20220113 presentatie onderzoek is de aansluiting te maken

Is de aansluiting te maken? Een onderzoek naar de koppeling tussen gemeentelijke beleidsambities, financiën en uitvoering Voor gemeenteraad Dongen Raadsinformatieavond 13 januari 2021 Door Danielle van Dongen en Harrie Verbon 13 januari 2022

Landelijke regelgeving • Raad is de baas van de gemeente (art 125 Grondwet) • Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV): – legt rolverdeling raad vs. B&W vast – B&W bereidt beleid voor, Raad stelt beleid vast, B&W voert uit – Raad bepaalt het aantal programma’s van de begroting – Raad bepaalt beleidsdoelen, uitvoering en financiering (3W) – 3W-vragen moeten op programma-niveau beantwoord worden – de begroting moet voldoen aan de informatiebehoefte van de raad 2

Aanleiding en Doelstelling onderzoek • • •

•

Beleidsvoorbereiding in: ̶ meerjarige beleidsnota’s ̶ antwoord op de 3W-vragen grip? Ieder jaar vertaling van beleidsvoorbereiding in P&C-stukken (begroting & jaarrekening) Daarom een zoektocht naar verbetering in begroting ̶ Bijvoorbeeld: landelijke commissie BBV: continu voorstellen voor toegankelijkere gemeentelijke begroting en jaarstukken (sinds 2003) ̶ Lokaal lopende verbetertrajecten van programmabegroting: lopen geruime tijd in Dongen, Goirle en Loon op Zand (met verschillende snelheden) Dit onderzoek: raad helpen meer grip te krijgen.

}

3

Onderzoekvragen • Geven kaderstellende beleidsnota’s voldoende informatie aan de raad om een afgewogen oordeel over P&C-stukken te kunnen geven? • Zijn de P&C-stukken op zichzelf leesbaar? • Geven P&C-stukken voldoende informatie aan de raad over: ̶ de beantwoording van de 3W-vragen (vooraf: begroting & achteraf: jaarrekening)? ̶ de doelmatig- en doeltreffendheid van het beleid 4

Onderzoekmethode (I) Twee taakvelden (BBV) geselecteerd die door Rijk zijn voorgeschreven: ̶ Arbeidsparticipatie (Rijk: ‘participatiewet’; naar werk geleiden) ̶ Afvalbeleid (Rijk: ‘wet milieubeheer’; gemeente heeft zorgplicht) • Onder deze taken schuilen diverse deeltaken (BBV): ̶ Arbeidsparticipatie: re-integratie, inburgering, etc. ̶ Afvalbeleid: afvalscheiding, vuilstort, etc. NB: dus geen integrale beoordeling begroting en jaarrekening 5

6

Onderzoekmethode (II) Voor de geselecteerde taakvelden zijn bekeken: • Landelijke beleidskaders • Gemeentelijke beleidsnota’s • P&C-stukken, met nadruk op de begroting, i.v.m. budgetrecht raad

NB: dus niet raadsinformatiebrieven, raadsmonitoren (zoals sociaal domein), Burap etc. 7

Bevindingen • Beleidsnota’s zijn te vaak ‘hoog over’ ̶ doelen zijn niet meetbaar ̶ uitvoering onduidelijk of ontbrekend ̶ financiën ontbreken • Programmabegroting en jaarrekening: ̶ resultaten (vaak) alleen op programmaniveau gegeven ̶ effecten/kwaliteit van uitvoering niet te beoordelen ̶ beleidsindicatoren niet consequent vermeld ̶ baten en kosten van programma’s, maar niet van (deel)taken ̶ geen beantwoording 3 W-vragen (vooraf en achteraf) In nota van bevindingen zijn concrete voorbeelden benoemd voor gemeente Dongen 8

Hoofdconclusies

•

De aansluiting tussen beleidsnota’s en P&C-documenten is veelal niet op orde

•

P&C-stukken zijn te weinig zelfstandig leesbaar

9

Aanbeveling voor de raad Geef het college van B&W de opdracht aan de raad een verbeterplan te presenteren m.b.t. ‘de aansluiting’ waarin: a) Hoe de informatievoorziening wordt verbeterd in zowel de beleidsnota’s als de P&C-stukken. b) Beschrijving niet alleen van taakvelden, maar ook, voor zover beleidsmatig relevant, de deeltaken. c) Bied meer inzicht in de effectiviteit van de uitvoering van het beleid. d) Geef aan de raad een gemotiveerde afweging, waar het college geen gebruik maakt van de onder a, b en c genoemde aanbevelingen. 10

