Bijl1- 24-51 Definitief Plan van Aanpak Dorpsteam Dongen

Plan van aanpak

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Dorpsteam Dongen Oktober 2023

SWOD

MEE Plus

Contourde Twern

IMW regio Tilburg

1

2

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Inleiding Sinds 2022 werken we als SWOD, ContourdeTwern, MEE Plus en IMW regio Tilburg samen vanuit de inkoop algemene voorzieningen. We voeren deze opdracht gezamenlijk uit en zorgen voor een gezamenlijke verantwoording. Bij de verkennende gesprekken voorafgaand aan die opdracht is ook het idee ontstaan om een Dorpsteam te vormen. In de contourennota over het Dorpsteam heeft de gemeente Dongen zijn visie gegeven op het Dorpsteam en in april 2023 is dit verder vertaald in een programma van eisen. De gemeente Dongen heeft ons als samenwerkende partners uit het voorliggend veld de opdracht gegeven om een plan van aanpak uit te werken voor het Dorpsteam. In dit plan lichten we toe wat onze visie is op het Dorpsteam en hoe we dit willen gaan vormgeven. Dit plan is opgesteld na overleg met de huidige medewerkers, leidinggevenden en bestuurders van het voorliggend veld. Daarnaast hebben we input opgehaald bij de samenwerkingspartners binnen het IKS en diverse medewerkers van de gemeente Dongen. Dit plan van aanpak is de volgende stap om te komen tot een Dorpsteam. Na besluitvorming door college en bespreking in de raad in het voorjaar 2024 kan een start gemaakt worden met de implementatie. We verwachten dat het Dorpsteam in september 2024 volledig inzetbaar is, aangestuurd wordt door één manager en de huidige taken van de Toegang van de Entree heeft overgenomen.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Inhoudsopgave 01

Visie en opdracht ....................................................................................................... 2

02

Werkwijze Dorpsteam.................................................................................................5

03

Organisatie van het Dorpsteam ...............................................................................11

04

Verantwoording aan gemeente................................................................................15

05

Communicatie en profilering naar inwoners en samenwerkingspartners.............17

06

Financiën en risico’s..................................................................................................18

07

Implementatieplan................................................................................................... 21

1

2

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

01. Visie en opdracht In 2021 zijn de eerste gedachten over het Dorpsteam besproken en later door de gemeente Dongen verwerkt in de contourennota. Het afgelopen jaar

Een brief uit de toekomst De bestuurders en gemeente dachten samen na over het droombeeld m.b.t. het Dorpsteam. Wat als het een groot succes wordt? Welke beeld hebben we dan voor ogen?

hebben we onze visie over het Dorpsteam verder vormgegeven. We zien een hecht team, dat gezamenlijk werkt aan de opdracht. Ze ontmoeten elkaar wekelijks, verdelen de taken op basis van hun expertise en zijn samen verantwoordelijk voor het geheel. Het team speelt in op de vragen en signalen die er zijn in het dorp. Ze zoeken oplossingen in de leefwereld van de inwoners. Er is gewerkt aan een gemeenschap waar voor elkaar gezorgd wordt en inwoners voor elkaar klaar staan. Inwoners die ideeën hebben voor het dorp worden door het Dorpsteam ondersteund om hun ideeën te realiseren. Medewerkers voelen zich verbonden met het Dorpsteam en zijn trots op hun werk. Ze hebben ruimte om hun vakmanschap uit te voeren. Een paar keer per jaar worden de bestuurders bijgepraat, het team deelt hun successen en blijft leren van hun experimenten. Tijdens gesprekken, met o.a. inwoners, praten we over de impact die we hebben gemaakt voor de inwoners en welke doelen en acties we bijstellen om het verschil te blijven maken voor de inwoners van Dongen.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Onderliggende visie Dorpsteam

3

Taken van het Dorpsteam Het Dorpsteam heeft vier basistaken, onze gezamenlijke taken als voorliggend veld zijn daarin geïntegreerd.

Het Dorpsteam werkt vanuit de visie Positieve Gezondheid en normaliseren, zoals in 2021 opgesteld door de gemeente Dongen. Dit houdt in dat we in beeld brengen hoe het op verschillende domeinen met een inwoner gaat en inwoners bevragen op hun behoeftes. We bouwen aan

We zijn benaderbaar en laagdrempelig, je

Presentie

een vitale, veerkrachtige gemeenschap, met inwoners die

komt ons tegen op verschillende plekken in 01

de gemeente.

zorg hebben voor elkaar en waar iedereen mee kan doen. We hebben aandacht voor wat iemand wel kan i.p.v. wat niet lukt. De talenten en ambities van de inwoners worden benut om de gemeenschap sterker en leuker te maken. Daarnaast dragen we in het kader van normalisatie bij

We willen (zwaardere) hulpvragen

Preventie

aan de acceptatie dat problemen bij het leven horen en

voorkomen, we bieden programma’s aan die 02

inwoners sterker en zelfredzamer maken.

(een zware vorm van) hulp niet altijd nodig is. In 2023 worden alle medewerkers die nu werkzaam zijn binnen

We reageren proactief wanneer we onder-

onze opdracht in het voorliggend veld geschoold in deze methodiek. Dit is onze volgende stap om te werken aan meer gezamenlijkheid. We nodigen op een later moment

steuningsvragen of andere zorgen signaleren

Signalering

of ontvangen, we ontwikkelen collectief en 03

ook medewerkers van de gemeente uit om aan te sluiten bij deze scholing. We zijn er namelijk van overtuigd dat de

preventief aanbod op veel voorkomende vragen.

visie op Positieve Gezondheid iets vraagt van ons allemaal. De methodiek is het meest succesvol als we deze allemaal gebruiken.

