24-019 Bijl1- Archief Jaarplan
Tekst van het document
Archiefjaarplan gemeente Dongen - versie 4-12-23 NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)
Risico/p Omschrijving eindresultaat (oplossing) rioriteit
Aanpak op hoofdlijnen
Datum aanbeveling archivaris
Start activiteit
Geplande realisatie activiteit
25 50 75 1.
Realisatie activiteit
Voortgang in %
Actiehouder
Eventueel korte toelichting of status voortgang
100
Lokale regelingen
1.1 Mandateringen mbt archiefbeheer niet opgenomen in de mandaatregeling. Hierdoor vallen de medewerkers van gemeente Tilburg die archiefwerkzaamheden uitvoeren niet onder definitie 'medewerker'
L
1.2 Er zijn geen deugdelijke afspraken L omtrent archiefbeheer bij de onderstaande samenwerkingsverbanden: • Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk • Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk • Regiovervoer Midden-Brabant
Vastleggen mandatering aan Oppakken in overleg met team afdelingshoofd informatievoorziening van Bedrijfsvoeringsbeleid. gemeente Tilburg met bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat (tbv vernietigen archiefbescheiden zaaksysteem) in mandaatregister Dongen.
13-6-2023
Q2 2024
Veerle
Archiefparagraaf opnemen in overeenkomsten met samenwerkingsverbanden.
Oppakken in overleg met team Control en Advies.
13-6-2023
Q4 2024
Sabine
2.
Mensen en middelen
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
3.1 Niet alle applicaties zijn gekoppeld aan M het zaaksysteem. Dit leidt tot een risico op onvolledige regristratie, onacceptabel informatieverlies en inefficiënte bedrijfsvoering 3.2 Er is geen vernietigingsfunctionaliteit in M TSA Dit brengt een hoog risico op datalekken, het te lang en onrechtmatig beheren van gegevens en inefficiënte bedrijfsvoering met zich mee. Het gaat hierbij om de volgende applicaties: RX Mission, Suites4sociaaldomein, Key2Burgerzaken, Notubiz, Moor.
Per vakapplicatie in beeld brengen of er een archief wordt gevormd en zo ja, hoe dit beheerd wordt.
Opnemen in RM beheerplan per applicatie en in overleg met de desbetreffende applicatiebeheerder.
13-6-2023
Q1 2025
Sabine
Per vakapplicatie in beeld brengen of er een archief wordt gevormd en zo ja, hoe dit beheerd wordt.
Opnemen in RM beheerplan per applicatie en in overleg met de desbetreffende applicatiebeheerder.
13-6-2023
Q1 2025
Sabine
3.3 Toegang archiefruimte is te breed (alle medewerkers weten de toegangscode) 3.4 Archiefruimte is niet voorzien van een klimaatsysteem. De temperatuur en luchtvochtigheid dienen binnen de normen ex art. 45a Archiefregeling te blijven
Code aanpassen en met zo min mogelijk personen delen. Onderzoeken in hoeverre we passende maatregelen kunnen treffen.
Meenemen in aanbesteding toegangssysteem gemeentehuis. Meenemen in verbouwing gemeentehuis 2025.
13-6-2023
Q2 2025
Veerle
13-6-2023
NTB
Kwaliteitscontrole invoegen.
Volgt na actie 3.2.
13-6-2023
Q4 2024
Sabine
4.
L
Interne kwaliteitszorg en toezicht
4.1 Er is geen kwaliteitssysteem/kwaliteitscontrole voor applicaties die niet gekoppeld zijn aan Join. 5.
L
M
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
5.1 Tot alle koppelingen gerealiseerd zijn, bestaat er een risico op onvolledige of foutieve registratie
H
Onderzoeken mogelijkheid koppeling Key2Burgerzaken en Moor met Join.
Koppeling Burgerzaken loopt, daarna in overleg met team Realisatie en Verkeer koppeling Moor onderzoeken.
13-6-2023
Q4 2024
Veerle
5.2 Bewustwordingscampagne gebruik SharePoint/ OneDrive 5.3 Verder beperken omvang netwerkschijven 5.4 Opschonen Sharepoint omgeving
M
Trainen medewerkers.
13-6-2023
Q3 2023
######### Veerle
13-6-2023
Q3 2023
######### Veerle
13-6-2023
Q2 2024
Veerle
5.5 Opschonen en inrichten vernietiging emails, in lijn met Capstone
M
Per medewerker 4 basistrainingen over werking en gebruik. Technische realisatie in samenwerking met gemeente Tilburg. Technische realisatie in samenwerking met gemeente Tilburg. Technische realisatie in samenwerking met gemeente Tilburg.
13-6-2023
Q1 2024
Veerle
M L Automatische vernietiging e-mails in mailboxen conform Capstone.
Alle medewerkers zijn getraind over het gebruik van de applicaties en bewaren en vernietiging. Overgang naar M365 afgerond. Bureaublad en Mijn Downloads zijn nog beschikbaar.
Per 1-1-2024 wordt de selectielijst Capstone van kracht.
5.6 Borgen van duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden d.m.v. eDepotomgeving RAT.
M
5.7 Actualiseren van het metadataschema voor Join
L
6.
In gesprek gaan met het e-team van RAT over eisen waaraan de archiefbescheiden die in Join worden beheerd moeten voldoen om deze over te kunnen brengen naar het eDepot. Deze eisen hebben betrekking op de metadata die aan archiefbescheiden wordt toegevoegd en de bestandsformaten van deze archiefbescheiden. Periodiek actualiseren van metadataschema.
Verkennend gesprek met medewerkers RAT.
13-6-2023
Q4 2024
Sabine en Veerle
Eerste gesprek is gepland voor begin december 2023.
Volgt na eerste verkenning 5.6.
13-6-2023
Q2 2024
Sabine en Veerle
Updaten oude handboeken en toevoegen nieuwe processen. Vernietigen van dossiers dmv papierbak vertrouwelijke documenten Box BV bellen voor extra ledigingen (komen elke dinsdag in Dongen, bellen voor maandag 16.30).
13-6-2023 19-10-2023 Q2 2024
Sabine
13-6-2023 19-10-2023 Q1 2024
Sabine
Openbaar maken in overleg met gemeentearchivaris en RAT. Samenwerking met gemeentearchivaris en RAT.
13-6-2023
Q4 2024
Sabine
Digitaliseren is gereed.
13-6-2023
Q3 2024
Sabine
Digitaliseren is gereed.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
6.1 Handboek vervanging is verouderd, mede door wisseling zaaksysteem 6.2 Vernietiging analoog archief 2020-20212022
L
Actualiseren handboek.
M
Vernietigingslijst is goedgekeurd, daadwerkelijke vernietiging van dossiers moet nog gebeuren.
7 Overbrenging
7.1 Registers van Burgerlijke stand Dongen M en 's Gravenmoer overbrengen 7.2 Overbrengen van gemeentearchieven en M bouwarchieven
(laten) digitaliseren (scannen) van de registers en openbaar maken. DoxSupport en 2DA zijn de archieven aan het schonen en scannen, waarna overdracht plaats zal vinden.
8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
-