24-165 Bijl1- Archiefjaarplan 2024 - tabblad 1

Archiefjaarplan gemeente Dongen - versie 7-10-2024 NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico/p Omschrijving eindresultaat (oplossing) rioriteit

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in %

25 50 75 1.

Realisatie activiteit

Actiehouder

Eventueel korte toelichting of status voortgang

100

Lokale regelingen

1.1 Mandateringen mbt archiefbeheer niet opgenomen in de mandaatregeling. Hierdoor vallen de medewerkers van gemeente Tilburg die archiefwerkzaamheden uitvoeren niet onder definitie 'medewerker'

L

1.2 Er zijn geen deugdelijke afspraken L omtrent archiefbeheer bij de onderstaande samenwerkingsverbanden: • Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk • Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk • Regiovervoer Midden-Brabant

Vastleggen mandatering aan afdelingshoofd informatievoorziening van gemeente Tilburg met bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat (tbv vernietigen archiefbescheiden zaaksysteem) in mandaatregister Dongen.

Oppakken door Mathijs, actie gemeente Tilburg. Sabine B en Veerle houden vinger aan de pols in het SIO. Veerle heeft zelf ook een afspraak ingepland met het RIEC.

13-6-2023

Buiten onze invloed

Veerle

Agenderen volgende SIO, deze actie moet opgepakt worden door de gemeente-archivaris. Hoewel de actie niet aan ons is, willen we deze wel monitoren en op het netvlies houden, vandaar dat deze op lijst staat.

Archiefparagraaf opnemen in overeenkomsten met samenwerkingsverbanden.

Oppakken in overleg met team Control en Advies.

13-6-2023

Q4 2024

Sabine B

Afspraak met concernjurist gemaakt. Concernjurist neemt dit na overleg met Team Control en Advies op in de overeenkomsten.

2.

Mensen en middelen

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

3.1 Niet alle applicaties zijn gekoppeld aan M het zaaksysteem. Dit leidt tot een risico op onvolledige regristratie, onacceptabel informatieverlies en inefficiënte bedrijfsvoering

Per vakapplicatie in beeld brengen of er Opnemen in RM beheerplan per een archief wordt gevormd en zo ja, hoe dit applicatie en in overleg met de beheerd wordt. desbetreffende applicatiebeheerder.

13-6-2023

Q1 2025

Sabine B

De betreffende applicaties zijn in beeld: Fixi, Afas, Key2 financien hebben geen koppeling met Join en wel archief. Centric Burgerzaken, Suites4 Sociaal domein, RX.Mission, en BPA zijn gekoppeld aan Join. Voor deze applicaties geldt: zorgdragen voor een tijdige vernietiging van schaduwarchief. Mag al direct na opslag in Join en op zijn laatst bij vernietiging in Join. Bijvoorkeur dus minimaal 1x per jaar. Bijvoorbeeld met een script.

3.2 Er is geen vernietigingsfunctionaliteit in TSA. Dit brengt een hoog risico op datalekken, het te lang en onrechtmatig beheren van gegevens en inefficiënte bedrijfsvoering met zich mee. Het gaat hierbij om de volgende applicaties: RX Mission, Suites4sociaaldomein, Key2Burgerzaken, Notubiz, Moor.

Per vakapplicatie in beeld brengen of er Opnemen in RM beheerplan per een archief wordt gevormd en zo ja, hoe dit applicatie en in overleg met de beheerd wordt. desbetreffende applicatiebeheerder.

13-6-2023

Q1 2025

Sabine B

Fixi Geen koppeling met Join, archief blijft in Fixi Er is een archiefmodule beschikbaar in Fixi. Deze schaffen we in 2026 aan. De bewaartermijn van de meldingen is immers 5 jaar. Fixi is in april 2021 geïntroduceerd, dus in de loop van 2026, of begin 2027 moeten we de eerste meldingen vernietigen.

M

Key2Financien Geen koppeling met Join, archief (facturen) blijft in Key2Fin Facturen tot eind 2015 zijn niet gedigitaliseerd en op papier bewaard en vernietigd. Vanaf 2016 zijn de facturen digitaal bewaard in Key2Fin. Deze moeten vernietigd worden. Hoe we dit kunnen doen: overleg met Centric nodig. Afas Geen koppeling met Join Een deel van het PD staat in Join, een deel in Afas (per persoon). Als iemand uit dienst gaat: wordt in beide systemen het PD afgesloten en gaat de bewaartermijn lopen. Zowel afas als Join hebben dus de mogelijkheid om arhcief te beheren, bewaren en tijdig te vernietigen. Actie: bewaartermijnen inregelen in Afas en afspraken maken met P&O. BPA Gekoppeld aan Join Afspraak maken met Centric over schaduw-archief: blijft er iets achter? Zo ja, hoe kunnen we dit tijdig, periodiek zelf vernietigen.

3.3 Toegang archiefruimte is te breed (alle medewerkers weten de toegangscode)

L

Code aanpassen en met zo min mogelijk personen delen.

Meenemen in aanbesteding toegangssysteem gemeentehuis.

13-6-2023

Q2 2025

Veerle

Burgerzaken Gekoppeld aanisJoin Aanbesteding afgerond, archiefkelder valt binnen de scope, verwachte implementatie van het nieuwe systeem: Q4 2024.

3.4 Archiefruimte is niet voorzien van een klimaatsysteem. De temperatuur en luchtvochtigheid dienen binnen de normen ex art. 45a Archiefregeling te blijven 4.

L

Meenemen in verbouwing gemeentehuis 2025.

13-6-2023

NTB

Kwaliteitscontrole invoegen.

Volgt na actie 3.2.

