20230508 Presentatie Rechtmatigheidsverantwoording

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording

Presentatie financieel specialisten en leden Financiële Commissie 8 mei 2023

Welkom!

Coen van Tilburg Coördinerend adviseur Interne Controle

Joost van Boekel concerncontroller

Doel vandaag • Uitleg geven over invoering rechtmatigheidsverantwoording

• Toelichting Voorjaarspakket P&C-cyclus (doorgeschoven van 20 april jl.)

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording Aanleiding: Wet versterking decentrale rekenkamers (27-9-2022)

Met ingang van boekjaar 2023: • Geeft het college van B&W verantwoording over rechtmatigheid af • Wordt deze rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening • Controleert de accountant deze middels controleverklaring – Accountant geeft geen eigen conclusie meer over rechtmatigheid (wel over het getrouwe beeld van de jaarrekening)

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording • Verklaring van college B&W met conclusie: – Baten en lasten alsmede balansmutaties zijn wel / niet rechtmatig tot stand gekomen • Indien niet rechtmatig: opsomming geconstateerde afwijkingen • Nadere toelichting in paragraaf bedrijfsvoering • Gesprek tussen college en raad over rechtmatigheid

Verschil rechtmatigheid - getrouwheid • College: oordeel over financiële rechtmatigheid – Gebaseerd op door raad vast te stellen grenzen (verantwoordingsgrens en rapportagegrens) • Accountant: oordeel over getrouwheid jaarrekening – Rechtmatigheidsverantwoording college onderdeel van de jaarrekening – Accountant geeft aan of vertrouwd mag worden op hetgeen in de verantwoording van het college staat – Gebaseerd op materialiteitsgrenzen uit Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidscriteria Begrotingscriterium

Voorwaardecriterium

M&O-criterium

Overschrijdingen op programma’s altijd onrechtmatig, maar spelregels raad over wanneer ‘acceptabel’.

Afwijkingen van wet- en regelgeving zoals jaarlijks wordt voorgelegd aan de raad in het normenkader.

Afwijkingen als gevolg van misbruik- of oneigenlijk gebruik (M&O) van gemeentelijke regelingen

-> Vast te leggen in Financiële Verordening

-> Getoetst via Interne Controles

-> M&O-beleid door college op te stellen

Afspraken raad – college (via financiële verordening) Goedkeuringstolerantie • Tussen 0% en 3% van totale lasten (incl. reservedotaties) • Voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk • Accountant controleert met 1% fouten en 3% onzekerheden Rapporteringsgrens • Afwijkingen boven bedrag komen in paragraaf bedrijfsvoering Criteria ‘acceptabele’ overschrijdingen • Situaties waarbij begrotingsoverschrijdingen door de raad geaccepteerd worden • Deze overschrijdingen zijn dan geen onderwerp van gesprek raad-college

Paragraaf Bedrijfsvoering Nadere toelichting in de Paragraaf Bedrijfsvoering: • een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid voor zover deze de rapportagegrens overschrijden*; • welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen; • een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden (FIDO); • rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan; • geconstateerde fraude door eigen medewerkers. * Afwijkingen die voldaan aan de criteria ‘acceptabel’ hoeven niet toegelicht te worden.

Rol gemeenteraad Samenvattend

• Kaderstellen: – Via financiële verordening (spelregels rondom rechtmatigheidsverantwoording) – Via normenkader (set aan regelgeving waaraan in het kader van rechtmatigheid moet worden voldaan) • Controleren: via vaststelling jaarstukken (decharge college)

Deel 2 – Voorjaarspakket P&C-cyclus • Toelichting geven op komend Voorjaarspakket P&C-cyclus – Proces – Planning – Onderliggende documenten

Wat is een P&C-cyclus? De Planning- & Controlcyclus gaat over: • Het bepalen van de doelstellingen • Het monitoren van de realisatie daarvan

Of, officieel: Het geheel van activiteiten dat uitgevoerd moet worden om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (“planning”), de rapportage daarover en de benodigde bijsturing, en de uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (“control”).

De gemeentelijke P&C-cyclus “Het geheel van activiteiten dat uitgevoerd moet worden om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces” ➢ Kadernota ➢ Begroting “de rapportage daarover en de benodigde bijsturing” ➢ Bestuursrapportage (3 stuks) “en de uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur“ ➢ Jaarrekening

De gemeentelijke P&C-cyclus

Q2 2021 Q3 2021 Q2 2022 Q3 2022 Q4 2022 Q2 2023 Q3 2023 Q4 2023

2022 Kadernota 2022 Begroting 2022 Berap 2022-1 Berap 2022-2 Berap 2022-3 Jaarrekening 2022

2023

2024

Kaderbrief 2023 Begroting 2023 Berap 2023-1 Berap 2023-2 Berap 2023-3

Kadernota 2024 Begroting 2024

Drie P&C-pakketten Hiermee ontstaan er 3 momenten in het jaar waarop de raad een ‘P&C-pakket’ ontvangt: 1. Voorjaarspakket eind mei/begin juni: – jaarrekening t-1 – berap-1 t – kadernota t+1 2. Najaarspakket eind september: – berap-2 t – begroting t+1 3. Eindejaarspakket eind november: – berap-3 t

Drie P&C-pakketten Het eerste moment in het jaar waarop de raad een ‘P&C-pakket’ ontvangt: 1. Voorjaarspakket eind mei/begin juni: – Jaarrekening 2022 – Berap 2023-1 – Kadernota 2024

Planning Voorjaarspakket 2023 • • • • • •

Aanlevering gemeenteraad Behandeling Financiële Commissie Indienen raadsvragen fracties Beantwoording raadsvragen Opiniërende raadsvergadering1 Besluitvormende raadsvergadering

9 juni 19 juni 21 juni 30 juni 6 juli 13 juli

1) De jaarrekening 2022 wordt op 6 juli zowel opiniërend als besluitvormend behandeld

Inhoud voorjaarspakket • Jaarrekening 2022 • Berap 2023-1 • Kadernota 2024 • Onderliggende rapportages – Bestuursrapportage Jeugd 2022 – Rapportage Dashboard Sociaal Domein 2022 – Voortgangsmonitor Onderwijshuisvesting 2023-1 – Voortgangsrapportage grondexploitaties 2023-2 – Monitor Uitvoeringsplan Grondstoffen – Voortgangsrapportage Steunfonds

Rol Gemeenteraad • Kaderstellend – Kadernota – Begroting (en meerjarenperspectief) • Controlerend – Tussentijds via Bestuursrapportages – Jaarverslag en Jaarrekening • Budgetrecht – Toestemming om vastgesteld budget te besteden

Kadernota • Hét moment voor de raad om onderwerpen aan te dragen • Kunnen dan worden meegenomen bij uitwerking richting Begroting 2024 • Bij behandeling Begroting 2024 ruimte voor nadere wensen veel beperkter

Moties en amendementen bij kadernota en begroting

Kadernota 2022

Begroting 2022

0 moties

15 moties

4 amendementen

6 amendementen

Kaderbrief 2023

Begroting 2023

0 moties

22 moties

0 amendementen

5 amendementen

Afronding & Vragen