20220224-03 TV VVD PBrooijmans ANTW- vervanging zaaksysteem

Technische Vragen Fractie: Naam: Datum:

Dongense VVD Pieter Brooijmans 7 februari 2022

Voorstel tot Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar: Plaatsten op Notubox:

Aanvraag krediet vervanging zaaksysteem Burgemeester Starmans V. Ultee ja

Vraag/vragen & antwoord/antwoorden:

1. Waarom is 1,5 jaar geleden gekozen voor dit zaaksysteem? Antwoord: Binnen het lopende contract met de zaaksysteem leverancier hield het onderhoud op het vorige zaaksysteem op. De leverancier kwam daarom met een vervolgsysteem. Dit vervolgsysteem, blijkt nu, voldoet niet. Mede omdat de leverancier andere keuzes maakt (focus op andere bedrijfsonderdelen) en het systeem onvoldoende verbetert en ondersteunt. De looptijd van het contract eindigt en daarom kunnen we dit jaar overstappen naar een andere leverancier en dus een ander zaaksysteem. De overstap naar het huidige systeem 1,5 jaar geleden was dus geen keuze op basis van bijvoorbeeld een marktverkenning en aanbesteding. 2. Zijn ervaringen met het huidige systeem uit andere gemeenten vergelijkbaar? Antwoord: Ja, we horen vergelijkbare ervaringen over het huidige systeem bij diverse andere gemeentes, waarmee we goed contact onderhouden. Ook zij zien zich genoodzaakt om vergelijkbare stappen te zetten. En ook zij zijn bezig met het verhalen van de schade op de leverancier. 3. Wat houdt de in het raadsvoorstel genoemde eventuele schadevergoeding van de huidige leverancier in? Antwoord: We zijn met de huidige leverancier in gesprek over een schadevergoeding omdat het systeem niet goed functioneert.

We willen gecompenseerd worden voor de periodes dat het systeem ‘eruit lag’ en al het extra werk dat we in het beheer van het systeem hebben moeten steken om het werkbaar te krijgen en houden. 4. Wordt het nieuwe systeem voor het aangegeven bedrag turn key opgeleverd? Antwoord: Ja. 5. Wordt het nieuwe systeem ook bij ons omliggende gemeenten gebruikt? Zo ja, welke gemeenten? Antwoord: In de zaaksysteem markt zijn 4 of 5 grote spelers actief, die dus ook de systemen bij andere gemeentes leveren. We houden de markt in de gaten Vraag nummer:

Pagina 1 van 2

en weten welke systemen goed bevallen bij anderen. We hebben in een marktconsultatie 3 leveranciers (de marktleiders) benaderd van systemen met een goede reputatie. We hebben een demonstratie van de systemen gehad. En we hebben voor ieder systeem 1 of meerdere gemeentes gesproken die al met het systeem werken en hen gevaagd naar hun ervaringen. Op basis van de marktverkenning en de ervaringen van andere gemeenten nodigen we leveranciers uit voor de aanbesteding.

Vraag nummer:

Pagina 2 van 2