2023-160 Advies plan van aanpak Dorpsteam (geanonimiseerd)

Werkgroep dorpsteam van de adviesraden Participatiewet en WMO Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Dongen ter attentie van mevrouw Kunst en mevrouw De Hoon i.a.a. de griffie van de gemeenteraad Betreft:

advies inzake “Plan van aanpak DORPSTEAM DONGEN Oktober 2023”

Dongen, 11 december 2023 Geacht College, Op 2 november 2023 ontvingen de Participatieraad en de adviesraad WMO van uw beleidsadviseur bedrijfsvoering mevrouw Floor Schepens het verzoek uw college te adviseren omtrent het “plan van aanpak dorpsteam Dongen, oktober 2023”. Zoals u bekend is, hebben de beide adviesraden met betrekking tot het dorpsteam een gezamenlijke en door beide raden gemandateerde werkgroep opgericht. Binnen deze werkgroep is ook nu het plan van aanpak uitvoerig besproken. Met dit plan van aanpak komt de besluitvorming omtrent het dorpsteam in een eindfase. Want “na besluitvorming door het college en bespreking in de raad in het voorjaar 2024 kan een start gemaakt worden met de implementatie”. Dat vraagt om een extra kritische benadering van het voorliggende plan door uw college en door de gemeenteraad, omdat het de laatste mogelijkheid is om nog vooraf de opzet van het dorpsteam te sturen in de door u gewenste richting. Wordt – werkend met dit plan van aanpak – het droombeeld geschetst in “een brief uit de toekomst” bewaarheid of zal het een fata morgana blijken? De werkgroep heeft ter voorbereiding van haar advies een gesprek gehad met enkele afgevaardigden van de partners in het dorpsteam, waarin een aantal vooraf ingediende vragen van onze werkgroep werden besproken.

Op basis van deze gesprekken en onze eerder gegeven opmerkingen en adviezen komt de werkgroep namens de beide adviesraden tot het volgende advies met betrekking tot het voorliggende “plan van aanpak”. Onze eerste opmerkingen en adviezen betreffen de eigen rol van de gemeente met betrekking tot het dorpsteam. In de raadsbreed gesteunde motie van 21 oktober 2021 met betrekking tot de toen voorliggende “contourennota dorpsteam” sprak onze gemeenteraad de stringente wens uit dat de regie voor het dorpsteam bij de gemeente ligt en moet blijven liggen. Onder verwijzing naar die motie adviseerde onze werkgroep u op 13 februari 2023 ten aanzien van het “programma van eisen”: “ Het is ons bekend dat u graag in samenspraak met de partners het dorpsteam wilt ontwikkelen. Toch zijn wij van oordeel, dat binnen dit programma van eisen de inhoudelijke invulling al te zeer wordt doorgeschoven naar de

partners. De gemeenteraad heeft u bij motie gevraagd zelf de regie te houden bij de verdere ontwikkeling van het dorpsteam. Daarom adviseren wij u deze regierol opnieuw op te pakken en de eisen stringenter te formuleren”. In uw reactie stelde u: “We zijn van mening dat het college voldoende de regie heeft omdat zij uiteindelijk beslist over het plan van aanpak.” U zult begrijpen dat wij derhalve uitermate kritisch hebben gekeken naar wat dan de u toegekende rol is geworden binnen dit plan van aanpak. En wij kunnen niet anders concluderen dan dat de gemeente binnen het feitelijk functioneren van het dorpsteam geen enkele rol vervult. In de organisatie van het dorpsteam is de gemeente volledig afwezig. Het zijn de partners en alleen zij, die verantwoordelijk worden voor de werking van het dorpsteam. Op blz. 11 schrijven de partners: “wij hebben een samenwerkingsovereenkomst waarin onderlinge (financiële)afspraken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Het bestuur (lees: het bestuur van het dorpsteam samengesteld door de partners) bewaakt de opdracht en de begroting, maar geeft het team en de manager ruimte in de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd”. Deze samenwerkingsovereenkomst is een onderling convenant tussen de partners, waarvan de gemeente geen deel uitmaakt.