Ondersteuning

We bieden collectieve en individuele ondersteuning wanneer nodig. 04

4

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Inwoners kunnen bij het Dorpsteam

Vanuit de visie en de maatschappelijke opdracht die de gemeente ons heeft meegegeven werken we

terecht met al hun vragen en

aan het vergroten van de zelfredzaamheid van inwoners. Hierin willen we als Dorpsteam het verschil

zorgen op maatschappelijk gebied.

gaan maken. Vanuit onze huidige opdracht zijn we in dit najaar gestart om, samen met de gemeente,

Variërend van behoefte aan contact

concreet maken welke impact we op deze punten willen gaan maken. Dit traject loopt parallel aan

met anderen, ondersteuning tijdens

de ontwikkeling van een Dorpsteam. In de volgende jaren zullen we meten welke resultaten we

een life-event tot het vastlopen in

daarbij boeken en welke trends zichtbaar zijn. We gebruiken hiervoor de methodiek van het social

het dagelijks functioneren. We zijn

profit canvas. Voor het Dorpsteam staan niet meer de verschillende activiteiten centraal, maar onze

er voor alle inwoners en hebben

gezamenlijke opdracht. Onze activiteiten bewegen mee met wat er nodig is in het dorp, regionale en

specifieke aandacht voor kwetsbare

landelijke ontwikkelingen. Denk daarbij aan de hervormingsagenda jeugd, die waarschijnlijk om inzet

groepen.

van het Dorpsteam vraagt, in afstemming met de gemeente.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

5

02. Werkwijze Dorpsteam Ook leggen we actief outreachend contact

Een sterke sociale basis

met inwoners n.a.v. signalen. Zo zijn b.v. de

Als Dorpsteam gaan we (verder) bouwen aan een hechte gemeenschap.

jongerenwerkers en schoolmaatschappelijk werkers

Buurten waar mensen elkaar kennen en naar elkaar omkijken. We werken

wekelijks aanwezig op het Cambreur College. De

daarom wijkgericht vanuit presentie en doen aan community building:

jongerenwerker signaleert, is beschikbaar voor

inwoners met ideeën voor hun buurt ondersteunen we bij of faciliteren we

vragen van leerlingen en organiseert collectieve

voor de uitvoering. Inwoners hebben vaak goede ideeën hoe hun wijk nog

activiteiten. De schoolmaatschappelijk werker

prettiger kan worden.

is SKJ geregistreerd en pakt de individuele ondersteuningsvragen van leerlingen op. Dit kan

Vanuit presentie zijn we aanwezig op plekken waar veel inwoners regelmatig

op hun eigen verzoek, maar ook wanneer school of

komen. We verbinden inwoners met elkaar en kijken hoe ze kunnen en

ouders zich zorgen maken.

willen bijdragen aan de gemeenschap. We zijn ervan overtuigd dat iedereen talenten bezit die waardevol zijn voor onze samenleving. Door mensen aan te spreken op deze krachten empoweren we ze en voorkomen we dat iemand alleen benaderd wordt als hulpvrager. Wanneer een inwoner een idee, vraag of probleem heeft is het Dorpsteam benaderbaar. Tijdens de implementatiefase toetsen we bij de inwoners van Dongen op welke manier en locaties zij contact zouden willen leggen met het dorpsteam. We hebben het voornemen om op termijn wekelijks aanwezig te zijn bij: scholen basisonderwijs en voortgezet onderwijs de Cammeleur

huisartsen

Eagle Shelter

Jongerencentrum De Poort

Mijzo De Volkaert

de Geubel

Jeugdcentrum Klein-Dongen-Vaart

6

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Vrijwilligers Onze vrijwilligers zijn onze helden, een voorbeeld van hoe we

Preventie activiteiten/collectieve ondersteuning

samen gemeenschappen bouwen en er voor elkaar kunnen zijn.

We vinden het belangrijk om er te zijn voordat vragen

SWOD en ContourdeTwern hebben een groot vrijwilligersbestand.

grote problemen worden. Iedereen heeft te maken met life

Deze vrijwilligers organiseren bijeenkomsten voor inwoners,

events, zoals een verhuizing, een geboorte van een kind, of

organiseren ANWB AutoMaatje en gaan op bezoek bij mensen

tegenslagen in het leven. We willen uitdragen dat dit bij het

die een luisterend oor nodig hebben. Wanneer er meer

leven hoort, zonder de ervaren problemen te bagatelliseren. We

ondersteuning nodig is wordt een gesprek gepland met een

onderzoeken welke rol ervaringsdeskundigen daarbij kunnen

dorpsteammedewerker. Wij werven vrijwilligers en ondersteunen

betekenen. We organiseren op basis van trends en signalen

de vrijwilligers waar nodig, zorgen voor de praktische

thema- en voorlichtingsbijeenkomsten, naast laagdrempelige

randvoorwaarden en benodigde scholing. Jaarlijks laten we onze

contactmomenten om lotgenoten te ontmoeten. Denk aan

waardering aan hen zien tijdens een bedankdag.

een voorlichtingsbijeenkomst voor net gescheiden ouders of bijeenkomsten voor weduwes en weduwnaars. We geven trainingen om inwoners van alle leeftijden (mentaal) weerbaarder, sociaal vaardiger en fitter te maken.

Individuele ondersteuning Als er meer nodig is hebben we een breed aanbod individuele ondersteuning dat we voorliggend kunnen bieden. Daarbij maken we gebruik van vernieuwende en bewezen effectieve methodieken. Ook hier gaan we uit van wat iemand zelf of met zijn netwerk kan. We werken oplossingsgericht en versterken het sociale netwerk van de inwoners. We bieden zelf individuele ondersteuning waar nodig. Nieuw is de inzet van het platform Gezondeboel. We bieden een blended vorm van hulpverlening waarbij de inwoner naast gesprekken met een Dorpsteammedewerker zelfstandig, op zijn eigen moment, werkt aan zijn onlineprogramma.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

7

Toeleiding tot maatwerk Wanneer blijkt dat er meer nodig is dan dat het Dorpsteam kan bieden en ondersteuning nodig is vanuit Wmo, Jeugdwet of participatiewet zetten we de casus na de vraagverheldering door naar het gemeentelijke team. We geven daarbij aan wat we kunnen betekenen als Dorpsteam, maar weten goed waar onze expertise ophoudt en wanneer specialistische inzet van zorgaanbieders of coördinatie vanuit de gemeente wenselijk is. Samen met de gemeentelijke medewerkers zullen we de kaders hiervoor werkende wijs steeds scherper krijgen op basis van casuïstiek.