13-6-2023

Q2 2025

Sabine B

Concept digitale bewaarstrategie is gereed. Afronding na verlof Sabine.

Q2 2025

Sabine B en Veerle

Overleg met Tilburg gestart om lijstwerk vorm te geven.

We zijn het komende jaar zeker nog bezig met de koppeling Burgerzaken. Een extra medewerker is aan de slag met de archivering (handmatig) van de Moor stukken in Join zodat hier geen achterstand in ontstaat. Alle medewerkers zijn getraind over het gebruik van de applicaties en bewaren en vernietiging. Overgang naar M365 afgerond. Bureaublad en Mijn Downloads zijn nog beschikbaar. In samenhang met RM controles M365

Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1 Er is geen M kwaliteitssysteem/kwaliteitscontrole voor applicaties die niet gekoppeld zijn aan Join. 4.2 Kwaliteitscontroles en RM controles op M M365 omgeving, met als doel het schoon en op orde houden van deze omgevingen en voorkomen dat projecten/ mappen/ bestanden hier langer dan nodig blijven staan. Ook nadenken over controles op vernietiging vanaf dit platform t.z.t.

5.

Onderzoeken in hoeverre we passende maatregelen kunnen treffen.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

5.1 Tot alle koppelingen gerealiseerd zijn, bestaat er een risico op onvolledige of foutieve registratie

H

Onderzoeken mogelijkheid koppeling Key2Burgerzaken en Moor met Join.

Koppeling Burgerzaken loopt, daarna in overleg met team Realisatie en Verkeer koppeling Moor onderzoeken.

13-6-2023

Q4 2024

Veerle

5.2 Bewustwordingscampagne gebruik SharePoint/ OneDrive 5.3 Verder beperken omvang netwerkschijven 5.4 Opschonen Sharepoint omgeving

M

Trainen medewerkers.

13-6-2023

Q3 2023

31-10-2023 Veerle

13-6-2023

Q3 2023

31-10-2023 Veerle

13-6-2023

Q2 2025

Veerle

5.5 Opschonen en inrichten vernietiging emails, in lijn met Capstone

M

Automatische vernietiging e-mails in mailboxen conform Capstone.

Per medewerker 4 basistrainingen over werking en gebruik. Technische realisatie in samenwerking met gemeente Tilburg. Technische realisatie in samenwerking met gemeente Tilburg. Technische realisatie in samenwerking met gemeente Tilburg.

13-6-2023

Q1 2024

4-3-2024 Veerle

5.6 Borgen van duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden d.m.v. eDepotomgeving RAT.

M

13-6-2023

Q3 2025

Sabine B en Veerle

5.7 Actualiseren van het metadataschema voor Join

L

In gesprek gaan met het e-team van RAT Verkennend gesprek met medewerkers over eisen waaraan de archiefbescheiden RAT. die in Join worden beheerd moeten voldoen om deze over te kunnen brengen naar het eDepot. Deze eisen hebben betrekking op de metadata die aan archiefbescheiden wordt toegevoegd en de bestandsformaten van deze archiefbescheiden. Periodiek actualiseren van Volgt na eerste verkenning 5.6. metadataschema.

13-6-2023

Q3 2025

Sabine B en Veerle

6.

M L

Per 1-1-2024 is de selectielijst van de VNG Capstone van kracht. Eerste gesprek is gepland voor begin december 2023. We hebben een meta-data schema in voorbereiding. Dit is tot standgekomen na uitvoerig overleg met het RAT en de levereancier van Join. Zodra dit concept gereed is leggen we dit voor aan de archivaris. Na vaststelling starten we niet direct met het overbrengen naar het eDepot. De eerste overdracht verwachten we omstreeks 2035 (20 jaar na de vorming van de eerste digitale dossiers).

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

6.1 Handboek vervanging is verouderd, mede door wisseling zaaksysteem 6.2 Vernietiging analoog archief 2020-20212022

L

Actualiseren handboek.

13-6-2023 19-10-2023 Q2 2024

Sabine B

Concept is gereed en ligt ter beoordeling bij de archivaris.

Vernietigingslijst is goedgekeurd, daadwerkelijke vernietiging van dossiers moet nog gebeuren.

Updaten oude handboeken en toevoegen nieuwe processen. Vernietigen van dossiers dmv papierbak vertrouwelijke documenten Box BV bellen voor extra ledigingen (komen elke dinsdag in Dongen, bellen voor maandag 16.30).

M

13-6-2023 19-10-2023 Q1 2024

Sabine B

Gereed

M

(laten) digitaliseren (scannen) van de registers en openbaar maken.

Openbaar maken in overleg met gemeentearchivaris en RAT.

13-6-2023

Q4 2024

Sabine B

DoxSupport en 2DA zijn de archieven aan het schonen en scannen, waarna overdracht plaats zal vinden.

Samenwerking met gemeentearchivaris en RAT.

13-6-2023

Q3 2024

Sabine B

Digitaliseren is gereed. In het SIO van 11 juni 2024 is besproken hoe we nu verder moeten met het archiveren van de digitale registers en originele persoonskaarten. De archivaris heeft aangegeven dat originele persoonskaarten naar het CBG moeten. De akten moeten naar het RA Tilburg en worden dan per jaar openbaar gemaakt. We gaan na de zomerperiode kijken hoe we, samen met het RA Tilburg, de digitale registers kunnen overbrengen. Ook zullen we dan de originele persoonskaarten naar het CBG sturen. Digitaliseren is gereed. Overbrenging naar RAT: ligt bij Carlijn. Import e-depot: streven voor november gereed.

7 Overbrenging

7.1 Registers van Burgerlijke stand Dongen en 's Gravenmoer overbrengen

7.2 Overbrengen van gemeentearchieven en M bouwarchieven

8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

-