20230914-12 TV VVD FdenBroeder ANTW- Archief KPI's

Te c h n i s c h e v r a a g Naam:

Frans den Broeder

Datum: 12-9-2023 Onderwerp:

RV Verantwoording Archief KPI’s 2023

Portefeuillehouder:

M.C. Starmans

Behandeland ambtenaar: Vraag / vragen https://www.informatiehuishouding.nl/documenten/vragen-en-antwoorden/zijn-erregels-of-kaders-voor-het-archiveren-van-email#:~:text=Ja%2C%20want%20de%20Archiefwet%20is,duurzaam%20toegankelijk%20m oet%20worden%20bewaard. Met referte aan de Handreiking Bewaren van E-mail Rijksoverheid (zie hyperlink), het RV en de bijlagen hebben wij de volgende vragen: 1. Onder de punten “Wat kan beter” en “wat moet beter” worden diverse ernstige tekortkomingen geconstateerd. Het RV meldt slechts enkele van deze punten onder 1.1. Met name geconstateerde gebreken zoals, a. onder vernietigingsfunctionaliteit (pag 10): risico op datalekken, onrechtmaig beheer van gegevens, inefficiënte bedrijfsvoering; b. “geen sprake van een terug herleidbaar informatiebeleid” (pag 11) waaruit blijkt dat de kaders en actiepunten uit het Archiefjaarplan niet kunnen worden getoetst; c. aangaande de wijze van kwaliteitscontroles van dossiers (pag 12/13) “dit betreft geen duurzame methode” en “kwaliteit van de informatieobjecten kan op basis van onze bevindingen onvoldoende geborgd worden”; d. aangaande digitale archiefbescheiden (pag 14) “momenteel is de duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden op de lange termijn nog niet concreet genoeg uitgewerkt om te kunnen stellen dat deze geborgd is”; zijn o.i.

ernstig, omdat de gemeente niet aan de vigerende wetten voldoet, er sprake is van diverse risico’s en dat de raad haar hierdoor controlerende taak niet goed kan uitvoeren. Vraag: Wat gaat het college doen om deze zaken op orde te brengen en binnen welke termijn? Antwoord 1.a Dit risico is ons inziens te zwaar aangezet. De genoemde applicaties zijn inmiddels of worden gekoppeld aan het zaaksysteem. Waarbij opslag in de Pagina 1 van 3

applicatie zelf niet langer van toepassing is, en dus ook geen vernietigingsfunctionaliteit noodzakelijk is in de TSA omdat er geen bestanden opgeslagen staan. Er is geen sprake van inefficiente bedrijfsvoering op dit punt. Ook is opslag in TSA applicaties in Dongen nog nooit de oorzaak van een datalek geweest. 1.b Er is een vigerend, actueel informatiebeleid waarnaar wij ook handelen. De actiepunten uit het jaarplan Archief worden onder meer gebaseerd op het inspectieverslag, de tussentijdse controles, aanpassingen in het applicatielandschap, veranderende technische mogelijkheden en wijzigingen in wet- en regelgeving. 1.c De kwaliteitscontroles (bijvoorbeeld openstaande zaken en kwaliteit van afgesloten zaken) hebben tijdelijk stilgelegen met de overgang naar een nieuw zaaksysteem. Inmiddels zijn deze controles weer hervat. 1.d Duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden gaat via een eDepot. De gemeente Dongen heeft al diverse archiefreeksen in het eDepot onder gebracht. Over enkele jaren pas komen de eerste archiefdelen van zogenaamd ‘digital born’ archief in aanmerking voor overbrenging naar het eDepot. De komende jaren gaan we dus ook aan de slag met de koppeling tussen ons systeem en het regionaal eDepot. De genoemde zaken zijn dus inmiddels op orde, of worden de komende jaren opgepakt. 2.

Op pag 16 wordt gesteld: “Het beleidsuitgangspunt blijft onveranderd: archiefwaardige informatie sla je op in het zaaksysteem. Andere opslagplaatsen (emailboxen, netwerkschijven, Teams, SharePoint, OneDrive en geprint in een ordner in de kast) kun je gebruiken voor onder handen werk en niet archiefwaardig materiaal. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de dossiervorming in het zaaksysteem en worden hierbij opgeleid, ondersteund, gecontroleerd en geïnspireerd door de collega’s van team Informatiebeheer en Bedrijfsvoeringsbeleid.” Vraag: Bij de beantwoording van de art. 33 vragen over de IKC Beljaart in december 2022 is o.a. duidelijk geworden dat niet alle relevante e-mail communicatie tussen de verantwoordelijke medewerkers van de gemeente en de maatschappelijke partners meer kon worden achterhaald, omdat er e-mails en documenten in persoonlijke mailboxen van betrokken ambtenaren waren opgeslagen die de organisatie hadden verlaten, waardoor deze informatie niet meer beschikbaar was: a. Hoe gaat het college borgen dat medewerkers voornoemd beleidsuitgangspunt ook daadwerkelijk nakomen? Inclusief archivering van relevante digitale communicatie?; Op dit moment ronden we de overgang naar M365 af waarbij ook de door de VNG geadviseerde bewaartermijnen voor e-mailarchivering ingevoerd worden.

Dit betekent dat alle e-mail 7 jaar, en e-mail van sleutelfunctionarissen permanent, bewaard wordt.

Pagina 2 van 3

b. Hoe en op grond waarvan wordt bepaald wat “archiefwaardig materiaal” is? En wie bepaalt dat?; Behandelend ambtenaren bepalen zelf wat wel en wat niet archiefwaardig is. Dit doen ze, waar nodig, in samenspraak met de specialisten van team informatiebeheer en team bedrijfsvoeringsbeleid. Hoort informatie bij een werkproces dan zijn aan dat werkproces op basis van de gemeentelijke selectielijst resultaattypes gekoppeld. Het resultaat bepaald in combinatie met het werkproces de bewaartermijn. NB. Voor het archiveren van e-mail wordt dus afgeweken van deze manier van archiveren op advies van de VNG (de rijksoverheid maakt vergelijkbare keuzes). Hier archiveren we conform de capstone of sleutelfunctionaris methodiek. c. Gaat het college de handreiking van de rijksoverheid doorvoeren?; Nee, wij volgen de handreiking van de VNG, die in grote lijnen overeenkomt met die van de rijksoverheid. Er zijn een aantal afwijkingen: - De termijn voor niet sleutelfunctionarissen wijkt af (7 jaar bij gemeenten i.t.t. 10 jaar bij het rijk). - Wie aangewezen wordt als sleutelfunctionaris (bij het rijk iedereen vanaf schaal 16, bij de gemeente specifieke functies). - Bij de gemeenten worden ook functionele e-mailboxen (niet persoonsgebonden) meegenomen i.t.t. bij het rijk d.

Hoe wordt geborgd of gecontroleerd dat medewerkers uitsluitend de in het beleidsuitgangspunt genoemde opslagplaatsen (correct) gebruiken? En dat er niet via andere, niet toegestane kanalen of systemen wordt gecommuniceerd zoals social media applicaties? Communicatie via sociale media applicaties is niet verboden. Enkel specifieke apps, zoals TikTok, zijn actief geblokkeerd. We borgen het goed opslaan van informatie door trainingen en instructies voor (nieuwe) medewerkers en controles op bijvoorbeeld het gebruik van het zaaksysteem.

Pagina 3 van 3