Klantreis Het Dorpsteam is bekend bij de inwoners van Dongen. Inwoners stappen makkelijk binnen bij het Dorpsteam of maken een praatje met onze medewerkers tijdens activiteiten in het dorp. Inwoners kunnen met allerlei vragen en ideeën terecht bij het Dorpsteam. We zoeken daarbij samen naar oplossingen binnen de leefwereld van de inwoner. Onze klantreis sluit daar op aan. Inwoners kunnen met ons in contact komen op de manier die zijzelf het prettigst vinden. Dat geldt voor het eerste contact, maar ook voor vervolggesprekken: face to face op een van de locaties; digitaal via onze website of e-mail; telefonisch tijdens onze spreekuren; (vervolg)gesprekken via beeldbellen.

Bestaande loketten blijven open Het Dorpsteam heeft vele ingangen. We kiezen ervoor om gefaseerd toe te werken naar één gezamenlijke werkwijze en herkenbaarheid. Op dit moment denken we namelijk dat de bestaande ingangen laagdrempeliger zijn voor de inwoners dan één nieuw gezamenlijk loket. We laten de Dongenaren wennen aan het Dorpsteam, zodat we zelf ook kunnen wennen aan het nieuwe team en de integrale manier van werken. In onze communicatie daarover naar de inwoners zorgen we voor herkenbaarheid en overzichtelijkheid. We hebben wekelijkse inloopspreekuren op een aantal locaties. Medewerkers van het gemeentelijke team hulp bij financiën sluiten aan bij enkele van deze spreekuren. Inwoners kunnen daarnaast (telefonisch en digitaal) een afspraak maken voor een huisbezoek.

Telefonische bereikbaarheid Het Dorpsteam is op alle werkdagen telefonisch bereikbaar. Samen zorgen we voor een goede spreiding van onze bereikbaarheid gedurende de week. Daarbij wisselen we de ochtend en middag af, om zoveel mogelijk inwoners een passend moment te bieden. We onderzoeken of ook een avondopenstelling wenselijk is. Deze bereikbaarheid sluit aan bij onze opdracht. Voor bereikbaarheid bij crisissituaties zijn andere organisaties verantwoordelijk, zoals het Crisis Interventie Team (CIT).

Digitale bereikbaarheid Inwoners kunnen veel informatie vinden op de website van het Dorpsteam. Ook is het mogelijk om via het e-health platform Gezondeboel online hulp te krijgen. Dit platform bevat tien programma’s die inwoners zelfstandig kunnen volgen. Ook zijn er ongeveer 100 programma’s die zij kunnen volgen met ondersteuning van een Dorpsteammedewerker. Aanvragen rondom uitkeringen of aanvulling inkomen kan online via de gemeente. Inwoners die daar ondersteuning bij nodig hebben kunnen contact opnemen met het Dorpsteam.

8

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Hoe verloopt het contact met een inwoner verder?

Tijdens het eerste contact checkt de Dorpsteammedewerker wat precies de vraag of het idee van de inwoner is. Inwoners die hun vraag helder hebben en bijvoorbeeld willen deelnemen aan een activiteit, worden net zoals nu aangemeld. Snel en simpel waar kan, uitgebreid en deskundig waar nodig. De vragen waarmee inwoners naar het Dorpsteam komen zijn divers. Ze variëren van een enkelvoudige vraag voor deelname aan een activiteit tot een complexe hulpvraag waar de inwoner zelf geen grip meer op heeft. Dit vraagt om een gedifferentieerde aanpak. Niet elke inwoner doorloopt dezelfde procedure. Wat snel opgepakt kan worden, handelen we snel af. Als er meer nodig is, nemen we de tijd om goed uit te zoeken wat passend is. We zorgen met elkaar voor een goede verantwoording van deze activiteiten. We werken toe naar één gezamenlijk registratiesysteem voor het Dorpsteam per 1 september 2024, wat deze verantwoording makkelijker maakt en voldoet aan de eisen van de AVG en onze beroepscode. Na het eerste gesprek bespreekt de Dorpsteammedewerker met de inwoner wat de opties zijn voor het vervolg: De inwoner kan zelfstandig verder, is op weg geholpen. We koppelen de inwoner aan een Dorpsteammedewerker voor het verder uitwerken van een idee of aan een vrijwilligersactiviteit. De inwoner gaat deelnemen aan een groepsactiviteit.

We koppelen de inwoner aan een Dorpsteammedewerker voor individuele (lichte) ondersteuning (eventueel blended). We verwijzen de inwoner naar de gemeente of een andere organisatie. Bij crisissituaties leggen we meteen actief contact met de casusregisseur van de gemeente, deze casussen horen immers niet thuis bij het Dorpsteam. Is de vraag niet meteen duidelijk of complex? Of is er expertise nodig van een van de andere partners? Dan brengen we de vraag in op ons wekelijkse verdeeloverleg. We informeren de inwoner over deze procedure en de informatie die we met elkaar uitwisselen. Ook wanneer een verwijzer een casus aanmeldt bespreken we deze op het verdeeloverleg. Tijdens deze overleggen leren we gezamenlijk kijken naar casuïstiek en zien we welke expertise de ander kan toevoegen. Aanmeldingen worden verdeeld met zo min mogelijk wisseling van medewerkers voor de inwoner, maar wel met gebruik van ieders expertise en affiniteit.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Tijdens het verdeeloverleg bespreken we vragen

Voor een goede besluitvorming is het belangrijk dat de Dorpsteammedewerker kan

die een uitgebreidere verkenning vragen of waarin

overleggen met specifieke deskundigen. Dat kan een andere collega van het Dorpsteam

een gezamenlijk aanbod wenselijk is. Twijfelen we

zijn, maar ook de gedragswetenschapper of de medewerker van de gemeente.