Dit convenant was nodig omdat bij de inkoop algemene voorzieningen per 1 januari 2022 de gedachtenvorming omtrent de ontwikkeling van een dorpsteam nog niet was afgerond. Daarom hebben de beide adviesraden bij brief van december 2021 bepleit om de toen bestaande inkoopcontracten te verlengen tot 1 januari 2023 teneinde de opdracht tot ontwikkeling van een dorpsteam in de nieuwe contracten te kunnen opnemen. U hebt daar toen niet voor gekozen. Dat maakte een latere samenwerkingsovereenkomsten tussen de partners noodzakelijk. Onze werkgroep heeft vervolgens in haar mail van 16 december 2021 via de beleidsambtenaar Kirsten Diehl u gevraagd over deze samenwerkingsovereenkomst te kunnen adviseren. Dat bleek niet mogelijk, gelet op de reactie van de ambtenaar in haar mail d.d. 22 december 2021: “de samenwerking tussen de partners is privaatrechtelijk. De gemeente maakt daarvan geen deel uit en heeft daar ook geen zeggenschap over, anders dan dat de samenwerking moet voldoen aan hetgeen is afgesproken in de overeenkomst.” Dit convenant waar de gemeente buiten staat vormt de juridische en financiële basis voor het dorpsteam. Hoe het toekomstige dorpsteam haar relatie tot de gemeente dan wel gestalte wil geven, lezen we op blz. 15, waarbij eigenlijk alleen het eerste punt betrekking heeft op de relatie tot de gemeente. De andere twee punten gaan feitelijk over de interne organisatie.

In dat eerste punt wordt de rol van de gemeente beperkt tot deelname aan een zes wekelijks overleg met de penvoerder (lees: bestuurder van IMW) en de manager. “In dat overleg worden het jaarplan, de halfjaarlijkse verantwoording en de jaarverantwoording besproken. Dit geeft de gemeente de gelegenheid om tijdig bij te sturen”. Maar welke dwingende mogelijkheden de gemeente nog heeft om bij te sturen, wanneer de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een convenant tussen de partners is ons niet duidelijk geworden.

Wij zijn van oordeel dat u als college op deze wijze uw door de gemeenteraad gevraagde rol van regisseur van het dorpsteam niet kunt uitoefenen. advies: Wij adviseren u binnen het plan van aanpak een duidelijke eigen positie en verantwoordelijkheid voor het gemeentebestuur vast te leggen. Daarvoor zou u een eigen plek moeten krijgen binnen de organisatie van het dorpsteam, door minstens deel uit te maken van het bestuur ervan. advies: Reeds eerder hebben wij bepleit om een uitvoeringsambtenaar van het sociaal domein deel te laten uitmaken van het dorpsteam. Dat maakt betrokkenheid van de gemeente bij de inhoudelijke ontwikkeling van het dorpsteam mogelijk. Onze volgende opmerkingen en adviezen betreffen de klantreis binnen het dorpsteam. In de eerder genoemde motie heeft de gemeenteraad gevraagd deze klantreis inzichtelijk te maken vanuit de uitdrukkelijk wens dat de cliënt professioneel en adequaat geholpen wordt waarbij de begeleiding in handen blijft van één regisseur. De klantreis wordt beschreven op blz. 7, 8, 9 en 10 en schematisch uitgewerkt in de bijlage. In onze eerdere adviezen hebben wij onze zorg uitgesproken over de “knip” die ontstaat in de klantreis, wanneer het gaat om geïndiceerde zorg.

Het plan van aanpak spreekt dan over “korte lijntjes” en “warme overdracht” en geeft in de beschrijving aan met welke snelheid zaken worden overgedragen aan gemeentelijk team of andere organisaties. Het “outreachend werken” moet voorkomen dat de client van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Deze zorg om een snelle en adequate afhandeling van hulpvragen waarderen wij. Toch lezen we op blz. 7; “samen met gemeentelijke medewerkers zullen we de kaders hiervoor werkende wijs steeds scherper krijgen op basis van casuïstiek.” Voor ons betekent dat, dat de wijze waarop die warme overdracht gestalte moet krijgen nog onduidelijk is. Ook ontbreekt in de klantreis nog het zicht op de weg terug naar het dorpsteam, bijvoorbeeld wanneer een aanvraag omtrent een maatwerkvoorziening wordt afgewezen, of wanneer de wachtlijsten voor de geïndiceerde zorg lang zijn. Wie is dan aanspreekbaar op de begeleiding van de cliënt. Daarom zien wij graag enkele aanscherpingen. advies: omdat bij de overdracht naar geïndiceerde zorg nog veel “werkendeweg” moet worden ontdekt, adviseren wij u in het belang van de cliënten nauwlettend te volgen hoe de klantreis zich op dit terrein ontwikkelt. advies: het is aan te bevelen in de klantreis ook op te nemen wie verantwoordelijk is voor de begeleiding van de client wanneer een voorziening wordt afgewezen of wanneer de wachtlijsten erg lang zijn.

