24-165 Memo archief KPI's T23-26

MEMO Toezegging

T23/26

Datum

16-10-2024

Onderwerp

Archief KPI’s (IBT horizontale verantwoording)

Portefeuillehouder René Jansen Bijlage

Archiefjaarplan 2024

Aan de gemeenteraad van Dongen, Aanleiding Iedere twee jaar stellen we een KPI-verslag op ter verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Het toezicht wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris die in dienst is van gemeente Tilburg. Het KPI-verslag toont aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer. Het verslag vormt de basis voor het afleggen van horizontale verantwoording over het archiefbeheer door het college aan de gemeenteraad. Dit verslag is in 2023 opgesteld. Dit jaar was het daarom tijd voor de tussentijdse rapportage. Een afschrift van deze rapportage hebben we voorgelegd aan de provincie Noord-Brabant, op basis hiervan voeren zij het interbestuurlijk toezicht uit. In deze memo informeren wij u over de voortgang op het archiefjaarplan. Dit is het instrument dat we in Dongen gebruiken om acties en verbeteringen op het archiefbeheer te monitoren, en het vormt tevens de basis van onze verantwoording. Voortgang Het goed beheren van het archief is een continue proces. Alle in het KPI verslag genoemde aandachtspunten zijn opgenomen in het Archiefjaarplan, staan gepland en zijn belegd (er is een verantwoordelijk actiehouder aangewezen). Dit plan vindt u in de bijlage. Het laat zien dat we op alle onderdelen voortgang boeken conform planning.

Vervolg Inmiddels zijn we met de gemeentearchivaris gestart met de inspectie voor 2025. Komend voorjaar zal het resultaat hiervan worden gedeeld met uw raad. Het college van burgemeester en wethouders, Dhr. I.C.H. Jansen Wethouder