of de inzet van het Dorpsteam passend is? Dan

9

bespreken we dat met elkaar. Een medewerker

Overdracht naar gemeentelijke team

vanuit de gemeente sluit aan bij dit overleg, om

Wanneer een inwoner een hulpvraag stelt aan het Dorpsteam vragen we na of hij al een

snel te filteren of casussen doorgezet moeten

maatwerkvoorziening heeft. Is dat het geval en heeft de inwoner daar een vraag over? Dan

worden naar het gemeentelijke team. Het is

leggen we direct contact met de betrokken contactpersoon van de gemeente Dongen. Ook

onze wens dat deze gemeentelijke medewerker

bij financiële vragen stemmen we dezelfde dag af met medewerkers van de gemeente,

het mandaat heeft om te besluiten dat de casus

zodat zij urgente zaken meteen op kunnen pakken. We werken outreachend met elkaar

rechtstreeks doorgezet kan worden naar SIEM of

samen, de inwoner wordt teruggebeld i.p.v. dat hij opzoek moet naar een ander loket.

Crossroads, conform de nieuwe inkoop Wmo en

Samen maken we afspraken over de rol die het Dorpsteam oppakt in deze casussen, zoals

Jeugd.

hulp bij het invullen van formulieren of verzamelen van documentatie.

Vraagverhelderingsgesprek/ uitgebreidere intake

Komt iemand binnen met een duidelijke vraag voor een maatwerkvoorziening? Als

Wanneer de hulpvraag groter is of om onderzoek vraagt plannen we een vraagverhelderingsgesprek. Dit gesprek kan thuis, op een van de locaties van het Dorpsteam of op een andere voor de inwoner prettige plek plaatsvinden. We benaderen inwoners vanuit de visie Positieve Gezondheid: We kijken breed naar verschillende leefgebieden.

de inwoner al een beschikking heeft zetten we het meteen door, zodat de gemeente (of zorgaanbieder) kan zorgen voor de verlenging. We checken daarbij wel wat we als Dorpsteam zouden kunnen betekenen voor de inwoner. Idealiter kan een maatwerkvoorziening na verloop van tijd afgeschaald worden. Vanuit de praktijk weten we echter dat dit niet altijd aan de orde is, zoals bij hulp bij het huishouden. Heeft iemand nog geen hulp, dan plannen we binnen een week een vraagverhelderingsgesprek. In dit gesprek wordt verhelderd of er voorliggend nog iets mogelijk is, ter vervanging of verlichting van een maatwerkvoorziening. Hierbij houden we rekening met de wettelijke termijn waarbinnen de gemeente een besluit moet nemen. Wanneer de Dorpsteammedewerker inschat dat er een maatwerkvoorziening nodig is draagt hij het

We kijken naar wat er wél kan.

intakeverslag, met toestemming van de inwoner, over aan het gemeentelijk team. De

We sluiten aan bij datgene waar de klant

overdracht naar het gemeentelijke team vindt in deze casussen zo snel mogelijk, uiterlijk

behoefte aan heeft.

binnen 2 weken na aanmelding plaats.

10

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Hierbij gelden de volgende randvoorwaarden: Korte lijntjes met het gemeentelijk team.

Complexe problematiek

Heldere afspraken over de warme overdracht.

Het Dorpsteam richt zich op het voorliggend veld. Toch kan het gebeuren dat inwoners met een zware hulpvraag zich melden bij het Dorpsteam of doorverwezen worden door een externe partij. Alle medewerkers van het Dorpsteam werken volgens de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Is er sprake van onveiligheid en/of complexe problematiek of een crisissituatie? Dan zoekt de Dorpsteammedewerker meteen contact met de gemeente om de casus goed over te dragen. Waar nodig wordt het besproken in het IKS overleg (Inhoudelijk Ketenpartner Samenwerking), zodat het met andere partners uit het voorliggend veld kan worden afgestemd. Meldingen vanuit Veilig Thuis en andere meldingen over onveilige situaties die bij het Dorpsteam terechtkomen worden samen met het gemeentelijk team besproken en de afweging gemaakt wat en of hier nog een aanbod vanuit het Dorpsteam passend is. Als dat niet het geval is draagt het

Deze gesprekken worden gevoerd door hbo-opgeleide professionals. Zij hebben kennis van wat er mogelijk is binnen het Dorpsteam en het voorliggend veld. Zij hebben basiskennis van de Wmo, Jeugdwet, Participatiewet en andere wet- en regelgeving waar de inwoner mee te maken kan krijgen. Vraagverhelderingsgesprekken met jeugdigen en/of hun ouders worden altijd gevoerd door een medewerker die SKJ geregistreerd is, conform de SKJ norm verantwoorde werktoedeling. Wanneer iemand doorverwezen wordt voor een maatwerkvoorziening, dan wijst de Dorpsteammedewerker hem ook op de mogelijkheid voor onafhankelijke cliëntondersteuning (OCO). OCO wordt uitgevoerd door de partners van het Dorpsteam en Zorgbelang Brabant. De

Dorpsteam direct over aan het gemeentelijk team.

