2023-131366 Bijl3- Jaarplan Archief 2023
Tekst van het document
Nr.
Bron/ thema 1 Vernietiging E-mail
2 Vernietiging Netwerkschijven 62 VVV-2022 Analoog
63
VVV t/m 2020 Digitaal
Actie Alle mails ouder dan 1 jaar zouden uit AVG oogpunt weg moeten want bevatten mogelijk persoonsgegevens. Lijkt lastig te realiseren. Acties: Bewustwording bij medewerkers middels een campagne Groot gebruikers mail storage extra aanspreken (in dit AJP updaten welke acties ondernomen zijn) 4-1-2021; bericht op WP. Opnieuw op 10-12022. Capstone methodiek (eind 2023). Wordt opgepakt in M365 project. Netwerkschijven zoveel mogelijk beperken in omvang, bewustwording en opschoon acties. (in dit AJP updaten welke acties ondernomen zijn) 4-1-2021; bericht op WP. Opnieuw op 10-1-2022. Retentie Sharepoint en Onedrive eind 2023. Zaak 2021-012788 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2022 ANALOOG Daadwerkelijke vernieting moet nog plaatsvinden.
Zaak 2021-006783 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst t/m 2020 DIGITAAL, vervolgens daadwerkelijk digitaal vernietigen. Overzicht te vernietigen zaken ter beoordeling verstuurd naar archiefinspecteur. d.d. 17-10-2021. 24-5: digitaal vernietigd. Extra check Kirsten vernietiging in Join.
5 Vernietiging Suites Sociaal Domein
Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Suites worden opgeslagen. Alle huidige documenten uit Suites vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen. Join koppeling zorg ervoor dat documenten ook in Suites vernietigd worden, maar metadata blijft staan. Dat is nog een aandachtspunt richting Centric. Bespreken met Willem.
66
Originelen moeten naar het CBG, kopieen moeten bij gemeente blijven (en mag je vervangen). Ook archieven BS onderzoeken. In samenhang met punt 23. d.d. 03-04-2023 Jerney Martens gemaild.
digitaliseren persoonskaarten BZ
34 Vervanging
3 Vernietiging key2BZ
4 Vernietiging Portaal begraven
52 Verbeteringen archiefruimte 69
Oefenen calamiteitenplan
69
bewaartermijn WMO voorzieningen
73
2023 q3
Mee bezig
Veerle
2023 q4
Mee bezig
Vacature/ Veerle
2023 q3
Mee bezig
Kirsten
2023 q3
Mee bezig
Artjom
2023 q2
Mee bezig Jerney
2022 q4
Mathijs
2022 q4
Mee bezig Mee bezig
Jose
2022 q1
On hold
Peer
2023 q4
Mee bezig
Ingrid
2023 q4
Mee bezig
Veerle
?
On hold
Allen
2023 q3
Continu
Aanbesteding loopt. Bouw, milieu, bodem. Gegund aan 2da, binnenkort startgesprek. Zaaknummer 2022-008950
68
Veerle
Afhankelijk van planning van de rest van de verbouwing/ onderhoud gemeentehuis, vermoedelijk in 2024, 4 gebreken.
Digitaliseren archief
RIEC
Status
Jose
Schonen te bewaren archief
Audiotulen netwerkschijf
Planning
Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Key2Begraven worden opgeslagen(worden er nu überhaupt docs in portaal begraven opgeslagen?). Alle huidige documenten uit portaal begraven vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen. Afspraak januari 2022 Jose, Ine, Kirsten, Veerle. Eerste gesprek geweest, nu wachten op nieuw Zaaksysteem.
Vebeteringen doorvoeren archivering audiotulen, oppakken met griffie. Ingrid nieuwe bestanden in zaaksysteem Verzamelzaak per jaar. Netwerkschijf (CD-ROMS zijn gereed) archiveringsafspraken met RIEC Zuid-West Nederland: aankaarten bij het RIEC, eventueel in samenspraak met andere deelnemers. Wordt landelijk opgepakt. Wordt nu ook regionaal opgepakt, we baseren ons op de aanpak van Tilburg, wachten op die stukken (Matthijs). Dit plan moeten we jaarlijks oefenen. In 2022 is dit gedaan (op 24-2-2022). De oefening voor 2023 staat gepland. Het plan is bovendien in 2022 geactualiseerd. Dit moet in 2024 ook weer. Voor 2024 staat een oefening gepland met aansluitend de actualisatie van het plan. Wat te doen afgehandelde wmo-zaken (aangemaakt na 2017) met beschikkingen voor lang(er)lopende voorzieningen zoals trapliften? Mail Ruud 12-7-2022. Ruud maakt afspraak met Tonny. Staat nu op ander datum kenmerk, maar we moeten iets met de zaken die eerder al aangemaakt zijn. De afgehandelde zaken meten bekeken worden: juiste termijn koppelen als die bekend is en zo niet ander datum kenmerk. Kirsten Veerle maken een analyse. Gegund aan DoxSupport, 32.000. Zaaknummer: 2022-009149 Te regelen zaken: Overdracht dient nog plaats te vinden.
55
70
Nemen vervangingsbesluit te bewaren analoge post + publicatie Zaaknummer 2021-012155 Ligt ter beoordeling bij gemeentearchivaris. Stukken liggen ter beoordeling bij Mathijs Timmermans. D.d. 04-10-2022 Het 'definieve' Handboek met bijlagen is ter beoordeling aangeboden aan Mathijs Timmermans. Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Key2BZ worden opgeslagen (worden er nu überhaupt docs in key2BZ opgeslagen?). Alle huidige documenten uit key2BZ vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen. Afspraak januari 2022. Jose, Ine, Kirsten, Veerle. Eerste gesprek geweest, nu wachten op nieuw Zaaksysteem.
Actiehouder
2022 q1
Mee bezig
Kirsten, Veerle 2023 q3
Mee bezig
Veerle
2023 q4
Mee bezig
Veerle
2023 q4
Mee bezig
77
VVV-2023 Analoog 78 Termijnen begraven 79 Aktes overbrengen
80
VVV t/m 2021 Digitaal 81
VVV t/m 2022 Digitaal
Zaaknummer: 2022-021889 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2023 ANALOOG. Betreft dossiers waar de bewaartermijn in 2022 verloopt en in 2023 vernietigd kunnen worden. De lijsten voor het RAT staan klaar. Kunnen worden verstuurd. De correspondentie hierover opslaan in zaak. De VVV-dossiers nog ter beoordeling voorleggen aan organisatie. Aparte lijsten opmaken voor teams P&O, Burgerzaken en VTH i.v.m. privacy en gemak. Correspondentie hierover opslaan in zaak. Verklaring van vernietiging staat al klaar.
Termijnen van zaaktypes rondom begraven herzien. Eventueel archief fysiek verplaatsen? Akten BZ overbrengen (boeken). Meerjaren boeken. Mathijs. Zaaknummer 2021-013773 Betreft zaken waar de bewaartermijn in 2021 vervalt en in 2022 vernietigd kunnen worden. Acties voor toestemming moeten nog opgestart worden. Er wordt al gecorrespondeerd met teams VTH, P&O en Burgerzaken. VVV-lijst moet nog aangeboden worden aan archiefinspecteur en uitgezet worden naar de organisatie. Actie moet nog in gang gezet worden. Betreft zaken waar de bewaartermijn in 2022 vervalt en in 2023 vernietigd kunnen worden.
Vacature Kirsten Veerle
Vacature Vacature
2023 q3 2023 q3 2023 q4
Mee bezig Mee bezig Mee bezig