25-131 Memo inzake evaluatie rechtmatigheidsverantwoording

MEMO Evaluatie rechtmatigheidsverantwoording Datum

22-09-2025

Portefeuillehouder René Jansen Aan de gemeenteraad van Dongen, Aanleiding Recent heeft er een evaluatie plaatsgevonden tussen het college van B&W, de directie en de ambtelijke organisatie over het proces van de rechtmatigheidsverantwoording. Het gesprek was constructief en richtte zich op het verbeteren van dit proces en het bespreken van concrete verbeteracties. De rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W betreft drie criteria: -

Begrotingscriterium: uitgaven passen binnen de door de raad vastgestelde begroting; Voorwaardencriterium: financiële beheershandelingen worden uitgevoerd volgens wet- en regelgeving, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding; Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium: zijn voldoende waarborgen getroffen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen.

Toelichting Bij de jaarrekening 2024 zijn het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium als onrechtmatig beoordeeld, doordat de begroting achterbleef bij de verwachte realiteit en door de omvang van onrechtmatige aanbestedingen. Om dit te verbeteren, zijn de volgende verbeteracties ingezet: -

-

Begrotingscriterium: Binnen een gemeente kan het lastig zijn om plannen volledig te vertalen naar realistische financiële ramingen, waardoor begrotingen optimistisch of te ambitieus worden. Om hier meer grip op te krijgen zullen de financieel adviseurs de begrotingsvoorstellen kritischer gaan beoordelen. Dit gaan ze doen door aan de voorkant meer gerichte gesprekken te voeren met de betrokken afdelingen, budgetbeheerders en budgethouders. Hierbij worden de ambities afgezet tegen de realiteit, zodat de ramingen realistischer kunnen plaatsvinden. Hierin dient een goede balans in gevonden te worden. Daarnaast wordt hierop door team financiën kortcyclisch gemonitord, zodat afwijkingen tijdig zichtbaar worden, waarop bijgestuurd kan worden. Deze verbeteracties zullen in het portefeuillehouders overleg Financiën periodiek gemonitord worden. Voorwaardencriterium: de spend-analyse, een analyse van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten, wordt voortaan halfjaarlijks uitgevoerd (over het eerste

halfjaar in Q3 en over het tweede halfjaar in Q1). Hier zal de focus liggen op alle dossiers die tegen de aanbestedingsgrens liggen of over de aanbestedingsgrens gaan. Hierdoor kunnen onrechtmatigheden eerder worden gesignaleerd, waardoor tijdig bijgestuurd kan worden. Door controles en afstemmingen meer naar de voorkant te trekken, kunnen mogelijke risico’s en / of onrechtmatigheden tijdig gesignaleerd worden, waardoor tijdige bijsturing kan plaatsvinden en indien nodig, de raad tijdig geïnformeerd kan worden. Het college van B&W, de directie en de ambtelijke organisatie zetten hiermee actief in op het versterken van het proces van rechtmatigheidsverantwoording, zodat toekomstige jaarrekeningen rechtmatig kunnen worden verantwoord. René Jansen Wethouder