Samenwerking met externen Naast de vier partijen die samen het Dorpsteam vormen, werken we

inwoner kan zelf kiezen óf en zo ja, van welke organisatie

samen met veel lokale en regionale partners. Een groot deel van deze

hij OCO wil ontvangen. Het Dorpsteam zorgt voor de

partners treffen we in het IKS, de lokale coalitie Kansrijke start of op

aanmelding, indien gewenst.

onze werkplekken. We maken samenwerkingsafspraken op casusniveau met de externe partners met wie we het meeste samenwerken. De manager van het Dorpsteam neemt hiervoor het initiatief tijdens de implementatiefase. De afgelopen maanden hebben we eerste verkennende gesprekken gehad met o.a. SIEM en Crossroads. Ook deze teams zijn in de opstartfase, we verwachten over een paar maanden concrete werkafspraken met ze te kunnen maken.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

03. Organisatie van het Dorpsteam Governance Als vier samenwerkende partners voorliggend veld pakken we ook deze opdracht op. De expertise van alle organisaties is nodig om het brede takenpakket goed in te kunnen vullen. We gaan als Dorpsteam werken als eén team, dat aangestuurd wordt door een manager en een coördinator. Deze manager en coördinator krijgen heldere kaders vanuit het bestuur. We hebben een samenwerkingsovereenkomst waarin onderlinge (financiële) afspraken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Het bestuur bewaakt de opdracht en de begroting, maar geeft de manager en het team ruimte in de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd. De manager van het Dorpsteam is het eerste aanspreekpunt voor de gemeente en stuurt inhoudelijk en functioneel alle medewerkers van het Dorpsteam aan op het uitvoeren van de opdracht en verantwoord hierover. De manager vertegenwoordigt het Dorpsteam richting externe partners en maakt samenwerkingsafspraken. De coördinator van het Dorpsteam coacht de medewerkers op de nieuwe manier van werken. Hij of zij richt zicht vooral op de interne processen van het Dorpsteam. Dit betekent voor de andere leidinggevenden dat ze zaken zullen moeten loslaten. Zij richten zich voortaan op het vakmanschap van hun medewerkers en de werkgeverstaken, zoals verzuimbegeleiding. De kosten voor de coördinator zijn reeds begroot vanuit onze huidige opdracht.

Voor de uren van de manager vragen we extra financiële middelen vanuit de opdracht Dorpsteam. De functieprofielen voor de manager en coördinator, met daarin hun taken en bevoegdheden, worden vastgesteld in het bestuursoverleg. We vertrekken daarbij vanuit de functieprofielen zoals deze zijn opgesteld voor de Dorpsteams in Goirle en de ABG-gemeenten en maken die op maat voor de gemeente Dongen.

11

12

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Wie werken er in het Dorpsteam? In het primair proces: •

Agogen, jongerenwerkers, sociaal werkers

•

(school-)maatschappelijk werker, cliëntondersteuners

•

sociaal juridisch adviseurs

•

contactmedewerkers/sociaal cultureel medewerkers

•

(opgeleide) vrijwilligers, coördinator vrijwilligers

•

ervaringsdeskundigen (op termijn)

Ondersteunend en direct gekoppeld aan het Dorpsteam: •

manager Dorpsteam

•

coördinator Dorpsteam

•

managers moederorganisaties

•

gedragswetenschapper

•

tolken (niet in dienst, maar inzetbaar indien nodig)

Ondersteunend vanuit de penvoerder/ partnerorganisaties: •

communicatiemedewerker

•

ICT-medewerker

•

functionaris gegevensbescherming

•

facilitair medewerker

•

beleidsmedewerker

•

medewerker financiën

Vooruitblik naar 2023 Mandy Stoutjesdijk, Kwartiermaker, blikt vooruit op 2023:

Mandy “Trots op wat we bereikt hebben en enthousiast over de uitdagingen die nog gaan komen, dat is de houding die we willen uitdragen. Samenwerken klinkt zo vanzelfsprekend, maar is nog niet zo eenvoudig. In Dongen werken we met veel partners samen, ieder vanuit eigen idealen en visies, maar ook gewoontes die door de jaren heen ontstaan zijn. We zijn trots op het aanbod dat we in de afgelopen jaren ontwikkeld hebben, maar zien ook hoe weerbarstig het is. Het afgelopen jaar heeft mede door corona onze aanpak doen wijzigen, de manier van werken is veranderd, maar ook de maatschappij vraagt wat anders van ons. Dit betekent dat wij ons als organisaties en als medewerker wendbaarder zullen moeten opstellen. “Behaalde resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst” geldt ook binnen onze samenwerking. Maar innoveren, aansluiten op de veranderde behoefte van de burgers en van de maatschappij vraagt ook keuzes maken en afscheid nemen van het oude. Dit is een proces dat we gezamenlijk in zijn gegaan.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

13

De verschillende functies staan beschreven in het functieboek van CAO Sociaal Werk. Aan elk functie zijn specifieke eisen en verantwoordelijkheden gekoppeld. In oktober 2023 wordt de nieuwe versie van het functieboek gepubliceerd. In het implementatieplan wordt aandacht besteed aan de taakverdeling binnen het team, op basis van de verschillende functieprofielen en wensen van de huidige medewerkers.

AVG en beroepscode Achter de schermen worden de medewerkers ondersteund door een cliëntvolgsysteem dat dienend is aan de werkzaamheden en daarmee in het belang van de inwoners met een ondersteuningsvraag. Door gebruik te maken van één cliëntvolgsysteem maken we zaken beter inzichtelijk, overdraagbaar en controleerbaar. We verkennen in dit najaar of we daarvoor gebruik kunnen maken van het registratiesysteem BLIK, dat ook gebruikt wordt door Dorpsteam Goirle en waar

Wat bieden we onze medewerkers?

Dorpsteams ABG zich op oriënteren. Voorwaarden voor deze overgang is dat de inrichting van het systeem aansluit bij de werkwijze in Dongen. Mocht dat niet het geval zijn, dan zoeken we samen verder naar een alternatief registratiesysteem.

ruimte voor vakmanschap steun en sturing vanuit visie caseload-/taakbespreking (sturen op de nieuwe opdracht) scholing op gezamenlijke visie vanuit Dorpsteam scholing op vakexpertise vanuit moederorganisatie intervisie

Het cliëntvolgsysteem dat we gebruiken is ingericht en beschermd conform privacywetgeving (AVG). Het systeem is afgeschermd en medewerkers zijn beperkt geautoriseerd voor dossiers. Inwoners hebben inzage in hun dossier en kunnen desgewenst een afschrift ontvangen, voor zichzelf of ten behoeve van een overdracht naar een andere hulpverlener. De partners zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk, onderling is daarom geen verwerkersovereenkomst nodig. We sluiten een verwerkingsovereenkomst af met de leverancier van het systeem. De afspraken worden vastgelegd in ons gezamenlijke privacy beleid. We delen informatie uit de dossiers alleen met toestemming van de inwoner, tenzij er sprake is van acute onveiligheid. In dat geval onderneemt het Dorpsteam passende actie richting bijvoorbeeld politie, Veilig Thuis of een huisarts. Conform onze beroepscode spreken wij inwoners aan op hun gedrag, ook wanneer zij stafbare feiten plegen. We hebben hierbij echter geen meldplicht richting gemeente of politie. Ook hier maken we een zorgvuldige afweging tussen het naleven van ons beroepsgeheim en handelen wanneer er sprake is van acute onveiligheid.

