20220224-07 TV VPD FKlijs ANTW- 2022-001579 aanvraag krediet vervanging zaaksysteem

Technische Vragen

Fractie:

Volkspartij Dongen

Naam:

Frits Klijs

Datum:

21-02-2022

Voorstel tot

2022-001579 aanvraag krediet vervanging zaaksysteem

Portefeuillehouder:

Burgemeester Starmans

Behandelend ambtenaar

V. Ultee

Plaatsten op Notubox:

Ja

1. Is de aangegeven contractduur van 4 jaar gebruikelijk? Antwoord Ja, 4 jaar is een heel gebruikelijke termijn. 2. Gezien de gemeente Dongen met ICT samenwerkt met gemeente Tilburg; zou het een optie zijn om aan te sluiten bij het systeem wat Tilburg gebruikt om risico’s te drukken en beheer eenvoudiger te maken? Antwoord Dat is wel overwogen maar in het geval van het zaaksysteem geen goede optie. Tilburg positioneert het zaaksysteem anders (minder centraal) in hun informatielandschap. Dat heeft te maken met de grootte van de organisatie. Daarnaast is het ook niet zomaar mogelijk om in een lopend contract in te stappen, omdat Tilburg bij het afsluiten van het contract hier niet in voorzien heeft. We zouden dan alsnog zelf een aanbesteding moeten doen. 3. Wordt / is er nadrukkelijk getoetst op huidige gebruiksbehoefte: gebruik vanaf ieder locatie, met verschillende type apparaten, dat het systeem geen server nodig heeft? Antwoord Ja, dit wordt uitdrukkelijk meegenomen om in het Programma van Eisen en Wensen.

4. Wordt / is er nadrukkelijk getoetst op veiligheid van het systeem tegen hacken en digitale gijzeling? Antwoord Ja, dit wordt uitdrukkelijk meegenomen in het Programma van Eisen en Wensen en dit wordt aanvullend afgedekt in de GIBIT-voorwaarden die we in de aanbesteding meenemen. 5. Als de kosten onverhoopt toch verder oploen is er dan ruimte in het ICT-budget? Antwoord Nee, die ruimte moet dan gezocht worden door andere projecten een jaar in de ijskast te zetten om extra financiele ruimte te creëren. We kunnen de kosten van de vervanging van het zaaksysteem ook nog uitsmeren door bepaalde koppelingen pas in 2023 in te richten. Deze uitgestelde kosten zouden we dan ten laste van het ICT-budget van 2023 kunnen brengen. 6. Nog een jaartje door met het oude systeem; wat gaat de inwoner daarvan merken? Antwoord We gaan dan door op de huidige voet. De ontwikkeling op het gebied van digitale dienstverlening wordt dan bemoeilijkt. 7. Nog een jaartje door met het oude systeem; wat betekend dat voor de organisatie? Antwoord Dat betekent voornamelijk ontevreden gebruikers die steeds vaker buiten het systeem om werken waardoor de compleetheid van het digitaal archief in gevaar komt. Daarnaast zal de beheerlast van het systeem steeds verder toenemen waarbij andere taken op het gebied van Recordmanagement er steeds meer bij in zullen schieten.

Dit alles omdat het huidige systeem instabiel is en regelmatig uitvalt door een technische storing. 8. Hoe heeft het proces er het afgelopen anderhalf jaar uit gezien om van investeren in opleiding tot afscheid van het systeem te komen? Antwoord We hebben iedereen getraind in het gebruik van het zaaksysteem bij live-gang. Daarna zijn we nieuwe medewerkers blijven trainen in het gebruik. En hebben we voor alle medewerkers regelmatig tips, nieuwe handleidingen, instructiefilmpjes en opfristrainingen verzorgd. Ondanks deze inspanningen is het veel gebruikers niet gelukt om het systeem goed onder de knie te krijgen. Dit is één van de redenen om op zoek te gaan naar een ander zaaksysteem.