20230301 agendapunt 4 bijlage

CDA Dongen – ’s Gravenmoer | Stijn Sips

Notitie: expertmeeting

Wat is het idee? De raad/presidium en het college kunnen verzoeken om een expertmeeting voor de gemeenteraad. Het doel van een expertmeeting is verdieping van de kennis van raadsleden over een bepaald onderwerp. Dit wordt bereikt door een vraag-antwoord gesprek met experts op een onderwerp. De expertmeeting is dus ‘technisch’ (en niet ‘politiek’) van aard. Waarom expertmeetings toevoegen aan het vergadermodel? Expertmeetings zijn een aanvulling op de raadsinformatieavonden en rondetafelgesprekken. Alle drie de instrumenten bereiden raadsleden voor, alvorens over gaan tot beraadslaging. Echter zijn er verschillen in doel, focus en uitkomst tussen de drie instrumenten. De raadsinformatieavonden focussen zich meestal op ‘zenden-ontvangen’ in een plenaire setting. Het gesprek tussen alle aanwezigen staat hierbij op de achtergrond. Het doel is informeren van de raad en belangstellenden. Bij een rondetafelgesprek staat informaliteit en laagdrempeligheid voorop. Inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties krijgen de gelegenheid om laagdrempelig en informeel in gesprek te gaan met de raadsleden, ambtenaren en het college ter voorbereiding op de behandeling van een raadsvoorstel in de gemeenteraad. Het doel is ‘in gesprek zijn’ en informatie ophalen t.b.v. de (inwoners)participatie door de gemeenteraad.

Het doel van een expertmeetings is kennis verzamelen door vragen te stellen aan interne (bijvoorbeeld: ambtenaren) of externe (bijvoorbeeld: wetenschappers of samenwerkende partners van de gemeente) experts. De bijeenkomst is dus technisch, en niet politiek, van aard. De inhoud van een expertmeeting wordt bepaald door de vragen die gesteld worden door raadsleden aan de experts (waar bij een informatieavond de inhoud juist bepaald wordt door de zender). De expertmeeting betreft een vraag-antwoord gesprek. Expertmeetings dragen bij aan het verder professionaliseren van de gemeenteraad. Het stelt raadsleden in staat om zich te verdiepen in een onderwerp alvorens de leden er oordeelsvormend en besluitvormend over beraadslagen. Het kan gezien worden als verlengstuk (of soms vervanging) van de technische vragen. Voor wie zijn expertmeetings bedoeld? De expertmeeting is een vraag-antwoord gesprek. De vragen worden gesteld door de raadsleden die woordvoerder zijn op het onderwerp. Van iedere fractie neemt dus maximaal één raadslid deel. Een raadslid kan zich laten vervangen door een fractiegenoot. De antwoorden worden gegeven door de expert(s) op het desbetreffende onderwerp. Door het aantal gespreksdeelnemers te minimaliseren blijft het gesprek technisch van aard, én zal de expert zich niet ‘overvallen’ voelen door het aantal vragenstellers. Een expertmeeting is openbaar.

Inwoners, belangstellenden, collegeleden en overige raadsleden kunnen als toeschouwer plaatsnemen op de publieke tribune. De expertmeeting wordt voorgezeten door een voorzitter die het presidium aanwijst. De voorzitter kan niet ook de woordvoerder van het onderwerp zijn en stelt dus geen vragen aan de expert(s). De griffier is ondersteunend aanwezig in het gesprek. Waar worden expertmeeting georganiseerd? Expertmeetings vinden in beginsel plaats in de raadzaal van het gemeentehuis. De raadzaal biedt de namelijk de mogelijkheid om de vragenstellers en de expert(s) tegenover elkaar te positioneren. De voorzitter en griffier kunnen middenin plaatsnemen. Dit zal het gesprek, en ieders rol, verduidelijken (voor het publiek). Bovendien is de raadzaal voorzien van een audio-installatie en is er een publieke tribune aanwezig. Tevens zijn er mogelijkheden voor een videoverslag en/of livestream van de expertmeeting.

CDA Dongen – ’s Gravenmoer | Stijn Sips

Indien het gewenst is, kunnen de aanvragers van de expertmeeting een voorstel aan het presidium doen om de locatie van de expertmeeting te wijzigen (bijvoorbeeld: ‘ergens op locatie’). Wanneer kan een expertmeeting worden ingezet? Een expertmeeting vindt bij voorkeur plaats op een avond die in de jaarplanning gereserveerd is voor raadsinformatieavonden. Een expertmeeting vindt plaats als het presidium hiertoe besluit. Dit kan door een aanvraag vanuit het college of de gemeenteraad. In beginsel wordt een expertmeeting alleen gehouden over onderwerpen die in de LangeTermijnAgenda geagendeerd staan. Uitzonderingen zijn hierop mogelijk en worden per individuele aanvraag beoordeeld op nut, noodzaak en effect. Bovendien moeten er redelijke aanwijzingen zijn dat experts een toegevoegde bijdrage leveren aan de kennis van raadsleden over een (raads)onderwerp. Hoe verloopt een expertmeeting? Een expertmeeting duurt (bij voorkeur) maximaal 75 minuten. De voorzitter ziet hierop toe. Indien een expertmeeting wordt ingepland door het presidium kunnen de woordvoerders zich tot uiterlijk een week voorafgaand aan de expertmeeting aanmelden. De experts worden uitgenodigd en voorzien van instructies (over de expertmeeting) door de griffie. De expertmeeting bestaat (in beginsel) uit twee ronden: - Ronde 1: a) Woordvoerders stellen achter elkaar vragen aan de expert(s).

Iedere woordvoerder krijgt hiervoor maximaal 5 minuten spreektijd. Vooraf wordt een sprekersindeling gemaakt door de griffie. b) De experts beantwoorden de gestelde vragen (voor zover mogelijk). De totale spreektijd voor de beantwoording vanuit de expert(s) bedraagt (ook) 25 minuten. De spreektijd per expert wordt naar rato bepaald door de hoeveel experts die aanwezig zijn (dus vier experts betekent 6,25 minuten spreektijd per expert). -

Ronde 2: a) Woordvoerder stellen achter elkaar, indien nodig, vervolgvragen aan de expert(s). Iedere woordvoerder krijgt hiervoor maximaal 2 minuten spreektijd. b) De experts beantwoorden de gestelde vervolgvragen (voor zover mogelijk). De totale spreektijd voor de beantwoording vanuit de expert(s) bedraagt (ook) 10 minuten. De spreektijd per expert wordt naar rato bepaald door de hoeveel experts die aanwezig zijn.

Er is vijf minuten resterend om de vergadering te openen en te sluiten door de voorzitter. Indien noodzakelijk wordt geacht kan een woordvoerder bij de voorzitter verzoeken om nog een derde ronde te laten plaatsvinden. Voorbeeld Dongen: Naar aanleiding van de vele technische vragen over de Algemene Plaatselijke Verordening is er op woensdag 22 juni 2022 een zgn. ‘Informatie & technische avond APV’ georganiseerd. Op deze avond konden de raadsleden (woordvoerders) hun vragen stellen aan de interne experts / ambtenaren.

Onderwerpen: aan welke onderwerpen valt dan te denken? -

Regionale energie- en klimaatstrategie 2.0 (REKS) / Publiek Ontwikkelbedrijf Prestatieafspraken Casade Omgevingswet / omgevingsvisie Transitievisie warmte Bomenbeleidsplan en groenbeleids- en beheerplan