20230126-04 TV CDA MDiepstra ANTW- Evenementenbeleid

Technische vraag Naam:

Marjolijn Diepstra

Datum: 24-01-2023 Onderwerp:

Raadsvoorstel 2022-022479 Vaststellen evenementenbeleid

Portefeuillehouder:

I.C.H. Jansen

Behandelend ambtenaar: Nieki Peerbooms en Veerle Ultee Vraag / vragen In de raadsvergadering van 18-11-2018 is M18-03 ‘Vereenvoudiging vergunningverlening evenementen’, ingediend door VVD, VPD, PvdA, CDA, aangenomen. De motie verzoekt de aanvraag van de vergunningen te vereenvoudigen. In het overzicht aangenomen moties, zoals kennis van genomen in de raadsvergadering van 23-12-2022, staat t.a.v. de motie: “In RIB 42 is aangegeven dat de herziening evenementenbeleid in Q1 2023 wordt behandeld in directie en college. Het raadsvoorstel staat gepland voor de raadscyclus van 26 januari / 09 februari op de LTA.” 1) Waarom lezen we over de motie niks terug in de raadsstukken? Antwoord: De motie is weliswaar niet aangehaald in de raadsstukken. Echter is het inhoudelijke punt uit de motie, namelijk het vereenvoudigen van de aanvraag van vergunningen, direct bij de start van het project Evenementenbeleid opgepakt. 2) Op welke wijze is er middels het voorliggende Evenementenbeleid uitvoering gegeven aan de motie? Antwoord: Het aanvraagformulier op de website is aangepast: −

de volgorde in het formulier is aangepast/logischer gemaakt

−

minder stappen hoeven doorlopen worden bij eenvoudige aanvragen

−

het is mogelijk om het formulier van voorgaande jaren op te roepen en dan op kleine punten aan te passen zodat je niet alles opnieuw hoeft in te vullen

−

nieuw/korter/eenvoudiger format voor veiligheidsplan

3) Hoe wordt de aanvraag van vergunningen vereenvoudigend ten opzichte van de situatie voor dit beleid? Antwoord: Zie antwoord vraag 2. 4) Op welke wijze draagt het Evenementenbeleid bij aan ‘vergunningen voor meerdere jaren’? Antwoord: Meerjarige vergunningen hebben we niet kunnen realiseren. Dit heeft te maken met (jaarlijkse) wijzigingen en aanscherpingen in wet- en regelgeving waar we mee Pagina 1 van 3

geconfronteerd worden. Om de veiligheid bij evenementen te kunnen waarborgen is het advies van zowel de interne organisatie als onze externe betrokken partners zoals politie, GHOR en brandweer, om iedere aanvraag te blijven toetsen. Echter is er wel de mogelijkheid sinds 23 januari om een bij een volgend jaar de aanvraag van het afgelopen jaar te kopiëren. Dit verlaagt de administratieve lasten en maakt het gebruiksvriendelijker om de aanvraag opnieuw in te dienen. Vragen over ‘De gereedschapskist voor de organisatie van een evenement’: 1) Hoofdstuk 2 (pagina 3): hoezo wordt er niet gekozen voor een apart e-mailadres voor evenementen? Antwoord: Een apart emailadres dat beheerd wordt door een beperkt aantal collega’s is kwetsbaar bij afwezigheid door bijvoorbeeld ziekte / vakantie. Het emailadres info@dongen.nl wordt altijd beheerd en zorgt ervoor dat vragen direct worden doorgezet naar de juiste persoon of op de werkvoorraad van het juiste team worden gezet. Het is dus niet wenselijk om hiervoor een apart emailadres aan te maken en het idee dat een apart emailadres meer in het oog springt / eerder bijgehouden wordt is eerder onjuist. Je zou dit als aanvrager juist niet moeten willen. Bovendien komen aanvragen/vragen via info@dongen.nl automatisch in ons vergunningen volgsysteem (Squit) terecht.