14

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Kwaliteit van het Dorpsteam Als Dorpsteam vinden we het belangrijk om hoge kwaliteit van dienstverlening te leveren. We zorgen er daarom voor dat onze processen goed zijn uitgewerkt en we gekwalificeerd personeel in dienst hebben. Om onze kwaliteit te toetsen

Kaders binnen ons werk Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ)

laten we in 2025 een externe audit uitvoeren volgens de normen van het

Registerplein clientondersteuning

kwaliteitslabel Sociaal Werk Nederland. Aan dit label zijn normen verbonden

Beroepscode & Beroepsprofiel sociaal werk

voor vakmanschap, dienstverlening en organisatie & bestuur.

Richtlijnen Jeugdhulp

Voor inwoners is het helder hoe wij omgaan met privacy en klachten. In onze

Kwaliteitslabel sociaal werk/ISO

privacyverklaring is beschreven welke informatie wij verzamelen en met welk

CAO Sociaal Werk

doel wij dit doen. Voor inwoners is het duidelijk hoe zij hun privacyrechten kunnen uitvoeren. Conform privacywetgeving rapporteren wij o.a. over datalekken. Onze medewerkers worden hierop geschoold en doorlopend bewust van gemaakt. In onze gezamenlijke klachtenregeling geven we aan dat we altijd streven naar het oplossen van een klacht. De manager van het Dorpsteam zal in gesprek gaan met de klager t.b.v. het bemiddelen in de klacht. Is de klager daarna nog niet tevreden? Dan kan hij een klacht indienen bij onze onafhankelijke klachtencommissie. Klachten over ontvangen hulp van zorgaanbieders of besluiten van de gemeente m.b.t. maatwerkvoorzieningen leiden we direct door naar de betreffende afdeling van de gemeente. We vragen actief feedback aan inwoners aan het einde van het traject en minimaal één keer per jaar bij doorlopende activiteiten. Hiervoor hebben we een gezamenlijk klanttevredenheidsonderzoek opgesteld. We vragen inwoners hoe zij onze bejegening en ondersteuning hebben ervaren en of deze heeft bijgedragen aan het bereiken van hun doelen.

Verwijsindex risico jeugd

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

04. Verantwoording aan de gemeente Dongen IMW regio Tilburg treedt op als penvoerder en de manager en coördinator van het Dorpsteam zijn/komen bij IMW in dienst. We stellen de volgende overlegstructuur voor, die aansluit op de afspraken die we gemaakt hebben in het voorliggend veld: Er is elke zes weken overleg tussen de penvoerder, manager en de gemeente om de voortgang van het Dorpsteam te monitoren en in te spelen op strategische vraagstukken. In dit overleg worden het jaarplan, de halfjaarlijkse verantwoording en de jaarverantwoording besproken. Dit geeft de gemeente de gelegenheid om tijdig bij te sturen. Minimaal twee keer per jaar is er bestuurlijk overleg van de samenwerkende partners, waarin de begroting, het jaarplan en de verantwoording van het Dorpsteam worden vastgesteld. Vier keer per jaar is er overleg op managementniveau: de managers van de samenwerkende partners stemmen daarin af met de manager van het Dorpsteam. De voortgang van de opdracht, het functioneren van de medewerkers en overige ontwikkelingen staan daarbij centraal.

15

16

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

De partners maken vanaf 2024 een jaarlijkse verantwoording

Naast de inhoudelijke verantwoording is er een factsheet die de

waarin we zowel de opdracht voor het Dorpsteam als het

volgende cijfermatige informatie bevat:

voorliggend veld verantwoorden. Deze twee opdrachten zijn namelijk niet los van elkaar te zien. In onze verantwoording

Waar/hoe hebben we iemand voor het eerst

laten we zien welke impact we hebben gemaakt op de

gesproken?

maatschappelijk opgaven zoals deze zijn gesteld door de

Kwam hij op eigen initiatief of gingen we er op af n.a.v.

gemeente Dongen. We zijn hiervoor gestart om met behulp van het social profit canvas onze impact in beeld te brengen. In deze methodiek worden redeneerlijnen uitgewerkt om van onze interventies, via directe resultaten, indirecte uitkomsten, uit te komen bij de maatschappelijke impact die we gezamenlijk willen bereiken. De resultaten zijn door ons te meten op korte termijn, de uitkomsten en impact worden

een signaal/verwijzing? Op welke leefgebied zijn vragen gesteld (zoals opvoeding, financiën, relatie etc.) Welke dienst hebben we ingezet? (o.a. telling preventieve activiteiten, collectieve en individuele ondersteuning, inzet van vrijwilligers en

zichtbaar op langere termijn en zijn van meerdere factoren

ervaringsdeskundigen)

afhankelijk dan alleen onze inzet. De resultaten geven inzicht

Hoeveel inwoners hebben we doorverwezen of

en kansen om nieuwe innovaties vast te stellen, te blijven

overgedragen voor een maatwerkvoorziening?

ontwikkelen, leren van en met elkaar.