advies: Wanneer het bij een hulpvraag blijkt te gaan om een vraag naar geïndiceerde zorg zouden wij graag zien dat het moment van intake bij het dorpsteam de eerste dag wordt waarop ook de wettelijke termijnen beginnen te lopen.

advies: deelname van iemand uit het gemeentelijk team aan het dorpsteam kan de kennis van het sociaal domein binnen het dorpsteam waarborgen en een warme overdracht garanderen. Op blz. 11,12 en 13 wordt de organisatie van het dorpsteam beschreven. Ten aanzien van dit onderwerp hebben wij ook enkele opmerkingen en adviezen. Zo is er sprake van “het bestuur” maar onduidelijk blijft wat met dat bestuur bedoeld wordt en hoe het tot stand komt. Evenmin is duidelijk hoe de gezagsverhoudingen liggen tussen dit bestuur en de leden van het dorpsteam, wanneer deze teamleden in dienst blijven van hun eigen organisatie. Het is mogelijk dat deze zaken duidelijk omschreven zijn in het convenant tussen partijen, maar op basis van dit plan van aanpak kunnen wij dat niet beoordelen. Op blz. 12 wordt vermeld wie er werken in het dorpsteam. Waarschijnlijk gaat het hier om mensen binnen verschillende organisaties op wie het dorpsteam een beroep kan doen. Als dat zo is lijkt het ons beter dat ook zo te formuleren. advies: In het plan van aanpak moet duidelijk worden omschreven hoe het bestuur van het dorpsteam tot stand komt en hoe de gezagsverhoudingen zijn geregeld. advies: het zou erg verhelderend zijn wanneer in de bijlagen een organogram wordt toegevoegd met een korte beschrijving van taken en bevoegdheden. Op blz. 3 en 4 staat nogmaals de onderliggende visie van het dorpsteam beschreven.

Positieve gezondheid en normalisatie zijn daarin de kernwoorden. Op zich is dat niet verwonderlijk, beide begrippen werden immers door uw college aan de partners ter uitwerking binnen het dorpsteam meegegeven. In haast al onze adviezen hebben de beide adviesraden vraagtekens gezet bij deze uitgangspunten. En in ons laatste advies van 13 februari 2023 wezen wij u erop dat de opvattingen daarover nogal veranderd zijn. In uw reactie gaf u toen aan vooralsnog vast te houden aan zelfredzaamheid van de burger als uitgangspunt. Op blz. 3 lezen wij dat alle medewerkers in het voorliggend veld zullen worden geschoold in deze methodiek. Welke methodiek daarmee is bedoeld blijft in het plan onbenoemd. Met deze methodiek als vertrekpunt van de intake blijft het risico dat de meeste kwetsbare mensen worden overvraagd en daarmee niet de zorg krijgen die ze nodig hebben. In dit verband wijzen wij u er nogmaals op dat veel mensen niet digitaal vaardig zijn en in een aantal gevallen ook niet beschikken over digitale hulpmiddelen. Het is van belang dat het dorpsteam in haar clientbenadering zich daarvan steeds rekenschap geeft. In datzelfde advies van 13 februari 2023 vroegen wij u ook om in het plan van aanpak op te nemen hoe de effecten van de inzet van het dorpsteam worden gemeten. In ons advies vroegen wij om een nulmeting bij aanvang.

In uw reactie gaf u aan dat de partners een voorstel zouden doen betreffende de verantwoording. Het plan van aanpak spreekt daarover op blz. 4 in nogal vage bewoordingen: “we zijn gestart om … concreet te maken welke impact we op deze punten willen gaan maken”. Wij kunnen hier niet anders lezen dan dat het zicht daarop bij de start van het dorpsteam nog ontbreekt. De resultaten worden, zo lezen wij, gemeten in de volgende jaren via de methodiek van het social profit canvas. Daarbij is het wel van belang te weten, wie deze resultaten gaat meten om te voorkomen dat “de slager het eigen vlees keurt”.

advies: omdat de intake methodisch wordt ingestoken langs de weg van positieve gezondheid en normalisatie adviseren wij u de maatschappelijke ontwikkelingen rondom deze uitgangspunten goed te blijven volgen en er op toe te zien dat de meest kwetsbare mensen niet tussen wal en schip vallen. advies: het lijkt ons van groot belang een goed beleid te ontwikkelen om de impact van het dorpsteam voor de burger en de samenleving goed te monitoren en wegen te vinden om dit objectief te beschrijven. Geacht college, naar ons oordeel blijven ook binnen dit plan van aanpak de nodige onduidelijkheden bestaan. Deze onduidelijkheden komen deels voort uit het feit dat de besluiten over de (financiële)kaders nog niet zijn genomen, deels uit het feit dat de aanpak zich in de loop van de tijd moet ontwikkelen en bewijzen. Maar juist die onduidelijkheden maken het noodzakelijk dat uw college de verdere ontwikkeling van het dorpsteam zorgvuldig volgt. Zo is binnen dit plan van aanpak nog onduidelijk voor welk registratiesysteem en welk clientvolgsysteem binnen het dorpsteam zal worden gekozen. Afspraken omtrent een gezamenlijk privacybeleid moeten nog worden gemaakt en vastgelegd. Ook is nog niet duidelijk welke inzage een client heeft in het eigen dossier en of de client de mogelijkheid heeft te volgen wie dat dossier heeft geraadpleegd.

