2023-131366 RV Verantwoording Archief KPI's 2023

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Portefeuillehouder Onderwerp

: 2023-131366 : M.C. Starmans - Gelijns : Verantwoording Archief KPI's 2023

VOORSTEL: 1. Het KPI-verslag archiefverantwoording zoals dat is opgesteld door de gemeentearchivaris en het door de gemeente Dongen opgestelde verbeterplan (Archief jaarplan) vast te stellen BESLUIT: 1. Het KPI-verslag archiefverantwoording zoals dat is opgesteld door de gemeentearchivaris en het door de gemeente Dongen opgestelde verbeterplan (Archief jaarplan) vast te stellen INLEIDING: Het KPI-verslag wordt elke twee jaar opgesteld en is ter verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Het toezicht wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris die in dienst is van gemeente Tilburg. Hij stelt ook het verslag op. Het KPI-verslag toont aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer. Het verslag vormt de basis voor het afleggen van horizontale verantwoording over het archiefbeheer door het college aan de gemeenteraad. Een afschrift van dit verslag en het bijbehorende verbeterplan (Archiefjaarplan, AJP) gaat naar de provincie; op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) Noord-Brabant verticaal toezicht uit. ARGUMENTEN:1.1 Met het twee-jaarlijkse KPI verslag leggen we horizontaal en verticaal verantwoording af over het beheer van onze archieven. De meeste zaken gaan goed en zijn op orde. Er is een aantal aandachtspunten (oranje en rood).

Deze zijn weergegeven in de managementsamenvatting en in het vervolg van het rapport nader uitgewerkt. De belangrijkste zaken uit het KPI-verslag: Groen (wat gaat goed): • De migratie van onze archiefbescheiden van het oude zaaksysteem naar het nieuwe zaaksysteem. • Er is een geactualiseerd calamiteitenplan waarmee wordt geoefend. • Dongen maakt gebruik van gecertificeerde, duurzame opslagformaten voor analoge en digitale archiefbescheiden. Oranje (wat kan beter): • Ten aanzien van de overbrenging van permanent te bewaren digitaal gevormde archiefbescheiden zijn momenteel geen volledig toereikende voorzieningen getroffen. • Het handboek Recordsmanagement en de kwaliteitscontroles moeten nog aangepast worden aan het nieuwe zaaksysteem. Rood (wat moet beter): • De achterstand ten aanzien van overbrenging van onderdelen van de registers van de Burgerlijke Stand Dongen en ’s Gravenmoer bedraagt slechts enkele strekkende centimeters archief. Het gaat hier om meerjaren boeken waarvan een deel van het boek al wel, en een deel van het boek nog niet overgedragen had moeten zijn. • De vernietiging vanuit de belangrijkste vakapplicaties is sterk verbeterd met het leggen van de koppelingen met het nieuwe zaaksysteem. De komende jaren verleggen we onze aandacht ook naar andere vakapplicaties. 1.2 Middels het Archiefjaarplan werken we aan het verbeteren van ons archiefbeheer.

Dit is een continu proces. Alle in het KPI verslag genoemde aandachtspunten zijn opgenomen in dit plan en staan gepland en zijn belegd (er is een verantwoordelijk actiehouder aangewezen). Dit plan vindt u in de bijlage. KANTTEKENINGEN: Niet van toepassing.

FINANCIËN: Niet van toepassing, alle acties en aanpassingen kunnen plaatsvinden binnen bestaande capaciteit en budgetten. COMMUNICATIE: Niet van toepassing. VERVOLG: Na akkoord sturen we een afschrift van het verslag en het verbeterplan (AJP) aan de Gedeputeerde Staten van NoordBrabant. BIJLAGEN: 1. Inspectieverslag Dongen 2023_v1.1 (20230613) 2. Aanbiedingsbrief gemeentearchivaris (20230609) 3. Jaarplan archief 2023 4. Concept Raadsbesluit