20220922-01 TV VPD GJvBroekhoven ANTW- Aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2026

Technische vraag Naam:

Gert-Jan van Broekhoven

Datum: 12-09-2022 Onderwerp:

RV Vaststelling aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2026

Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar: Eric Dammingh / Coen van Tilburg Vragen In het dossier inzake de aanbesteding van de accountantsdienst staat dat de beoordelingscommissie naast o.a. de concerncontroller uit 3 leden van de financiële commissie bestaat. 1. Waarom maakt de gehele financiële commissie-samenstelling geen onderdeel uit van de totale beoordelingscommissie? Bij vorige aanbestedingsproces was het de gehele commissie die hun oordeel gaven. Antwoord: Vanuit de ambtelijke organisatie is het verzoek gekomen twee medewerkers (naast de concerncontroller ook de coördinerend medewerker Interne Controle) op te nemen in de beoordelingscommissie. De externe inkoopadviseur van de gemeente heeft daarop aangegeven dat de beoordelingscommissie idealiter uit niet meer dan 5 personen bestaat. Dit omdat de beoordelingscommissie op basis van consensus tot een beoordeling van de inschrijvingen dient te komen. De ervaring leert dat een te grote beoordelingscommissie het komen tot consensus bemoeilijkt. 2. Wie heeft besloten dat dit slechts 3 leden financiële commissie zijn, hoe is dit geformaliseerd en gecommuniceerd en met wie alsmede wanneer is dit besloten? Antwoord: Er is nog geen besluit genomen over de omvang en samenstelling van de beoordelingscommissie. De aanbestedingsleidraad ligt ter vaststelling voor aan de gemeenteraad.

Pas na vaststelling door de gemeenteraad wordt dit geformaliseerd. De aanbestedingsleidraad is vooraf voorgelegd aan de Financiële Commissie. De inhoud van de leidraad, waaronder het voorstel om 3 leden op te nemen in de beoordelingscommissie, heeft de instemming van de Financiële Commissie. 3. Is deze beslissing door het juiste bevoegde orgaan genomen? Antwoord: Zoals aangegeven in het antwoord op vraag 2 is het aan de raad om de aanbestedingsleidraad vast te stellen. Er is nog geen beslissing genomen.

Pagina 1 van 2

4. Hoe worden deze 3 leden dan gekozen en wat zijn hun taken en bevoegdheden? Antwoord: De Financiële Commissie bepaalt in haar volgende vergadering in onderling overleg welke leden zullen deelnemen aan de beoordelingscommissie (uitgaande van een positief besluit van de gemeenteraad op de aanbestedingsleidraad). Leden van de beoordelingscommissie hebben als taak de aangeleverde stukken van de inschrijvers op de aanbesteding te beoordelen langs de criteria die in de leidraad staan vermeld. Op basis hiervan wordt een voorstel voor voorlopige gunning aan de gemeenteraad gedaan. In de aanbesteding wordt de klachtenprocedure besproken en verwezen naar de gemeente Goirle middels een digitaal formulier. 5. Klopt het dat dit gemeente Goirle is (onafhankelijk) aangezien ook gemeente Oisterwijk staat vermeld op dongen.nl maar deze staat dan weer niet in de leidraad aanbesteding. Kortom klopt gemeente Goirle als klachteninstituut? Antwoord: Klachten lopen inderdaad via de gemeente Goirle. De inkoopadviseur (ambtenaar bij de gemeente Goirle) werkt voor Goirle, Oisterwijk en Hilvarenbeek. We zullen bezien of en zo ja hoe we het overzicht van klachten duidelijk via de website van de gemeente Dongen kunnen tonen.

Pagina 2 van 2