20230126-02 TV D66 GCamfferman ANTW- Evenementenbeleid

Te c h n i s c h e v r a a g Naam:

Gitta Camfferman

Datum: 18-1-2023 Onderwerp:

Vaststellen Evenementenbeleid

Portefeuillehouder:

I.C.H. Jansen

Behandeland ambtenaar: Nieki Peerbooms en Veerle Ultee Vraag / vragen Aangaande het evenementenbeleid heeft de fractie van D66 Dongen nog een aantal vragen. Beleidskader op hoofdlijnen 1. Er is gekozen voor een beleidskader op hoofdlijnen en een gereedschapskist waarin we de verdere uitwerking van dit beleidskader lezen. Kunt u de keuze hiervoor verder toelichten? Antwoord: Het beleid bestaat uit vijf ambities. Deze ambities ondersteunen een kernachtig geformuleerde visie. De realisatie van de ambities is vertaald naar acties per ambitie die de komende jaren opgepakt en ingevuld moeten worden. Zo scheppen we de mogelijkheid om onder de paraplu van dit beleid de komende jaren te blijven werken aan onze ambities. Door op hoofdlijnen te blijven, voorkomen we daarnaast dat het beleidsstuk na bijvoorbeeld 2 jaar weer achterhaald is als er nieuwe inzichten ontstaan op inhoudelijke onderdelen zoals verduurzaming, geluidsnormen of andere voorbeelden. 2. Door het beleidskader op deze grove hoofdlijnen te schrijven, blijft er veel ruimte over voor verschillen in interpretatie in de uitvoering. Kan dit voor willekeur zorgen? Zo ja, hoe borgen we dat dit niet gebeurt en realiseren we rechtzekerheid voor aanvragers? Antwoord: Nee wij verwachten niet dat dit voor willekeur zal zorgen.

Iedere aanvrager doorloopt immers exact dezelfde procedure voor het aanvragen van een vergunning voor zijn/haar evenement. Dit verloopt via een vaste werkwijze, een vast aanvraagformulier en vaste toetsingscriteria die de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving toetsen. 3. Hoe wordt uitvoering gegeven aan de uitgangspunten in het beleidskader die niet terugkomen in de gereedschapskist, zoals de toegankelijkheid van evenementen (zowel fysiek als financieel), het stimuleren van groene en gezonde evenementen of de balans tussen leefbaarheid en levendigheid? Antwoord: Deze uitgangspunten zijn omgezet naar acties die ook in het beleidskader zijn

Pagina 1 van 3

opgenomen (bijlage 1 de activiteitentabel). Het college is akkoord gegaan met de oprichting van een projectgroep evenementen (met vertegenwoordiging van verschillende teams) onder leiding van een evenementencoordinator die dit beleid, en de in het beleid geformuleerde acties, in de praktijk gaan brengen. 4. We begrijpen dat de praktische leidraad (de gereedschapskist) een wens was/is van aanvragers. Deze leidraad actualiseren we jaarlijks opnieuw. Maar door het vrije beleidskader, is er veel ruimte voor de leidraad om jaarlijks (flink) te veranderen. Hoe voorkomen we dat deze leidraad jaarlijks flink verandert wat voor mogelijk verwarring kan zorgen bij aanvragers? Antwoord: De evenementencoordinator is eigenaar van de praktische leidraad en het document is daardoor in handen van 1 persoon in 1 functie. Op basis van, het nog op te stellen, evaluatieproces, worden evenementen ieder jaar geevalueerd. Verbeterpunten kunnen hieruit worden meegenomen en worden verwerkt in de praktische leidraad. De jaarlijkse bijeenkomst die vanuit de gemeente voor organisatoren wordt georganiseerd kan vervolgens dienen als moment om iedereen in te lichten over de veranderingen en verwarring weg te nemen en/of vragen te beantwoorden. Gereedschapskist: Duurzaamheid 5.

In de gereedschapskist lezen we terug dat Duurzaamheid de komende jaren verder wordt uitgewerkt aan de hand van een duurzaamheidskalender en netwerkbijeenkomst duurzaamheid (pg 8.). Waarom is er niet voor gekozen om dit juist nu ook al uit te werken, gezien de huidige hoge energiekosten en onze grote opgave op het gebied van duurzaamheid? Antwoord: De uitwerking van verduurzaming van evenementen is iets dat moet plaatsvinden in samenspraak met deskundigen op het gebied van verduurzaming, de organisatoren en de betrokken ambtenaren samen. Dit kost tijd en is daarom opgenomen in de activiteitentabel van dit beleid om nader uit te werken. Bovendien is het een iteratief proces. De hoge energiekosten zijn voor veel organisatoren al aanleiding om (meer) op duurzaamheid te letten. Gereedschapskist: Kosten 6. In de gereedschapskist lezen we terug dat ‘in 2023 willen we proberen de door de gemeente gemaakte kosten pro-forma in beeld te brengen zodat beter duidelijk wordt wat de ‘kosten in natura’ voor evenementen zijn.’ (pg. 9) Hoe kan het dat deze kosten niet in beeld zijn (geweest)? Kunt u dit toelichten? Antwoord: Dit proces is eerder niet goed ingericht binnen de gemeente. Dit willen we daarom nu gaan oppakken. Beleidskader: Jaarlijkse bijeenkomsten 7.

In het beleidskader lezen we terug dat er meerdere jaarlijkste bijeenkomsten plaatsvinden onder het kopje ‘monitoren en evalueren’ (pg. 4). Maar het werd ons nog niet helemaal duidelijk. Voor wie en wanneer worden er nu

Pagina 2 van 3

bijeenkomsten gepland? Antwoord a. Door de gemeente zal jaarlijks, in oktober, de aftrap van het evenementenjaar georganiseerd worden voor alle organisatoren van evenementen in gemeente Dongen. Agendapunten zullen onder meer zijn: − Het afgelopen evenementenjaar evalueren, mede aan de hand van de beschikbare evaluatieformulieren en de drie evaluatievragen: wat ging goed, wat kan beter en welke acties gaan we ondernemen. − Vooruitblikken op het nieuwe evenementenjaar, met aandacht voor een evenwichtige verdeling en gevarieerd aanbod van de evenementen. En de evenementenkalender voor het nieuwe jaar vaststellen. − Organisatoren informeren over wijzigingen in wet- en regelgeving. En het delen van de geactualiseerde versie van de praktische handreiking “Goed geregeld”. b. (Een afvaardiging van) De evenementen organisatoren zelf, organiseren een jaarlijkse aftrap voor direct omwonenden van de grote evenementenlocaties. Deze vindt plaats net voor de zomer. In 2023 zullen de gemeente en de organisatoren dit de eerste keer samen oppakken. Vervolgens is het aan de organisatoren om dit ieder jaar te organiseren.

Pagina 3 van 3