Aanbieding Accountantsverslag 2020 (2)

Aan de raadsleden Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Dongen, 18 juni 2021 Ons kenmerk Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Onderwerp

: : : :

2021-009495 5 William Lagendijk en Joost van Boekel/14 0162 Aanbieding accountantsverslag 2020

Geachte raadsleden, In april en mei 2021 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de jaarrekeningcontrole bij de gemeente Dongen uitgevoerd. In het accountantsverslag rapporteert de accountant over de geconstateerde bevindingen en adviseert ze de gemeente over mogelijke verbeteringen. Het concept-accountantsverslag is op 7 juni 2021 besproken in de Financiële Commissie. Het definitieve verslag is als bijlage 1 bij dit aanbiedingsdocument gevoegd; bijlage 2 is de controleverklaring. In de afspraken met de raad is overeengekomen dat drie maal per jaar over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing wordt gerapporteerd. Bij het plan van aanpak van de accountant (september/oktober), de managementletter (december/januari) en het accountantsverslag (juni/juli). Het voorliggende memo geeft een actuele status rondom de verbeteradviezen die de interne beheersing van de gemeente Dongen aangaan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. Hoewel er in het accountantsverslag ook enkele bevindingen rondom de interne beheersing staan, geeft het verslag vooral reflectie op de jaarrekening van de gemeente Dongen, zoals de financiële positie, verslaggevingsaspecten en het proces van de accountantscontrole.

Nieuwe aanbevelingen zijn in de tabel van bijlage 3 toegevoegd met de toevoeging ‘ Nieuw’. Hoofdlijnen In de periode na de voorgaande rapportage (februari 2021) is door de organisatie hard gewerkt aan het implementeren van de adviezen over de interne beheersing. Kwaliteitsslagen ter verbetering van doelen rechtmatigheid van processen zijn doorgevoerd. Het is goed om te constateren dat dit effect heeft, en belangrijke punten zijn versterkt in de organisatie. Het accountantsverslag van de accountant, naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2020, bevestigt dit beeld. De accountant geeft een goedkeurend oordeel over de jaarrekening 2020. Op alle vlakken constateert de accountant verbeteringen ten opzichte van vorig jaar bij de gemeente Dongen. In het stoplichtenoverzicht ‘Gemeente Dongen in Beeld’ in het accountantsverslag is te zien dat de status bij de onderwerpen is verbeterd of gelijk gebleven. Er zijn desondanks verbeterpunten geconstateerd op het gebied van de financiële positie, risicomanagement (zie hieronder) en enkele bedrijfsprocessen. Deze adviezen helpen ons in het steeds verder verbeteren van onze interne beheersing en control-functie. Verstegen Accountants is positief over het controleproces en de voorbereidingen daartoe door de gemeentelijke organisatie.

Nagekomen presentatiecorrectie (erratum jaarrekening 2020) Na verzending van het jaarverslag 2020 naar de raad bemerkten we een verschil in presentatie van het resultaat tussen onze eigen jaarrekening en het accountantsrapport. Nader overleg met de accountant heeft ons doen besluiten de presentatie van de accountant te volgen. Omdat het jaarverslag reeds in bezit van de raad is en wijzigingen daarmee zijn voorbehouden aan de raad, informeren we u via dit document over de aanpassing. De aanpassing betreft de technische verwerking van het resultaat over het vorige boekjaar (resultaat 2019: € 863.000 negatief). In de naar de raad verzonden versie van de jaarrekening loopt dit resultaat via de baten van thema 630. Het resultaat beïnvloedt daarmee het saldo van baten en lasten negatief. De accountant, en wij met hem, zijn van mening dat het resultaat over het vorig boekjaar enkel een reservemutatie is. Het totale jaarrekeningresultaat (€ 2.309.000) verandert hierdoor niet, enkel de

opbouw van het resultaat. Het saldo van baten en lasten wordt positiever (+ € 863.000) en het saldo van mutaties reserves wordt negatiever (- € 863.000). Dit leidt tot een aanpassing van het boekwerk op pagina 53 en op pagina 110. De aanpassingen zijn weergegeven in bijlage 4. Risicomanagement De accountant heeft in de managementletter gewezen op mogelijke verbeteringen in ons proces van risicomanagement. Bij de bespreking van de managementletter in de raad (februari 2021) heeft wethouder Jansen aangegeven dat in de eerste helft van 2021 wordt gewerkt aan een integrale aanpak. Op dit moment wordt op verschillende momenten en bij verschillende onderwerpen aandacht besteed aan risicomanagement. Zo wordt in de begroting en de jaarrekening gekeken naar de financiële risico’s en het weerstandsvermogen; in de interne controles wordt gekeken naar risico’s binnen de (financiële) verwerkingsprocessen en bij individuele directie-, college- en raadsvoorstellen worden kanttekeningen benoemd. Winst kan behaald worden in het integraal aanvliegen van risicomanagement, waarbij een cyclus wordt gecreëerd van vooruitkijken naar komende risico’s en terugkijken op eerder geconstateerde risico’s. Bij de behandeling in februari is toegezegd de raad bij de aanbieding van het accountantsrapport in juni te informeren over een nieuwe aanpak van risicomanagement.

Deze nieuwe aanpak is ter informatie als bijlage 5 bij dit document gevoegd. Vervolgproces In bijlage 3 zijn de samengevatte adviezen van de accountant weergegeven. Daarbij is een reactie met actuele status toegevoegd, en is – waar van toepassing – de prioritering vermeld. Met betrekking tot de verbeteradviezen naar aanleiding van de managementletter is alleen gerapporteerd als er wijzigingen zijn. Bijlagen 1. Accountantsverslag 2020 Gemeente Dongen 2. Controleverklaring jaarverslag 2020 Gemeente Dongen 3. Een bijgewerkt overzicht ‘Dongen in Beeld’ naar aanleiding van het accountantsverslag 2020 4. Juiste verwerking resultaat voorgaand boekjaar 5. Ter informatie: Integrale Aanpak Risicomanagement