Aanbeveling: hoe te starten • Start bij de verbetering van de informatievoorziening met de P&Cstukken om voor de raad snel de meeste winst te behalen. • Begin met 1 of 2 beleidsvelden bij wijze van pilot • Volg voor alle nieuwe beleidsnota’s de relevante aanbevelingen op

11

Nabeschouwing (I) • Beleidscyclus betreft 4 tot 6 jaar (van ene beleidsnota naar volgende). • Verbeterproces begroting en jaarstukken: niet alleen financieel specialisten, want begroting omvat alle beleidsvelden. Raakt alle raadsleden. • Budgetrecht van de raad gaat over geven van toestemming voor uitgaven, uitvoering en verantwoording (democratisch systeem). 12

Nabeschouwing (II) • Blijf als raad actief betrokken bij de verbeterprocessen. De raad beslist welke informatie hij nodig heeft (zie BBV). •

Bedenk wat je wilt weten & op welk abstractieniveau: a. Niveau Bestuurlijk programma, zoals sociaal domein b. Niveau Taakveld, zoals afvalbeleid en arbeidsparticipatie of: c. Niveau Subtaakveld, zoals Participatiewet

NB: Let op belang van overdracht en borging (wensen vastleggen in gemeentelijke financiële verordening). 13

Nabeschouwing (III) • Verbeterproces gaat over meerdere raadsperioden heen (verleden en toekomst). • Afhankelijk van de keuze, vind in de bestuurlijke nota welke ‘technische’ aanbevelingen moeten worden opgevolgd. • Mooi moment: in maart 2022 verkiezingen, waarna nieuwe raad de draad kan oppakken met het verbeterproces. Het is nooit af.

14

Begroting Dongen: arbeidsparticipatie over 2 programma’s verdeeld m.i.v. programmabegroting 2021 thema’s uitgesplitst naar taakvelden

5 Pijlers en thema’s: Dongen Leeft (3) Dongen Zorgt (3) Veilig Dongen (2) Dongen Onderneemt (2) Dongen Dient (4)

maar ook in programma 5 Dongen Dient onder thema Afval (zonder begrote bedragen) 15

Voorbeeld Dongen (NvB: jaarstukken 2020) Onder het thema ‘werknemerschap’ vallen 3 BBV taakvelden: - 6.3 Inkomensregelingen - 6.4 Begeleide participatie - 6.5 Arbeidsparticipatie

Wat hebben we gedaan? In jaarstukken 2020 worden uitgevoerde activiteiten beschreven op het thema-niveau ‘werknemerschap’. Doelstellingen, resultaten en activiteiten van de verschillende BBV-taakvelden worden tekstueel niet scherp gescheiden, maar lopen door elkaar heen. Als gevolg daarvan is het zicht op de activiteiten voor specifiek het onderwerp arbeidsparticipatie niet helder.

16

Algemene aanbevelingen [vanaf hier: niet voor presentatie] Een verbetering van de informatievoorziening in zowel de beleidsnota’s als de P&C-stukken is gewenst 1. Formuleer een heldere doelstelling en ‘vertaal’ deze in beleidsindicatoren die de raad inzicht geven in de mate waarin de gestelde (specifieke) beleidsdoelen zijn gerealiseerd. 2. Geef in de beleidsnota al aan hoe beleidsdoelen en beleidsindicatoren in programmabegroting en jaarverslag zullen worden verwerkt. 3. Maak bij ieder bestuurlijk programma duidelijk welke BBVtaakvelden hieronder vallen. Doe dit bij voorkeur al in de 17 beleidsbegroting.

Aanbevelingen voor P&C-stukken Beschrijf niet alleen de taakvelden, maar ook (voor zover de raad dit wenst) de deeltaken, zoals omschreven in het BBV, op die taakvelden. 4. Motiveer van ieder taakveld het gevraagde budget in relatie tot de deeltaken. 5. Vermeld bij iedere deeltaak de geplande & uitgevoerde activiteiten. 6. Vermeld daarbij de gerealiseerde kosten.

18

Aanbevelingen voor beleidsnota’s Geef meer inzicht in de effectiviteit van de uitvoering van het beleid. 7. Vermeld hoe de geplande activiteiten de doelstelling(en) en de uitkomst van de beleidsindicator(en) beïnvloeden. 8. Geef, zo veel mogelijk, aan hoe een verandering in activiteiten invloed kan hebben op het beter bereiken van een doelstelling. 9. Indien 8 niet mogelijk, geef daarvan dan een onderbouwing

19