In eerdere adviezen hebben wij gewezen op het belang van een goede klachtenregeling. Maar het plan geeft geen inzicht in de klachtenprocedure, evenmin is duidelijk hoe de onafhankelijkheid van de klachtencommissie is gewaarborgd. Eerder ook hebben wij bij u bepleit het onderwerp “rechtsbescherming” op te nemen in de werkzaamheden van het dorpsteam. Wij hebben in het plan van aanpak daarover niets terug gevonden. In het plan worden verschillende plaatsen aangeduid als mogelijke fysieke plekken voor het toekomstige dorpsteam, maar een keuze is daarin nog niet gemaakt evenmin als een kostenberekening daarvan. Op blz. 17 is sprake van activiteiten van de partners ten behoeve van en passend binnen het concept van het dorpsteam én van commerciële activiteiten. Het lijkt ons van belang dat voor cliënten het onderscheid te allen tijde duidelijk moet blijven. En op twee plaatsen in het plan lezen we een verwachting die wordt uitgesproken naar u als college. Op blz. 9 wordt de wens uitgesproken dat een medewerker van de gemeente die aansluit bij het overleg een mandaat kan krijgen een casus rechtstreeks door te zetten. En bij de risicoanalyse op blz. 20 lezen we: “de wijze waarop de gemeente het opdrachtgeverschap uitvoert heeft effect op de ontwikkeling van het dorpsteam.

Stabiliteit in opdracht en ambtelijke contactpersonen hebben een gunstig effect.” Het lijkt ons uw taak om op deze vragen een duidelijk antwoord te formuleren.

Tot slot een opmerking met betrekking tot het taalgebruik. Op blz. 17 lezen we dat communiceren in begrijpelijke taal een belangrijk uitgangspunt is. Helaas is dat binnen dit plan van aanpak niet helemaal gelukt. Eerder al hebben wij u gevraagd Engelse begrippen zoveel mogelijk te vermijden. Ook het gebruik van voor buitenstaanders onbegrijpelijk vakjargon en allerlei minder bekende afkortingen, dragen niet bij aan duidelijkheid en leesbaarheid. Het zou daarom wenselijk zijn bij verdere bespreking van dit plan van aanpak minstens een begrippenlijst mee te sturen met - waar nodig - een korte uitleg van methodes en vakinhoudelijke begrippen. Geacht college, het blijft van groot belang dat u als college, maar ook onze gemeenteraad, de verdere ontwikkeling en uitwerking van het dorpsteam nauwlettend blijft volgen. Wij hopen met ons advies u daarvoor een aantal handreikingen te hebben gegeven. Omdat in het voorliggend plan van aanpak nog een aantal vragen niet beantwoord zijn en ervoor gekozen is het dorpsteam zich “werkendeweg” te laten ontwikkelen, dringt de vraag zich op, op welke wijze de burger betrokken blijft bij deze ontwikkeling. Daarom geven wij u in overweging de beide Adviesraden ook te blijven betrekken bij de verdere uitwerking en ontwikkeling van het dorpsteam. Graag vernemen wij van u hoe u over dit voorstel denkt.

Wanneer u andere ideeën heeft over het betrekken van de burgers bij de ontwikkeling van het dorpsteam horen wij dat graag van u. Geacht college, in ons gesprek met de partners hebben wij tot onze vreugde mogen constateren, dat zij, naast de vele vragen en onduidelijkheden die er nog zijn, met vertrouwen de totstandkoming van het dorpsteam tegemoet zien. Wij hopen dat ze daarbij op uw directe betrokkenheid en ondersteuning mogen rekenen. Wij wensen u wijsheid toe bij het besturen van onze gemeente. Met vriendelijke groet de participatieraad de WMO adviesraad namens deze: de werkgroep dorpsteam sociale adviesraden.

Marianne de Kok, secretaris Wildzangweg 30 5106 NP Dongen Email: secretariaatwmoadviesraad@gmail.com