2) Hoofdstuk 12, voetnoot 6 (pagina 8): “In 2023 stelt de gemeente, samen met de OMWB, nieuwe evenement-specifieke geluidsnormen vast.” a. Op basis waarvan zijn de huidige, opgenomen, geluidsnormen gebaseerd? Antwoord: Deze geluidsnormen zijn overgenomen uit het vorige beleid. b. Welke geluidsnormen gelden er nu? Antwoord: Deze staan benoemd op pagina 8: Het geluid, over lange tijd gemeten op de gevel van omliggende gebouwen, mag gemiddeld tijdens een evenement niet boven onderstaande waardes uitkomen: - Tussen 7:00 en 23:00 * 70 dB(A) - Tussen 23:00 * en 7:00: 50 dB(A) * Of 24:00 op een dag waarop een zaterdag, zondag of feestdag volgt. 3) Voetnoot 8 (pagina 9): “Voor het gebruik van stroom- en waterpunten onderzoeken we of en hoe het mogelijk is deze kosten door te belasten aan de evenementorganisatie.” Ook in het beleidsdocument staat een opmerking hierover opgenomen. a. Wat zijn de overwegingen om deze kosten te willen doorbelasten als gemeente? Antwoord: Omdat het werkelijke kosten zijn die gemaakt worden voor een evenement. Deze kosten komen nu voor de gemeente maar deze kosten zijn prima meetbaar te maken en daardoor ook door te belasten. b. Zijn de kosten (in grote lijnen) hiervan per jaar inzichtelijk? Zo ja, wat bedragen ze? Antwoord: Pagina 2 van 3

Nee, deze zijn nu nog niet inzichtelijk. Dit proces is eerder niet goed ingericht geweest binnen de gemeentelijke organisatie. Daarom wordt dit nu als actiepunt opgepakt. Vragen over evenementen georganiseerd door ondernemers: 1) Evenementen worden ook georganiseerd door ondernemers. Over het algemeen is

de voorbereidingsperiode voor ondernemers korter dan voor jaarlijkse evenementen. Zijn de ondernemers ook gevraagd naar hun mening over de lengte van aanvraagprocedures? Zo ja, wat is hun reactie? Antwoord: De ondernemers zijn uiteraard betrokken geweest in de diverse bijeenkomsten waarop de input voor dit beleid/gereedschapskist is verzameld. De aanvraagtermijnen zijn hierbij ook besproken en toegelicht. Een bepaalde doorlooptijd is nodig omdat er met diverse externe partners (politie/brandweer/GHOR) etc. afstemming gezocht moet worden om de veiligheid tijdens evenementen te kunnen garanderen. Met de het nieuwe proces (inclusief afspraken over de reactietijd van de gemeente) zijn de betrokkenen tevreden.

2) Waarom is er een verschil tussen legeskosten voor bedrijven en voor niet-bedrijven (verordening leges 2023)? Hoeveel aanvragen zijn er in 2022 gedaan door bedrijven en hoeveel door niet-bedrijven? Antwoord: In 2021 is ervoor gekozen om in de legesverordening het onderscheid commercieel/niet commercieel op te nemen. Commercieel zijn de kermis, het circus en De Evenementenlijn BV uit Tilburg (die commerciële markten in Dongen Organiseert). Dit verschil in legeskosten is ontstaan door het streven naar kostendekkendheid. Echter dekken de inkomsten van de leges niet de daadwerkelijke uitgaven. Het verschil in tarieven is tot stand gekomen doordat bij een werkelijke doorberekening van de kosten, de niet-bedrijfsmatige evenementen onevenredig zwaar zouden worden belast. Daardoor is in overleg met de portefeuillehouder (Rene Jansen) hiervoor een ‘acceptabel tarief’ gekozen. Uit onze informatie blijkt dat we gemiddeld komen op 14 bedrijfsmatige en 55 nietbedrijfsmatige evenementen per jaar.

Pagina 3 van 3