Doelgroep/categorisering van hulpvragen Doorlooptijden (aanmelding tot intake, duur betrokkenheid Dorpsteam) Wat was het resultaat van onze betrokkenheid? Hoe is de klanttevredenheid? De financiële verantwoording pakken we als partners vanaf 2023 gezamenlijk op. We laten daarbij zien hoe het beschikbare budget is verdeeld over de samenwerkende partners en welke fte/ activiteiten daarvoor geleverd zijn. Op basis van de beoordeling van de verantwoording over 2023 kan de financiële rapportage over 2024 desgewenst aangescherpt worden.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

05. Communicatie en profilering naar inwoners en samenwerkingspartners Gedurende het implementatietraject zullen we de samenwerkingspartners uit Dongen op de hoogte houden. Zoals eerder benoemd betrekken we deze partners en de gemeente om de afspraken concreet te maken. Eerste stap is het versturen van een mailing aan de samenwerkingspartners uit Dongen zodra de toekenning van de opdracht binnen is. Na de definitieve goedkeuring op ons plan van aanpak door de gemeente Dongen (begin 2024) gaan we een communicatieplan opstellen en een logo en huisstijl ontwikkelen (voor logo en huisstijl vragen we een lokale vormgever). We betrekken als partners de gemeente bij de ontwikkeling van de huisstijl en bij het formuleren van kernboodschappen. We verwachten, op basis van eerdere trajecten, dat dit proces twee tot drie maanden in beslag neemt. Medio 2024 gaan we de huisstijl gebruiken in onze communicatie naar inwoners, gemeente en andere partners in Dongen. We bouwen aan de naamsbekendheid van het Dorpsteam. Alles wat we als partijen in

17

We gaan samen met de partners en gemeente een website ontwikkelen waar inwoners en verwijzers informatie over het Dorpsteam kunnen vinden, zoals: wie we zijn, onze diensten, werkwijze, privacy en klachtenregeling etc. De website bevat ook informatie over de meest voorkomende vragen en de zorgstructuur in Dongen. We nemen daarbij links op naar de websites van aanverwante partners (sociale kaart), die zelf zorg moeten dragen dat hun informatie up to date is. De ontwikkeling van de website zal, gezien de tijdsinvestering, een gefaseerde opbouw kennen. Bij de start is er vooral praktische informatie over het Dorpsteam te vinden en gedurende het jaar wordt deze aangevuld met inhoudelijke informatie. Belangrijk uitgangspunt in onze communicatie is dat we begrijpelijke taal gebruiken en dat onze website voldoet aan de eisen die er gesteld zijn voor digitale toegankelijkheid (conform B1) voor overheidsinstellingen.

Dongen organiseren met publieke middelen valt onder de opdracht van het Dorpsteam

Bij de officiële start van het Dorpsteam medio 2024

en zullen we gezamenlijk verantwoorden als Dorpsteam. In de uitstraling naar buiten toe

verspreiden we flyers om bekendheid te geven aan

zit een gefaseerde opbouw. We koesteren de bekendheid van SWOD en R-newt en willen

het Dorpsteam en plaatsen we nieuwsberichten

voorkomen dat we inwoners onderweg kwijtraken. We laten inwoners kennismaken met

in het weekblad Dongen, website gemeente en op

het Dorpsteam door bijvoorbeeld in het eerste jaar te spreken van ‘een activiteit van

dongennieuws.nl, LinkedIn, Facebook etc. Voor het

SWOD, onderdeel van Dorpsteam Dongen’. Daarnaast zijn er commerciële activiteiten,

promoten van activiteiten gebruiken we dezelfde

zoals de maaltijdvoorziening en alarmering van SWOD en het trainingsaanbod voor

kanalen en informeren we daarnaast onze lokale

professionals van de andere partners, die buiten onze gezamenlijke opdracht vallen.

partners.

18

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

06. Financiën & risico’s Als partners zetten we vanaf 2022 gezamenlijk 11,35 fte in voor het uitvoeren van de inkoop algemene voorzieningen. Deze medewerkers gaan allemaal werken vanuit het Dorpsteam. Daarnaast is er nu een kwartiermaker actief voor 0,67 fte. In plaats van deze functie kiezen we ervoor om vanaf 2024 een coördinator in te zetten van deze uren.

Op basis van de formatie van de huidige Toegang van de Entree schatten we in dat er aanvullend op onze huidige opdracht 5,22 fte nodig is om de Dorpsteam opdracht uit te kunnen voeren. Hiervan is 4 fte uitvoerend gericht op het eerste contact en intake en 1,22 fte aansturend/ondersteunend. Deze fte verdelen we over de vier partnerorganisaties om ook bewust te investeren in de aanwezigheid aan de voorkant en niet alleen intakecapaciteit in te zetten aan de achterkant, zodat we preventiever kunnen handelen. De 4 Fte uitvoerend zijn gebaseerd op de huidige formatie van de Toegang van de Entree. Zij zorgen op dit moment voor de telefonische en digitale bereikbaarheid, zijn een keer per week aanwezig bij de Cammeleur. We hebben data ontvangen over het huidige bereik van de Toegang van de Entree. We zien grote verschillen per maand, wat het moeilijk maakt om een realistische inschatting te maken over hoeveel inwoners een beroep op ons zullen doen. We verwachten wel dat de aantallen ongeveer gelijk zullen blijven of stijgen vanwege de zichtbaarheid en laagdrempeligheid van het Dorpsteam. De bekendheid en het bereik van het Dorpsteam zijn 2 van de factoren die terugkomen in onze verantwoording. We zullen scherp sturen op het efficiënt inrichten van onze werkprocessen en verwachten veel inwoners zelf te kunnen ondersteunen.

Prestatie afspraken over ons bereik zullen we pas in volgende jaren kunnen maken.

