eén vaste oordeelsvormende avond per cyclus maakt het proces toegankelijker en voorspelbaarder, wat de publieke betrokkenheid ten goede komt. 3. Minder bestuurlijke drukte Met een compacte raad en beperkte ambtelijke capaciteit is het belangrijk dat tijd en inzet zo doelmatig mogelijk wordt benut. Door commissies te schrappen, ontstaat er ruimte voor een betere focus waardoor bijzaken minder worden besproken en de raad zich bezighoudt met bespreking van onderwerpen op hoofdlijnen. 4. Aansluiting bij de positieve ervaringen in beeldvorming Uit de evaluatie blijkt dat beeldvormende onderdelen sterk worden gewaardeerd en effectief bijdragen aan een goed begrip van onderwerpen. Juist omdat deze fase goed werkt, is het logisch om de vervolgstap strakker en overzichtelijker te organiseren.

Door de oordeelsvorming te bundelen in één gezamenlijke raadsvergadering in plaats van in meerdere commissies, ontstaat een heldere en consistente vergaderlijn: eerst een sterke beeldvormende fase, vervolgens één duidelijk debat moment, en daarna de besluitvormende raadsvergadering. Dit maakt het proces begrijpelijker voor inwoners en efficiënter voor de raad.

Voor de Dongense WD-fractie is het belangrijk dat het vergadermodel zowel bestuurlijke kwaliteit als werkbaarheid ondersteunt voor zowel grote als kleine partijen. In het afgelopen jaar hebben wij gemerkt dat de werkdruk op onze fractie is toegenomen door het aanpassen van dit vergadermodel. Doordat in commissies te veel bijzaken besproken worden i.p.v. hoofdzaken zorgt dit voor een onvoorspelbaardere voorbereiding. Wij zijn om die reden ervan overtuigd dat een oordeelsvormende raadsvergadering daarbij het beste aansluit Met vriendelijke groet,

Perry Wens Fractievoorzitter Dongense VVD

DongenPlus+

Wij zijn nooit voorstander geweest van deze manier van vergaderen. Onze keuze ook na een jaar van commissies, blijft hetzelfde. Wij kiezen ervoor om terug te gaan naar een vergadermodel zonder commissies maar met een oordeelsvormende raadsvergadering om redenen die wij al eerder genoemd hebben. Met name voor kleinere fracties is het lastig om overal bij te kunnen zijn. Wij hebben dat ook ervaren met overlappende onderdelen bij beeldvormingsavonden. Kortom, duidelijke keuze voor DongenPlus