24-028 Bijl1- Voortgangsrapportage 2023 Commissie Democratische Vernieuwing

Voortgangsrapportage 2023 Commissie Democratische Vernieuwing Van Aan

Commissie Democratische Vernieuwing Gemeenteraad Dongen

Aanleiding Op 22 december 2022 heeft de gemeenteraad van Dongen de opdracht voor de Commissie Democratische Vernieuwing vastgesteld. Hierin is opgenomen dat de commissie minimaal twee maal per jaar de raad informeert over de voortgang van haar werkzaamheden. Vanwege de opstartfase in het eerste halfjaar is gekozen voor één voortgangsrapportage over 2023. Terugblik 2023 Na de vaststelling van de opdracht is de Commissie voortvarend aan de slag gegaan. Er is op basis van de opdracht een actieplan (bijlage 1) met deelopdrachten opgesteld. In de opstartfase alle aandacht gegaan naar de uitvoering van een burgerpanel. Besloten is om burgerparticipatie on hold te zetten en voor 2024 speerpunten vast te stellen om zo tot meer zichtbare resultaten te komen. Met betrekking tot het opstellen van de profielschets van de nieuwe burgemeester heeft de commissie de vertrouwenscommissie geadviseerd de inwoners van Dongen te betrekken. De vertrouwenscommissie heeft dit advies overgenomen. Mede door de wisseling van griffier zijn pas in de tweede helft van 2023 andere actiepunten opgepakt. Deze actiepunten hadden vooral betrekking op de vindbaarheid van de raad op social media, Notubiz en de website van de gemeente Dongen. Hierbij zijn inmiddels kleine stappen gezet, maar deze onderwerpen vragen nog steeds aandacht.

De uitvoering hiervan is vaak afhankelijk van de beschikbare personele capaciteit van de griffie. De vergaderfrequentie is van 3 wekelijks naar 4 wekelijks gegaan. Informatievond 05 april 2023 Op 5 april heeft de commissie een informatieve en interactieve avond voor inwoners georganiseerd. Doel van de avond was het ophalen van informatie bij de inwoners. Aan gesprekstafels zijn de volgende onderwerpen ter sprake gekomen: • Wat zijn belangrijke onderwerpen voor de inwoners van Dongen • Hoe willen inwoners van Dongen betrokken worden bij belangrijke onderwerpen • Hoe ziet een raadsvergadering eruit en hoe kunnen raadsleden invloed uitoefenen • Hoe kunnen specifieke doelgroepen worden aangesproken. Rode draad die door de reacties van de deelnemers loopt is duidelijke communicatie (in de breedste zin van het woord) door de gemeenteraad. Met deze uitkomsten gaat de commissie aan de slag. Kort na de bijeenkomst hebben alle deelnemers hiervan ook een terugkoppeling ontvangen. Nieuwsflits Om de deelnemers van de informatieavond op de hoogte te houden van de voortgang van de werkgroep is in juli de 1e Nieuwsflits verzonden. Inwoners en andere geïnteresseerden kunnen zich hierop inschrijven. Onderwerp in deze nieuwsflits waren o.a. de profielschets nieuwe burgemeester en een vooraankondiging van de Gast van de Raad. In december 2023 is een tweede nieuwsflits verzonden.

Gast van de Raad De Commissie heeft het concept ‘Gast van de Raad’ vertaald naar de Dongense gemeenteraad. Voor aanvang van een besluitvormende raadsvergadering vindt de ‘Gast van de Raad’ plaats. Geïnteresseerden kunnen zich hiervoor aanmelden. Voor de vergadering start worden de gasten ontvangen door een raadslid en een medewerker van de griffie en krijgen zij door middel van een presentatie een inkijkje in het raadswerk. Tot slot krijgen zij ook een goodybag met achtergrondinformatie en een presentje mee. Gast van de Raad zal in het eerste kwartaal 2024 van start gaan.

Vergadersysteem Het traject voor een nieuw vergadersysteem is gestart. Met de dekking van de kosten is rekening gehouden in de Programmabegroting. De verwachting is dat dit in de tweede helft van 2024 kan worden afgerond. In dit traject wordt ook de definitieve plaatsing van de wethouders meegenomen. Vooruitblik Om zichtbare resultaten te behalen heeft de commissie voor 2024 een aantal speerpunten benoemd: • Implementatie Gast van de Raad • Verbeteren van raadsinformatieavonden • Communicatie vanuit de raad