Financiën en risico’s

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Structurele extra personele kosten:

Bedrag

36 uur (school-)maatschappelijk werker IMW

€

129.123

36 uur dorpsondersteuner/jongerenwerker ContourdeTwern

€

124.852

36 uur sociaal cultureel werker/ouderenadviseur SWOD

€

99.108

36 uur cliëntondersteuner MEE

€

125.153

36 uur manager Dorpsteam

€

136.572

8 uur communicatieadviseur

€

28.694

Totaal structurele extra personele kosten

€

643.502

Eenmalige kosten

Bedrag

8 uur extra communicatieadviseur 1e half jaar

€

14.347

Ontwikkeling logo en huisstijl

€

3.000

Ontwikkeling website

€

8.000

Toegankelijkheidsonderzoek

€

3.250

Fotograaf (foto’s website, flyers etc)

€

750

Vormgeving flyers, posters, banner etc.

€

2.500

Drukwerk

€

950

Advertorials/advertentie

€

600

Totaal communicatie

€

33.397

Het eerste jaar zijn er veel eenmalige kosten voor de communicatie van het Dorpsteam. We verwachten in de volgende jaren de structurele kosten, zoals beheer van de website en nabestellingen drukwerk uit onze overhead te kunnen betalen.

19

20

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Risico’s

Een ander risico is dat er wachtlijsten

In dit plan geven we onze voorkeursvariant voor extra inzet van uitvoerende medewerkers en

team en zorgaanbieders. Er bestaat een

sturing op het Dorpsteam. Daarnaast maken we een inschatting van de organisatorische kosten.

risico dat deze zich verplaatsen naar

Wanneer er minder budget beschikbaar komt voor het Dorpsteam zal dit gevolgen hebben voor

het voorliggend veld, door een toename

de mate waarin we de nieuwe taken kunnen uitvoeren. Denk daarbij aan de openingstijden

van aanmeldingen met een complexe

en diversiteit aan spreekuurlocaties, gezien de bezetting en huurkosten locaties. Wanneer dit

hulpvraag en beperkte doorstroom

het geval is zullen we samen met de gemeente keuzes maken in wat we wel en niet kunnen

naar zorgaanbieders of gemeentelijke

oppakken.

afdelingen. Door onze preventieve manier

De snelheid waarmee de gemeente tot besluitvorming komt is bepalend voor het moment waarop we als partners kunnen starten met de werving van de manager, coördinator en Dorpsteammedewerkers. Zodra zij gestart zijn begint de daadwerkelijke implementatie. Op dit moment hebben we te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Het is voor veel organisaties moeilijk om aan goed gekwalificeerd personeel te komen. Als partners besteden we extra tijd aan de werving, selectie en onboarding van nieuwe medewerkers. Bij overgang van taken van de huidige Toegang van de Entree bestaat het risico dat inwoners ons niet direct kunnen vinden. We investeren de eerste maanden extra in de communicatie richting inwoners en met verwijzers, samenwerkingspartners en andere vindplaatsen zoals scholen en huisartsen. Mocht er verschil van inzicht ontstaat tussen de partners over de uitvoering van het Dorpsteam dan vallen we terug op onze samenwerkingsovereenkomst, waarin we vast hebben gelegd

kunnen ontstaan bij het gemeentelijke

van werken hopen we dit te voorkomen. We hebben echter geen invloed op grote maatschappelijke ontwikkelingen en de manier waarop zorgaanbieders hun hulp organiseren. Binnen onze invloedssfeer zullen we afspraken maken met de gemeente en zorgaanbieders over welke verantwoordelijkheid wij dragen en waar deze ophoudt. De wijze waarop de gemeente het opdrachtgeverschap uitvoert heeft effect op de ontwikkeling van het dorpsteam. Stabiliteit in opdracht en ambtelijke contactpersonen

hoe besluiten genomen worden en welke stappen we ondernemen wanneer we er samen niet

hebben een gunstig effect. Wisselingen

uitkomen.

kunnen tot leiden onduidelijkheid of vertraging van het proces. Het vraagt om een

Grote zichtbaarheid van het Dorpsteam kan leiden tot toename van de vragen. Mochten we

blijvende investering op de samenwerking

tegen bezettingsproblemen aanlopen, dan zullen we hierover in gesprek gaan met de gemeente.

tussen het Dorpsteam en de gemeente.

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

07. Implementatieplan

21

Tijdens de implementatiefase toetsen we voornemens die we in dit plan van aanpak hebben benoemd. We toetsen hierbij o.a. of de frequenties, de klantreis en samenwerkingsvormen haalbaar en realistisch zijn.

Na het vaststellen van het plan van aanpak en akkoord door de gemeente kunnen we

Denk daarbij aan:

starten met de implementatie. In Goirle is hier een half jaar de tijd voor genomen. Het is op dit moment nog niet mogelijk om een gedetailleerde/realistische planning te maken. Het tempo waarin we het Dorpsteam kunnen

Verdeling van de functies, taken en bevoegdheden binnen het Dorpsteam. Vaststellen/herschikken van de spreekuurtijden t.b.v. de spreiding over de week en locaties, in afstemming met gemeente en andere spreekuurhouders.

implementeren is onder andere afhankelijk

De ingangsdatum van de diverse spreekuren / bereikbaarheid op locaties, in

van de keuzes die de gemeente maakt

afstemming met gemeente en andere spreekuurhouders.

m.b.t. de budgetten voor het Dorpsteam.

Het intakeformulier dat het dorpsteam gebruikt (wijze van registreren). Deze

In de bijlage is onze voorlopige planning

gaan we ontwikkelen na onze scholing op positieve gezondheid in het najaar

opgenomen.

2023/voorjaar 2024. De overgang van de huidige taken van de Toegang van de Entree naar het Dorpsteam. Afspraken maken over inwoners die op dit moment een contactverbod hebben bij de gemeente Dongen. De afspraken over de overdracht naar de medewerkers van de gemeente Dongen. Wie zijn de contactpersonen, op welke manier zijn zij bereikbaar? Welke brieven sturen we i.v.m. de wettelijke termijnen? De samenwerking met SIEM en Crossroads, over o.a. de wijze van afschakelen naar het Dorpsteam.

22

Plan van aanpak Dorpsteam Dongen - Oktober 2023

Plan van aanpak - Dorpsteam Dongen - Oktober 2023